Rhaglen, Penderfyniadau a Chofnodion.

Croesawodd y Cadeirydd bawb a oedd yn bresennol i'r cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio; estynnodd groeso arbennig i'r Cynghorydd Jeff Evans a oedd yn bresennol yn ei gyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor yn dilyn ei ethol yn gynghorydd ar gyfer ardal etholiadol Caergybi ac wrth wneud hynny diolchodd i'r Cynghorydd Roberts Llewelyn Jones a oedd yn camu i lawr o'r Pwyllgor, am ei wasanaeth gwerthfawr i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dros nifer o flynyddoedd. Hysbysodd y Cadeirydd yr Aelodau ymhellach y byddai'r cyfarfod yn cael ei ffrydio'n fyw ac y byddai ar gael i'w weld wedyn yn ôl yr angen.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni fu i unrhyw un ddatgan cysylltiad.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol  –

·         20 Ebrill, 2021

·         18 Mai, 2021 (ethol Cadeirydd/Is-Gadeirydd)

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 20 Ebrill, 2021 a 18 Mai, 2021 a chadarnhawyd eu bod yn gywir..

Yn codi -

·         Gan gyfeirio at y modiwl E-ddysgu diogelwch seiber y mae'n ofynnol i Aelodau ei gwblhau, dywedodd y Cynghorydd Alun Roberts na allai gofio gweld nodyn atgoffa neu ddolen electronig i gael mynediad i'r modiwl y cytunwyd arno yn y cyfarfod ar 20 Ebrill fyddai’n cael ei ail-anfon at aelodau'r Pwyllgor. Dywedodd y Cadeirydd fod y mater wedi'i godi yn y cyfarfod paratoi a'i fod yn deall y byddai'r Aelodau bellach yn derbyn e-bost gyda manylion y swyddog i gysylltu â’r Tîm Hyfforddi a Datblygu i drefnu i ymgymryd â'r modiwl dysgu.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai'n dosbarthu manylion cyswllt y Swyddog Hyfforddi o Dîm Hyfforddi a Datblygu Adnoddau Dynol yn dilyn y cyfarfod hwn. Er bod bwletin gyda manylion e-ddysgu wedi'i anfon at yr Aelodau ar 9 Ebrill, eglurodd fod Aelodau’n dal i gael problemau wrth geisio mynediad i'r Porth E-ddysgu. Mae'r Swyddog Hyfforddi wedi cytuno i helpu i fynd i'r afael â’r broblem ar sail unigol. Ar ôl derbyn y manylion cyswllt, cynghorir yr Aelodau felly i gysylltu â'r Swyddog Hyfforddi.

·         Mewn ymateb i gwestiwn yn y Pwyllgor yn y cyfarfod blaenorol ynghylch a fydd Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiad (Cymru) 2021 yn cael effaith ar waith Archwilio Mewnol, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y gallai gadarnhau, ar ôl gwirio darpariaethau'r Ddeddf, fod y newidiadau dilynol wedi'u cyfyngu i waith y Pwyllgor ac na fyddant yn cael unrhyw effaith ar waith y gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2020/21 i'r Pwyllgor ei ystyried. Amlinellodd yr adroddiad y gwaith Archwilio Mewnol a wnaed yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth, 2021. Ar sail hyn rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei barn gyffredinol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframweithiau llywodraethu, trefniadau rheoli risg a rheoli'r Cyngor yn ystod y flwyddyn sydd hefyd yn llywio Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor.

Cyn cyflwyno'r adroddiad, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg wrth y Pwyllgor ei bod wedi cael gwybod gan aelod am y posibilrwydd, wrth godi cwestiynau ynghylch y ddau adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig sy'n cyd-fynd â'r Adroddiad Blynyddol, y naill mewn perthynas â Pharhad Gwasanaeth TGCh (Gwe-rwydo) a'r llall mewn perthynas ag Adnabod Anfonebau Dyblyg ac Adennill Taliadau Dyblyg, a allai arwain at ddatgelu enw unigolyn/enwau unigolion; gallai trafod yr adroddiadau hefyd ddatgelu gwybodaeth sensitif mewn perthynas â materion busnes y Cyngor. Ar ôl gofyn am gyngor y Swyddog Monitro ac ar ôl trafod y mater gyda'r Cadeirydd ymlaen llaw, cynigiwyd felly y dylid gohirio trafod y ddau adroddiad hynny tan ddiwedd y cyfarfod pan ofynnir i'r Pwyllgor ystyried cynnal sesiwn breifat ac eithrio'r wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod. Cytunodd y Pwyllgor ar y trefniant a gynigiwyd ar gyfer ymdrin â'r ddau adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr Adroddiad Blynyddol yn cael ei gyflwyno o dan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) sy'n ei gwneud yn ofynnol i'r "prif swyddog archwilio" h.y. y Pennaeth Archwilio a Risg yn achos y Cyngor gyflwyno barn archwilio mewnol flynyddol y gall y sefydliad ei defnyddio i lywio ei Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol. Rhaid i'r farn flynyddol gynnwys barn ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol prosesau rheoli risg, rheoli a llywodraethu’r sefydliad; unrhyw amodau ar y farn honno, ynghyd â’r rheswm dros yr amod; crynodeb o’r gwaith archwilio y seiliwyd y farn arno, yn cynnwys dibyniaeth a roddir ar gyrff sicrwydd eraill; unrhyw faterion y mae’r prif swyddog archwilio’n barnu eu bod yn arbennig o berthnasol wrth baratoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol; crynodeb o berfformiad y swyddogaeth archwilio mewnol yn erbyn ei fesurau perfformiad a sylwadau ar gydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) a chanlyniadau rhaglen sicrhau ansawdd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg, fel "Prif Swyddog Archwilio" Cyngor Sir Ynys Môn fod gan y sefydliad, yn ei barn hi, fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol am y 12 mis a ddaeth i ben 31 Mawrth 2021. Er nad yw'r Pennaeth Archwilio a Risg yn ystyried bod unrhyw feysydd sy'n peri pryder sylweddol, mae rhai meysydd yn gofyn am gyflwyno neu wella rheolaethau mewnol er mwyn sicrhau bod amcanion yn cael eu cyflawni, ac mae'r rhain yn destun monitro. Nid oes unrhyw amodau i'r farn hon.

Daethpwyd i'r farn uchod yn seiliedig ar y gwaith a'r gweithgareddau a wnaed gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn fel yr amlinellir yn yr adroddiad ac mae'n deillio'n sylweddol o  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor.

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 2020/21 i'w gymeradwyo gan y Pwyllgor. Mae'n ofynnol i'r Pwyllgor gyflwyno adroddiad i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu h.y. y Cyngor Sir o asesiad o’i berfformiad ar ei weithgareddau yn ystod y flwyddyn i ddangos sut mae'r Pwyllgor wedi cyflawni ei gyfrifoldebau. Mae'r adroddiad yn amlinellu gwaith y Pwyllgor yn ystod 2020/21 a sut y mae wedi ymgymryd â'i gyfrifoldebau ar gyfer adolygu'r meysydd allweddol o fewn ei gylch gwaith.

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg at wall yn Atodiad A i'r adroddiad sy'n nodi amlder cyfarfodydd a phresenoldeb yr Aelodau, o ran y cyfanswm a oedd yn bresennol yng nghyfarfodydd 1 Rhagfyr, 2020 a 9 Chwefror 2021 lle mae'r Cynghorydd Robin Williams (Aelod Portffolio Cyllid ond nid aelod o'r Pwyllgor) wedi'i gynnwys yn anfwriadol yn y niferoedd presenoldeb.

Wrth adolygu'r adroddiad, gwnaed y pwyntiau/awgrymiadau canlynol gan yr Is-gadeirydd –

·         Eglurhad o baragraff 6 o dan y pennawd Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20 a pherthnasedd y cyfeiriad at adroddiad yr Archwiliad Allanol ar y Datganiadau Ariannol i'r pwnc dan sylw. Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei gyhoeddi fel rhan o'r Datganiadau Ariannol sy'n adlewyrchu gweithgareddau ariannol yr Awdurdod a sut y mae'n gwario ei arian ac felly'n dangos sut y caiff llywodraethu ariannol ei arfer gan y Cyngor o fewn y fframwaith llywodraethu ehangach.

·         O ran paragraff 15 lle mae'n cyfeirio at gais y Pwyllgor am ymateb gan y Pennaeth Gwasanaeth perthnasol i'r gostyngiad o flwyddyn i flwyddyn yn lefel cydymffurfiaeth staff o ran derbyn polisi’r gwasanaeth, a chynnwys yr ymateb os cafwyd ac os na chafwyd, dweud hynny. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai'n mynd ar drywydd y mater i gadarnhau a dderbyniwyd ymateb ai peidio.

·         Ailadrodd o ran amlder cyfarfodydd ym mharagraffau 66 a 67. Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod paragraff 66 yn cyfeirio at Ganllawiau CIPFA sy'n nodi y dylai'r Pwyllgor gyfarfod yn rheolaidd ac mae paragraff 67 yn cyfeirio at gylch gorchwyl y Pwyllgor sy'n ei gwneud yn ofynnol iddo gyfarfod o leiaf bedair gwaith y flwyddyn.

·         Newid "Aelodaeth" am "Aelodau" ym mrawddeg gyntaf paragraff 71.

·         Ym mharagraff 7, ychwanegu bod y Cyngor wedi penderfynu diwygio'r Cyfansoddiad er mwyn lleihau nifer yr aelodau lleyg sy'n ofynnol ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ddau i un. 

Manteisiodd y Cadeirydd ar y cyfle i ddiolch i'w gyd-aelodau a staff y gwasanaethau Cyllid ac Archwilio Mewnol am eu cefnogaeth a'u cyfraniad i waith y Pwyllgor yn ystod blwyddyn anodd. Talodd deyrnged bellach i staff y Gwasanaeth Cyllid am eu gwaith yn gweinyddu a phrosesu grantiau cymorth busnes Llywodraeth Cymru yn ystod y pandemig a oedd yn ychwanegol at eu gwaith o ddydd i ddydd.

Penderfynwyd cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 2020/21 cyn ei gyflwyno i gyfarfod y Cyngor Sir ar 7 Medi 2021. 

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Blaen Raglen Waith arfaethedig y Pwyllgor ar gyfer 2021/22 i'r Pwyllgor ei ystyried.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Blaen Raglen Waith arfaethedig yn Atodiad A yn ystyried deddfwriaeth newydd a swyddogaethau craidd y Pwyllgor a'i bod hefyd wedi'i llywio gan ymgynghoriad gyda gwasanaethau'n cyfrannu adroddiadau i'r Pwyllgor. Er nad yw gwerth am arian wedi'i gynnwys yn benodol fel pwnc, mae’n rhan annatod o holl waith y gwasanaeth Archwilwyr Mewnol ac mae hefyd yn agwedd ar waith archwilio allanol sydd, fel rhan o'u cyfrifoldebau, yn rhoi barn gwerth am arian yn eu crynodeb archwilio blynyddol a gyflwynir i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr.

Penderfynwyd cymeradwyo'r Blaen Raglen Waith arfaethedig ar gyfer 2021/22 fel un sy'n diwallu anghenion sicrwydd y Pwyllgor.