Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw aelod neu swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 25 Medi, 2012.

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir, gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 25 Medi 2012.

Cyflwyno diweddariad ar lafar.

Cafwyd diweddariad llafar gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro ar ddatblygiadau yng nghyswllt y Gofrestr Risg Corfforaethol.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro wrth yr Aelodau bod gwaith sylweddol o ran datblygu’r cynllun trawsnewid ar gyfer Môn yn cael ei wneud ar hyn o bryd a bod nifer o faterion eraill ynglŷn â’r ffordd ymlaen hefyd yn cael eu hystyried gan y Tîm Uwch Arweinyddiaeth.  Ynghyd â’r gwaith hwnnw, fe geir adolygiad cyffredinol o’r prif risgiau corfforaethol.  Mae’r Tîm Uwch Arweinyddiaeth yn y broses o adolygu’r Gofrestr Risg Gorfforaethol gyda’r nod o’i chwtogi  i’r 10 prif risg gorfforaethol y mae angen eu rheoli.  Felly mae adolygiad trwyadl o sut y mae’r Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei rheoli ar y gweill gyda golwg ar sicrhau bod y ffocws ar y prif risgiau, a hynny’n golygu bod rhai eitemau penodol yn cael eu tynnu allan tra bod rhai eraill yn cael eu cynnwys fel is-benawdau.  Mae’r gwaith hwnnw yn ei dro yn bwydo i mewn i’r gwaith a wnaed mewn perthynas â datblygu model gweithredu, ac wedi hynny i’r  Cynllun Trawsnewid sy’n cael ei  ddatblygu i fynd â materion rhagddynt yn ystod y 6 mis nesaf.  Mae’r Gofrestr Risg, y Strategaeth a chyfarwyddyd cysylltiedig wedi cael eu cymeradwyo a sefydlwyd grŵp prosiect i reoli’r strategaeth risg ac fe drefnwyd cyfarfod cychwynnol.  Gan dderbyn bod yna gryn waith ar hyn o bryd yng nghyswllt y Gofrestr Risg Gorfforaethol a bod y gofrestr honno yn newid yn gyson, ystyriwyd na fyddai o unrhyw fantais ei chyflwyno i’r cyfarfod hwn o’r Pwyllgor Archwilio gan y byddai wedi bod yr un fersiwn â’r un a gyflwynwyd i’r cyfarfod diwethaf.  Rhagwelir y bydd y Gofrestr newydd yn cael ei chyflwyno i gyfarfod mis Chwefror 2013 o’r Pwyllgor Archwilio.

4.1 Llythyr Blynyddol ar flwyddyn archwilio ddaeth i ben.

4.2 Diweddariad ar y Cynllun Rheoleiddio.

4.3 Diweddariad ar waith archwilio cyllidol.

4.4 Diweddariad llafar ar adroddiadau rheoleiddio.

4.1 Cyflwynwyd y Llythyr Archwilio Blynyddol am 2011/12 er ystyriaeth y Pwyllgor.

Nododd Mrs Lynn Pamment, PwC y negeseuon allweddol o’r Llythyr Blynyddol fel a ganlyn –

·         Barn archwilio ddiamod ar y datganiadau cyfrifo wedi ei rhyddhau ar 28 Medi, 2012 yn cadarnhau eu bod yn adlewyrchiad gwir a theg o sefyllfa ariannol y Cyngor a’i weithgareddau.

·         Mae’r Cyngor wedi gwneud cynnydd sylweddol o ran mynd i’r afael â materion gyda chynhyrchu’r datganiad cyfrifon a chwrdd â’r amser cau ar gyfer cyhoeddi’r cyfrifon ar 30 Medi.

·         Pwysleisiodd yr Archwiliwr Allanol ei fod yn bwysig sicrhau bod y gwelliannau hyn yn cael eu cynnal a bod adnoddau priodol a digonol yn cael eu neilltuo ar gyfer cynhyrchu’r cyfrifon statudol yn unol â’r cyfnodau amser angenrheidiol.

·         Roedd yr Archwilydd Allanol yn gyffredinol yn fodlon fod gan y Cyngor drefniadau priodol yn eu lle i sicrhau economi, effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd. Roedd meysydd lle'r oedd effeithlonrwydd y trefniadau hyn eto i’w gweld neu lefydd y gellid gwneud gwelliannau wedi eu nodi yn y Llythyr a dygir sylw atynt yn Adroddiad Gwella Blynyddol yr Archwilydd Cyffredinol.

·         Nid oedd tystysgrif o gwblhau wedi ei rhyddhau yng nghyswllt y datganiadau cyfrifo hyd yn hyn hyd nes y byddir wedi datrys gwrthwynebiad i’r cyfrifon gan etholwr lleol.

Roedd yr Aelodau yn cydnabod y gwelliannau a’r ymdrechion a wnaed gan y Gwasanaeth Cyllid mewn perthynas â darparu’r datganiad cyfrifon ar amser ac yn unol â’r amserlen statudol.  Yn y drafodaeth a ddilynodd ar y Llythyr Archwilio, fe godwyd y materion canlynol –

·         Y sefyllfa staffio a’r cynnydd sy’n cael ei wneud i lenwi swyddi uwch gyfrifwyr allweddol yn barhaol ac roedd yr Aelodau yn ystyried fod hynny’n peri risg o gofio am yr angen i gryfhau’r sefyllfa fel y gellir bod yn barod ar gyfer y broses o lunio a pharatoi’r cyfrifon am 2012/13.  Eglurodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) Dros Dro'r camau ailstrwythuro oedd yn cael eu cymryd i fynd i’r afael â’r mater yn cynnwys llenwi bylchau o ran gwybodaeth a sgiliau o fewn cyd-destun y datblygiadau eraill yn cynnwys cyflwyno system ledjer ariannol newydd a goblygiadau hynny i’r ffordd y mae’r Cyngor yn rhedeg ei fusnes.

·         Y cynnydd sy’n cael ei wneud gyda datblygu cynlluniau parhad busnes a chynlluniau adfer trychineb wedi i’r ffaith nad oedd cynlluniau o’r fath yn bodoli gael ei hamlygu mewn adroddiadau archwilio allanol ers nifer o flynyddoedd.

Penderfynwyd derbyn y Llythyr Archwilio Blynyddol am 2011/12 a nodi ei gynnwys.

4.2  Cyflwynwyd y Cynllun Gwaith Archwilio Allanol a’r Amserlen am y cyfnod o Chwefror 2012 i Fawrth 2013 er gwybodaeth y Pwyllgor.

Rhoddodd Mr Andy Bruce, Arweinydd Perfformiad Archwilio SAC ddiweddariad i’r Aelodau ar statws y gweithgaredd rheolaethol ar hyn o bryd ar sail Cymru gyfan ac ar sail Ynys Môn gan nodi’r broses a’r amserlen ar gyfer adrodd yn ôl i’r Cyngor ynglŷn â phob darn o waith. 

Ceisiwyd eglurhad ar y materion canlynol –

·         Gofynnwyd a fydd yr atborth a geir gan yr Archwiliwr Allanol ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad cynnydd ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill i 16 Tachwedd 2012.

Tynnodd y Rheolwr Archwilio sylw’r Aelodau at y prif bwyntiau yn yr adroddiad fel a ganlyn –

·         Roedd dau adolygiad yn y cyfnod wedi derbyn barn “Sicrwydd Coch” - Diogelwch Data a Rheoli Cofnodiadau Modern ac roedd crynodebau gweithredol yn atodiad B a C yr adroddiad.  Roedd yr argymhellion a wnaed mewn nifer o adolygiadau Llywodraethu / Rheoli Gwybodaeth a Diogelwch Data a gynhaliwyd gan Archwilio Mewnol, PwC a SAC dros y flwyddyn ddiwethaf wedi eu casglu ynghyd yn un Cynllun Gweithredu sydd yn cael sylw gan Grŵp Rheoli Gwybodaeth dan arweiniad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) Dros Dro.

·         Nifer yr adroddiadau ymgynghorol / ymchwiliol a gynhaliwyd yn ystod y cyfnod (17).  Roedd gwaith cyfeirio wedi tynnu adnoddau o waith Archwilio Mewnol a Gynlluniwyd gan olygu mai dim ond 46% o adolygiadau archwilio sydd wedi eu cwblhau i’r cyfnod drafft, gyda hynny yn 90% yn is na’r targed.

·         Roedd y perfformiad gyda gweithredu ar argymhellion archwilio mewnol yn y cyfnod yn is na’r targed gyda 67% o argymhellion Uchel a Chanolig yn cael eu cofnodi fel rhai a weithredwyd.

Yn y drafodaeth a ddilynodd, nododd yr Aelodau'r materion canlynol -

·         Pryder ynglŷn â sefyllfa incwm Oriel Ynys Môn o ystyried bod y costau rhedeg net yn 2011/12 (gwariant llai incwm - yn cynnwys £250k o incwm o Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn) yn  £33k dros y gyllideb am y flwyddyn.  Roedd yr Aelodau o’r farn y dylid ymchwilio ymhellach i  incwm hanesyddol yr Oriel.  Cytunwyd y dylid codi’r mater yn y lle cyntaf yn y cyfarfod nesaf o Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn.

·         Y potensial a’r cyfleon i gysylltu gwaith adolygu archwilio mewnol gyda’r rhaglen arbedion ac yn benodol yr agwedd gwerth am arian o fewn y meysydd a adolygwyd.  Roedd Mr. Patrick Green, RSM Tenon yn cydnabod y pwynt a wnaed a dywedodd y byddai’r mater o sgopio adolygiadau archwilio i gynnwys y dimensiwn hwnnw yn cael ei drafod gyda swyddogion yn y flwyddyn nesaf os mai dyma’r dull y bydd y Pwyllgor yn ei ffafrio.

·         Angen eglurder ynglŷn â’r camau dilynol i’r adolygiad archwilio a wnaed o drefniadau pwrcasu'r Uned Cynnal a Chadw Adeiladau.  Eglurodd y Swyddog beth yn union fu’r ysgogiad ar gyfer cynnal yr adolygiad cychwynnol a ddechreuwyd gyda SAC er mwyn cael barn gyffredinol ynglŷn â’r Uned Cynnal a Chadw Adeiladau o ran y modd y mae’n gweithredu a gwerth am arian a beth oedd wedi digwydd fel datblygiadau dilyn i fyny.  Mae’r mater yn cael ei ystyried gan y TUA.

·         Adolygiad dilyn i fyny o argymhellion ysgolion a’r farn mai cynnydd anfoddhaol a wnaed gan yr ysgolion oedd yn rhan o’r adolygiad yn nhermau gweithredu a’r argymhellion archwilio mewnol blaenorol mewn perthynas â materion llywodraethu.  Rhoddodd y Swyddogion amlinelliad o’r mesurau sy’n cael eu cymryd i ddatblygu system i hwyluso ac i sicrhau cydymffurfiaeth gan ysgolion o safbwynt gofynion rheoli a llywodraethu.  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid).

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor ac  ar gyfer ei sylwadau adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid) yn cynnwys datganiad adolygiad canol blwyddyn mewn perthynas â’r Strategaeth Rheoli Trysorlys a’r Strategaeth Fuddsoddi.

Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid) at y materion canlynol –

·         Y cefndir economaidd, y rhagolygon ar gyfer y tymor byr (gyda sylwadau llawn ar hynny yn Atodiad 1 yr adroddiad) a rhagamcanion

·         Sefyllfa gyfalaf y Cyngor fel y ceir manylion amdani yn adran 4 yr adroddiad.

·         Portffolio Buddsoddi’r Cyngor am 2012/13 a’i berfformiad ynghyd â’r meini prawf gwrth barti buddsoddi

·         Trefniadau a gweithgareddau  benthyca

·         Cynlluniau cychwynnol ar gyfer 2013/14

Tynnodd y Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid) sylw’r Aelodau hefyd at newid sydd ar ddod mewn perthynas â Rheoli’r Trysorlys a benthyca ar ffurf disgwyliad y bydd y trefniant ar gyfer y Cyfrif Refeniw Tai yn dod i ben i’r 11 awdurdod yng Nghymru sydd wedi cadw eu stoc.  Fe wneir hyn trwy brynu’r ddyled neu trwy drosglwyddo dyled a rhoddodd amlinelliad o’r hyn sy’n cael ei wneud i baratoi ar gyfer y newid hyd nes y ceir gwybodaeth bendant gan Lywodraeth Cymru.  Dywedodd y Swyddog y byddai’r Pwyllgor Archwilio yn cael gwybodaeth ar y mater hwn cyn gynted ag y bydd honno ar gael.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad canol blwyddyn ar y Strategaeth Rheoli’r Trysorlys a’r Strategaeth Fuddsoddi a’i gyfeirio i’r Cyngor Sir.