Rhaglen a chofnodion

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i bawb oedd yn bresennol gan groesawu’n arbennig y Cynghorydd Aled M. Jones yn aelod newydd o'r Pwyllgor.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni ddaeth unrhyw ddatganiad o ddiddordeb i law.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 18 Ionawr, 2023.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd 18 Ionawr, 2023 a chadarnhawyd eu bod yn gywir ar yr amod y diwygid cyfeiriad at “30 Tachwedd, 2021” yn y paragraff yn dilyn y pwynt bwled cyntaf dan eitem 3 i ddarllen “30 Tachwedd, 2022.”

Mewn ymateb i gais gan y Cadeirydd am y sefyllfa gyfredol ynghylch y cyfrifon, cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod cyfrifon yr Awdurdod wedi'u cymeradwyo'n ffurfiol gan Archwilio Cymru 31 Ionawr, 2023 ac na chafwyd unrhyw newidiadau o bwys i’r cyfrifon nac i adroddiad ISA 260.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc.

Cyflwynwyd, i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Swyddog Diogelu Data Ysgolion yn nodi’r materion llywodraethu gwybodaeth allweddol mewn ysgolion am y cyfnod Tachwedd, 2021 i Ionawr, 2023 ynghyd â’r blaenoriaethau cyfredol. Cyflwynai’r adroddiad ddatganiad a throsolwg y Swyddog o ysgolion cynradd, uwchradd ac arbennig Ynys Môn a’u cydymffurfiaeth â gofynion cyfreithiol wrth ymdrin â gwybodaeth yn ystod y cyfnod, gan gynnwys cydymffurfio â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y Deyrnas Unedig (UK GDPR), Deddf Diogelu Data 2018 ac â chodau ymarfer perthnasol.

Wrth gyflwyno ei dadansoddiad o’r sefyllfa, cadarnhaodd y Swyddog fod cynnydd sylweddol wedi’i wneud ers cyhoeddi’r adroddiad diwethaf ym mis Tachwedd, 2021 o ran sicrhau bod ysgolion wedi rhoi’r polisïau a’r gweithdrefnau angenrheidiol yn eu lle er mwyn cydymffurfio â gofynion dan ddeddfwriaeth diogelu data. Roedd arferion rheoli gwybodaeth beunyddiol yr ysgolion wedi parhau i wella ac roedd ysgolion bellach yn dangos eu bod yn deall eu cyfrifoldebau a’u goblygiadau fel rheolydd data a’r disgwyliadau cyfreithiol a ddeuai yn sgil hynny. Roedd y rhan fwyaf o staff ysgolion wedi cael hyfforddiant ar ddiogelu data yn ystod y flwyddyn ddiwethaf a bu hyn yn gymorth i ysgolion wella eu harferion. At hyn, roedd ugain o gyrff llywodraethu ysgolion hefyd wedi cael cyflwyniad diogelu data. Roedd ysgolion wedi mabwysiadu’r mwyafrif o’r polisïau’n ffurfiol ac yn y broses o fabwysiadu’r pecyn polisïau terfynol a ddylai sicrhau eu bod yn gallu mynd i’r afael â gofynion atebolrwydd y GDPR. Er ei bod yn seiliedig ar ei hasesiad, roedd y Swyddog wedi gallu rhoi barn sicrwydd rhesymol bod yr ysgol yn cydymffurfio â deddfwriaeth a gofynion diogelu data. Roedd angen gwneud rhagor o waith, fel y manylir yn yr adroddiad, yn benodol mewn perthynas â rheoli’r risgiau diogelu data a ddeilliai o ddefnyddio systemau gwahanol ac adolygu trefniadau gyda phroseswyr data gan gynnwys sicrhau bod cytundebau gan ddarparwyr yn bodloni gofynion.

Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad gan nodi ei fod yn gynhwysfawr a llawn gwybodaeth a chodwyd y materion a ganlyn yn ystod y drafodaeth a ddilynodd -

·           Y byddai cynnwys rhestr acronymau/termau mewn adroddiadau blynyddol yn y dyfodol o gymorth mawr

·           Yr amserlen ar gyfer cwblhau’r gwaith pellach a nodwyd, a ph’run a oedd holl ysgolion yr Ynys bellach wedi’u hasesu ac wedi cofrestru i gael cymorth ac arweiniad trwy Gytundeb Lefel Gwasanaeth.

·           Cadarnhaodd y Swyddog fod y 45 o ysgolion y cyfeirir atynt yn yr adroddiad yn cynnwys holl ysgolion cynradd ac uwchradd Ynys Môn, ynghyd â Chanolfan Addysg y Bont ac eithrio Ysgol Sefydledig Caergeiliog. Dywedodd fod yr atodlen yn Strategaeth Datblygu Diogelu Data Ysgolion Ynys Môn yn Atodiad B yn nodi'r dyddiadau cwblhau targed ar gyfer y gweithgareddau a amlinellwyd a'r nod oedd cwblhau’r holl brif elfennau erbyn diwedd y flwyddyn ysgol gyfredol.

·           Yr hyn yr oedd y gwaith pellach gydag ysgolion yn ei olygu er mwyn sicrhau eu bod yn cydymffurfio'n llawn â rheoliadau a gofynion diogelu  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd, i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yn ymgorffori’r Datganiad Strategaeth Rheoli’r Trysorlys ar gyfer 2023/24. Cyflwynwyd yr adroddiad i sicrhau bod y Cyngor yn gweithredu arfer gorau yn unol â Chod Ymarfer CIPFA ar Reoli’r Trysorlys ac roedd yn cynnwys y Strategaeth Buddsoddi Flynyddol, y Datganiad Polisi Taliad Refeniw Sylfaenol (MRP) blynyddol, y Datganiad Polisi Rheoli Trysorlys blynyddol a Chynllun Dirprwyo Rheoli’r Trysorlys.

Roedd y Strategaeth Rheoli’r Trysorlys yn nodi strategaeth a dull gweithredu’r Cyngor o ran benthyca a buddsoddi. Roedd y cyfyngiadau ar fenthyca, hefyd, yn pennu set o ddangosyddion darbodus ac yn pennu awydd risg a strategaeth y Cyngor o ran buddsoddiadau. Roedd yn ymestyn dros y ddau brif faes a ganlyn –

·      Materion cyfalaf gan gynnwys cynlluniau gwariant cyfalaf y Cyngor a dangosyddion darbodus ynghyd â’r Datganiad ar Gyflwyno Polisi Refeniw Sylfaenol (MRP) a,

·      Materion rheoli’r trysorlys gan gynnwys sefyllfa bresennol y Cyngor o ran trysorlys, y rhagolygon ar gyfer cyfraddau llog, Strategaethau Benthyca a Buddsoddi’r Cyngor; y Polisi ar Fenthyca Ymlaen Llaw; Aildrefnu Dyledion, y Polisi Teilyngdod i gael Credyd a'r trefniadau ar gyfer llywodraethu a rheoli prosesau, penderfyniadau a pherfformiad gwaith rheoli'r trysorlys.

Yn yr adroddiad, hefyd, roedd sylwadau ar y cefndir economaidd ehangach a’r rhagolygon a sut yr oedd y rhain yn dylanwadu ar benderfyniadau rheoli’r trysorlys.

Wrth roi trosolwg o’r adroddiad, tynnodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 sylw at yr isod –

·      Y câi unrhyw arian dros ben oedd gan y Cyngor ar hyn o bryd ei fuddsoddi mewn cyfrifon adnau tymor byr, cyfrifon adnau cyffredinol a chydag awdurdodau lleol eraill yn y DU. Hyd at 31 Rhagfyr, 2022 y balans a fuddsoddwyd yn y cyfrifon hyn oedd £46.2m. Rhagwelwyd y byddai’r balans hwn yn gostwng i tua £38m ac na fyddid yn ailfuddsoddi buddsoddiad yr oedd disgwyl iddo aeddfedu ym mis Chwefror 2023 ond, yn hytrach, byddai’n mynd yn ôl i Gronfa’r Cyngor i'w defnyddio i ategu gofynion llif arian a chyllido gwariant cyfalaf ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

·      Cynlluniau gwariant cyfalaf y Cyngor a sut i’w hariannu (Tabl 3 yr adroddiad). £26.118m sydd angen ei fenthyca ar gyfer gwariant cyfalaf am 2023/24.

·      Effaith cynlluniau gwariant cyfalaf y Cyngor a’r tâl MRP ar lefel y benthyca allanol a mewnol fel y’i nodir yn Nhabl 4 yr adroddiad.

·      Newid i'r Polisi Cyflwyno Refeniw Sylfaenol. Yn 2018, adolygodd y Cyngor ei bolisi MRP a mabwysiadodd y dull Rhandaliad Cyfartal o Oes Ased i gyfrifo ei dâl MRP ar gyfer benthyca â chymorth a benthyca heb gymorth. O 1 Ebrill, 2022, roedd y polisi diwygiedig yn mabwysiadu dull blwydd-dal gan ddilyn dull tebyg i forgais ad-dalu safonol, lle'r oedd swm ad-dalu cyfun y prifswm a ad-delid a’r llog yn aros yn gyson ac, yn sgil hynny, roedd swm  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd, i’w ystyried, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori cylch gorchwyl presennol y Pwyllgor. Awgrymai arfer da y dylai pwyllgorau adolygu eu cylch gorchwyl o bryd i'w gilydd er mwyn sicrhau eu bod yn briodol. Ym mis Ebrill, 2022 y cymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gylch gorchwyl cwbl ddiwygiedig ddiwethaf, yn dilyn newidiadau a wnaed o ganlyniad i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg, nad oedd canllawiau sector-benodol  a gyhoeddid gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) ac a ddiweddarwyd ym mis Rhagfyr 2022, yn cynnwys unrhyw newidiadau oedd yn cael effaith ar gylch gorchwyl y Pwyllgor ac, felly, nid oedd angen eu newid.

Penderfynwyd cymeradwyo cylch gorchwyl presennol y Pwyllgor.

Dim angen gweithredu pellach

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori Blaen Raglen Waith ac Amserlen Hyfforddiant y Pwyllgor.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod gwaith adolygu’r Fframwaith Rheoli Risg wedi’i ohirio tan gyfarfod y Pwyllgor ym mis Ebrill, 2023 gan bod disgwyl rhoi ail fersiwn newydd o’r feddalwedd Rheoli Risg ar waith.

Penderfynwyd derbyn bod y Blaen Raglen Waith ar gyfer 2022/23, gyda’r newid a amlinellwyd, yn cwrdd â chyfrifoldebau’r Pwyllgor yn unol â’i gylch gorchwyl.

Dim angen gweithredu pellach.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd, i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a roddai’r wybodaeth ddiweddaraf, hyd at 31 Ionawr, 2023, am yr archwiliadau a gwblhawyd ers cyflwyno’r sefyllfa flaenorol i’r Pwyllgor 30 Tachwedd, 2022. Nodai’r adroddiad, hefyd, lwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canolig wrth symud ymlaen. Rhoddwyd copïau i aelodau'r Pwyllgor o'r pedwar darn o waith sicrwydd a gwblhawyd yn y cyfnod mewn perthynas â Chronfa Adnewyddu Gymunedol y DU (Archwiliad Grant) (Sicrwydd Rhesymol); Rheoli Gwendid TG (Dilyniant Cyntaf) (Sicrwydd Rhesymol), Gwall Debyd Uniongyrchol Treth y Cyngor (barn sicrwydd yn amherthnasol) a Galw Gofal (Trefniadau Llywodraethu Partneriaethau) (Sicrwydd Cyfyngedig) ar wahân.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r adroddiad gan gynnwys crynodeb o ganlyniad y gwaith a gwblhawyd a'r meysydd gwaith oedd ar y gweill ar hyn o bryd, fel y gwelid yn y tabl ym mharagraff 23 yr adroddiad. Cyfeiriodd at yr heriau recriwtio yr oedd y Gwasanaeth yn eu profi wrth geisio llenwi dwy swydd wag ar lefel Uwch-archwiliwr a chadarnhaodd fod y gwasanaeth yn parhau i gyflawni'r Strategaeth Archwilio Mewnol Flynyddol ar gyfer 2022/23 fel y'i cymeradwywyd gan y Pwyllgor. Câi blaenoriaeth ei rhoi i adolygu'r risgiau gweddilliol coch ac oren nad oeddynt wedi’u hadolygu eto neu nad oeddynt wedi’u hadolygu yn ystod y ddwy flynedd ddiwethaf. Roedd tair risg strategol yn parhau i fod angen eu hadolygu cyn diwedd y flwyddyn.

Wrth ystyried yr adroddiad, trafododd y Pwyllgor y materion a ganlyn –

·      Gwaith archwilio’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol a ysgogwyd gan bryderon a godwyd yn ystod gwaith archwilio Pensiynau Athrawon. Gofynnwyd am ragor o sicrwydd bod y mater ynghylch bylchau yng ngwasanaeth pensiynadwy athrawon wedi’i ddatrys a bod gwallau wedi’u cywiro.

·      Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Archwilio Mewnol wedi cynnal archwiliad o Bensiynau Athrawon y llynedd oedd yn edrych ar yr hyn a achosodd y broblem gyda gweinyddu pensiynau athrawon a ph’run a oedd y trefniadau i dalu cyfraniadau pensiwn yn gywir a rhoi cyfrif am wybodaeth gwasanaeth pensiynadwy athrawon i'r Gwasanaeth Pensiynau Athrawon, yn effeithiol. Ymgorfforwyd y materion/risgiau a godwyd gan yr archwiliad mewn Cynllun Gweithredu a’r disgwyl oedd y byddai Archwilio Mewnol yn dilyn hynt y cynnydd hwn.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 nad mater oedd yn gyfyngedig i Ynys Môn yn unig oedd hwn ac y bu adrodd ar broblemau eang o ran anghywirdebau/bylchau yng nghofnodion gwasanaeth athrawon. Eglurodd y trefniant ar gyfer cyflwyno gwybodaeth i’r Gwasanaeth Pensiwn Athrawon (y Gwasanaeth Pensiwn) oedd yn ymwneud â pharatoi dwy ffeil ddata, y naill mewn perthynas â’r cofnod gwasanaeth misol a’r llall mewn perthynas â chyfraniadau gweithwyr a chyflogwyr. Er bod y Gwasanaeth Pensiwn yn dilysu'r wybodaeth yr oedd yn ei chael, cododd problemau wrth adrodd am anghysonderau a olygai na weithredwyd ar gamgymeriadau. Ers hynny, cafwyd adnodd ychwanegol i ymdrin ag ymholiadau a chofnodion pensiwn. Roedd y Gwasanaeth Pensiwn yn gweithredu proses casglu data newydd lle câi’r wybodaeth yr oedd yn ofynnol i'r Cyngor ei chyflwyno ei chyfuno mewn un  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Ystyried mabwysiadu’r canlynol -

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

Rhoddwyd ystyriaeth i wahardd y wasg a'r cyhoedd yn ystod y drafodaeth ar yr eitem a ganlyn ar y sail y gallai olygu datgelu gwybodaeth eithriedig, fel y'i diffinnir yn Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 ac er budd y cyhoedd, fel y'i cyflwynwyd.

Holwyd a oedd angen eithrio trafod y Gofrestr Risg Strategol yn ei chyfanrwydd mewn sesiwn agored ar y sail y tybiwyd bod elfennau o'r Gofrestr o ddiddordeb i'r cyhoedd.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yn y Gofrestr Risg Strategol wybodaeth am faterion busnes y Cyngor a allai niweidio'r Cyngor yn fasnachol, yn ariannol ac yn gyfreithiol ac, felly, argymhellwyd trafod y mater yn breifat.

Er derbyn yr eglurhad ar gyfer y cyfarfod hwn, cytunwyd, wedi hynny, y dylid cyfeirio’r cwestiwn ynghylch trafod y Gofrestr Risg Strategol o hyn ymlaen mewn sesiwn agored neu breifat neu mewn cyfuniad o’r ddwy, at y Prif Weithredwr a’r Swyddog Monitro I gael rhagor o arweiniad ac eglurhad.

Penderfynwyd dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972 wahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem a ganlyn ar y sail ei fod yn ymwneud â datgelu gwybodaeth eithriedig, fel y’i diffinnir ym mharagraff 14 ac 16 Atodlen 12A y cyfryw Ddeddf ac yn y Prawf Er Lles y Cyhoedd a gyflwynwyd.

Camau pellach – bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn ceisio cyngor y Prif Weithredwr a'r Swyddog Monitro ar statws preifat a/neu gyhoeddus y Gofrestr Risg Strategol.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd, i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori’r Gofrestr Risgiau Strategol. Cyflwynai’r adroddiad y wybodaeth ddiweddaraf am y diwygiadau i’r Gofrestr Risgiau Strategol ers iddi gael ei chyflwyno ddiwethaf i’r Pwyllgor ym mis Medi, 2022.

Dywedodd y Rheolwr Yswiriant a Risg fod pob un ond dwy o’r tair risg ar ddeg oedd ar y gofrestr risg strategol ar hyn o bryd yn cyd-fynd yn uniongyrchol â blaenoriaethau corfforaethol y Cyngor. Roedd y ddwy risg nad oeddynt yn uniongyrchol gysylltiedig â’r blaenoriaethau corfforaethol – YM1 (cysylltiedig â chyllid) ac YM4 (yn ymwneud â seiber) wedi’u cynnwys oherwydd y cânt eu hystyried yn sylfaenol i allu’r Cyngor i ddarparu gwasanaethau oedd yn sail i’r blaenoriaethau corfforaethol. Ac eithrio YM12 (diogelu corfforaethol), roedd pob un o'r risgiau wedi eu hadolygu o leiaf unwaith ers yr adroddiad diwethaf i'r Pwyllgor hwn; nid oedd unrhyw risgiau newydd wedi'u nodi yn y cyfnod hwnnw. Ers cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor ym mis Medi, 2022, roedd y newidiadau a ganlyn wedi’u gwneud -

·                     Wediiddi gael ei hadolygu ym mis Ionawr, 2023, caewyd risg YM6 (yn ymwneud â Covid) ar y sail bod y pwysau a ddaeth yn sgil y pandemig Covid bellach wedi cilio ac yn cael eu cynnwys gan risg YM7 (newidiadau y tu hwnt i reolaeth y Cyngor). Felly, roedd Covid yn dal i gael ei gynnwys yn y Gofrestr Risgiau Strategol ond nid fel risg yn ei rhinwedd ei hun.

·                     Wediiddi gael ei hadolygu ym mis Hydref, 2022, cafodd sgôr risg weddilliol risg YM1 (yn ymwneud â chyllid) ei huwchraddio i adlewyrchu'r ansicrwydd yn economi a marchnadoedd ariannol y DU ar y pryd.

·                     Wediiddo gael ei adolygu ym Medi, 2022, diwygiwyd disgrifiad risg risg YM5 (Prosiect Moderneiddio Ysgolion) i adlewyrchu'r sefyllfa bresennol yn gywirach gan nad oedd mwyach brosiect moderneiddio ysgolion a’i fod, bellach, yn cyfeirio at addasrwydd ysgolion yr Ynys o ran eu gallu i gwrdd â heriau addysgol yn y dyfodol a chynnal safonau.

Câi’r Gofrestr Risgiau Strategol ei hadolygu yn ei chyfanrwydd unwaith y byddai’r Cyngor yn mabwysiadu ei flaenoriaethau strategol/Cynllun Corfforaethol newydd. Cadarnhawyd bod disgwyl i gynllun newydd y Cyngor gael ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn iddo ef ei gymeradwyo ym mis Mawrth, 2023.

Penderfynwyd nodi’r diwygiadau a wnaed i’r Gofrestr Risgiau Strategol a derbyn sicrwydd bod y Tîm Arweiniol wedi cydnabod y risgiau wrth gyflawni blaenoriaethau’r Cyngor a’i fod yn eu rheoli.