Rhaglen a chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod ac estynnodd groeso arbennig i Elizabeth Humphrey o CIPFA a oedd yn bresennol yn rhinwedd ei swydd fel asesydd annibynnol o effeithiolrwydd y Pwyllgor. Cyfeiriodd y Cadeirydd hefyd at y Cynghorydd Trefor Lloyd Hughes, MBE a Mrs Sharon Warnes, Aelod Lleyg a oedd yn absennol oherwydd salwch ac ar ran y Pwyllgor dymunodd wellhad buan i'r ddau ohonynt.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Achwilio a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf, 2023.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf, 2023 ac fe'u cadarnhawyd fel rhai cywir.

Yn dilyn o hynny - holodd y Cadeirydd a fu unrhyw adborth ar yr awgrym a wnaed yn y cyfarfod diwethaf i sefydlu swyddfa rheoli rhaglenni bwrpasol i oruchwylio'r gwaith o gyflawni prosiectau cyfalaf y Cyngor.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y byddai’n holi’r Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad p’un ai oedd yr awgrym wedi’i gyflwyno i'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth ac y byddai’n diweddaru'r Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro oedd yn nodi materion sy'n codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor ynghyd â nifer y datgeliadau chwythu'r chwiban a wnaed o dan Bolisi Chwythu'r Chwiban y Cyngor ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill, 2022 a 31 Mawrth, 2023 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn cynnwys cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai lle nad oedd yr achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion defnyddwyr Gwasanaethau Cymdeithasol ar wahân o dan Bolisi Gwasanaethau Cymdeithasol – Gweithdrefn Sylwadau a Chwynion ar gyfer Plant ac Oedolion sy'n cael eu hadrodd yn flynyddol i'r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro'r adroddiad a oedd yn rhoi trosolwg o'r ffordd yr ymdriniwyd â chwynion a phryderon gan wasanaethau'r Cyngor o dan ei Bolisi Pryderon a Chwynion ffurfiol yn ystod 2022/23. Roedd yr adroddiad yn ymdrin â nifer y pryderon a'r cwynion a dderbyniwyd yn ystod y flwyddyn o'i gymharu â'r flwyddyn flaenorol, dadansoddiad o bryderon a chwynion fesul gwasanaeth gan gynnwys y gwasanaethau sydd â'r nifer uchaf o bryderon a chwynion a sut y cyfrifwyd y rheini, pa mor brydlon y gwnaeth gwasanaethau ymateb i gwynion, cwynion i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a'u canlyniad, a'r gwersi a ddysgwyd o'r pryderon a'r cwynion a dderbyniwyd a sut mae'r rheini'n cyfrannu at well arferion a boddhad cwsmeriaid.

Aeth y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro â'r Pwyllgor drwy brif adrannau'r adroddiad a thynnodd sylw at y prif negeseuon o'r data a gasglwyd. Yn gyffredinol, gellir dod i'r casgliad nad yw cwynion ynghylch Aelodau Etholedig, y Gymraeg (o fewn y Polisi Pryderon a Chwynion) a Chwythu'r Chwiban yn destun pryder ac nad oes angen camau gweithredu penodol pellach. Mae nifer y pryderon a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod wedi cynyddu o 189 yn 2021/222 i 321 yn 2022/23 y gellir eu priodoli'n rhannol i lefel adrodd ormodol gan y Gwasanaeth Tai yn ystod chwe mis cyntaf 2022/23 a oedd yn cynnwys ceisiadau o ddydd i ddydd yn ogystal â phryderon fel y'u diffinnir gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Pe bai'r data wedi'i adrodd yn gywir, amcangyfrifir y byddai cynnydd o 189 i 236 yn ffigwr cywirach. Mae nifer y cwynion wedi gostwng o 54 yn 2021/22 i 40 yn 2022/23 gyda'r nifer uchaf o gwynion yn yr adran Adnoddau (11) a Thai (10). Ni ymchwiliwyd i unrhyw gwynion gan OGCC yn ystod y cyfnod adrodd. Mae'r amser ar gyfer ymateb i gwynion yn parhau i fod yn broblem gyda pherfformiad wedi gostwng 5.2% o'i gymharu â hynny yn 2021/22. Mae'r wybodaeth a gesglir ar gyfer cwynion a phryderon hefyd yn dangos patrwm o wendidau o ran gofal cwsmeriaid / gwasanaeth cwsmeriaid yn enwedig cyfathrebu parhaus ynglŷn ag amserlenni ac oedi.

Trafododd y Pwyllgor yr adroddiad a nodwyd y pwyntiau canlynol –

·      Dim ond 74.4% o gwynion a atebwyd o fewn y cyfnod gofynnol yn 2022/23 a bod llawer o'r pryderon/cwynion a dderbyniwyd yn nodi bod  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn cynnwys y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Ers 2006, mae OGCC wedi cyhoeddi adroddiad blynyddol ar y gwaith a wnaed gan ei swyddfa dros y deuddeng mis diwethaf. Mae Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru hefyd yn cyhoeddi crynodeb blynyddol ar wahân o berfformiad ar gyfer pob cyngor gyda’r llythyr blynyddol.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro'r adroddiad gan gadarnhau bod y Llythyr Blynyddol yn ymwneud yn unig â chwynion gwasanaeth yn erbyn y Cyngor a gyflwynwyd i OGCC yn ystod 2022/23. Mae'r Llythyr hefyd yn cynnwys adran ar gwynion a wnaed o dan y Cod Ymddygiad i Aelodau. Mae'r negeseuon allweddol yn dangos bod 25 o gwynion gwasanaeth wedi eu cyflwyno i OGCC yn y flwyddyn, 29 cwyn yn llai na’r flwyddyn flaenorol. O'r rheini, nid oedd angen i Swyddfa OGCC ymchwilio i 20 ohonynt a deliwyd â 5 o'r cwynion trwy ddatrysiad cynnar. Gwnaed un gŵyn Cod Ymddygiad yn erbyn aelod o'r Cyngor Sir ond ni ymchwiliwyd iddi a gwnaed un gŵyn yn erbyn Cynghorydd Tref / Cymuned yn ystod 2022/23, ond daeth yr ymchwiliad i ben. Fel cyngor, mae perfformiad Ynys Môn yn cymharu'n foddhaol â chynghorau eraill yng Nghymru o ran cwynion ac mae’n parhau'n gyson fel y dangosir yn y tabl yn Atodiad A i'r Llythyr.

Yn ogystal â gofyn i'r Llythyr gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a'r Pwyllgor Gwaith a bod canlyniad y ddau’n cael ei rannu â Swyddfa OGCC, mae Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn gofyn i'r Cyngor barhau i ymgysylltu â gwaith safonau cwynion ei Swyddfa, cael mynediad at hyfforddiant i staff y Cyngor, gweithredu'r polisi enghreifftiol yn llawn a darparu data cwynion cywir ac amserol. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro fod y camau hynny yn y broses o gael eu gweithredu fel y manylir yn yr adroddiad.

Nododd y Pwyllgor, er bod nifer y cwynion yn gymharol isel, bod 24% o'r cwynion hynny'n ymwneud â'r modd y deliodd y Cyngor â’r cwynion, a gofynnodd am esboniad ar gyfer hyn.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro, er mwyn mynd i'r afael â materion gyda'r ffordd y mae'r Cyngor yn delio â chwynion a'r broses delio â chwynion ei hun, cynigir datblygu strategaeth hyfforddi ac asesu anghenion hyfforddi staff ac Aelodau Etholedig fel yr amlinellir yn yr adroddiad. Gall y materion sy'n ymwneud â delio â chwynion ddeillio o ymateb hwyr, ymateb annigonol, diffyg mynd i'r afael â phob agwedd ar gŵyn a/neu fethiant i ddeall cwyn yn llawn. Gan hynny cynigir y rhaglen hyfforddiant a argymhellir.

Penderfynwyd –

·      Nodi a derbyn y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) 2022/23.

·      Cefnogi’r dasg o weithredu Polisi Enghreifftiol OGCC.

·      Cefnogi’r dasg o ddatblygu strategaeth hyfforddi.

·      Cefnogi’r dasg o ddatblygu asesiad anghenion hyfforddi a chyflwyno hyfforddiant addas yn ôl yr angen.

·      Awdurdodi'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro i ysgrifennu at  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

·      Cyflwyno adroddiad cenedlaethol Archwilio Cymru (er gwybodaeth)

·      Cyflwyno adroddiad lleol Archwilio Cymru mewn perthynas â Chyngor Sir Ynys Môn

·      Cyflwyno ymateb y sefydliad

Cyflwynwyd y dogfennau canlynol i'w hystyried gan y Pwyllgor -

• Cafodd adroddiad Archwilio Cymru ar Effeithiolrwydd Awdurdodau Cynllunio Lleol yng Nghymru ei gyflwyno er gwybodaeth. Roedd yr adolygiad cenedlaethol yn edrych ar bob agwedd ar awdurdodau cynllunio lleol ac yn asesu cynnydd o ran gweithredu Deddf Cynllunio (Cymru) 2014. Hefyd roedd yn darparu cyd-destun i'r adroddiad adolygu lleol isod.
• Adroddiad Archwilio Cymru ar ei adolygiad o Reoli Datblygu a Gorfodaeth Cynllunio yng Nghyngor Sir Ynys Môn.
• Ymateb y sefydliad i argymhellion adroddiad yr adolygiad gan Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru gan Mr Euros Lake, a ddywedodd fod yr adroddiad cenedlaethol yn tynnu sylw at rai o'r heriau sy'n wynebu awdurdodau cynllunio lleol o ran nad yw’r capasiti’n ymestyn yn ddigon pell a bod llai o adnoddau a bod hynny’n cael effaith ar berfformiad a gwydnwch a bod y themâu hyn yn cael eu hailadrodd ar lefel leol. Roedd yr adolygiad o'r gwasanaeth rheoli datblygu a chynllunio yn Ynys Môn yn ceisio asesu sut mae'r Cyngor yn mynd i'r afael â'r heriau hyn o fewn y gwasanaeth ac a oes ganddo wasanaeth rheoli datblygu a gorfodaeth cynllunio effeithiol a gwydn. Yn gyffredinol, daeth yr adolygiad i'r casgliad bod y Cyngor wedi cryfhau capasiti a diwylliant ei wasanaeth cynllunio ond bod angen mwy o wydnwch i oresgyn ansicrwydd yn y dyfodol. Canfu'r adolygiad fod –

Ø   Gan y Cyngor drefniadau corfforaethol wedi’u hen sefydlu i fonitro a dysgu o brofiadau'r gorffennol a’i fod wedi buddsoddi yn y gwasanaeth cynllunio i fynd i'r afael â pherfformiad gwael.

Ø   Mae'r Cyngor wedi gwella capasiti a morâl o fewn y gwasanaeth ond mae angen iddo ddatblygu a chadw ei weithlu er mwyn cynnal y cynnydd hwn..

Ø   Mae heriau sylweddol mewn perygl o danseilio gwytnwch y gwasanaeth yn y tymor canolig a'r tymor hir.

Mae'r adroddiad yn gwneud pedwar argymhelliad i wella’r gwasanaeth ymhellach, gan gynnwys gwella gallu'r Cyngor i liniaru ac ymateb i risgiau, gwella sut mae'n ystyried risgiau wrth gynllunio adnoddau, yn ogystal ag adeiladu sgiliau a phrofiad o fewn y gwasanaeth cynllunio a fydd hefyd yn helpu i gryfhau trefniadau parhad busnes y Cyngor a gwella gwydnwch. 

Rhoddodd y Pennaeth Rheoleiddio a Datblygu Economaidd ymateb y gwasanaeth i'r adroddiad a chroesawodd yr adolygiad gan ddweud ei fod yn amserol o ystyried y pwysau a fu ar y gwasanaeth ac sydd arno ar hyn o bryd. Nid yw'r heriau sy'n wynebu gwasanaeth cynllunio a gorfodi Ynys Môn mewn perthynas ag adnoddau, capasiti a llwyth gwaith yn annhebyg i'r rhai sy'n wynebu awdurdodau cynllunio eraill yng Nghymru. Yn gyffredinol, teimlir bod yr adroddiad yn rhoi gwerthusiad cadarnhaol o'r cynnydd sy'n cael ei wneud gan y gwasanaeth cynllunio yn Ynys Môn, er mai megis dechrau mae’r gwaith i wella'r gwasanaeth, mae’n yn ymwybodol bod angen gwneud mwy o waith. Fodd bynnag, ystyrir bod gan y gwasanaeth reolaeth ac arweinyddiaeth gadarn erbyn hyn ac mae wedi gosod blaenoriaethau clir ar gyfer y tymor canolig. Mae'r gwasanaeth yn derbyn argymhellion adolygiad Archwilio Cymru a chytunwyd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru ar ei Raglen Waith a'i Amserlen ar 30 Mehefin, 2023 er gwybodaeth y Pwyllgor. Rhoddodd yr adroddiad y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd a statws gwaith archwilio ariannol a pherfformiad Archwilio Cymru sy'n cynnwys astudiaethau wedi'u cynllunio a'u cyhoeddi ac roedd yn cynnwys gwaith Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru.

Rhoddodd Yvonne Thomas Rheolwr Archwilio Ariannol – Archwilio Cymru drosolwg o gynnydd y gwaith archwilio ariannol gan gadarnhau bod y gwaith maes mewn perthynas ag archwilio datganiad cyfrifon 2022/23 y Cyngor yn dal i fynd rhagddo ac mai’r nod o hyd yw cwblhau'r broses honno erbyn diwedd mis Tachwedd ac adrodd yn ôl ar y canlyniad i'r Pwyllgor hwn ddechrau mis Rhagfyr 2023. Mae'r broses ardystio grantiau wedi newid gyda'r gwaith ar ardystio Cyfraniadau Pensiwn Athrawon a hawliadau grant Ardrethi Annomestig bellach yn cael ei wneud gan dîm canolog yn hytrach na thîm lleol. Mae'r gwaith maes ar gyfer ardystio ffurflen grantiau Ardrethi Annomestig 2022/23 ar y gweill ac mae'r ffurflen ar gyfer Cyfraniadau Pensiwn Athrawon ar gyfer 2022/23 bellach wedi'i dderbyn. Anelir at gwblhau'r ddau archwiliad erbyn 17 a 30 Tachwedd, yn y drefn honno. Mae'r archwiliad o ffurflen grant Cymhorthdal Budd-dal Tai 2020/21 bron â chael ei gwblhau ac mae'r llythyr amodi drafft gyda'r Cyngor i'w adolygu. Unwaith y bydd y gwaith hwnnw wedi'i gwblhau, gellir nodi unrhyw brofion ychwanegol sydd eu hangen er mwyn gallu cwblhau hawliad grant Cymhorthdal Budd-dal Tai 2021/22 a gall y gwaith fynd rhagddo. 

Adroddodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad ar gynnydd y rhaglen Archwilio Perfformiad gan gadarnhau bod cwblhau rhaglen 2022/23 yn cael blaenoriaeth ynghyd â darnau allweddol o waith o raglen 2023/24. O ran gwaith sicrwydd ac asesu risg 2022/23, mae'r adroddiad ar ddefnyddio gwybodaeth am berfformiad wedi'i ddrafftio a'i rannu ar gyfer sylwadau rheolwyr a threfnwyd y cyfweliadau mewn perthynas â’r adolygiad archwilio ar gyfer gosod amcanion llesiant. Mae'r adroddiad lleol drafft mewn perthynas â'r adolygiad Thematig Digidol yn cael ei adolygu.  Mae adolygiadau archwilio perfformiad 2023/24 yn cael eu cwmpasu fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad ac mae gwaith wedi dechrau ar yr adolygiad sicrwydd ac asesu risg.

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) fod Datganiad drafft 2022/23 o'r Cyfrifon wedi'i gwblhau erbyn y dyddiad targed diwedd mis Mehefin a oedd yn golygu bod y gwaith archwilio wedi gallu dechrau'n brydlon. Nid oes unrhyw faterion wedi'u codi hyd yma a fyddai'n amharu ar y dyddiad cwblhau ddiwedd mis Tachwedd.

Mewn ymateb i ymholiad gan y Pwyllgor ynghylch effaith yr ISA 315 diwygiedig ar lwyth gwaith yr archwilwyr, dywedodd Yvonne Thomas, er bod y newidiadau i'r safon wedi golygu mwy o waith i archwilwyr, fod adnoddau ychwanegol wedi'u rhoi yn y broses ac ni ragwelir y bydd yn rhwystr i'r bwriad o gwblhau'r archwiliad ddiwedd mis Tachwedd.

Penderfynwyd nodi Diweddariad Chwarter 1 2023/24 Archwilio Cymru ar ei Raglen Waith a'i Amserlen.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys adolygiad o weithgarwch rheoli'r trysorlys yn 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Yn unol â rheoliadau a gyhoeddwyd o dan Ddeddf Llywodraeth Leol 2003, mae’n ofynnol i’r Cyngor lunio adolygiad blynyddol rheoli’r trysorlys o weithgareddau a’r dangosyddion darbodus a thrysorlys gwirioneddol ar gyfer 2022/23.

Mae'r adroddiad yn nodi'r canlyniadau ariannol canlynol ym mlwyddyn ariannol 2022/23 –

·                     Ffactorau allanol gan gynnwys y cyd-destun economaidd, perfformiad cyfraddau llog ac effaith Covid-19.

·                     Ffactorau mewnol gan gynnwys perfformiad gwariant cyfalaf, yr effaith ar y cronfeydd wrth gefn a'r balansau arian parod, archwaeth risg o ran buddsoddiadau, y benthyciadau a gymerwyd gan y Cyngor a'r effaith ar y Gofyniad Cyllido Cyfalaf.

·                     Y Strategaeth Rheoli'r Trysorlys yn 2022/23 gan gynnwys rheoli dyledion, polisi Darpariaeth Refeniw Isaf (MRP) newydd, a benthyciadau a buddsoddiadau’r Cyngor yn ystod y flwyddyn.

·                     Rheoli’r Trysorlys drwy Ddangosyddion Darbodus a sut mae'r rhain yn cael eu rheoli.

·                     Cymharu’r Dangosyddion Darbodus gwirioneddol gyda'r rhagolygon ar ddechrau'r flwyddyn

·                     Rhagolygon ar gyfer 2023/24 a thu hwnt.

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 at y tabl ym mharagraff 3.1 o'r adroddiad a oedd yn dangos gwariant cyfalaf gwirioneddol y Cyngor am y flwyddyn – un o'r dangosyddion darbodus gofynnol a sut y cafodd hyn ei ariannu. Roedd y gyllideb yn dangos tanwariant o £14m sy'n llithriad llawer llai o'i gymharu â'r blynyddoedd blaenorol gyda'r prosiectau a restrir yn y paragraff yn gyfrifol am y tanwariant. Nodir cronfeydd wrth gefn a balansau arian parod y Cyngor ym mharagraff 3.2 o'r adroddiad ac maent yn dangos cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio sy'n werth cyfanswm o £59.779m. Ni fu unrhyw fenthyciadau allanol yn ystod blwyddyn ariannol 2022/23, yn hytrach, mae'r Cyngor wedi parhau i weithredu ei strategaeth fenthyca fewnol gan fod cyfraddau buddsoddi wedi bod yn is na chyfraddau benthyca hirdymor sy'n golygu y byddai ystyriaethau gwerth am arian yn dangos y gellid sicrhau’r gwerth orau drwy beidio â chymryd benthyciadau allanol newydd ond yn hytrach, defnyddio balansau arian parod i ariannu gwariant cyfalaf newydd, neu yn lle dyledion allanol sy’n aeddfedu. Mae'r tabl ym mharagraff 3.3.2 o'r adroddiad yn dangos mai sefyllfa fenthyca fewnol y Cyngor ar 31 Mawrth, 2023 oedd £20.3m. Yn ystod y flwyddyn, ni wnaeth y Cyngor ymrwymo i unrhyw fenthyciadau tymor byr eraill. Derbyniwyd benthyciad di-log o £1.123m yn y flwyddyn i ariannu gwariant cyfalaf ar brosiectau arbed ynni a bydd yn cael ei ad-dalu mewn rhandaliadau.

Y strategaeth fuddsoddi ddisgwyliedig oedd cadw at adneuon tymor byrrach, er y cedwid y gallu i fuddsoddi am gyfnodau hwy. Gwelwyd gwelliant mewn enillion ar fuddsoddiadau a godwyd trwy gydol 2022/23 wrth i gyfraddau llog godi. Roedd y gyllideb llog o £5k a osodwyd ar gyfer 2022/23 yn seiliedig ar y llog a dderbyniwyd y flwyddyn flaenorol. Fodd bynnag, roedd y ffaith bod cyfraddau llog yn codi’n golygu bod mwy o gyfleoedd i fuddsoddi arian dros ben gyda balansau cyfartalog o £55.8m yn sicrhau £0.863m ar gyfradd llog gyfartalog o 1.55%. Yr anfantais  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg oedd yn ei ddiweddaru am y sefyllfa fel yr oedd hi ar 3 Medi, 2023 ynghylch yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad blaenorol ar 31 Mawrth 2023 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi llwyth gwaith cyfredol y gwasanaeth Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canol. Darparwyd y canlynol i aelodau'r Pwyllgor sef copïau o'r chwe darn canlynol o waith sicrwydd a gwblhawyd yn y cyfnod mewn perthynas â Pharhad y Gwasanaeth TG - Gwe-rwydo (Dilyn i fyny) (Sicrwydd Rhesymol); Rheoli Trwyddedau Meddalwedd TG (Dilyn i fyny) (Sicrwydd Rhesymol); Cardiau Tanwydd (Sicrwydd Rhesymol); Rhaglen Moderneiddio

Cymunedau Dysgu (Risg Strategol YM5) (Sicrwydd Rhesymol);  ac Adennill Dyledion Treth Gyngor, Trethi Annomestig Cenedlaethol a Mân Ddyledion (Sicrwydd Cyfyngedig).

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r adroddiad a chyfeiriodd at seithfed darn o waith a wnaed yn y cyfnod mewn perthynas â Grant Adfywio Gogledd Cymru nad oedd lefel sicrwydd ganddo gan ei fod yn ddarn ymchwiliol o waith a ysgogwyd gan atgyfeiriad gan aelod o'r cyhoedd. Mae'r adroddiad yn amlinellu cwmpas a chanlyniad yr ymchwiliad. O ran yr adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig mewn perthynas ag Adennill Dyledion Treth Gyngor, Trethi Annomestig Cenedlaethol a Mân Ddyledion, codwyd 8 mater/risg a chytunwyd ar gynllun gweithredu gyda rheolwyr. Mae sicrwydd wedi'i ddarparu bod cynlluniau i fynd i'r afael â'r materion/risgiau a nodwyd erbyn mis Ionawr 2024. Ar hyn o bryd mae gan Archwilio Mewnol 12 darn o waith ar y gweill fel y'u rhestrir yn y tabl ym mharagraff 35 o'r adroddiad ac mae'n gwneud cynnydd da gyda Strategaeth Archwilio Flynyddol 2023/24 ynghyd â Strategaeth Gwrth-dwyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2022-2025. Mae ymarfer recriwtio llwyddiannus diweddar yn golygu mai dim ond un swydd wag sydd yn y gwasanaeth bellach ar lefel Uwch Archwilydd oherwydd secondiad hirdymor. Mae'r arbedion cyllidebol sy'n deillio o hyn yn cael eu defnyddio i gomisiynu cymorth allanol ychwanegol.

Amlinellodd Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y cyd-destun i ddull y Cyngor o reoli ac adennill dyledion gan dynnu sylw at y ffaith bod pandemig COVID a’r  argyfwng costau byw wedi gwneud y sefyllfa’n waeth ac wedi ychwanegu at y baich dyledion a'r gwaith sy’n cronni. Disgrifiodd y prosesau sydd ar gael i'r Cyngor wrth geisio adennill Dyledion Treth Gyngor, Trethi Annomestig Cenedlaethol a Mân Ddyledion a'r cyfyngiadau arnynt, yn enwedig yn achos y Dreth Gyngor lle mae'r gosb o garchar am beidio â thalu wedi ei ddileu neu mewn achosion o galedi neu pan fo unigolion bregus dan sylw, megis gyda dyledion gofal cymdeithasol, mae angen bod yn sensitif wrth ddelio ag achosion o'r fath.   Mae'r Tîm Refeniw wedi'i ailstrwythuro i egluro cyfrifoldebau adennill dyledion ac mae adolygiad o brosesau adennill dyledion wedi’i gynnal i ganfod sut y gall y gwasanaeth wneud defnydd mwy effeithiol o wybodaeth o ran allosod data o'r system ac i sefydlu statws dyledion yn well fel nad yw dyledion segur sy'n annhebygol o gael eu hadennill yn aros ar y system am gyfnod  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am statws materion/risgiau sydd angen sylw y mae Archwilio Mewnol wedi'u codi i'w hystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol a gadarnhaodd, ar 31 Awst 2023, fod 47 o gamau gweithredu sy'n parhau i fod angen sylw ac sy’n cael eu holrhain gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol. Mae chwech ohonynt yn cael eu hystyried yn rhai sylweddol (ambr) a 41 yn rhai cymedrol (melyn) o ran blaenoriaeth risg. Ni chodwyd unrhyw faterion/risgiau coch neu gritigol yn ystod y flwyddyn ac nid oes yr un ohonynt angen sylw. Ar hyn o bryd mae 5 cam gweithredu oedd i fod i gael eu gweithredu erbyn y dyddiad cwblhau, ac maent bellach yn wedi mynd heibio eu dyddiad targed. Mae pedwar o’r rhain (dau wedi’u sgorio’n risg blaenoriaeth sylweddol a dau’n gymedrol), yn berthnasol i archwiliad ar Bensiynau Athrawon fel rhan o waith dilyn i fyny ffurfiol. Mae’r cam arall wedi’i sgorio’n gymedrol o ran blaenoriaeth risg, ac mae’n berthnasol i archwiliad o Gynnal a Chadw Cyflenwyr a Thaliadau Dyblyg – ceir diweddariad ym mharagraff 12 yr adroddiad.

O ran yr holl gamau gweithredu sy'n parhau i fod angen sylw, waeth beth yw’r dyddiad y cytunwyd i’w gweithredu, mae Graff 3 yn dangos bod rheolwyr bellach wedi ymdrin â 77%, ac mae Archwiliad Mewnol wedi dilysu 75%. Mae’r 2% sy’n weddill yn ymwneud ag

archwiliad o Galw Gofal, fydd yn cael ei olrhain yn ffurfiol ym mis Rhagfyr 2023. Pan fydd yr holl gamau gweithredu wedi bodloni eu dyddiad targed (gweler Graff 4) mae’n dangos yr ymdriniwyd â 97% o’r camau yr oedd angen gweithredu arnynt.

Er bod y rhan fwyaf o'r camau gweithredu sydd angen sylw’n ymwneud â'r flwyddyn ariannol bresennol a’r ddwy flynedd ariannol flaenorol, mae tri mater/risg yn dyddio'n ôl i 2018/19 a 2019/20 ac mae pob un ohonynt yn gymedrol neu’n felyn o ran blaenoriaeth risg. Darperir diweddariad ar eu statws a'u cynnydd ym mharagraffau 21 a 22. Nid oes unrhyw faterion/risgiau â sgôr sylweddol sy'n dyddio'n ôl ymhellach na 2021/22. Pan fo mater / risg â sgôr sylweddol yn parhau heb ei ddatrys 12 mis ar ôl i'r dyddiad cwblhau gwreiddiol fynd heibio, gofynnir i berchnogion y camau fynychu Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu er

mwyn rhoi rhesymau dros yr oedi mewn mynd i’r afael â’r mater/risg. Ar hyn o bryd nid oes unrhyw faterion/risgiau sylweddol y mae hyn yn berthnasol iddynt.

Penderfynwyd nodi cynnydd y Cyngor wrth fynd i'r afael â'r Materion/Risgiau Archwilio Mewnol sydd angen sylw.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg sy'n cynnwys y Blaen Raglen Waith a Rhaglen Hyfforddiant 2023/24 i'w hystyried gan y Pwyllgor.

Tynnodd y Pennaeth Archwilio a Risg sylw at yr eitemau a oedd wedi'u haildrefnu ar y rhaglen waith a oedd yn cynnwys hunanasesiad y Pwyllgor sydd i'w ystyried yng nghyfarfod Rhagfyr 2023.

Penderfynwyd –

·      Derbyn Blaen Raglen Waith 2023/24 fel un sy'n cyflawni cyfrifoldebau'r Pwyllgor yn unol â'i gylch gorchwyl a

·      Nodi'r newidiadau i'r dyddiadau y bydd adroddiadau'n cael eu cyflwyno.