Rhaglen, Penderfyniadau a Chofnodion.

Croesawodd y Cadeirydd bawb a oedd yn bresennol i'r cyfarfod rhithwir hwn o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

To receive any declaration of interest by any member or officer in respect of any item of business.

Ni wnaeth unrhyw un ddatgan diddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 23 Mehefin, 2021.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a  gynhaliwyd ar 23 Mehefin, 2021 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Cyflwyno adroddiad y Prif Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch.

Cyflwynwyd adroddiad y Prif Gynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol oedd yn nodi perfformiad yr Awdurdod o ran Iechyd a Diogelwch yn ystod y cyfnod rhwng 1 Ebrill, 2020 a 31 Mawrth, 2021 i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Dywedodd y Prif Gynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol fod yr adroddiad blynyddol yn cael ei gyflwyno ar ffurf a bennir gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) sydd wedi datblygu fframwaith a chanllawiau ar gyfer cynhyrchu adroddiadau perfformiad iechyd a diogelwch blynyddol. Ni fwriadwyd i'r fframwaith fod yn ddadansoddiad cynhwysfawr o iechyd a diogelwch ond dylai helpu i nodi ymrwymiad, gallu a chyfeiriad y broses rheoli iechyd a diogelwch galwedigaethol. Dyma brif bwyntiau’r adroddiad  –

·         Mae argyfwng Covid 19 wedi cael lle amlwg yn y gwaith a wnaed gan y Cyngor yn ystod 2020/21. Trwy ffurfio'r Tîm Ymateb Rheoli Argyfwng (EMRT) i oruchwylio'r ymateb corfforaethol i bandemig y Coronafeirws a'r holl weithgareddau a’r gwaith cysylltiedig wrth ymateb i’r pandemig, roedd yn bosibl gweithredu mesurau rheoli risg tynn i fynd i'r afael â'r risg iechyd.

·         Roedd cyflwyno cynlluniau ac asesiadau risg i'r EMRT cyn caniatáu i waith gael ei wneud yn sicrhau bod gwaith yn cael ei wneud mewn modd mor ddiogel â phosibl. Ni ddylid diystyru faint o waith a wnaed i sicrhau bod y Cyngor yn parhau i ddarparu gwasanaethau. Yn ystod y flwyddyn y cyfeiria'r adroddiad ati, datblygwyd fformatau asesu risg newydd, canllawiau newydd a chynlluniau gweithredu newydd i fynd i'r afael  â'r risg o Covid 19 fel yr esbonir yn fanylach yn adran 9 o'r adroddiad. Cafodd cyfanswm o 482 o  asesiadau risg ac adolygiadau eu cynnal yn ystod y flwyddyn a cheir dadansoddiad ohonynt yn Nhabl 15. Mae'r broses asesu risg yn broses barhaus, gydag asesiadau risg yn cael eu hadolygu’n gyson i sicrhau y datblygir asesiadau risg cyfredol a newydd.

·         Ni weithredwyd y Cynllun  Iechyd a  Diogelwch  Corfforaethol ar gyfer 2020/21 oherwydd yr angen i fynd i'r afael â'r gofynion uniongyrchol oedd yn deillio o argyfwng Covid 19. Mae'r rhan fwyaf o'r camau gweithredu o'r cynllun wedi'u hymgorffori yng nghynllun 2021/22 gan gydnabod y risgiau ychwanegol a’r gofynion o ran byw, gweithio a darparu gwasanaethau mewn byd Covid 19. Gwnaed rhai newidiadau i'r cynllun i gydnabod bod angen o bosibl ychwanegu materion a allai godi yn ystod yr argyfwng parhaus.

·         Mae'r adroddiad yn cynnwys cymharu data ar gyfer damweiniau a digwyddiadau a adroddwyd yn ystod 2020/21 a’r data ar gyfer digwyddiadau gweithwyr yn unig gyda'r un data ar gyfer 2018/19 a 2019/20. Ar gyfer y ddau gategori bu gostyngiad sylweddol yn nifer y digwyddiadau yn 2020/21 (gweler Tablau 1 i 6) o’i gymharu â’r ddwy flynedd flaenorol sy'n uniongyrchol gysylltiedig â'r gostyngiad yn nifer y gwasanaethau oedd yn gweithredu a’r ffaith bod llai o weithgareddau o dan gyfyngiadau Covid 19. Mae'r ffigurau'n dangos cynnydd mewn digwyddiadau ar gyfer ail a thrydydd chwarter y flwyddyn sy'n adlewyrchu'r cyfnodau pan ail-agorodd ysgolion sydd, yn y gorffennol, i gyfri am y nifer uchaf o ddigwyddiadau fesul gwasanaeth.

·         Cafodd y pandemig parhaus effaith  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys Adolygiad Rheoli'r Trysorlys ar gyfer 2020/21 i'r Pwyllgor ei ystyried. Paratoir yr adroddiad i gydymffurfio â'r rheoliadau a gyhoeddwyd o dan Ddeddf Llywodraeth Leol 2003 a gyda Chynllun Dirprwyo Rheoli Trysorlys y Cyngor ar gyfer 2020/21 ac mae'n un o driawd o adroddiadau rheoli trysorlys a gyhoeddir yn unol â'r gofynion adrodd sylfaenol ar gyfer 2020/21. Mae'r adroddiad yn rhoi trosolwg o weithgareddau benthyca a buddsoddi'r Cyngor yn ystod y flwyddyn ac yn amlygu perfformiad yn erbyn y Dangosyddion Darbodus a bennwyd gan y Cyngor.

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Adran 151 Swyddog at y prif bwyntiau hyn -

·         Y ffactorau allanol sydd wedi dylanwadu ar weithgarwch a phenderfyniadau rheoli'r trysorlys yn ystod y flwyddyn gan gynnwys symudiadau cyfradd llog, cyflwr economi'r DU a'r effaith sylweddol y mae pandemig Covid wedi'i chael arnynt yn ogystal â chwblhau’n rhannol broses drafod Brexit gyda'r cytundeb terfynol ar gytundeb masnach.

·         Y ffactorau mewnol sy'n pennu sefyllfa alldro rheoli'r trysorlys sy'n cynnwys y canlynol:

·         Gwariant cyfalaf a chyllido - mae'r tabl yn 3.1 yn dangos y gwariant cyfalaf gwirioneddol a sut y cafodd hyn ei ariannu. Roedd gwariant cyfalaf gwirioneddol y Gronfa Gyffredinol a ariannwyd drwy fenthyca yn sylweddol is na'r hyn a amcangyfrifwyd (£20m yn erbyn £39m a amcangyfrifwyd) oherwydd y tanwariant mawr ar y prosiectau cyfalaf a restrir yn 3.1 ac roedd llawer ohonynt wedi'u gohirio o ganlyniad i gyfyngiadau Covid 19.

·         Cronfeydd wrth gefn a balansau arian parod - mae balansau arian parod y Cyngor yn cynnwys adnoddau refeniw a chyfalaf a chyllid llif arian. Nodir adnoddau arian craidd y Cyngor yn nhabl 3.2 yr adroddiad ac maent yn cynnwys Cronfa wrth gefn cyffredinol Cronfa’r Cyngor; mae'r ffigurau cyn-archwilio dros dro yn dangos bod y Gronfa Gyffredinol wedi cynyddu o £7.060m ar 31 Mawrth, 2020 i £11.594m ar 31 Mawrth 2021. Cyfanswm darpariaethau a chronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio gan y Cyngor oedd £45.245m ar 31 Mawrth, 2021 (cynnydd ar y swm o £31.124 ar 31 Mawrth, 2020).

·         Benthyca gros a'r Gofyniad Cyllido Cyfalaf (GCC) - Mae'r GCC yn adlewyrchu cyfanswm angen sylfaenol y Cyngor i fenthyca i ariannu ei wariant cyfalaf ac mae'n fesur o sefyllfa’r Cyngor o ran dyledion. Mae'n deillio o weithgarwch cyfalaf y Cyngor  a'r adnoddau a ddefnyddir i dalu am y gwariant cyfalaf. Mae'n cynrychioli gwariant cyfalaf 2020/21 a ariennir drwy fenthyca a gwariant cyfalaf blynyddoedd blaenorol a ariannwyd gan fenthyciadau nad yw wedi'i dalu hyd yma gan refeniw neu adnoddau  eraill. Er mwyn sicrhau bod lefelau benthyca'n ddarbodus yn y tymor canolig ac y benthycir at ddibenion cyfalaf yn unig, fe ddylai’r Cyngor sicrhau nad yw ei fenthyca allanol gros, ac eithrio yn y tymor byr, yn uwch na chyfanswm y gofyniad cyllido cyfalaf yn y flwyddyn flaenorol ynghyd ag amcangyfrifon unrhyw ofynion cyllido cyfalaf ychwanegol ar gyfer y flwyddyn ariannol gyfredol a’r ddwy flynedd ariannol nesaf  Mae'r benthyca gros o £124.5m ar 31 Mawrth, 2021 yn llai na'r CCG ragwelir ar  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg sy’n cynnwys adroddiad Blynyddol Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2020/21 i'r Pwyllgor ei ystyried. Mae'r adroddiad yn cyflwyno'r gweithgaredd a gynhaliwyd yn 2020/21 i leihau'r risg o dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd o fewn y Cyngor, ac yn ei erbyn; mae'n amlygu rhai o'r meysydd risg twyll presennol a rhai sy'n dod i'r amlwg gan gynnwys y rhai sy'n gysylltiedig â phandemig Covid-19 ac yn dod i’r casgliad ynghylch effeithiolrwydd trefniadau'r Cyngor i leihau'r risg o dwyll.

Arweiniodd y Pennaeth Archwilio a Risg y Pwyllgor drwy'r adroddiad blynyddol gan gyfeirio at y canlynol -

·         Y wybodaeth gyd-destunol gan gynnwys y diffiniad o dwyll fel yr argymhellir gan Ganolfan Atal Twyll CIPFA a'r rhesymau pam fod mynd i'r afael â thwyll yn bwysig. Mae twyll yn fygythiad ariannol sylweddol i gynghorau a gall effeithio ar eu henw da ac arallgyfeirio cyllid oddi wrth wasanaethau cyhoeddus hanfodol gan danseilio ymddiriedaeth y cyhoedd, cynaliadwyedd ariannol ac effeithlonrwydd sefydliadol.  Yng Nghymru, roedd adroddiad diweddar yr Archwiliwr Cyffredinol (2019) yn tynnu sylw at y ffaith y gallai gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru fod yn colli hyd at £1 biliwn y flwyddyn o ganlyniad i dwyll.                           

·         Trefniadau Cymru gyfan ar gyfer atal twyll. Yn dilyn trosglwyddo ymchwilwyr twyll o Lywodraeth Leol i’r Adran Gwaith a Phensiynau yn 2014, nid oes gan y mwyafrif o gynghorau yng Nghymru, gan gynnwys Cyngor Sir Ynys Môn, adnodd atal twyll pwrpasol ar draws y cyngor mwyach, ac yn lle hynny dynodwyd y swyddogaeth atal twyll yn y Cyngor i’r gwasanaeth Archwilio Mewnol. Nid oes ychwaith unrhyw grŵp neu rwydwaith proffesiynol cyffredinol sy’n hyrwyddo atal twyll yn benodol mewn llywodraeth leol. Er mwyn llenwi’r bwlch, yng Ngogledd Cymru’n, ffurfiwyd is-grŵp o’r Bartneriaeth Archwilio Gogledd a Chanolbarth Cymru yn ddiweddar i rannu ac ysgogi arfer da mewn perthynas ag atal twyll.

·         Risgiau twyll cyfredol a rhai sy'n dod i'r amlwg. Adroddodd Cynghorau yn y DU fod oddeutu 47,000 o achosion o dwyll wedi cael eu canfod neu eu hatal yn 2019-20 gyda'r colledion mwyaf yn deillio o dwyll Treth y Cyngor (tua £35.9m) ac yna consesiwn parcio i'r anabl a thwyll ym maes tai. Y maes lle gwelir twyll cynyddol fwyaf yn y DU yw tenantiaeth tai, gydag amcangyfrif o £60.1m wedi'i golli yn 2019-20 o'i gymharu â £47.7m yn 2018-19. Mae Pennaeth Gwasanaethau Tai wedi asesu bod twyll tenantiaeth, yn gyffredinol, yn isel yn Ynys Môn. Fodd bynnag, cafodd erthygl codi ymwybyddiaeth ei chynnwys mewn cylchlythyr a ddosbarthwyd i bob tenant yn rhoi gwybod iddynt beth i'w wneud os oeddent yn amau unrhyw beth mewn eiddo cyfagos ac mae Swyddogion Rheoli Tai'r Gwasanaeth wedi dilyn hyfforddiant twyll tenantiaeth.

·         Gostyngiad person sengl y dreth gyngor (SPD) yw'r maes lle gwelir y twyll cynyddol mwyaf nesaf yn y DU, sydd â chynnydd amcangyfrifedig o £9.6m i werth amcangyfrifedig o £29.0m ar gyfer achosion a ganfuwyd/a ataliwyd yn 2018-19. Mae'r Cyngor yn defnyddio cwmni allanol i adolygu a dilysu ei hawliadau SPD o bryd i'w gilydd i  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg oedd yn diweddaru’r Pwyllgor ynglŷn ag Archwilio Mewnol ar 12 Gorffennaf 2021 i'w ystyried. Darparodd yr adroddiad crynodeb o'r archwiliadau a gwblhawyd a'r llwyth gwaith presennol ers yr adroddiad diwethaf i'r Pwyllgor ym mis Ebrill, 2021.

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg at y gwaith sicrwydd a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf i'r Pwyllgor fel yn Nhabl 3 yr adroddiad gyda'r pedwar adroddiad cyntaf (Parhad y Gwasanaeth TG – Gwe-rwydo; Sicrwydd ynghylch trefniadau Rheoli Argyfwng Covid 19; Nodi Anfonebau Dyblyg ac Adennill Taliadau Dyblyg, a Gwytnwch TG (Dilyn i fyny am y tro cyntaf)) i'r Pwyllgor ym mis Mai, 2021. Cyflwynir y tri adroddiad sy'n weddill (Cynllun Taliadau Arbennig y Gweithlu Gofal Cymdeithasol; Ymdopi â Digartrefedd ac Effeithiau Covid 19 a Rheoli Cronfeydd Answyddogol Ysgolion - Dilyn i fyny am y tro cyntaf) gyda’r agenda ar gyfer y cyfarfod heddiw ac mae pob un wedi arwain naill ai at farn Sicrwydd Sylweddol neu Resymol gyda dim ond un mater cymedrol wedi'i godi mewn cysylltiad â Rheoli Cronfeydd Answyddogol Ysgolion. Tynnodd sylw at gyfraniad staff y Gwasanaeth Addysg at ddatblygu'r materion a godwyd gan yr archwiliad o Reoli Cronfeydd Ysgolion Answyddogol ac at y ffaith eu bod wedi cymryd rhan lawn yn y gwaith, a chadarnhaodd fod pob ysgol ac eithrio un bellach wedi cael tystysgrif archwilio ar gyfer eu cronfeydd ysgol a bod yr olaf un ar y gweill. Dangosir y gwaith archwilio sy’n mynd rhagddo yn Nhabl 4 yr adroddiad a darperir trosolwg o'r camau gweithredu sy'n weddill gan y dangosfwrdd yn Atodiad 1 i'r adroddiad.

Wrth fyfyrio ar y wybodaeth a gyflwynwyd, holodd y Pwyllgor ynghylch y 35 o faterion/risgiau a oedd yn weddill a briodolwyd i'r Gwasanaeth Adnoddau sy'n ymddangos yn anghymesur â'r camau gweithredu sy'n weddill i wasanaethau eraill. Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg, gan fod rhan fawr o waith diweddar yr Archwiliad Mewnol wedi bod yn gysylltiedig ag agweddau o wasanaeth o fewn Adnoddau, ei bod yn fwy tebygol y bydd nifer uwch o faterion sy’n dal angen sylw ar gyfer y swyddogaeth Adnoddau; fodd bynnag, dim ond 7 o'r 35 mater yn y categori angen sylw sy'n hwyr ac nid yw'r gweddill wedi cyrraedd eu dyddiad gweithredu ac mae’r gwaith sy'n mynd rhagddo.  

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi darpariaeth sicrwydd yr Archwiliad Mewnol yn y dyfodol.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd adroddiad yr Archwiliad Allanol oedd yn nodi Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru mewn perthynas â Chyngor Sir Ynys Môn i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Dywedodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru fod yr adroddiad yn cyflwyno rhaglen waith ac amserlen Archwilio Cymru mewn perthynas ag Ynys Môn ac yn genedlaethol mewn fformat newydd ac mae’n cynnwys y gwaith sydd i'w wneud gan reoleiddwyr eraill. Mae hefyd yn cynnwys crynodeb o adroddiadau cenedlaethol cyhoeddedig ac arfaethedig Archwilio Cymru ac allbynnau eraill. Mae'r adroddiad yn cynrychioli un pwynt gwybodaeth ar gyfer gweithgareddau rheoleiddio o ran gwaith sydd yn yr arfaeth a gwaith a gwblhawyd ar lefel leol a chenedlaethol a chaiff ei baratoi bob chwarter a'i gyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sydd ar gael.

Penderfynwyd derbyn a nodi Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru - CSYM.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg sy'n cynnwys mân ddiwygiadau i'r Blaen Raglen Waith a gymeradwywyd ar gyfer 2021/22 oherwydd materion llwyth gwaith a/neu newidiadau deddfwriaethol i'w hystyried gan y Pwyllgor.

Penderfynwyd nodi'r mân ddiwygiadau i'r Blaen Raglen Waith a gymeradwywyd ar gyfer 2021/22.