Mae nifer o gyfarfodydd y cyngor yn cael eu ffrydio'n fyw.
Bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu huwchlwytho ar ein gwefan gweddarlledu yn dilyn y cyfarfod.
Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 1, Swyddfeydd y Cyngor, Llangefni. Gwelwch cyfarwyddiadau
Cyswllt: Ann Holmes 01248 752518
Rhif. | Eitem |
---|---|
Datganiad o Ddiddordeb Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw aelod neu swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes. Cofnodion: Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb. |
|
Cofnodion Cyfarfod 11 Rhagfyr, 2013 PDF 204 KB Bydd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 11 Rhagfyr, 2013 yn cael eu cyflwyno i’w cadarnhau. Cofnodion: Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir – gofnodion y cyfarfod diwethaf o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 11 Rhagfyr, 2013. |
|
Fframwaith Rhaglen Trawsnewid Derbyn cyflwyniad gan y Dirprwy Brif Weithredwraig ar Fframwaith y Rhaglen Drawsnewid. Cofnodion: Cafodd Aelodau’r Pwyllgor gyflwyniad ar Fframwaith y Rhaglen Drawsnewid a oedd yn cynnwys trefniadau llywodraethu’r byrddau rhaglen; y broses ar gyfer cychwyn rhaglenni a phrosiectau ac adrodd arnynt a statws y rhaglenni a’r prosiectau cyfredol ar gyfer newid.
Rhoes y Dirprwy Brif Weithredwr grynodeb o’r cefndir o ran sefydlu’r Rhaglen Drawsnewid ynghyd â’r egwyddorion y mae’r Rhaglen yn seiliedig arnynt a’i phwrpas. Eglurodd mai’r Rhaglen Drawsnewid yw’r peirianwaith ar gyfer bwrw ymlaen mewn modd pwrpasol gyda chynlluniau newid yn y Cyngor ac yn unol hefyd â disgyblaethau rheoli prosiect.
Aeth Rheolydd y Rhaglen Drawsnewid rhagddi i ymhelaethu ar amryfal elfennau’r Rhaglen Drawsnewid a’r swyddogaeth y maent yn eu cyflawni a dygodd sylw hefyd at y pwyntiau isod-
• Y modd y mae’r rhaglen drawsnewid yn canolbwyntio ar gyflawni’r amcanion yng Nghynllun Corfforaethol y Cyngor; darparu mecanwaith a fframwaith ar gyfer gyrru newid a gwelliant a sicrhau fod y rhaglen newid yn cael ei rheoli a’i bod yn cyflawni yn unol â disgwyliadau. • Cylch Gorchwyl y tri Bwrdd Rhaglen Trawsnewid a’u pwrpas o ran goruchwylio newid yn y Cyngor. • Aelodaeth y Byrddau Rhaglen sy’n cynrychioli nifer o ddiddordebau gan gynnwys y Pwyllgor Gwaith, sgriwtini, y gwasanaethau perthnasol ac arbenigedd allanol yn ôl yr angen. • Y model llywodraethiant a’r strwythur adrodd o gychwyn prosiectau a’r mandadau ar eu cyfer drwodd i’r her, trosolwg a chwblhau. • Y gyrwyr allweddol ar gyfer blaenoriaethu prosiectau a thasgau a’r broses ar gyfer cychwyn prosiectau a’u cyflawni. • Sianelau cyfathrebu a’r mecanwaith ar gyfer cyfathrebu’r canlyniadau drwy gyfrwng cofrestr prosiect sy’n dal gwybodaeth o ran ble y mae pob prosiect yn adrodd iddynt a sut y maent yn rhoi siâp ar gyfeiriad a blaenoriaethau. Caiff cofnodion cyfarfodydd eu rhannu gyda’r Penaethiaid a chaiff y negeseuon allweddol eu postio ar Monitor. Mae Sgriwtini, yr UDA a’r Bwrdd Cynaliadwyedd yn cael atborth ar eu cynnydd. • Y camau nesaf o ran cynnal adolygiad o flwyddyn gyntaf y trefniadau llywodraethiant, y prosesau sy’n sylfaen iddynt a blaenoriaethu gweithgareddau trawsnewid.
Rhoddwyd i’r Aelodau y cyfle i ofyn cwestiynau ar y wybodaeth a gyflwynwyd. Codwyd y materion isod yn y drafodaeth a ddilynodd:
• Y broses ar gyfer delio gyda, a rheoli, unrhyw ansicrwydd yn y rhaglen a allai lesteirio cynnydd. • Digonolrwydd y strwythur cefnogaeth ar gyfer y rhaglen er mwyn sicrhau fod modd cyflawni amserlenni a thargedau. Nodwyd ei bod yn ymddangos fod y rhaglen yn brin o bobl i’w chefnogi. • Digonolrwydd ac ehangder y trefniadau adrodd o ran hysbysu’r holl Aelodau am y cynnydd a wneir. • Yr angen i fframwaith y Rhaglen Drawsnewid fedru cyflawni targedau mewn modd clyfar a chyflym. Pwysleisiwyd bod angen i’r rhaglen fedru darparu canlyniadau gwirioneddol ac amserol. • A yw’r argymhellion a wnaed gan y Pwyllgor Archwilio mewn perthynas â rheoli a llywodraethu gwybodaeth wedi cael eu gweithredu o ran gwneud rheolwyr ar draws y Cyngor yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau yn hyn o beth.
Ymatebodd y Swyddogion i’r materion y dygwyd sylw atynt drwy esbonio ymhellach yr egwyddorion ... Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3. |
|
Llywodraethu Gwybodaeth Adrodd i’r Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Ionawr, 2014 benderfynu fel a ganlyn yng nghyswllt y pryderon a fynegwyd gan y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr mewn perthynas â Llywodraethu Gwybodaeth:
“PENDERFYNWYD cyfeirio pryderon y Pwyllgor Archwilio i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth, gyda chais eu bod yn cyflwyno adroddiad statws i’r Pwyllgor Gwaith ym mis Mawrth.”
Cofnodion: Adroddwyd a nodwyd gan Aelodau’r Pwyllgor Archwilio fod y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 13 Ionawr 2014, wedi penderfynu fel a ganlyn mewn perthynas â’r pryderon a fynegwyd gan y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr 2013 ynghylch materion Llywodraethu Gwybodaeth –
Penderfynwyd cyfeirio pryderon y Pwyllgor Archwilio i’r UDA i’w hystyried gyda chais eu bod yn cyflwyno adroddiad statws i’r Pwyllgor Gwaith ym mis Mawrth.
DIM GWEITHREDU PELLACH |
|
Uned Cynnal a Chadw Adeiladau'r Gwasanaeth Tai PDF 217 KB Derbyn diweddariad pellach ar gynnydd ar drawsnewid y gwasanaethau a gyflenwir gan Uned Cynnal a Chadw Adeiladau’r Gwasanaeth Tai. Cofnodion: Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Tai ar y cynnydd a wnaed hyd yma mewn perthynas â’r adolygiad o’r Uned Cynnal a Chadw Adeiladau. Yn yr adroddiad, cafwyd amlinelliad o’r opsiynau sy’n cael eu hystyried ar gyfer dyfodol y Gwasanaeth Trwsio a Chynnal a Chadw ynghyd â’r camau nesaf a’r cerrig milltir allweddol yn y broses adolygu.
Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad ar rai pwyntiau a dygwyd sylw ganddynt at y pwysigrwydd o sefydlu trefniadau caffael cadarn a sicrhau cydymffurfiaeth gyda’r trefniadau hynny. Nodwyd ganddynt y byddai’r adroddiad, yn dilyn y cyfle diwethaf i’w adolygu ar 11 Chwefror 2014, yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio.
Penderfynwyd nodi’r sefyllfa mewn perthynas â’r adolygiad o Uned Cynnal a Chadw Adeiladau’r Gwasanaeth Tai.
DIM GWEITHREDU PELLACH |
|
Rheoli Trysorlys Chwarter 3 PDF 505 KB Cyflwyno adroddiad Rheoli Trysorlys Chwarter 3 2013/14. Cofnodion:
Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – adroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) yn amlinellu’r gweithgareddau Rheoli Trysorlys yn nhrydydd chwarter 2013/14 ynghyd â’r cynlluniau am weddill y flwyddyn. Rhoes yr Aelodau sylw i’r adroddiad gan ymofyn sicrwydd ynghylch teilyngdod credyd rhai gwrth-bartïon yn arbennig felly lle bu newid yn eu sgôr credyd.
Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi’r sefyllfa o ran Rheoli Trysorlys yn Chwarter 3.
DIM GWEITHREDU PELLACH |
|
Strategaeth Rheoli Trysorlys 2014/15 PDF 874 KB Cyflwyno’r Strategaeth Rheoli Trysorlys am 2014/15.(Adroddiad Hwyr) Cofnodion: Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried a’i gymeradwyo – adroddiad yn ymgorffori’r Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2014/15 yn cynnwys polisïau’r Awdurdod mewn perthynas â benthyca, buddsoddi a theilyngdod credyd.
Rhoes yr Uwch Gyfrifydd (Cynllunio Strategol) wybod i’r Aelodau am fân ddiweddariadau i Ddatganiad 2013/14 fel y cânt eu nodi ym mharagraff 3 yr adroddiad.
Rhoes yr Aelodau ystyriaeth i’r adroddiad a’r Datganiad a gwnaethpwyd y sylwadau isod –
• Byddai’n ddefnyddiol i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio, petai Swyddogion, i bwrpas hyfforddiant, yn gallu canolbwyntio ar agwedd benodol o’r Datganiad Rheoli Trysorlys. • Gofynnwyd am eglurhad o’r rhesymau pam nad oes dogfen ar Arferion Rheoli Trysorlys ar gael yn yr Awdurdod. • Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad ynghylch sefyllfa’r Cyngor o ran benthyca a mynegwyd pryder ynghylch effaith gronnol costau benthyca cynyddol. Dygwyd sylw ganddynt at yr anghysondeb rhwng dychweliad ar fuddsoddiad a’r llog a delir ar ddyledion y Cyngor, sefyllfa a oedd, yn eu barn nhw, yn anghynaladwy yn y tymor hir. Awgrymwyd y dylid mynegi i’r Pwyllgor Gwaith bryderon y Pwyllgor Archwilio ynghylch sefyllfa’r Cyngor o ran benthyciadau yn arbennig felly yng nghyd-destun yr hinsawdd ariannol heriol a’r penderfyniadau anodd y bydd rhaid eu gwneud o ganlyniad.
Ymatebodd y Swyddogion i’r materion a godwyd gan egluro ymhellach y dulliau a fabwysiedir gan yr Awdurdod o ran benthyca a buddsoddi. Cydnabu’r Aelod Portffolio ar gyfer Cyllid y pwyntiau a wnaed o ran benthyca a’r costau cysylltiedig yn enwedig gan fod dychweliadau ar fuddsoddiadau wedi bod yn wan ers peth amser. Awgrymodd y gellid efallai lliniaru’r sefyllfa i ryw raddau drwy fabwysiadu dull mwy strategol o ran rheoli asedau a gwneud gwell a challach defnydd o swyddfeydd y Cyngor drwy greu cyfleon i gael gwared ar asedau nad oes eu hangen mwyach gan greu cyfalaf a lleihau’r angen i fenthyca.
Penderfynwyd –
• Nodi cynnwys yr adroddiad. • Cymeradwyo’r Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Tysorlys am 2014/15 gan gynnwys y Dangosyddion Pwyllog a Thrysorlys fel yr oeddynt yn ymddangos yn Atodiad A y Datganiad. • Rhoi gwybod i’r Pwyllgor Gwaith/y Cyngor am bryderon y Pwyllgor Archwilio ynghylch cynaliadwyedd sefyllfa’r Awdurdod o ran benthyciadau/dyledion a chostau hynny yn y tymor hir.
CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) i gyfleu i’r Pwyllgor Gwaith/y Cyngor deimladau’r Pwyllgor hwn ynghylch sefyllfa’r Cyngor o ran benthyca. |
|
Archwilio Allanol - Diweddariad ar y Rhaglen Waith Perfformiad PDF 182 KB Derbyn diweddariad Archwilio Allanol ar y Rhaglen Waith Perfformiad. (Fersiwn Saesneg yn unig) Cofnodion:
Cyflwynwyd a nodwyd gan y Pwyllgor – ddiweddariad gan yr Archwilwyr Allanol ar statws gwaith perfformiad sydd wedi ei gynllunio a’r gwaith sy’n mynd rhagddo. |
|
Archwilio Allanol - Llythyr Asesiad Gwella 2 PDF 149 KB Derbyn Llythyr Asesiad Gwella 2. Cofnodion: Cyflwynwyd Llythyr Asesiad 2 SAC er gwybodaeth i’r Pwyllgor. Roedd y Llythyr yn nodi i ba raddau yr oedd yr Awdurdod wedi cydymffurfio gyda’i ddyletswyddau o ran cynllunio ac adrodd ar welliant yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009.
Roedd y Prif Weithredwr yn croesawu cywair cadarnhaol Llythyr 2 yr AG sy’n cadarnhau bod yr Awdurdod wedi cyflawni ei ddyletswyddau o ran cynllunio ac adrodd ynghylch gwelliant yn unol â’r Mesur ac nad oedd gan Archwiliwr Cyffredinol Cymru unrhyw gynigion neu argymhellion pellach ar gyfer gwelliant yn hyn o beth.
Awgrymodd Aelod o’r Pwyllgor y dylai cynnwys Llythyr 2 yr AG gael cyhoeddusrwydd ehangach fel tystiolaeth o welliant parhaus yr Awdurdod. Awgrymodd Mr Andy Bruce, SAC y byddai’r Pwyllgor efallai’n dymuno gohirio unrhyw gyhoeddusrwydd pellach hyd oni fydd yr Adroddiad Gwella Blynyddol wedi’i gyhoeddi sy’n dwyn ynghyd yr holl agweddau ar welliant tra bod Llythyr 2 yr AG yn canolbwyntio ar gydymffurfiaeth yn unig.
Yn dilyn trafodaeth, penderfynwyd cyhoeddi datganiad i’r wasg gyda rhagair gan y Cadeirydd i’r perwyl fod Llythyr 2 yr AG yn dangos fod Cyngor Sir Ynys Môn yn symud ymlaen ar y siwrnai wella. Roedd y Cynghorydd Jim Evans yn dymuno iddo gael ei nodi ei fod ef o blaid gohirio cyhoeddi’r datganiad hyd oni fydd yr Adroddiad Gwella Blynyddol wedi’i gyhoeddi.
Penderfynwyd nodi cynnwys Llythyr 2 yr AG.
CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Swyddog Cyfathrebu Corfforaethol i ymgynghori gyda’r Cadeirydd er mwyn cyhoeddi datganiadau’r wasg yn unol â’r uchod. |
|
Staff Asiantaeth Derbyn adroddiad ar lafar gan y Rheolwr Archwilio. Cofnodion: Dywedodd y Rheolwr Archwilio wrth y Pwyllgor fod trefniadau ar gyfer caffael staff asiantaeth, dros dro wrthi’n cael eu hystyried gyda golwg ar symud tuag at wasanaeth a reolir er mwyn sicrhau trefniadau gweithio mwy effeithlon. Yn unol â’r polisi newydd, byddai darparwr a reolir yn gyfrifol am y broses gaffael gan arwain at drefniadau llyfnach a mwy cost-effeithiol. Dywedodd y Swyddog fod pob gwasanaeth ar hyn o bryd yn rheoli eu trefniadau caffael eu hunain o ran staff asiantaeth sy’n golygu ei bod yn anoddach tracio’r gwariant cyffredinol ar staff asiantaeth ar draws y Cyngor. Fodd bynnag, mae rhai sefydliadau eraill yn gofyn am achosion busnes i gyfiawnhau caffael staff asiantaeth gyda’r achos busnes hwnnw wedyn yn cael ei awdurdodi ar y lefel uchaf.
Dywedodd Aelodau’r Pwyllgor eu bod yn awyddus i gael gwybodaeth am y costau sy’n gysylltiedig â chaffael/cyflogi staff asiantaeth, y nifer a gyflogir ar draws y Cyngor ynghyd â’r posibilrwydd y gall fod dyblygu.
Penderfynwyd nodi’r wybodaeth fel y cafodd ei chyflwyno.
CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Rheolwr Archwilio i ddarparu ar gyfer y Pwyllgor ddadansoddiad o nifer y staff asiantaeth/ contract/ hunangyflogedig sy’n cael eu cyflogi gan y Cyngor, y rhesymau am eu cyflogi a chostau hynny ynghyd â manylion am y dulliau eraill a ddefnyddir gan sefydliadau/cyrff eraill. |