Rhaglen a chofnodion

Yn absenoldeb y Dirprwy Gadeirydd, y Cynghorydd Euryn Morris, etholwyd Mrs Sharon Warnes fel Dirprwy Gadeirydd ar gyfer y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor.

Ar ran aelodau'r Pwyllgor, estynnodd y Cadeirydd ei ddymuniadau gorau i'r Cynghorydd Trefor Lloyd Hughes, MBE nad oedd yn gallu bod yn bresennol oherwydd salwch.

Gyda chytundeb y Pwyllgor, cyhoeddodd y Cadeirydd y byddai'n amrywio'r drefn fusnes ar yr agenda i gyflwyno eitemau 3 a 9 i ganiatáu i Swyddogion Archwilio Cymru roi sylw i ymrwymiadau eraill. Cytunodd y Pwyllgor i newid y drefn. 

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 21 Medi 2023.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 21 Medi 2023 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn dilyn o hynny –

Mewn ymateb i ymholiadau a godwyd gan y Pwyllgor ynghylch cynnydd y camau gweithredu a nodir yn y cofnodion mewn perthynas ag adolygiad o'r hyfforddiant Gwasanaethau Cwsmeriaid i staff sy'n wynebu'r cyhoedd gan y Tîm Arweinyddiaeth yn unol ag eitem (3) a datblygu asesiad anghenion hyfforddi a chyflwyno hyfforddiant addas mewn ymateb i faterion a godwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn unol ag eitem (4), dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/ Swyddog Adran 151 y byddai'n dilyn i fyny ymholiadau'r Pwyllgor ac yn adrodd yn ôl ar y sefyllfa o ran unrhyw gynnydd ar y ddwy eitem hynny.

Gweithredu Ychwanegol – Bod y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/ Swyddog Adran 151 yn dilyn i fyny’r cynnydd o ran y camau gweithredu fel y manylir.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc.

Cyflwynwyd adroddiad y Swyddog Diogelu Data Ysgolion a oedd yn cynnwys dadansoddiad o'r prif faterion llywodraethu gwybodaeth a'r blaenoriaethau mewn perthynas ag ysgolion Ynys Môn ar gyfer y cyfnod rhwng Chwefror 2023 a Thachwedd 2023 i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc a oedd yn darparu datganiad y Swyddog Diogelu Data Ysgolion ynghyd â throsolwg o gydymffurfiad ysgolion cynradd, uwchradd ac arbennig Ynys Môn â gofynion cyfreithiol o ran ymdrin â gwybodaeth gan gynnwys Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR), Deddf Diogelu Data 2018 a chodau ymarfer perthnasol. Hefyd roedd yr adroddiad yn cynnwys manylion y camau a gymerwyd ers yr adroddiad diwethaf ym mis Ionawr 2023 a’r hyn a gyflawnwyd o dan Strategaeth Datblygu Diogelu Data Ysgolion 2022/23 yn ogystal â'r camau gweithredu a nodwyd ar gyfer Strategaeth Diogelu Data Ysgolion 2023/24 a'r cynnydd hyd yma.

Cadarnhaodd y Swyddog Diogelu Data Ysgolion y cynnydd a wnaed gan ysgolion ers yr adroddiad blaenorol i'r Pwyllgor. Mae’r ysgolion wedi mabwysiadu mwyafrif y polisïau yn ffurfiol ac wedi dechrau'r broses o fonitro a dangos eu bod yn cydymffurfio â'r holl bolisïau diogelu data. Mae mwy o ysgolion wedi derbyn hyfforddiant diogelu data yn ystod y cyfnod yn unigol ac yn ôl dalgylch ac mae hyn wedi helpu ysgolion i wella eu harferion. Mae mwy o lywodraethwyr ysgol hefyd wedi derbyn hyfforddiant neu wedi derbyn cyflwyniad diogelu data gan y Swyddog Diogelu Data Ysgolion. Mae 25 o gyrff llywodraethu wedi derbyn cyflwyniad o'r fath sy'n tynnu sylw at y prif ofynion a'r disgwyliadau ar ysgolion o ran rhwymedigaethau diogelu data.  Gwnaed cynnydd sylweddol i sicrhau bod Cytundebau Diogelu Data priodol ar waith o ran y systemau, y rhaglenni a'r apiau a ddefnyddir gan ysgolion. Erbyn hyn mae gan y rhan fwyaf o ysgolion Hysbysiadau Preifatrwydd addas a chyfredol sydd wedi'u rhannu gyda rhieni neu yn achos fersiynau cyffredinol a fersiynau plant a phobl ifanc, wedi'u postio ar wefan yr ysgol. Mae'r Swyddog Diogelu Data Ysgolion yn parhau i gynnal ymweliadau archwilio ag ysgolion unigol i adolygu cydymffurfiaeth a threfniadau diogelu data. Ymwelwyd â 44 o'r 45 ysgol yn y cyfnod rhwng mis Mawrth a mis Hydref 2023. Mae'r 45fed ysgol wedi trefnu ymweliad ar gyfer y mis nesaf.  

Barn y Swyddog Diogelu Data Ysgolion yw bod ysgolion yn parhau i ddangos eu bod yn deall eu cyfrifoldebau a'u goblygiadau fel rheolwr data a'r disgwyliadau cyfreithiol a ddaw yn sgil hynny. Mae ysgolion hefyd yn parhau i ddangos bod ganddynt well dealltwriaeth o'r rhwymedigaethau diogelu data a'u bod wedi bod yn rhoi mwy o flaenoriaeth i sicrhau bod camau'n cael eu cymryd i gydymffurfio â gofynion o dan ddeddfwriaeth diogelu data. Mae angen cwblhau darnau penodol pellach o waith i sicrhau bod pob ysgol ar yr un lefel cydymffurfio a'u bod yn nes at gydymffurfio’n llawn ac yn gallu dangos tystiolaeth o hyn. Gan hynny, gall y Swyddog Diogelu Data Ysgolion roi sicrwydd rhesymol bod ysgolion yn cydymffurfio â gofynion diogelu data.

Wrth  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno’r canlynol –

·      Adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151  – Datganiad o’r Cyfrifon 2022/23.

·      Adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid – Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022/23

·      Adroddiad Archwilio Allanol ynghylch yr archwiliad o ddatganiadau ariannol  2022/23 (Adroddiad ISA 260)

·      Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys Datganiad Cyfrifon Terfynol 2022/23 yn dilyn archwiliad i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y dyddiad cau statudol ar gyfer cwblhau'r cyfrifon archwiliedig ar gyfer blwyddyn ariannol 2022/23 wedi'i ymestyn i 31 Rhagfyr, 2023 ar gyfer holl gynghorau Cymru. Cyflwynwyd Datganiad Cyfrifon drafft Cyngor Sir Ynys Môn 2022/23 i archwilwyr allanol y Cyngor, Archwilio Cymru i'w archwilio ar 30 Mehefin. Mae'r gwaith archwilio manwl bellach wedi'i gwblhau gan mwyaf, yn amodol ar adolygiad terfynol o'r diwygiadau ôl-archwilio a wnaed i'r cyfrifon. Nid oes disgwyl i sefyllfa ariannol y Cyngor newid ymhellach ond os bydd unrhyw faterion sylweddol yn codi o'r adolygiad, yna bydd Archwilio Cymru yn darparu diweddariad llafar i'r Cyngor Llawn ac yn ôl-weithredol i'r Pwyllgor hwn yn y dyfodol.

Cynhaliodd Archwilio Cymru adolygiad, profion ac archwiliad trylwyr o'r trafodion ariannol mewn perthynas â 2022/23 a'r Datganiad Cyfrifon drafft. Nododd y profion archwilio rai newidiadau oedd eu hangen a newidiwyd rhai gwallau a argymhellwyd gan y tîm Archwilio i sicrhau bod y cyfrifon yn berthnasol gywir. Mae'r rhain wedi'u cofnodi yn Atodiad 3 o adroddiad ISA 260 Archwilio Cymru fel eitem ar wahân ar yr agenda. Ar wahân i'r rheini, casgliad yr Archwilwyr yw bod y cyfrifon wedi'u paratoi yn unol â gofynion deddfwriaethol a Chod Ymarfer CIPFA ar Gyfrifo Awdurdodau Lleol 2022/23; eu bod yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Ynys Môn ar 31 Mawrth 2023 ac o'i incwm a'i wariant am y flwyddyn a ddaeth i ben ac mai bwriad yr Archwilwyr yw cyhoeddi barn ddiamod ar gyfrifon 2022/23.  Mae rhai o'r newidiadau i'r cyfrifon yn cynnwys y canlynol -

·           Gostyngiad o £72k yn y gwerth a ddelir mewn credydwyr am werth yr arian parod y mae’r Cyngor yn ei ddal ar ran Cronfa’r Degwm Ynys Môn sydd wedi effeithio ar alldro refeniw y Cyngor ar gyfer 2022/23 wrth gynyddu'r tanwariant am y flwyddyn o £1.212m i £1.284m.

·           Gwelliant i Nodyn 5 yn y cyfrifon mewn perthynas â digwyddiadau ar ôl y cyfnod adrodd i gynnwys gwybodaeth am y ddwy ysgol yr effeithiwyd arnynt gan RAAC a ddaeth i'r amlwg ar ddechrau blwyddyn academaidd 2023/24.

·           Y sylw yn y cyfrifon o ran sefyllfa asedau net Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol.  Mae ailbrisio cynllun pensiwn llywodraeth leol wedi arwain at ased pensiwn net yn hytrach na rhwymedigaeth net sylweddol fel sydd wedi digwydd mewn blynyddoedd blaenorol oherwydd bod y cyfraddau llog uwch wedi effeithio ar y ffactor disgownt a ddefnyddir gan yr actwari. Cofnodwyd hyn yn gywir fel dim ar y fantolen yn unol â rheolau cyfrifo. O ganlyniad bu’n rhaid dileu’r ased pensiwn net gwerth £19.814m a oedd wedi’i gynnwys yn golofn incwm a gwariant cynhwysfawr arall yn y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (CIES). Pwysleisiodd yr Archwilwyr y dylid dangos y gwerth hwn ar wahân gan ei fod yn ddigwyddiad perthnasol eithriadol ac felly fe’i diwygiwyd ar y CIES.

Diolchodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Adroddiad Blynyddol Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd ar gyfer 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn nodi'r gweithgaredd a gyflawnwyd gan Archwilio Mewnol yn ystod 2022/23 i leihau'r risg o dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd o fewn ac yn erbyn y Cyngor, gan dynnu sylw at rai o'r meysydd risg twyll presennol a rhai sy'n dod i'r amlwg, a darparu casgliad ar effeithiolrwydd trefniadau'r Cyngor i leihau'r risg o dwyll.

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r adroddiad gan dynnu sylw at y ffaith ei bod yn bwysicach nag erioed fod pob corff cyhoeddus yng Nghymru’n ceisio lleihau'r risg o golledion drwy dwyll a’u bod yn cefnogi cynaliadwyedd ariannol. Cyfeiriodd at drefniadau atal twyll y Cyngor a aseswyd yn erbyn y pum egwyddor sydd yng Nghod Ymarfer CIPFA ar Reoli'r Risg o Dwyll a Llygredd, sef, cydnabod cyfrifoldeb am atal twyll a llygredd; nodi risgiau o dwyll a llygredd; cael strategaeth atal twyll a llygredd ar waith; darparu adnoddau i weithredu'r strategaeth a gweithredu mewn ymateb i dwyll a llygredd. Nododd yr adroddiad fod 28 diwrnod o waith y tîm Archwilio Mewnol yn ystod 2022/23 yn ymwneud â gweithgareddau atal twyll gan gynnwys 8 diwrnod yn ymgymryd â gwaith ar gyfer y Fenter Twyll Genedlaethol ac 20 diwrnod yn ymwneud â gwaith twyll rhagweithiol, ymholiadau twyll cyffredinol ac ymchwiliadau. Cyfeiriodd yr adroddiad hefyd at achosion o geisio twyllo’r Cyngor yn ystod 2022/23, sut yr ymdriniwyd â'r rheini a'r camau a gymerwyd i’w hatal rhag digwydd eto yn y dyfodol.

Daeth y Pennaeth Archwilio a Risg i'r casgliad fod cynnydd da yn cael ei wneud tuag at gyflawni Strategaeth Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2022-25. Bydd parhau i gyflawni'r Cynllun Gweithredu (sydd ynghlwm fel Atodiad 1 i'r adroddiad) yn sicrhau bod y Cyngor yn llwyddo i ymladd twyll. Un o’r camau allweddol nesaf fydd datblygu asesiad o’r risg o dwyll ar gyfer y Cyngor cyfan a fydd yn helpu i wella gallu’r Cyngor i nodi achosion posibl o dwyll, yn ogystal ag unrhyw wendidau yn ei drefniadau atal twyll neu feysydd lle mae mwy o risg o dwyll. Bydd hyn yn caniatáu i’r Cyngor dargedau ei adnoddau prin yn well a’i weithgareddau’n briodol, yn enwedig os neu pan fydd risgiau newydd yn gysylltiedig â thwyll yn dod i’r amlwg.

Yn y drafodaeth ddilynol codwyd y materion canlynol –

·      Gan dderbyn ei bod yn bwysig codi ymwybyddiaeth o dwyll a chael polisïau i'r perwyl hwnnw, roedd y Pwyllgor eisiau gwybod pa reolaethau sydd ar waith i atal twyll rhag digwydd yn y lle cyntaf o ddydd i ddydd e.e. twyll mandad lle gwneir ymgais i newid manylion banc unigolyn neu gwmni.

·      Osgoi talu premiwm ail gartrefi lle mae'r ail gartref yn cael ei nodi fel y brif breswylfa.

·      Achosion o dwyll mewn perthynas â Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl a sut y caiff ei gyflawni mewn perthynas â'r grant.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod pob adolygiad Archwilio Mewnol yn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn nodi deilliannau presennol y Cyngor mewn perthynas ag ymarfer y Fenter Twyll Genedlaethol (NFI) 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. 

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o broses ymarfer yr NFI, a’i phwrpas, sef ymarfer paru data a gynhelir bob dwy flynedd gan Swyddfa'r Cabinet sy'n ceisio canfod ac atal twyll a gwallau. Mae'n orfodol ar y Cyngor, ynghyd ag awdurdodau lleol eraill a chyrff sector cyhoeddus i gymryd rhan. Mae cyfranogwyr yn cyflwyno data i wefan ddiogel yr NFI ar ddiwedd y flwyddyn galendr ddynodedig, ac ar ôl hynny mae'r system NFI yn paru data mewn cyrff cyhoeddus, a rhyngddynt, i nodi anghysondebau. Rhoddir gwybod am anghysondebau posibl, a elwir yn ‘barau’, i gyfranogwyr er mwyn iddynt eu hadolygu ,

ymchwilio iddynt a chofnodi’r deilliannau sydd wedyn yn cael eu casglu a'u hadrodd yn genedlaethol gan yr Archwilydd Cyffredinol. Nid yw’r parau data ynddynt eu hunain yn awgrymu twyll neu wallau, ond maent yn canfod achosion y dylid ymchwilio iddynt ymhellach. Ar gyfer ymarfer yr NFI 2020/21 roedd saith maes i gyfrif am bron i 97% o'r £6.5m o achosion o dwyll a gwallau ar gyfer Cymru - gostyngiadau’r Dreth Gyngor (£2.6m) a Bathodynnau Glas (£1.4m) oedd y rheini’n bennaf. Fel rhan o ymarfer yr NFI 2022/23, cyflwynodd y Cyngor ddata mewn perthynas â Thai, trwyddedau gyrwyr tacsi, Cyflogres, hanes taliadau credydwyr a data sefydlog, Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor a'r Dreth Gyngor a'r Gofrestr Etholwyr. Yn ogystal â hyn, cyflwynodd yr Adran Gwaith a Phensiynau fanylion derbynyddion budd-daliadau a chyflwynodd Gwasanaeth Digidol y Bathodyn Glas fanylion Deiliad Bathodyn Glas.

Rhwng Ionawr a Mawrth 2023 derbyniodd y Cyngor gyfanswm o 66 adroddiad unigol a oedd yn cynnwys cyfanswm o 2,638 o barau unigol. Hyd yma ymchwiliwyd i 8 diwrnod gan weithio ar ddarparu'r data i Swyddfa'r Cabinet, dadansoddi a gwerthuso parau a gweithio gyda gwasanaethau i ymchwilio i'r parau a gwella eu prosesau. Mae'r adroddiad yn nodi'r adroddiadau y mae Archwilio Mewnol wedi’u dadansoddi a/neu wedi cydlynu'r gwerthusiad ohonynt a'r meysydd gwasanaeth y maent yn berthnasol iddynt. Manylir ar ganlyniadau'r gwaith hwnnw yn Atodiad 1 gan gynnwys yr arbedion ariannol a wnaed o ran taliadau dyblyg i gredydwyr (£13,343.21) neu a amcangyfrifir fel yn achos twyll Rhestr Aros Tai (£4,283) a Bathodynnau Glas heb eu canslo (£194,350). O ran yr olaf, yn dilyn trafodaethau gyda'r uwch swyddog sy'n gyfrifol am weinyddu'r Bathodyn Glas nodwyd bod pob un o'r 299 o barau NFI ar gyfer y categori hwn yn enghreifftiau o ddiffyg cyfathrebu rhwng gwasanaethau a bod Bathodynnau Glas heb eu cau ar y system oherwydd nad oedd y tîm wedi cael gwybod am farwolaeth deiliad y drwydded. Nodwyd yn hyn o beth mai cymhlethdod pellach yw bod marwolaethau yn cael eu cofrestru yn y sir lle maent yn digwydd sy'n golygu bod marwolaethau yn Ysbyty Gwynedd gan gynnwys rhai trigolion o Ynys Môn yn cael eu cofrestru yng Ngwynedd. Fodd bynnag, nid yw'r wybodaeth honno o reidrwydd yn cael  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg i ddiweddaru’r Pwyllgor ar y sefyllfa fel ag yr oedd hi ar 30 Tachwedd 2023 ynghylch yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf ar 13 Medi 2023 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi llwyth gwaith cyfredol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canolig wrth symud ymlaen. Derbyniodd aelodau'r Pwyllgor gopïau ar wahân o'r tri adroddiad archwilio mewnol a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf mewn perthynas â gweinyddu Pensiwn Athrawon (Adolygiad Dilyn i Fyny Cyntaf) (Sicrwydd Rhesymol); Gwytnwch Sefydliadol (Risg Strategol YM7) (Sicrwydd Rhesymol) a Chynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (Sicrwydd Rhesymol). Cwblhawyd dau ddarn arall o waith yn y cyfnod yn ymwneud ag ymchwiliad i ordaliad contract ac ymchwiliad i dwyll mewnol nad oedd barn sicrwydd yn berthnasol iddo.

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r adolygiadau a gwblhawyd a'u casgliadau gan gynnwys y risgiau/materion a nodwyd a chamau gweithredu a argymhellwyd. Cyfeiriodd at y darnau o waith a oedd ar y gweill yn unol â pharagraff 24 o'r adroddiad a chadarnhaodd mewn perthynas â'r camau gweithredu sy'n weddill, ar 30 Tachwedd, fod dau fater / risg cymedrol yn hwyr a bod y ddau yn y gwasanaeth Adnoddau. Ar hyn o bryd mae dwy swydd wag yn y gwasanaeth Archwilio Mewnol ar ôl i Uwch Archwilydd adael a chael swydd o fewn Adnoddau a gan fod secondiad hirdymor yn parhau. Serch hynny, gwnaed cynnydd da o ran gweithredu'r Strategaeth Archwilio Mewnol Flynyddol ar gyfer 2023/24 a'r Strategaeth Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2022-25. Mae gwaith hefyd ar y gweill gyda Zurich Risk Engineering UK i gynnal asesiad annibynnol o Fframwaith Rheoli Risg y Cyngor. Disgwylir adroddiad ym mis Chwefror 2024. Mae Archwilio Mewnol hefyd yn gweithio gyda Thîm Hyfforddi a Datblygu'r Cyngor ar hyn o bryd i ddarparu hyfforddiant atal twyll ar draws y Cyngor.

Wrth ymateb i gwestiynau a godwyd gan y Pwyllgor, cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg –

·      Fod y gwasanaeth yn parhau i ddefnyddio arbedion cyllidebol o ganlyniad i swyddi gwag i gomisiynu cymorth allanol ychwanegol.

·      Eglurwyd bod y Pwyllgor yn cael ei ddiweddaru ddwywaith y flwyddyn ar berfformiad o ran mynd i'r afael â chamau archwilio gan gynnwys camau gweithredu sy’n weddill / hwyr.

·      Eglurwyd bod y darn o waith sydd ar y gweill mewn perthynas â chwyn am waredu gwastraff (Gwasanaethau Tai) yn ymwneud ag archwilio'r broses gaffael o ran gwerth am arian a gweithdrefnau dyfarnu contractau a bod yr adolygiad o Brosesau Incwm Economi Ymwelwyr ac Ardaloedd Arfordirol hefyd ar y gweill yn ymwneud ag edrych ar y prosesau hynny o safbwynt effeithlonrwydd a diogelwch.

Penderfynwyd nodi darpariaeth sicrwydd a blaenoriaethau Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn nodi'r gwelliannau i'r Gofrestr Risg Strategol ers ei chyflwyno ddiwethaf i'r Pwyllgor ym mis Chwefror 2023 i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Dywedodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant gan fod Cynllun y Cyngor newydd 2023-28 yn ei le, fod y Tîm Arweinyddiaeth wedi cynnal adolygiad o’r gofrestr risg strategol yn ei chyfanrwydd ym mis Gorffennaf 2023, er mwyn sicrhau bod y gofrestr risg strategol yn rhoi adlewyrchiad cywir o'r risgiau i amcanion strategol y Cyngor. Yn yr un cyfnod uwchraddiwyd y system sy'n dal y cofrestrau risg (4risk) ac mae'r dull y caiff risgiau eu sgorio hefyd wedi'i newid i adlewyrchu gwerth rhifol yn unig gyda'r risg mwyaf bellach yn 25 yn hytrach nag A1. Bu rhai heriau ar y cychwyn gyda'r broses uwchraddio oedd yn golygu nad oes gan y gofrestr, fel y'i cyflwynir yr un lefel o fanylion sicrwydd ag o'r blaen er bod gwaith i ddatrys y problemau gyda'r darparwr meddalwedd yn parhau. Cyfeiriodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant at y newidiadau i'r risgiau strategol fel a ganlyn -

·      Ailddiffinio risgiau YM1, YM5, YM7, YM8, YM3 ac YM14 yn unol â'r tabl ym mharagraff 8 o’r adroddiad a'r rhesymau dros y newid.

·      Cau risg YM4 mewn perthynas ag effaith ymosodiad seiber ar ddarparu gwasanaethau rheng flaen a chymorth a'i gynnwys o fewn risg YM3 mewn perthynas â methiant TG a fyddai’n amharu ar ddarparu gwasanaethau.

·      Ychwanegu dau risg newydd i'r gofrestr sef YM15 mewn perthynas â threfniadau cydweithio a phartneriaethau craidd ac YM16 mewn perthynas â diffyg adnoddau i ddiweddaru prosesau busnes sy'n effeithio ar allu'r Cyngor i foderneiddio.

·      Y cynnydd ar lefel gynhenid a gweddilliol o risg YM1 – y risg y byddai gostyngiad gwirioneddol yng nghyllid y Cyngor yn arwain at gwtogi gwasanaethau statudol - o 4 (Tebygol) i 5 (Bron yn Sicr) oherwydd y sefyllfa economaidd a'r heriau ariannol sy'n wynebu'r sector cyhoeddus.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a thrafodwyd y materion canlynol –

·      Annog gwasanaethau i symud systemau i'r Cwmwl i gryfhau gwytnwch a dileu'r angen am ail ganolfan ddata fel cam gweithredu i liniaru’r risg mewn perthynas â risg YM3 (Y risg bod methiant TG yn amharu’n sylweddol ar ddarparu gwasanaethau). Holodd y Pwyllgor a oedd risg posibl trwy orddibynnu ar y Cwmwl ac a oedd anfanteision yn gysylltiedig â gwasanaethau Cwmwl o ran cost, diogelwch a mynediad at ddata. Awgrymodd y Pwyllgor y gallai adolygiad o wasanaethau Cwmwl fod yn fuddiol i roi sicrwydd am y modd y gweithredir gwasanaethau’r Cwmwl.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor y gellid gofyn i archwilwyr TG y Cyngor gynnal adolygiad o wasanaethau’r Cwmwl.

·      Gwahanu rolau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a Sgriwtini mewn perthynas â rheoli risg a gwerthuso risgiau'n fanwl.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor mai cyfrifoldeb y Pwyllgor hwn yw sicrhau bod gan y rheolwyr drefniadau ar waith i reoli risg a bod y trefniadau rheoli risg hynny'n effeithiol. Pe bai'r Pwyllgor wrth fonitro'r gofrestr risg strategol yn pryderu am unrhyw risg sy'n dod i'r amlwg neu’n  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru ar ei Raglen Waith a'i Amserlen ar 30 Medi, 2023 er gwybodaeth y Pwyllgor. Rhoddodd yr adroddiad y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd a statws gwaith archwilio ariannol a pherfformiad Archwilio Cymru sy'n cynnwys astudiaethau wedi'u cynllunio a'u cyhoeddi ac roedd yn cynnwys gwaith Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru.

Cadarnhaodd Yvonne Thomas, Rheolwr Archwilio Cyllid Archwilio Cymru mewn perthynas â'r gwaith archwilio ariannol fod y gwaith o archwilio'r cyfrifon wedi'i gwblhau i raddau helaeth fel yr adroddwyd yn flaenorol, ac mae ardystio ffurflenni grant mewn perthynas â chyfraniadau Pensiwn Athrawon ar gyfer blwyddyn ariannol 2022/23 bron â chael ei gwblhau yn ogystal ag ardystiad y ffurflenni grantiau ar gyfer ardrethi annomestig 2022/23 gan anelu at ardystio’r ddwy ffurflen y mis hwn.

Adroddodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad ar gynnydd y rhaglen Archwilio Perfformiad a chadarnhaodd fod disgwyl i'r adolygiad Sicrwydd ac Asesu Risg gael ei gwblhau ym mis Ionawr 2024 gyda'r adolygiad o'r Defnydd o Wybodaeth am Berfformiad bellach wedi'i gwblhau gyda’r nod o roi adroddiad arno yn y Flwyddyn Newydd. Mae'r gwaith maes ar gyfer Gosod Amcanion Llesiant wedi'i gwblhau gyda'r adroddiad drafft i'w gyhoeddi yn y Flwyddyn Newydd, yn yr un modd yr Adolygiad Thematig - Gofal Heb ei Drefnu. Hefyd yn y Flwyddyn Newydd ceir adroddiad ar yr adolygiad thematig o ddull strategol y Cyngor o ran Digidol. Felly, mae Rhaglen Archwilio Perfformiad 2022/23 ar y trywydd iawn i gael ei chwblhau.

Wrth ystyried yr adroddiad cododd y Pwyllgor y cwestiynau canlynol –

·      P'un a fydd yr adolygiad - Rheoli’r Rhaglen Gyfalaf yn cynnwys sylwadau ynghylch sut mae prosiectau cyfalaf yn cael eu rheoli a'u rhedeg.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod yr adolygiad ar hyn o bryd yn y cyfnod cwmpasu ond y gallai unrhyw themâu penodol y mae'r Pwyllgor/aelodau unigol yn awyddus i’r adolygiad edrych arnynt gael eu cyfleu i’r Pwyllgor a’u hadrodd yn ôl i'r rheolwyr.

·      Canlyniadau arfaethedig yr adolygiad  o ddull strategol y Cyngor o ran Digidol.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod yr adolygiad yn edrych i ba raddau y datblygwyd dull strategol y Cyngor o ymdrin â digidol yn unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy a'r pum ffordd o weithio sydd eu hangen i gyflawni'r nodau llesiant sydd yn Neddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol. Fel adolygiad thematig, bydd adroddiad lleol byr yn ogystal ag adroddiad canlyniadau cenedlaethol yn cael eu paratoi.

Penderfynwyd nodi Diweddariad Chwarter 2 2023/24 Archwilio Cymru ar ei Raglen Waith a'i Amserlen.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Blaenraglen Waith a Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor ar gyfer 2023/24 i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Arweiniodd y Pennaeth Archwilio a Risg yr aelodau drwy'r newidiadau yn y Rhaglen Waith a nodwyd y rheini gan y Pwyllgor. Cadarnhaodd fod y Rhaglen Waith yn cyd-fynd â swyddogaethau craidd y Pwyllgor gan fod y rheini wedi'u nodi yn ei gylch gorchwyl ac eglurodd nad oedd unrhyw beth wedi'i drefnu ar gyfer rhan Asesu'r Panel Perfformiad gan mai dim ond unwaith mewn cylch etholiadol y mae'n ofynnol cynnal yr asesiad hwnnw ac yna caiff yr adroddiad asesu ei ystyried gan y Pwyllgor hwn.

Codwyd y posibilrwydd o gyflwyno hunanasesiad unigol ar gyfer aelodau'r Pwyllgor drwy gyfrwng sgyrsiau un i un gyda'r Cadeirydd fel modd nodi pa gymorth y gallai fod ei angen ar aelodau unigol i ddatblygu eu sgiliau a'u harbenigedd, ac yn eu dymuno.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod aelodau'r Pwyllgor eisoes wedi cwblhau holiadur asesu anghenion hyfforddi sy’n sail i raglen hyfforddi'r Pwyllgor (sydd wedi'i chynnwys yn yr adroddiad). Awgrymodd, a chytunwyd bod yr holiadur yn cael ei ail-ddosbarthu fel y gall aelodau roi diweddariad am yr hyn y maent yn ei weld fel eu hanghenion hyfforddi parhaus.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai'n ystyried y cynnig ynghylch cael sgwrs un-i-un gydag aelodau unigol a pha mor ymarferol fyddai’r broses o’i weithredu.

Mewn ymateb i gwestiynau pellach am hunanasesiad y Pwyllgor a gynhaliwyd gyda chefnogaeth CIPFA, rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg ddiweddariad ar gynnydd hyd yma a threfniadau a’r amserlen adrodd ddisgwyliedig.

Penderfynwyd - 

·      Derbyn Blaenraglen Waith 2023/24 fel un sy'n cyflawni cyfrifoldebau'r Pwyllgor yn unol â'i gylch gorchwyl a

·      Nodi'r newidiadau i'r dyddiadau ar gyfer cyflwyno’r adroddiadau.

Gweithredu Ychwanegol – Bod Pennaeth Archwilio a Risg yn ail-ddosbarthu Holiadur Asesu Anghenion Hyfforddiant y Pwyllgor.