Rhaglen a chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd y Cynghorydd Kenneth Hughes i'w gyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Bu i Mr Dilwyn Evans ddatgan budd personol mewn perthynas â'r cyfeiriad yn y cofnodion o dan eitem 2 ar yr agenda yn ogystal ag yn eitem 3, sy'n ymwneud â chydweithrediad y Cyngor â cholegau lleol a rhanbarthol oherwydd ei rôl fel aelod o Fwrdd Llywodraethwyr Grŵp Llandrillo Menai.

Bu i Marion Pryor, Pennaeth Archwilio a Risg, ddatgan budd personol hefyd ynglŷn â'r cyfeiriad yn y cofnodion o dan eitem 2 ar yr agenda ac yn eitem 3 yn ymwneud â chydweithrediad y Cyngor â cholegau lleol a rhanbarthol fel aelod o Fwrdd Llywodraethwyr Grŵp Llandrillo Menai a Chadeirydd ei Bwyllgor Archwilio a Risg.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 11 Chwefror 2025.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 11 Chwefror 2025 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys log gweithredu’r pwyllgor, i'w ystyried. Mae'r adroddiad yn diweddaru'r Pwyllgor ar statws a chynnydd y camau gweithredu a'r penderfyniadau yr oedd wedi cytuno arnynt.

Cyflwynwyd y diweddariadau ychwanegol canlynol ar lafar yn y cyfarfod –

·      Adroddodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid ar fanteision cydweithrediad y Cyngor â cholegau lleol a rhanbarthol, yn enwedig ei rôl wrth fynd i'r afael ag anghenion recriwtio a sgiliau yn ogystal â llenwi swyddi gwag (eitem 21 ar y log gweithredu). Dywedodd wrth y pwyllgor fod gan y Cyngor femorandwm cyd-ddealltwriaeth gyda Grŵp Llandrillo Menai a'i fod wedi bod yn gweithio'n helaeth gyda'r Grŵp dros y deunaw mis diwethaf.

Y mis nesaf, bydd y Cyngor yn lansio menter "Cam i'r Gwaith" mewn partneriaeth â Grŵp Llandrillo Menai. Bydd y fenter hon yn rhoi cyfle i bum person ifanc heb unrhyw brofiad gwaith blaenorol weithio yn y Cyngor i ddechrau am un diwrnod yr wythnos gan roi profiad iddynt o rolau ymarferol na fyddent efallai wedi'u hystyried fel arall.

Drwy Grŵp Llandrillo Menai mae'r Cyngor yn cynnig rhaglen brentisiaeth dreigl gyda naw prentis sy'n gweithio ar hyn o bryd yn y Gwasanaethau Tai sydd â pherthynas agos â'r grŵp. Yn ogystal â hyn, mae'r Cyngor yn cydweithio â Phrifysgol Bangor ar raglen MA Gwaith Cymdeithasol sydd â deuddeg o fyfyrwyr ar hyn o bryd ac sy'n gyfrwng allweddol ar gyfer recriwtio gweithwyr cymdeithasol. Mae'r Cyngor hefyd wedi ail-lansio ei gynllun graddedigion, ac yn ddiweddar hysbysebwyd tair swydd sydd ar gael yn 2025. Ar ben hynny, mae wedi cymryd rhan weithredol mewn sesiynau cynllunio gweithlu dan arweiniad y Gymdeithas Llywodraeth Leol.

Cyfeiriodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid hefyd at Raglen Denu Talent y Cyngor sy'n cynnig profiad gwaith â thâl yn ystod misoedd yr haf. Roedd y rhaglen yn arbennig o lwyddiannus y llynedd pan arweiniodd tri o'r pum lleoliad o fewn Gwasanaethau Cymdeithasol at apwyntiadau parhaol o fewn gwasanaethau gofal. Er bod cynlluniau i symud ffocws y rhaglen i faes gwasanaeth arall, mae'r heriau recriwtio parhaus ym maes gwasanaethau cymdeithasol yn golygu bod ei phwyslais parhaus ar y maes hwnnw yn parhau i fod yn werthfawr.

Nododd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid y gall colegau ond gynnal cyrsiau a rhaglenni os ydynt yn denu nifer ddigonol o fyfyrwyr, sy'n rhywbeth na all y Cyngor fel awdurdod llai, bob amser ei warantu. Mewn ymateb i gwestiynau am fylchau recriwtio sy’n dal i fodoli, cydnabu fod yr adran gwasanaethau cyfreithiol yn wynebu heriau ar hyn o bryd. O ystyried ei maint, nid yw’r adran yn gallu cefnogi datblygiad hirdymor ac mae atebion posibl yn cael eu hystyried.

·      Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 ar yr incwm/arbedion a gynhyrchir yn sgil gosod paneli solar ar adeiladau'r cyngor drwy gyllid Salix (eitem 22 ar y log gweithredu). Mae'r wybodaeth a ddarparwyd gan yr adran Gwasanaethau Eiddo yn dangos bod 45 o brosiectau ynni solar wedi'u cwblhau ers 2020 am gyfanswm  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a ddarparodd y wybodaeth ddiweddaraf fel ag yr oedd ar 31 Mawrth, 2025 ar yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad blaenorol ar 31 Ionawr 2025, i'w ystyried gan y pwyllgor. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi llwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig yn y dyfodol. Darparwyd copïau ar wahân o’r adroddiadau sicrwydd terfynol i

aelodau mewn perthynas â Chyrchfan – Tîm Morwrol: Prosesau Incwm (Adolygiad Cyntaf) (Sicrwydd Rhesymol), Safonau Diogelwch Data y Diwydiant Cardiau Talu (Sicrwydd Rhesymol), Rhaglenni Grant Addysg Gynnar a Gofal Plant (Sicrwydd Rhesymol), Rheoli Asedau Ffisegol y Cyngor (YM14) (Sicrwydd Rhesymol),  Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl (Adolygiad Cyntaf) (Sicrwydd Cyfyngedig) ac Adennill Dyledion y Dreth Gyngor, Ardrethi Annomestig a Mân Ddyledion (Ail Adolygiad) (Sicrwydd Cyfyngedig).

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r pedwar adroddiad archwilio a gwblhawyd yn ystod y cyfnod a oedd yn cynnig sicrwydd rhesymol. Mewn ymateb i ymholiad, eglurodd fod y dull archwilio mewnol yn canolbwyntio ar godi materion a risgiau yn hytrach na gwneud argymhellion, gyda'r rheolwyr yn cytuno ar gynlluniau gweithredu i fynd i'r afael â phryderon a nodwyd.  O ran y ddau adolygiad archwilio sicrwydd cyfyngedig, er bod cynnydd wedi'i wneud yn yr adolygiad dilynol cyntaf o'r Grant Cyfleusterau Anabl, dywedodd fod sawl gwendid yn parhau sy'n gofyn am gamau pellach i sicrhau proses gadarn ac atebol. Bydd adolygiad dilynol ffurfiol pellach yn cael ei gynnal ym mis Hydref 2025 i sicrhau bod y materion sy'n weddill wedi'u datrys ac i asesu effeithiolrwydd gwelliannau.  O ran ail adolygiad dilynol Adennill y Dreth Gyngor, Ardrethi Annomestig a Mân Ddyledion, tynnodd sylw at y ffaith bod y gwasanaeth wedi gwneud cynnydd pellach ers yr adolygiad gwreiddiol yn 2023 gan gynnwys gwelliannau system, mwy o oruchwyliaeth ac asesiad rheolaidd o'r Dreth Gyngor a dyledion Ardrethi Annomestig. Fodd bynnag, mae dyledion hŷn sylweddol heb eu datrys a bydd yn anodd rhoi sylw iddynt heb adnoddau ychwanegol. Bydd adolygiad llawn o'r broses adfer ddiwygiedig yn cael ei gynnwys yn y Strategaeth a'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2025/26.

Ystyriodd y pwyllgor y ddau adroddiad adolygiad sicrwydd cyfyngedig a chodwyd y materion canlynol –

·      Mynegwyd pryderon am effeithiolrwydd y broses Ardrethi Annomestig, yn enwedig yr amserlen estynedig ar gyfer cyflawni gwaith addasu tai y cytunwyd arno.  Cyfeiriwyd at achos penodol lle tynnwyd sylw at y ffaith ei bod wedi cymryd bron i ddwy flynedd i gadarnhau'r angen i wneud addasiadau a chymeradwyo'r grant, ac yna mwy na blwyddyn i gwblhau'r gwaith y cytunwyd arno. Mae'r oedi estynedig wedi effeithio'n sylweddol ar ansawdd bywyd y cleient yr effeithiwyd arno. Ceisiwyd sicrwydd bod camau yn cael eu cymryd i wella amserlenni cyflawni.

Esboniodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr adolygiad archwilio yn nodi'r angen i alinio dangosyddion perfformiad allweddol Grant Cyfleusterau i’r Anabl cyfredol y Cyngor ag amserlenni disgwyliedig Safonau Gwasanaeth Addasiadau Tai Llywodraeth Cymru. Mae'r rhain yn diffinio tri cham allweddol yn y broses addasu - cyswllt cychwynnol, cadarnhad o addasiad  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am statws y materion, y risg a'r cyfleoedd sy’n weddill gan Archwilio Mewnol, i'w ystyried gan y pwyllgor.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd yr adroddiad gan gynnig trosolwg o'i brif bwyntiau.  Ar 31 Mawrth 2025, roedd pum deg dau o gamau gweithredu a oedd yn weddill yn cael eu holrhain, gydag wyth yn cael eu hasesu fel risgiau "sylweddol" (ambr) a phedwar deg pedwar fel risgiau "cymedrol" (melyn). Darparwyd dadansoddiad manwl o statws presennol y materion, risgiau a chyfleoedd cysylltiedig sylweddol sy’n weddill yn Atodiad 1 i'r adroddiad.

Nid oedd unrhyw gwestiynau gan y pwyllgor ar gynnwys yr adroddiad.

Ar ôl ystyried yr adroddiad, penderfynodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dderbyn bod y cynnydd a wneir gan y Cyngor i fynd i'r afael â'r materion/risgiau/cyfleoedd Archwilio Mewnol sy’n weddill yn foddhaol.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys y Cylch Gorchwyl diwygiedig ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w ystyried a'i gymeradwyo gan y pwyllgor.

Ers yr adolygiad diwethaf ym mis Mehefin 2024, dywedodd Pennaeth Archwilio a Risg fod Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol wedi cyhoeddi Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang (GIAS) newydd yn lle’r rhai blaenorol - Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS). Ar gyfer sector cyhoeddus y DU, mae Nodyn Gweithredu wedi'i ryddhau i ddarparu canllawiau ynghylch eu gweithredu. Yn ogystal â hyn, mae CIPFA wedi cyflwyno Cod Ymarfer newydd ar gyfer llywodraethu Archwilio Mewnol yn Llywodraeth Leol y DU sydd wedi'i gynllunio i gyd-fynd â'r safonau byd-eang newydd. Trwy ddilyn y Cod, gall y Cyngor sicrhau bod y drefn o lywodraethu archwilio mewnol yn bodloni disgwyliadau GIAS yn sector cyhoeddus y DU. Gan y bydd yn ofynnol i'r Cyngor esbonio sut mae’n cydymffurfio â'r Cod yn ei ddatganiad llywodraethu blynyddol, cynhaliwyd cymhariaeth o Gylch Gorchwyl y pwyllgor i sicrhau bod gofynion y Cod yn cael eu cydnabod yn adrannau perthnasol Cylch Gorchwyl y pwyllgor. Mae'r adroddiad yn crynhoi darpariaethau'r Cod, sefyllfa bresennol y Cyngor ac unrhyw ddiwygiadau dilynol. Os caiff ei gymeradwyo gan y pwyllgor, bydd y Swyddog Monitro yn gallu diwygio'r Cyfansoddiad o dan bwerau dirprwyedig.

Penderfynwyd cymeradwyo Cylch Gorchwyl diwygiedig y pwyllgor fel y'u cyflwynwyd, gan gadarnhau bod y pwyllgor yn fodlon eu bod yn bodloni gofynion Cod Ymarfer CIPFA ar gyfer Llywodraethu Archwilio Mewnol yn Llywodraeth y DU.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd Crynodeb Archwilio Blynyddol Archwilio Cymru 2024 ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn er gwybodaeth i'r pwyllgor. Roedd yr adroddiad cryno yn rhoi trosolwg o'r gwaith archwilio a gwblhawyd yn y Cyngor dros y flwyddyn.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru a dynnodd sylw at y prif bwyntiau.

O ran adolygiad Archwilio Cymru o gynaliadwyedd ariannol y Cyngor a gynhaliwyd yn 2024, cadarnhaodd y pwyllgor ei safbwynt o'r cyfarfod diwethaf, pan drafodwyd yr adroddiad adolygu llawn. Pwysleisiodd y pwyllgor y gall cynllunio ariannol tymor hir effeithiol fod yn anodd i'r cyngor hwn a chynghorau eraill heb sicrwydd ynghylch ymrwymiadau cyllido estynedig yn hytrach na setliadau o flwyddyn i flwyddyn. Ar ben hynny, gall digwyddiadau annisgwyl a ffactorau byd-eang fel newidiadau gwleidyddol a digwyddiadau economaidd annisgwyl amharu hyd yn oed ar gynlluniau sydd wedi’u paratoi’n ofalus.

Nododd Mr Alan Hughes fod Archwilio Cymru yn cydnabod yr heriau a achosir gan drefniadau cyllido tymor byr, gan dynnu sylw at y ffaith bod Llywodraeth Cymru yn wynebu cyfyngiadau tebyg oherwydd y gyllideb flynyddol gan Lywodraeth y DU. Fodd bynnag, gall y Cyngor gryfhau ei strategaeth yn y dyfodol drwy wneud y gorau o'r wybodaeth sydd ar gael ac asesu tueddiadau a rhagolygon sy'n dod i'r amlwg a thrwy gymryd dull y gellir addasu gan sicrhau ei fod mewn sefyllfa ddiogel yn ariannol.

Penderfynwyd nodi'r sicrwydd a ddarparwyd gan y Crynodeb Archwilio Blynyddol 2024.

Cyflwyno adroddiadau Archwilio Cymru fel a ganlyn –

·      Diweddariad ar Amserlen a Rhaglen Waith Chwarter 3 2024/25

·      Diweddariad ar Amserlen a Rhaglen Waith Chwarter 4 2024/25.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru, a ddiweddarodd y pwyllgor ynghylch cynnydd ei raglen waith yn lleol ac yn genedlaethol ar 31 Rhagfyr 2024 (Chwarter 3) a 31 Mawrth 2025 (Chwarter 4) er gwybodaeth i'r Pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn rhoi trosolwg o waith rheoleiddio parhaus gan Estyn a AGC.

Cyflwynodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru yr adroddiad a oedd yn canolbwyntio ar sefyllfa Chwarter 4 a diweddarodd y pwyllgor ynghylch gwaith archwilio mewnol mewn perthynas â Datganiad Cyfrifon 2024/25 ac ardystio ffurflenni grantiau. Hefyd briffiodd y pwyllgor ar statws gwaith archwilio perfformiad 2024/25 yn ogystal ag astudiaethau cenedlaethol arfaethedig ac sydd ar y gweill.

Penderfynwyd nodi'r sicrwydd a ddarparwyd gan adroddiadau diweddaru Rhaglen Waith ac Amserlen Chwarter 3 a Chwarter 4 2024/25 Archwilio Cymru.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Blaenraglen Waith a Rhaglen Ddatblygu ar gyfer 2025/26, i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Gofynnodd y Pennaeth Archwilio a Risg i'r aelodau gysylltu â hi os oedd ganddynt unrhyw anghenion datblygu a/neu hyfforddi penodol.

Yn dilyn y sesiwn friffio a gynhaliwyd cyn cyfarfod y pwyllgor ym mis Chwefror ar y cyfleoedd a'r risgiau sy'n gysylltiedig â Deallusrwydd Artiffisial, gofynnodd y Cadeirydd a yw'r Cyngor yn ymwybodol o sut mae Deallusrwydd Artiffisial yn cael ei ddefnyddio ar hyn o bryd o fewn y sefydliad. Awgrymodd y Cadeirydd y gallai'r Cyngor ystyried cyflwyno canllawiau polisi i sicrhau bod Deallusrwydd Artiffisial yn cael ei defnyddio'n briodol ac yn effeithiol. Ar ôl trafodaeth, cytunwyd bod y mater yn cael ei ddwyn i sylw'r Tîm Arweinyddiaeth. 

Penderfynwyd derbyn y Blaenraglen Waith arfaethedig ar gyfer 2025/26 fel un sy'n bodloni cyfrifoldebau'r Pwyllgor yn unol â'i gylch gorchwyl.

Camau ychwanegol – gofyn i'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 godi'r mater o ganllawiau polisi ar ddefnyddio Deallusrwydd Artiffisial o fewn y Cyngor gyda'r Tîm Arweinyddiaeth.