Rhaglen a chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod ac estynnodd groeso penodol i’r Cynghorydd Aled M. Jones oedd yn dychwelyd fel aelod o’r Pwyllgor, ac i’r Cynghorydd Kenneth Hughes nad oedd yn gallu bod yn bresennol yn y cyfarfod hwn, ond a oedd yn aelod newydd o’r pwyllgor.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol –

·                27 Tachwedd 2024 (arbennig)

·                5 Rhagfyr 2024

Cyflwynwyd a chadarnhawyd bod cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, a gynhaliwyd ar 27 Tachwedd 2024 (cyfarfod arbennig) a 5 Rhagfyr 2024, yn gywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, oedd yn ymgorffori log gweithredu’r pwyllgor, i’w ystyried. Roedd yr adroddiad yn diweddaru’r Pwyllgor ar statws a chynnydd y camau yr oedd wedi cytuno arnynt.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod un cam wedi’i gwblhau, fod un ar waith a bod y pedwar a oedd yn weddill ar y log yn cael eu cwblhau ddiwedd eleni.

Penderfynwyd nodi’r camau a nodwyd yn y log gweithredu a chadarnhau fod y Pwyllgor yn hapus fod y camau wedi’u gweithredu.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, oedd yn cynnwys diweddariad fel ag yr oedd ar 31 Ionawr, 2025, ar yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf ar 28 Tachwedd 2024, i’w ystyried gan y pwyllgor. Mae’r adroddiad hefyd yn amlinellu llwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a’i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byw a chanolig wrth symud ymlaen. Darparwyd clawr ar wahân gyda chopïau o’r adroddiadau sicrwydd terfynol i aelodau mewn perthynas â Datblygu Tai (Sicrwydd Rhesymol) a Recriwtio a Chadw (Sicrwydd Rhesymol). Roedd trydydd darn o waith a gwblhawyd yn ystod y cyfnod yn cynnwys ymchwiliad yn ymwneud â’r Gwasanaethau Eiddo, a gynhaliwyd mewn ymateb i honiadau o ffafriaeth mewn perthynas â chaffael gwaith trydanol, ond nid oedd barn sicrwydd yn berthnasol.

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r ddau adroddiad sicrwydd a gwblhawyd yn ystod y cyfnod a chadarnhaodd fod cynllun gweithredu wedi'i lunio a'i gytuno gyda'r rheolwyr i fynd i'r afael â'r materion / risgiau a chyfleoedd a godwyd ym mhob achos. Ymhelaethodd ar yr ymchwiliad mewn perthynas â Gwasanaethau Eiddo a dywedodd, er nad oedd yr honiadau o ffafriaeth yn cael eu cadarnhau, roedd cyfleoedd i gryfhau rheolaethau risg twyll wedi'u nodi a bod canfyddiadau'r adolygiad yn cael eu hadrodd i'r Prif Weithredwr, yr Aelod Portffolio, y Pennaeth Gwasanaeth, a'r Swyddog Monitro. Cyfeiriodd at flaenoriaethau tymor byr a chanolig Archwilio Mewnol, gan gynnwys gwaith sy’n mynd rhagddo, fel y crybwyllwyd ym mharagraff 25 yr adroddiad, ynghyd â’r blaenoriaethau ar gyfer y tymor hir, a darparodd grynodeb i’r pwyllgor ar y sefyllfa gyfredol mewn perthynas â datblygiadau gan gynnwys cyflwyno safonau archwilio mewnol byd-eang newydd, cod ymarfer newydd CIPFA ar gyfer llywodraethu archwilio mewnol mewn awdurdodau lleol a ddaeth i rym 1 Ebrill 2025, a’r diweddariad gan CIPFA a SOLACE i’r canllawiau ar gyfer llywodraeth leol mewn perthynas â chwblhau adolygiad ar effeithiolrwydd ei system rheoli mewnol a pharatoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Wrth ystyried yr adroddiad, nododd y pwyllgor y pwyntiau canlynol yn ystod y drafodaeth -

·      A oedd yr adborth i’r Gwasanaethau Tai o adolygiad ar Ddatblygiadau Tai yn cynnwys unrhyw argymhelliad penodol mewn perthynas â threfniadau ar gyfer monitro gwerth am arian.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg wrth y pwyllgor fod yr adolygiad wedi dangos er bod y Cyngor ar ben ffordd i fodloni ei darged prynu’n ôl o ran nifer yr eiddo sydd wedi’u caffael, mae absenoldeb asesiad hyfywedd ariannol ffurfiol yn ei gwneud hi’n anodd dangos gwerth am arian mewn perthynas â’r Cynllun Prynu’n Ôl. I’r perwyl hwn, byddai polisi caffael prynu’n ôl ffurfiol yn cryfhau trefniadau llywodraethu ac yn mireinio’r dull ar gyfer prynu eiddo’n ôl, gan gynnwys yr ystyriaethau anariannol sy’n cael eu hystyried wrth brynu adeiladau a oedd gynt yn eiddo i’r Cyngor yn ôl.

·      Mewn perthynas â’r adolygiad ar recriwtio a chadw staff, a’r heriau o ran recriwtio mae’r Cyngor yn eu hwynebu o ran gallu denu ymgeiswyr addas, dylid cwblhawyd dadansoddiad ar y bwlch sgiliau gyda’r bwriad i hysbysu colegau i dargedu’r meysydd hynny lle  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, a oedd yn ymgorffori’r Strategaeth Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd ar gyfer 2025 hyd at 2028, i’w ystyried gan y pwyllgor. Mae’r adroddiad hwn yn cyflwyno’r gweithgareddau y bydd Archwilio Mewnol yn eu cyflawni yn ystod 2025-28 i leihau’r risg o dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd rhag digwydd yn y Cyngor ac yn ei erbyn.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio a Risg cyd-destun y strategaeth, gan amlygu graddfa twyll a llygredd yn y sectorau preifat a chyhoeddus, a’r costau sylweddol sy’n dod o’r pwrs cyhoeddus yn sgil gweithgareddau llwgrwobrwyo, sy’n arian a ellir ei ddefnyddio ar wasanaethau fel arall. Aeth ati i grybwyll y pum piler o weithgarwch/amcanion strategol sy’n sylfaen ar gyfer y Strategaeth Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd yn ogystal a bod yn sylfaen ar gyfer ymdrechion y Cyngor, sef “llywodraethu”, “cydnabod”, “atal”, “caffael” a “diogelu”. Defnyddiwyd yr amcanion strategol hyn i ddatblygu cynllun cyflawni ar gyfer gweithgarwch atal twyll, ac mae manylion wedi’u cynnwys yn Atodiad 2. Bydd cynnydd o ran cyflawni’r gweithgareddau o fewn y cynllun yn cael eu hadrodd yn flynyddol i’r pwyllgor yn yr Adroddiad Blynyddol Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd.

Mewn ymateb i gwestiwn am ddatblygiad gweithgor gwrth-dwyll i helpu i adnabod risg twyll o fewn y Cyngor, cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y grŵp yn allweddol i adnabod a deall risg twyll ar draws y Cyngor a gofynnir am gefnogaeth y Tîm Arwain i sefydlu’r grŵp hwn gyda golwg ar sefydlu’r grŵp eleni. Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg a’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 ymhellach weithgarwch parhaus o fewn y Cyngor i atal twyll a thynnodd sylw at lwyddiant arbennig o ran lleihau’r incwm a gollwyd drwy dwyll Treth y Cyngor sy’n faes y mae’r Cyngor yn awyddus i roi adnoddau ychwanegol tuag ato, os bydd cyllid yn caniatáu, yn ogystal â gwerth y Fenter Twyll Genedlaethol o ran nodi twyll neu wallau posibl mewn hawliadau a thrafodion. Gan ymateb i gwestiwn pellach ynghylch sut all y Cyngor gael dealltwriaeth realistig o'r incwm a gollwyd, eglurodd y Swyddog Adran 151 mai'r unig fesur cyfredol yw'r incwm ychwanegol sy’n cael ei sicrhau gan swyddog o fewn y tîm incwm a refeniw sy’n gyfrifol am nodi twyll ac anghysondebau Treth y Cyngor.

Awgrymwyd y gallai gweithredu technoleg deallusrwydd artiffisial yn y dyfodol i ddadansoddi data a chanfod patrymau gweithgarwch twyllodrus hefyd fod o gymorth i gynyddu effeithiolrwydd y Cyngor o ran atal twyll.

Ar ôl adolygu’r strategaeth, penderfynodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio -

·      Nodi’r gweithgarwch yr ymgymerir ag o yn ystod 2025-28 i leihau’r risg o dwyll.

·      Cadarnhau bod y pwyllgor yn cymryd sicrwydd bod y strategaeth yn bodloni arfer a argymhellir, safonau llywodraethu a deddfwriaeth.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151  i sylw’r pwyllgor yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa o ran rheoli’r drysorlys ar 30 Medi 2024.

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod sefyllfa Rheoli’r Trysorlys y Cyngor wedi aros yn sefydlog a bod y Cyngor wedi cadw at y dangosyddion darbodus a osodwyd yn Natganiad Strategaeth Rheoli’r Trysorlys ar gyfer 2024/25. Ni ymrwymodd y Cyngor i unrhyw fenthyca allanol newydd yn ystod y cyfnod er mwyn arbed ar y llog taladwy ac mae wedi parhau i gynnal ei strategaeth o ddefnyddio benthyca mewnol i ariannu gwariant cyfalaf. Fodd bynnag, wrth i gronfeydd arian parod gael eu defnyddio, mae swm yr arian dros ben yn lleihau a thrwy hynny mae’n lleihau’r arian sydd ar gael i’w buddsoddi a lefel y benthyca mewnol y gellir ei gefnogi sy’n golygu ei bod yn debygol y bydd angen benthyca allanol ychwanegol yn y dyfodol i ariannu’r rhaglen gyfalaf. Mae’r enillion ar fuddsoddiadau hyd at 30 Medi 2024 wedi bod yn gadarnhaol ac amcangyfrifir y bydd llog yn dderbyniadwy am y flwyddyn gyfan ar y buddsoddiadau gweithredol yn y cyfnod a ragwelir yn £1.322m. Crynhoir perfformiad buddsoddi ar gyfer y chwe mis hyd at 30 Medi 2024 yn Nhabl 4 yr adroddiad. Mae sefyllfa gyfalaf y Cyngor wedi’i nodi yn Nhabl 5 yr adroddiad ac yn dangos y disgwylir i’r gyllideb gyfalaf danwario o £6.550m am y flwyddyn. Bydd prosiectau sydd wedi tanwario, a'r cyllid sy'n eu cefnogi, yn cael eu cario ymlaen i 2025/26.

Wrth adolygu’r adroddiad, cododd y Pwyllgor y materion canlynol –

• Y rhesymau pam mae benthyciad sy’n dyddio’n ôl i 1969 yn dal yn daladwy ac a fyddai’n fanteisiol setlo’r benthyciad.

• Yr incwm/arbedion y disgwylir drwy osod paneli solar ar adeiladau'r Cyngor gan ddefnyddio cyllid benthyciad Salix unwaith y bydd y benthyciadau wedi'u had-dalu'n llawn.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 15 fod y Cyngor yn cymryd benthyciadau tymor hir am wahanol resymau gan gynnwys ar gyfer prosiectau seilwaith megis ysgolion newydd ac efallai bod y benthyciad o 1969 at y diben hwnnw. Er bod y benthyciadau y mae'r Cyngor wedi'u cymryd yn cael eu hadolygu'n rheolaidd, daw setliad cynnar ar gyfer benthyciadau PWLB gyda thâl ad-dalu cynnar a all fod yn uwch nag unrhyw arbediad a wneir. Os nad oes gan y Cyngor yr arian dros ben i dalu'r benthyciad, yna byddai'n rhaid iddo fenthyca i wneud hynny a allai fod ar gyfradd uwch na'r benthyciad gwreiddiol. Ychwanegodd, fel rhan o gwrdd â’r meini prawf cymhwyso ar gyfer benthyciad Salix, fod rhaid i brosiectau gael eu cefnogi gan achos busnes sy’n dangos yr arbediad/incwm disgwyliedig dros gyfnod o 10 mlynedd neu lai a bod y wybodaeth mewn perthynas â’r prosiectau paneli solar, er nad oedd ar gael yn syth, ar gael.

Cafwyd enghreifftiau, fel rhan o’r canlyniadau, gyda’r meini prawf gweithredu ar gyfer tri Salix, mae’n rhaid dweud eu bod wedi cefnogi gan y busnes i’w wneud dros gyfnod o 10 mlynedd neu lai a bod  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys y Datganiad Strategaeth Rheoli’r Trysorlys ar gyfer 2025/26 i’w ystyried gan y Pwyllgor Gwaith. Mae'n ofynnol i'r Cyngor gynhyrchu a chyhoeddi Datganiad Strategaeth Rheoli'r Trysorlys (DSRhT) blynyddol cyn dechrau pob blwyddyn ariannol. Mae'r TMSS wedi'i baratoi yn unol â gofynion Cod Darbodus CIPFA a Chod Ymarfer Rheoli'r Trysorlys CIPFA.

Darparodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) drosolwg o'r strategaeth gan gadarnhau bod y Cyngor yn bwriadu cynnal ei ddull darbodus o fenthyca ar gyfer 2025/26 gan ddefnyddio benthyca mewnol lle mae balansau arian parod yn lleihau costau. Fodd bynnag, wrth i gronfeydd wrth gefn barhau i gael eu defnyddio i ariannu’r gyllideb refeniw a bod y Cyfrif Refeniw Tai yn cael ei ddefnyddio i ariannu gwariant cyfalaf, rhagwelir y bydd balansau arian parod y Cyngor yn lleihau’n sylweddol a bydd yn rhaid ymgymryd â lefel uwch o fenthyca allanol i ariannu’r rhaglen gyfalaf. Os bydd rhaid benthyca, bydd y Cyngor yn ceisio gwneud hynny yn y lle cyntaf ar sail tymor byr gan fod hyn, yn bresennol, yn fwy effeithiol o ran cost gyda chyfraddau llog yn dal yn gymharol uchel ac i lenwi bwlch gan sicrhau nad yw’r Cyngor yn cronni gormod o ddyled ar unrhyw un adeg a bod ad-daliad yn cael ei wasgaru. Mae’r defnyddio cronfeydd wrth gefn yn ogystal â benthyca mewnol yn golygu bod llai o arian i’w fuddsoddi, ac felly bydd agwedd geidwadol yn cael ei mabwysiadu a bydd buddsoddiadau mewn banciau neu gymdeithasau adeiladu ond yn cael eu rhoi mewn banciau a chymdeithasau adeiladu hynod ddiogel sydd â statws credyd uchel. Mae benthyciadau i awdurdodau lleol yn parhau i fod yn opsiwn a byddant yn cael eu hystyried ar ôl cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy. Mae blaenoriaethau buddsoddi’r Cyngor yn parhau i fod yn sicrwydd yn gyntaf, hylifedd portffolio yn ail ac yna enillion. Cyfeiriodd y Swyddog Adran 151 at y Dangosyddion Darbodus arfaethedig ar gyfer 2025/26 fel y nodir yn Atodiad 10 y strategaeth; mae’r rhain yn diffinio’r terfynau ar gyfer gweithgareddau rheoli trysorlys y Cyngor yn ystod y flwyddyn i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn ddarbodus a chynaliadwy.

Ni chododd y pwyllgor unrhyw faterion ynghylch y Datganiad Strategaeth Rheoli’r Trysorlys arfaethedig ar gyfer 2025/26 gan nodi ei fod yn cynrychioli parhad o’r ymagwedd gyson a darbodus at weithgarwch rheoli’r trysorlys yn y blynyddoedd blaenorol.

Yn dilyn adolygiad, penderfynwyd nodi'r Datganiad Strategaeth Rheoli'r Trysorlys ar gyfer 2025/26 ac anfon yr adroddiad ymlaen i'r Pwyllgor Gwaith heb unrhyw sylwadau pellach.

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru – adroddiad cenedlaethol.

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru – adroddiad lleol Cyngor Sir Ynys Môn ac ymateb rheolwyr

Cyflwynwyd adroddiadau Archwilio Cymru, mewn perthynas â chynaliadwyedd ariannol llywodraeth leol yng Nghymru, i’w ystyried gan y pwyllgor. Cyflwynwyd adroddiad cenedlaethol, oedd yn asesu cynaliadwyedd ariannol cynghorau Cymru, ar y cyd ynghyd ag adroddiad lleol a oedd yn canolbwyntio ar Gyngor Sir Ynys Môn. Roedd adolygiad Archwilio Cymru yn edrych ar y strategaethau i gefnogi cynaliadwyedd ariannol hirdymor cynghorau, dealltwriaeth cynghorau o’u sefyllfa ariannol a threfniadau adrodd cynghorau i gefnogi trosolwg rheolaidd o’u cynaliadwyedd ariannol.

Aeth Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad ar gyfer Archwilio Cymru, ymlaen i edrych ar y negeseuon allweddol o’r adolygiad cenedlaethol a nodi bod risgiau sylweddol i gynaliadwyedd cyllid llywodraeth leol sy’n debygol o gynyddu dros y tymor canolig heb gamau i’w lliniaru er bod y pwysau ar gyllid llywodraeth leol wedi effeithio’n wahanol ar gynghorau a gwasanaethau. Amlygodd yr adolygiad yr angen i gynghorau ddatblygu cynlluniau ariannol hirdymor mwy cadarn i fynd i’r afael â bylchau ariannu yn y dyfodol ac i sicrhau cynaliadwyedd ariannol ac i fabwysiadu strategaethau trawsnewid tymor hir i ymdrin â’r heriau ariannol maent yn eu hwynebu. Daeth yr adolygiad o Gyngor Sir Ynys Môn i'r casgliad penodol bod gan y Cyngor drefniadau da i ymateb i heriau ariannol yn y tymor byr i'r tymor canolig ond nid yw wedi ffurfioli'r gwaith o gynllunio a goruchwylio ei gynaliadwyedd ariannol tymor hwy. Argymhellodd yr adolygiad y dylai'r Cyngor ddatblygu strategaeth ariannol tymor hir sy'n cefnogi ei ddealltwriaeth o'i sefyllfa ariannol yn y dyfodol ac sy'n llywio'r gwaith o drawsnewid a blaenoriaethu gwasanaethau.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y setliad cyllid blwyddyn a ddarparwyd gan Lywodraeth Cymru yn ogystal â chostau cynyddol a galw cynyddol sy’n anodd eu rhagweld ac sydd y tu hwnt i reolaeth y Cyngor yn golygu bod cynllunio tymor hir a defnydd strategol o gronfeydd wrth gefn yn her. Mae cynghorau wedi codi pryderon ynghylch amseriad y setliad ariannu yn ogystal â natur tymor byr y setliad a’r gobaith yw y bydd Llywodraeth Cymru yn ymateb drwy ddarparu amcangyfrif o gyllid dros sawl blwyddyn yn hytrach nag am flwyddyn ar y tro, er mwyn galluogi’r Cyngor i gynllunio ar gyfer y tymor hwy. Mae’r Cyngor wedi defnyddio ei gronfeydd wrth gefn i fantoli’r gyllideb am y ddwy flynedd ddiwethaf fel ffordd o osgoi toriadau sylweddol mewn gwasanaethau a allai fod yn ddiangen os bydd y dirwedd ariannol yn gwella, tra’n sicrhau hefyd ei fod yn cadw digon o arian wrth gefn i allu ymateb i heriau pe bai’r sefyllfa ariannol yn gwaethygu. Cadarnhaodd y Swyddog Adran 151 fod y Cyngor yn datblygu strategaeth ariannol tymor hir ar yr amod bod Llywodraeth Cymru yn darparu gwybodaeth am y rhagolygon ariannu ar gyfer yr ychydig flynyddoedd nesaf.

Trafododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol:-

·      Cydnabu'r pwyllgor fod cynllunio ar gyfer y tymor hir yn yr hinsawdd ariannol bresennol yn heriol i'r Cyngor yn enwedig o ystyried nad oes sicrwydd ynghylch cyllid y tu hwnt i'r flwyddyn uniongyrchol. Roedd yr aelodau'n teimlo bod y disgwyliad y byddai'r Cyngor yn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynnwys Blaen Rhaglen Waith addasedig a Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor wedi’i diweddaru hyd at 8 Mai 2025, i sylw’r Pwyllgor.

Penderfynwyd derbyn Blaen Rhaglen Waith 2024/25 fel un sy’n bodloni cyfrifoldebau’r Pwyllgor yn unol â’i gylch gorchwyl.