Rhaglen a chofnodion

Yn absenoldeb y Cadeirydd y Cynghorydd Peter Rogers, nad oedd yn gallu bod yn bresennol oherwydd materion cysylltiad, cadeiriwyd y cyfarfod gan yr Is-Gadeirydd, Mr Dilwyn Evans.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Bu i Mr Dilwyn Evans ddatgan diddordeb personol sy’n rhagfarnu mewn perthynas ag eitem 2 ar y rhaglen ac nid oedd yn bresennol pan ystyriwyd yr eitem.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg ar ganlyniad y broses o recriwtio aelodau lleyg ychwanegol i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn unol â gofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i sylw’r Pwyllgor.

Wedi datgan diddordeb personol sy’n rhagfarnu ynghylch y mater hwn, gadawodd Mr Dilwyn Evans y cyfarfod yn ystod y drafodaeth a'r penderfyniad arno. Etholwyd y Cynghorydd Alun Roberts i gadeirio'r eitem (a gymerwyd olaf yn nhrefn busnes).

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn cyflwyno diwygiadau i'r drefn perfformiad a llywodraethu, gan gynnwys newidiadau i gyfansoddiad a thrafodion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sy'n ei gwneud yn ofynnol i draean o aelodaeth y Pwyllgor fod yn aelodau lleyg a dwy ran o dair yn aelodau o'r Cyngor. Ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn, mae hyn yn golygu y bydd angen pedwar aelod lleyg i wasanaethu ar y Pwyllgor. Mae Mr Dilwyn Evans, yr aelod lleyg presennol wedi nodi ei fod yn fodlon gwasanaethu am ail dymor o bum mlynedd y darperir ar ei gyfer yng Nghylch Gorchwyl y Pwyllgor a Chyfansoddiad y Cyngor.

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg at y broses recriwtio a gynhaliwyd mewn cydweithrediad â Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ac a oedd yn cynnwys rhaglen hyrwyddo genedlaethol fel yr adroddwyd yn flaenorol i'r Pwyllgor. Arweiniodd y broses at y Cyngor yn derbyn 13 o geisiadau. Roedd y rhain yn destun ymarfer llunio rhestr fer ar 19 Ionawr, 2022 a gynhaliwyd gan banel yn cynnwys Cadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor a’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/ Swyddog Adran 151 a nododd bedwar ymgeisydd i’w cyfweld. Wedi hynny, cynhaliwyd y cyfweliadau ym mis Chwefror, 2022 gan banel a oedd yn cynnwys Gadeirydd y Pwyllgor, y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a’r Prif Weithredwr. Dewisodd y panel gyfweld y tri ymgeisydd a ganlyn i’w hystyried ar gyfer penodiad - Mr Michael Wilson, Llangefni, Ynys Môn Sharon Warnes, Pwllheli, Gwynedd a Mr William Parry, Rhosneigr, Ynys Môn.

Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch pam mai dim ond pedwar ymgeisydd allan o dri ar ddeg o ymgeiswyr a gynhyrchodd yr ymarfer llunio rhestr fer ar gyfer cyfweliad, eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod nifer o resymau pam y cafodd nifer o ymgeiswyr eu dileu yn ystod y cam llunio rhestr fer gan gynnwys ffurflenni cais anghyflawn a dim cysylltiad neu’n anghyfarwydd â'r awdurdod neu ardal yr awdurdod. Roedd rhai ymgeiswyr hefyd wedi gwneud cais i bob cyngor yng Nghymru. Roedd y panel yn fodlon bod y broses o lunio rhestr fer wedi cynhyrchu pedwar ymgeisydd cryf y gellid ystyried tri ohonynt i'w penodi i wasanaethu fel aelodau lleyg ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar ôl bodloni'r meini prawf ar gyfer y swydd.

Penderfynwyd –

·         Cymeradwyo dewis a phenodi Michael Wilson, Sharon Warnes a William Parry yn aelodau lleyg i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac argymell eu penodi i'r Cyngor.

·         Argymell i'r Cyngor fod Mr Dilwyn Evans yn parhau fel aelod lleyg am ail dymor o bum mlynedd.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 8 Chwefror, 2022.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 8 Chwefror, 2022 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn ymgorffori hunanasesiad y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o arfer da i sylw’r Pwyllgor.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr hunanasesiad o arfer da wedi'i gynnal ym mis Mawrth 2020 (wythnos cyn y cyfnod clo) gan banel yn cynnwys Cadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor, aelod lleyg, y Pennaeth Archwilio a Risg a'r Prif Archwilydd. Oherwydd gweithrediad Strategaeth y Cyngor ar gyfer cyfarfodydd Pwyllgor yn ystod yr argyfwng Covid, ni rannwyd yr hunanasesiad gyda’r Pwyllgor bryd hynny. Adnewyddwyd yr hunanasesiad ym mis Mawrth, 2022 gan y Pennaeth Archwilio a Risg i sicrhau ei fod yn parhau i fod yn gywir. Mae’n darparu adolygiad lefel uchel sy’n ymgorffori’r egwyddorion a nodir yn Natganiad Sefyllfa CIPFA a’r canllawiau cysylltiedig. Mae canlyniad yr hunanasesiad hefyd wedi’i ddefnyddio i gefnogi’r gwaith o gynllunio rhaglen waith a chynlluniau hyfforddi’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a bydd yn llywio Adroddiad Blynyddol Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Mae defnyddio’r arfer a argymhellir yng nghyhoeddiad CIPFA wedi galluogi'r Pwyllgor i sefydlu ei fod yn darparu safon dda o berfformiad. Fodd bynnag, er mwyn gwella effeithiolrwydd, cynhelir gwerthusiadau pellach ac eang yn ystod 2022-23 fel y nodir isod -

·         Bydd yr hunanasesiad ansoddol yn cael ei gynnal yn ystod 2022-23 er mwyn cael adborth ar berfformiad y Pwyllgor gyda’r rhai sy’n rhyngweithio â’r Pwyllgor neu’n dibynnu ar ei waith, gan gynnwys uwch reolwyr ac aelodau’r Pwyllgor i werthuso a yw’n ychwanegu gwerth at y sefydliad a sut.

·         Bydd hunanasesiad ansoddol yn cael ei gynnal yn ystod 2022/23 gydag aelodau unigol o'r Pwyllgor i asesu eu heffeithiolrwydd eu hunain ac i nodi a oes unrhyw feysydd datblygu a hyfforddi.

·         Dylai'r Cyngor archwilio a fyddai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn elwa o gael Swyddog Gwasanaethau Democrataidd wedi'i neilltuo iddo.

O ran argaeledd a darpariaeth cymorth gwasanaethau democrataidd pwrpasol i’r Pwyllgor a’r hyn y byddai’n ei olygu, eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai swyddog o’r fath yn darparu cymorth gweinyddol sy’n wahanol i gymorth cyfarfodydd e.e. cynnal hunanwerthusiad y Pwyllgor o berfformiad ac effeithiolrwydd sy’n gyfrifoldeb ar y Pennaeth Archwilio a Risg ar hyn o bryd. Byddai Swyddog Gwasanaethau Democrataidd penodedig yn gallu dod â mwy o ddatgysylltiad a gwrthrychedd i hyn ac ymarferion tebyg. Cadarnhaodd y Dirprwy Brif Weithredwr/Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd Dros Dro y byddai'n trafod y gofynion gyda'r Pennaeth Archwilio a Risg ac y byddai'n adolygu'r sefyllfa bresennol a’r capasiti o fewn y Gwasanaethau Democrataidd i allu darparu'r gwasanaeth.

Penderfynwyd –

·         Nodi'r hunanasesiad wedi'i adolygu a'i adnewyddu

·         Cymeradwyo'r gwelliannau a awgrymwyd.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg gan gynnwys cylch gorchwyl diwygiedig drafft ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn dilyn newidiadau a wnaed o ganlyniad i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i sylw’r Pwyllgor.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg y prif newidiadau i Gylch Gorchwyl y Pwyllgor o ganlyniad i’r cyfrifoldebau newydd a roddwyd i’r Pwyllgor gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 fel y’u crynhoir ym mharagraff 1.3 o’r adroddiad. Roedd y Cylch Gorchwyl drafft gyda'r newidiadau wedi’u tracio’n llawn ar gael yn Atodiad 1 a oedd ynghlwm i'r adroddiad. Bydd y Cylch Gorchwyl yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn ei gymeradwyo ar 25 Ebrill, 2022 yn dilyn cais i’r Pwyllgor Gwaith argymell y newidiadau i’r Cyngor.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, fe wnaeth y Pennaeth Archwilio a Risg:

·         Gadarnhau bod paragraff 3.4.8.2.4 yn parhau heb ei newid ac awgrymwyd y dylid ei aralleirio er mwyn gwella eglurder.

·         Esbonio rhan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn asesiad perfformiad y panel y mae'n ofynnol i'r Cyngor ei drefnu unwaith yn ystod y cylch etholiadol. Bydd yn ofynnol i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, fel rhan o’i gyfrifoldebau o dan y Ddeddf, adolygu ymateb y Cyngor a’r Pwyllgor Gwaith i adroddiad asesiad perfformiad y panel ac, os yw’n briodol, gwneud argymhellion ar gyfer newidiadau i’r ymateb drafft. Os na fydd y Cyngor yn gwneud y newid a argymhellir gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio rhaid iddo nodi yn yr ymateb terfynol y rhesymau pam na wnaeth y newid.

·         Bod cylch gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (a rhai Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio mewn cynghorau eraill yng Nghymru) yn cael eu meincnodi yn erbyn Canllawiau Ymarferol CIPFA ar gyfer Pwyllgorau Archwilio mewn Awdurdodau Lleol a Datganiad Sefyllfa 2018. Mae’r newidiadau i’r Cylch Gorchwyl o ganlyniad i’r Ddeddf wedi cael eu gweithio trwyddynt gydag Ymgynghorydd Cyfreithiol a gomisiynwyd at y diben hwnnw. Cysylltwyd â CIPFA hefyd gan fod y newidiadau i gyfrifoldebau Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio a ddaeth yn sgil y Ddeddf â goblygiadau i'r Canllawiau a gofynnwyd iddynt gyhoeddi canllawiau newydd i gynghorau yng Nghymru. Mae wedi nodi ei fod yn gweithio tuag at fynd i'r afael â'r gofyniad hwn ym mis Mai.

Penderfynwyd cymeradwyo’r diwygiadau i Gylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cyn iddynt gael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith a’r Cyngor Llawn.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar yr archwiliadau a gwblhawyd o 1 Ebrill, 2022 ers y diweddariad blaenorol i’r Pwyllgor ym mis Chwefror, 2022 i sylw’r Pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu llwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canolig wrth symud ymlaen.

Wrth gyflwyno’r diweddariad amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg –

·         Bod tri darn o waith wedi eu cwblhau yn y cyfnod ac un adroddiad wedi ei gyhoeddi - Dilyniant Cyntaf o Daliadau - Cynnal a Chadw Cyflenwyr ac Adnabod Anfonebau Dyblyg ac Adennill Anfonebau Dyblyg a arweiniodd at raddfa Sicrwydd Cyfyngedig. Arweiniodd yr adolygiad cyntaf o Daliadau - Cynnal a Chadw Cyflenwyr a Thaliadau ym mis Ionawr, 2021 at waith pellach yn cael ei wneud yn y maes hwn a chyhoeddwyd adroddiad ar Anfonebau Dyblyg ac Adennill Taliadau Dyblyg ym mis Mai, 2021. Arweiniodd y ddau adroddiad at gyfraddau Sicrwydd Cyfyngedig gyda chynlluniau gweithredu ar wahân wedi’u cytuno i fynd i'r afael â'r risgiau a nodwyd. Gan fod nifer o'r risgiau a chamau gweithredu dilynol y cytunwyd arnynt yn gysylltiedig, cynhaliwyd adolygiad dilynol rhwng Ionawr a Mawrth, 2022. Daeth yr adolygiad dilynol i'r casgliad, er bod y timau Cyllid a Thaliadau wedi gwneud rhywfaint o waith i fynd i'r afael â'r risgiau a godwyd yn ystod yr archwiliad gwreiddiol, mae'r rhan fwyaf o'r camau y cytunwyd arnynt yn parhau heb eu cymryd. Oherwydd nifer y materion/risgiau sy'n weddill a'r diffyg cynnydd mewn meysydd allweddol, ni all Archwilio Mewnol gynyddu'r sgôr sicrwydd o gyfyngedig ar hyn o bryd. Bydd adolygiad dilynol pellach yn cael ei gynnal ym mis Tachwedd, 2022.

·         Y cynnydd a wnaed wrth fynd i'r afael â'r risgiau a nodwyd mewn adolygiad o “Adennill Dyledion y Cyngor ac Effaith Covid 19”, adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig a gyflwynwyd i gyfarfod mis Rhagfyr o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Mewn ymateb i'r adroddiad gwreiddiol, comisiynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y cwmni ymgynghori CIWB i weithio gyda'r Gwasanaeth i fynd i'r afael â'r materion / risgiau a godwyd. Mae Archwilio Mewnol yn fodlon â’r cynnydd hyd yma a bydd yn cynnal profion dilynol ffurfiol ym mis Hydref 2022 i sefydlu a yw’r holl faterion/risgiau a godwyd wedi’u lliniaru’n llawn.

·         Gwaith ar y gweill fel y nodir yn y tabl ym mharagraff 18 o'r adroddiad lle mae saith archwiliad ar y cam gwaith maes, tri ohonynt wedi'u hamlygu fel risg coch gweddilliol yn y Gofrestr Risg Strategol ac yn cael eu blaenoriaethu yn unol â hynny.

·         Camau gweithredu heb eu cwblhau yn cynnwys 3 cham gweithredu Canolig yn gysylltiedig â'r archwiliad Proses Ymadawyr o fewn y Gwasanaeth Adnoddau.

·         Capasiti a blaenoriaethau tymor byr/canolig a thymor hwy'r adain Archwilio Mewnol.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y sefyllfa o ran Taliadau a chyfeiriodd at faterion staffio a recriwtio parhaus, pwysau llwyth gwaith, ailstrwythuro hirfaith a gwaith ychwanegol a grëwyd gan y Gwasanaethau yn methu â dilyn prosesau  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar yr archwiliadau a gwblhawyd o 1 Ebrill, 2022 ers y diweddariad blaenorol i’r Pwyllgor ym mis Chwefror, 2022 i sylw’r Pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu llwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canolig wrth symud ymlaen.

Wrth gyflwyno’r diweddariad amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg –

·         Bod tri darn o waith wedi eu cwblhau yn y cyfnod ac un adroddiad wedi ei gyhoeddi - Dilyniant Cyntaf o Daliadau - Cynnal a Chadw Cyflenwyr ac Adnabod Anfonebau Dyblyg ac Adennill Anfonebau Dyblyg a arweiniodd at raddfa Sicrwydd Cyfyngedig. Arweiniodd yr adolygiad cyntaf o Daliadau - Cynnal a Chadw Cyflenwyr a Thaliadau ym mis Ionawr, 2021 at waith pellach yn cael ei wneud yn y maes hwn a chyhoeddwyd adroddiad ar Anfonebau Dyblyg ac Adennill Taliadau Dyblyg ym mis Mai, 2021. Arweiniodd y ddau adroddiad at gyfraddau Sicrwydd Cyfyngedig gyda chynlluniau gweithredu ar wahân wedi’u cytuno i fynd i'r afael â'r risgiau a nodwyd. Gan fod nifer o'r risgiau a chamau gweithredu dilynol y cytunwyd arnynt yn gysylltiedig, cynhaliwyd adolygiad dilynol rhwng Ionawr a Mawrth, 2022. Daeth yr adolygiad dilynol i'r casgliad, er bod y timau Cyllid a Thaliadau wedi gwneud rhywfaint o waith i fynd i'r afael â'r risgiau a godwyd yn ystod yr archwiliad gwreiddiol, mae'r rhan fwyaf o'r camau y cytunwyd arnynt yn parhau heb eu cymryd. Oherwydd nifer y materion/risgiau sy'n weddill a'r diffyg cynnydd mewn meysydd allweddol, ni all Archwilio Mewnol gynyddu'r sgôr sicrwydd o gyfyngedig ar hyn o bryd. Bydd adolygiad dilynol pellach yn cael ei gynnal ym mis Tachwedd, 2022.

·         Y cynnydd a wnaed wrth fynd i'r afael â'r risgiau a nodwyd mewn adolygiad o “Adennill Dyledion y Cyngor ac Effaith Covid 19”, adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig a gyflwynwyd i gyfarfod mis Rhagfyr o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Mewn ymateb i'r adroddiad gwreiddiol, comisiynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y cwmni ymgynghori CIWB i weithio gyda'r Gwasanaeth i fynd i'r afael â'r materion / risgiau a godwyd. Mae Archwilio Mewnol yn fodlon â’r cynnydd hyd yma a bydd yn cynnal profion dilynol ffurfiol ym mis Hydref 2022 i sefydlu a yw’r holl faterion/risgiau a godwyd wedi’u lliniaru’n llawn.

·         Gwaith ar y gweill fel y nodir yn y tabl ym mharagraff 18 o'r adroddiad lle mae saith archwiliad ar y cam gwaith maes, tri ohonynt wedi'u hamlygu fel risg coch gweddilliol yn y Gofrestr Risg Strategol ac yn cael eu blaenoriaethu yn unol â hynny.

·         Camau gweithredu heb eu cwblhau yn cynnwys 3 cham gweithredu Canolig yn gysylltiedig â'r archwiliad Proses Ymadawyr o fewn y Gwasanaeth Adnoddau.

·         Capasiti a blaenoriaethau tymor byr/canolig a thymor hwy'r adain Archwilio Mewnol.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y sefyllfa o ran Taliadau a chyfeiriodd at faterion staffio a recriwtio parhaus, pwysau llwyth gwaith, ailstrwythuro hirfaith a gwaith ychwanegol a grëwyd gan y Gwasanaethau yn methu â dilyn prosesau  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg gan gynnwys y Flaen Raglen Waith Ddangosol ar gyfer 2022-23.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod cadarnhad o’r Rhaglen Waith yn aros am gyhoeddiad Calendr Dyddiadau Cyfarfodydd y Cyngor. Mae’r rhaglen wedi’i datblygu ar ôl ystyried cyfrifoldebau newydd y Pwyllgor o ganlyniad i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a’r diwygiadau dilynol i Gylch Gorchwyl y Pwyllgor.

Penderfynwyd derbyn fod Blaen Raglen Waith Ddangosol arfaethedig ar gyfer 2022/23 yn bodloni cyfrifoldebau newydd y Pwyllgor yn unol â Chylch Gorchwyl diwygiedig y Pwyllgor.

Yn dilyn gorffen busnes y cyfarfod, diolchodd Mr Dilwyn Evans, Is-Gadeirydd (a Chadeirydd y cyfarfod hwn) ar ei ran ei hun a’r Cadeirydd, y Cynghorydd Perer Rogers i aelodau’r Pwyllgor am eu gwaith a’u hymrwymiad dros y pum mlynedd diwethaf a diolchodd i'r holl Swyddogion a fu'n ymwneud â'r Pwyllgor am eu cefnogaeth a'u cyfraniad yn ystod y cyfnod hwnnw.