Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Bu i Mr William Parry ddatgan diddordeb personol yn eitem 10 ar yr agenda gan ddweud y gallai rhai o'r cleientiaid yr ymdriniodd â nhw yn ei waith o ddydd i ddydd fod yn derbyn arian gan y Cyngor neu rywle arall.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Gorffennaf, 2022.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Gorffennaf, 2022 ac fe'u cadarnhawyd fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn nodi materion yn codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill, 2021 i 31 Mawrth, 2022 i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad yn cynnwys cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai lle nad yw'r achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion defnyddwyr Gwasanaethau Cymdeithasol ar wahân o dan y Polisi Gwasanaethau Cymdeithasol - Gweithdrefn Gwyno a Sylwadau ar gyfer Plant ac Oedolion sy'n cael eu hadrodd i'r Panel Gwella Gwasanaethau Cymdeithasol.

Mewn ymateb i bwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor ar gynnwys yr adroddiad, cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) /Swyddog Monitro –

·                fod patrwm a nifer y cwynion yn gyson ac yn dangos arwyddion o ddychwelyd i’r niferoedd cyn Covid, roedd y pandemig wedi effeithio'n sylweddol ar weithgaredd Cyngor dros gyfnod o ddwy flynedd.

·                    Eglurodd fod Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) yn ysgrifennu at   achwynwyr pan ystyrir nad yw eu cwynion yn cyrraedd y trothwy ar gyfer ymchwilio iddynt. Fel arfer mewn achosion o'r fath, mae'r OGCC yn fodlon gydag ymateb ffurfiol y Cyngor a’i ymchwiliad ei hun. Mae gwefannau'r OGCC a'r Cyngor yn egluro sut i wneud cwyn a beth mae’r Ombwdsmon yn gallu a ddim yn gallu edrych arno.

·                    O ran diffyg cyfathrebu, sy’n thema gyffredin ymysg y cwynion, a'r angen i atgoffa gwasanaethau o bwysigrwydd cyfathrebu amserol, o dan y trefniadau newydd gyda’r OGCC a fydd yn berthnasol i adroddiad flwyddyn nesaf, eglurodd y bydd yr un lefel o ddata a gesglir ar hyn o bryd ar gyfer cwynion yn cael ei chasglu a’i hadrodd ar wefan y Cyngor ac i OGCC mewn perthynas â mynegi pryder. Gallai hyn o bosibl olygu bod llif gwybodaeth fanylach a mwy cynhwysfawr ar gael a thrwy hynny fod mwy o gyfle i wasanaethau ddysgu. Cynigir newid mewn terminoleg hefyd sy'n cynnwys cyflwyno proses dri cham. Cam un fydd mynegi pryderon, cam dau fydd cwyno’n ffurfiol ac yng ngham 3 caiff y gŵyn ei huwchgyfeirio i OGCC. Y bwriad yw sicrhau eglurder a chael mwy o wybodaeth o'r broses. Caiff y newidiadau eu rhannu â gwasanaethau a bydd hyfforddiant yn cael ei ddarparu.

·                    Dywedodd er nad yw perfformiad y Cyngor o ran delio â chwynion yn cael ei feincnodi bellach yn erbyn perfformiad cynghorau eraill Cymru, pan oedd hynny’n digwydd roedd Cyngor Môn yn agos at frig y tabl perfformiad cenedlaethol o ran darparu gwasanaethau. Dywedodd OGCC a benodwyd o’r newydd mewn cyfarfod gyda Phrif Weithredwr y Cyngor ei fod yn fodlon â'r ffordd y mae'r Cyngor yn rheoli cwynion a'r nifer y mae'n eu derbyn ac ni chodwyd unrhyw faterion. Cyfeiriodd swyddog o Swyddfa OGCC a roddodd hyfforddiant ar gwynion i aelodau'r Pwyllgor hwn at y ffaith bod angen i’r data mynegi pryderon gael ei gyhoeddi dan drefniadau newydd OGCC. Bydd y Cyngor yn casglu ac yn adrodd ar y data yma'r flwyddyn nesaf.

·                    Fel mewn nifer o gynghorau eraill, dywedodd mai cwynion yn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Council Business)/Swyddog Monitro a oedd yn cynnwys y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) 2021/22 er mwyn i'r Pwyllgor ei ystyried. Ers 2006, mae OGCC wedi cyhoeddi adroddiad blynyddol ar y gwaith a wnaed gan ei swyddfa dros y deuddeg mis blaenorol. Mae OGCC hefyd yn cyhoeddi crynodeb blynyddol ar wahân o berfformiad ar gyfer pob cyngor trwy lythyr blynyddol ac yn gwneud ceisiadau penodol ynghylch adrodd y llythyr yn cynnwys ei gyflwyno i'r Pwyllgor Gwaith a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i helpu aelodau i graffu ar berfformiad y Cyngor a bod eu hadborth yn cael ei rannu gyda swyddfa'r OGCC.

Penderfynwyd –

·      Nodi a derbyn y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) 2021/22 heb sylw pellach.

·      Awdurdodi'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro i ysgrifennu at OGCC i gadarnhau bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi rhoi ystyriaeth ffurfiol i'w Llythyr Blynyddol ac i roi sicrwydd y bydd y Cyngor yn parhau i fonitro cwynion a thrwy hynny roi'r wybodaeth sydd ei hangen i Aelodau graffu ar berfformiad y Cyngor.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Datblygu Economaidd a Rheoleiddio.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Rheoleiddio a Datblygu Economaidd oedd yn cynnwys yr Adroddiad Blynyddol Iechyd a Diogelwch Corfforaethol ar gyfer 2021/22 i’r Pwyllgor ei ystyried.

Dywedodd y Prif Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol fod yr adroddiad yn ddatganiad o berfformiad iechyd a diogelwch y Cyngor yn ystod 2021/22 a bod Cynllun Gweithredu Iechyd a Diogelwch corfforaethol hefyd yn cael ei weithredu gan y Cyngor ar hyn o bryd. Mae'r dystiolaeth gafodd ei chynnwys gan yr adroddiad yn dangos bod y Cyngor yn darparu safonau priodol o ran iechyd a diogelwch.

Wrth ystyried yr adroddiad, fe wnaeth y Pwyllgor y pwyntiau canlynol –

·      Er eu bod yn croesawu'r wybodaeth ynglŷn â phresenoldeb mewn sesiynau hyfforddi, awgrymwyd y byddai'n fuddiol pe bai data Adroddiadau Blynyddol Iechyd a Diogelwch yn y dyfodol yn gallu cynnwys nifer y bobl sy'n bresennol fel canran o'r nifer y byddai disgwyl iddyn nhw fod yn bresennol a,

·      Byddai hefyd yn fuddiol pe bai'n haws dangos unrhyw dueddiadau, patrymau a/neu bwyntiau dysgu sy'n dod i'r amlwg o'r wybodaeth a gyflwynir e.e. yr atgyfeiriadau at HSE o dan ofynion RIDDOR yn adran 9 yr adroddiad.

Dywedodd y Prif Gynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol fod gwybodaeth a ddarparwyd gan Adnoddau Dynol a Hyfforddiant yn dangos bod pandemig Covid wedi effeithio ar hyfforddiant wyneb yn wyneb oherwydd y cyfyngiadau a oedd yn eu lle ar y pryd. Er bod cyrsiau hyfforddi ar gynnydd mae disgwyl y bydd cynnydd ym mhresenoldeb sesiynau hyfforddi yn cael ei adlewyrchu yn adroddiad blynyddol y flwyddyn nesaf. O ran RIDDOR, cadarnhaodd y Swyddog nad oedd yr HSE wedi cymryd unrhyw gamau dilynol mewn perthynas â'r digwyddiadau RIDDOR a adroddwyd. O ran bod unrhyw feysydd sy'n dod i'r amlwg sydd angen camau ataliol ychwanegol, dywedodd y Cynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol fod ffigyrau'n parhau i fod yn is na'r lefelau cyn Covid wrth i'r Cyngor barhau i ddod allan o'r pandemig; Er bod disgwyl i adroddiad y flwyddyn nesaf roi adlewyrchiad cywirach o'r sefyllfa iechyd a diogelwch, mae'n bosibl y bydd y pandemig wedi arwain at rai newidiadau arferion gan gynnwys ymwybyddiaeth gynyddol o iechyd a diogelwch.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad Iechyd a Diogelwch Corfforaethol ar gyfer 2021/22 a chymeradwyo'r argymhellion.

Camau a Argymhellir – Bod adroddiadau Blynyddol Iechyd a Diogelwch Corfforaethol yn y dyfodol yn cynnwys data am nifer y bobl y disgwylir iddynt fynychu sesiynau hyfforddi unigol yn ogystal â'r nifer sy'n mynychu mewn gwirionedd.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Adroddiad Blynyddol Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2021/22 i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r gweithgaredd a gynhaliwyd yn ystod 2021/22 i leihau'r risg o dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd o fewn ac yn erbyn y Cyngor, a thynnwyd sylw at rai o'r meysydd risg twyll presennol a rhai sy’n dod i’r amlwg, gan gynnwys y rhai hynny sy’n gysylltiedig â’r pandemig Covid-19.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ar gynnwys yr adroddiad, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg –

·                Er bod y Cyngor wedi ymrwymo i atal a nodi twyll a bod ganddo bolisïau a gweithdrefnau yn eu lle i'w helpu i wneud hynny, nid yw'n bosibl rhoi sicrwydd llwyr ar draws holl weithgareddau'r Cyngor nad yw twyll yn digwydd. Mae cynghorau mewn perygl cyson o dwyll ac ni waeth beth yw'r mesurau atal, bydd nifer o gynghorau ar ryw adeg yn delio â cholledion oherwydd twyll. Dylai'r Cyngor barhau i wella ymwybyddiaeth twyll ymhlith staff gan sicrhau bod pob aelod o staff yn cwblhau'r hyfforddiant priodol.

·                O ran defnyddio technoleg i fynd i'r afael â thwyll, mae'r Cyngor yn cymryd rhan mewn ymarfer paru data gyda'r Fenter Twyll Genedlaethol lle mae cofnodion yn cael eu cymharu i nodi hawliadau a thaliadau a allai fod yn dwyllodrus. O ran yswiriant dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth(Adnoddau)/Adran 151 fod y Cyngor yn cyflogi cwmni allanol sy'n rhannu gwybodaeth ar draws y sector sy'n golygu bod hawliadau amheus neu reolaidd yn cael eu nodi.

·                Er bod y tîm archwilio allanol, wrth archwilio datganiadau ariannol y Cyngor, yn asesu'r risg o ddiystyru dulliau rheoli posibl gan reolwyr, prif ddull y Cyngor o atal twyll yw ei system rheoli mewnol.

·                Y Gostyngiad yn y Dreth Gyngor i Berson Sengl yw'r prif faes risg o ran twyll i'r Cyngor. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y Cyngor yn gweithio â chwmni allanol i wirio eiddo o bryd i'w gilydd lle mae Gostyngiad i Berson Sengl yn berthnasol yn erbyn cronfeydd data eraill i nodi unrhyw anghysonderau a/neu wallau. Pan geir anghysonderau o'r fath, bydd y sawl sy’n hawlio’r Gostyngiad i Berson Sengl yn cael gwybod bod y gostyngiad yn cael ei ganslo oni bai eu bod yn gallu darparu tystiolaeth eu bod yn byw ar eu pennau eu hunain.

Nododd y Pwyllgor fod y diffyg data rhanbarthol a lleol cyfredol am lefel y twyll a’r prif sectorau y mae'n digwydd ynddynt yn annigonol.

Penderfynwyd derbyn Adroddiad Blynyddol Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2021 a nodi'r gweithgaredd a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn i leihau'r risg o dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd o fewn y Cyngor, ac yn ei erbyn.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 oedd yn cynnwys adolygiad o weithgaredd rheoli'r Trysorlys yn 2021/22 i’r Pwyllgor ei ystyried.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Adran 151 grynodeb o’r prif ganlyniadau am flwyddyn ariannol 2021/22 gan gyfeirio at y canlynol –

·      Ffactorau allanol gan gynnwys y cyd-destun economaidd, perfformiad cyfraddau llog ac effaith Covd-19.

·      Ffactorau mewnol gan gynnwys perfformiad gwariant cyfalaf, yr effaith ar y cronfeydd wrth gefn a balansau arian parod, archwaeth risg o ran buddsoddiadau, y benthyciadau a gymerwyd gan y Cyngor a’r effaith ar y Gofyniad Cyllido Cyfalaf (GCC).

·      Strategaeth Rheoli'r Trysorlys yn 2021/22

·      Rheoli'r Trysorlys drwy Ddangosyddion Darbodus a sut y cânt eu rheoli

·      Cymharu Dangosyddion Darbnodus gwirioneddol gyda'r rhagolygon ar ddechrau'r flwyddyn

·      Y rhagolygon ar gyfer 2022/23 a thu hwnt.

Wrth ystyried yr adroddiad bu'r Pwyllgor yn trafod gwariant cyfalaf a'r tanwariant ar y gyllideb gyfalaf; eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) y ffactorau perthnasol - y prif un oedd y tanwariant sylweddol ar y Cyfrif Refeniw Tai oherwydd y rhesymau a amlinellwyd. Mewn ymateb i gwestiwn am gynnal pŵer prynu'r Cyngor, eglurodd sut y gall sefyllfa contractau'r Cyngor yn enwedig ei gontractau refeniw mwyaf weithio o blaid y Cyngor i'w ddiogelu rhag chwyddiant ond dim ond os yw'r elfen chwyddiant yn fyr dymor gan fod y rhan fwyaf o'r contractau’n cael eu hadolygu'n flynyddol. Os yw chwyddiant yn parhau'n uchel pan fydd contractau'n cael eu hadolygu a/neu eu hadnewyddu, yna bydd y Cyngor yn wynebu prisiau uwch. O ran cynyddu enillion drwy fuddsoddiad, dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) gan fod cyfraddau llog ar i fyny, mae'n debygol y bydd mwy o gyfleoedd i gynyddu elw ar fuddsoddiadau eleni a bydd yr incwm ychwanegol yn gymorth i wrthbwyso prisiau cynyddol.

Penderfynwyd –

• Nodi y bydd y ffigyrau alldro yn yr adroddiad hwn yn parhau i fod yn rhai dros dro nes bod yr archwiliad o Ddatganiad Cyfrifon 2021/22 wedi’i gwblhau a’i lofnodi; adroddir fel sy’n briodol ar unrhyw addasiadau sylweddol sy’n deillio o’r ffigyrau a gynhwysir yn yr adroddiad hwn;
• Nodi’r dangosyddion darbodus a thrysorlys dros dro ar gyfer 2021/22 yn yr adroddiad hwn;
• Ystyried yr adroddiad rheoli trysorlys blynyddol ar gyfer 2021/22 a’i gyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Gwaith gydag unrhyw sylwadau.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg gyda diweddariad ar 31 Awst, 2022 ar yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad blaenorol i'r Pwyllgor ym mis Mehefin, 2022 i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi llwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canolig wrth symud ymlaen. Rhoddwyd copïau o'r pedwar darn o waith sicrwydd i aelodau'r Pwyllgor a gwblhawyd yn y cyfnod mewn perthynas â Rheoli'r Risg o Dwyll a Llygredd wrth Gaffael (Sicrwydd Rhesymol); Taliadau Uniongyrchol (Sicrwydd Rhesymol) a Pharhad Gwasanaeth TG (Gwe-rwydo) - Dilyniant Cyntaf (Sicrwydd Rhesymol) a Rheoli Gwendid TG (Sicrwydd Cyfyngedig) ar wahân.

Bu'r Pwyllgor yn trafod yr Adolygiad Sicrwydd Cyfyngedig mewn cysylltiad â Rheoli Gwendid TG a chododd gwestiynau am yr amserlen ar gyfer mudo dyfeisiau i Microsoft Endpoint/Azure a fyddai'n mynd i'r afael â rhai o'r materion a godwyd gan yr adolygiad. Dywedodd y Pwyllgor fod y ffaith bod cynnydd yn araf a bod risgiau sylweddol yn bodoli yn y cyfamser yn destun pryder.

Esboniodd Rheolwr Tîm TG y materion sy'n gysylltiedig â'r broses fudo a chadarnhaodd fod y dyddiad cau ar 30 Medi, 2023 ar gyfer y dasg yn adlewyrchu amserlen y credir sy’n gywir ar gyfer cwblhau'r gwaith. Er bod disgwyl y bydd y rhan fwyaf o'r gwaith yn cael ei gwblhau cyn y dyddiad cau mae rhai meysydd busnes lle mae hen raglenni meddalwedd o hyd sy'n dibynnu ar ddulliau defnyddio hanesyddol na ellir eu hefelychu. Er y gallai'r dyddiad gweithredu fod yn hirach o dan yr amgylchiadau hynny, mae'n berthnasol i ganran fach o ddefnyddwyr lle mae angen cwblhau’r gwaith o uwchraddio meddalwedd neu waith mudo. Mae gwaith yn parhau gyda'r meysydd busnes a'r cyflenwyr hynny i nodi atebion yn ogystal â sefydlu pa gyfradd trosi y gellir ei chyflawni pan fydd cynllun strwythuredig yn ei le. Hefyd gwnaed trefniadau i sicrhau bod newidiadau'n cael eu cofnodi'n ffurfiol a byddant yn cynnwys proses ddigidol sy’n tynnu sylw at newidiadau ar sail risg. Bydd unrhyw newid sy'n cael ei gategoreiddio fel un sylweddol gyda risg i systemau craidd yn cael ei gyfeirio at fwrdd newid o fewn yr adran TG.

Sicrhawyd y Pwyllgor hefyd yng nghyd-destun adolygiad Dilyniant Cyntaf y Gwasanaeth TGCh (Gwe-rwydo) fod hyfforddiant ymwybyddiaeth seiber yn cael ei ddiweddaru er mwyn cadw i fyny gydag ymosodiadau seiber cynyddol soffistigedig, a bod y cwrs hyfforddi presennol yn y broses o gael ei addasu ac y bydd angen i staff ddangos eu dysgu drwy gwis a fydd yn darparu gwybodaeth ynghylch cyfraddau pasio a throthwyon. Mae rhaglen hyfforddi newydd hefyd yn cael ei chaffael i wella ymwybyddiaeth a chydnabyddiaeth o ymosodiadau gwe-rwydo.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi lefel sicrwydd a blaenoriaethau Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.

Camau a argymhellir - bod y Pwyllgor yn cael ei ddiweddaru yn ei gyfarfod ym mis Chwefror, 2023, ar y cynnydd a wneir i weithredu'r Cynllun Gweithredu Rheoli Gwendid TG.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi diweddariad ar statws materion/risgiau sydd angen sylw a godwyd gan Archwilio Mewnol i'w hystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad a rhoddodd drosolwg o'i gynnwys.

Penderfynwyd –

• Nodi cynnydd y Cyngor wrth fynd i'r afael â'r Materion/Risgiau Archwilio Mewnol sydd angen sylw.
• Cefnogi’r cynnig fod perchnogion gweithredoedd sylweddol neu ambr, nad ydynt wedi cael eu datrys 12 mis ar ôl i’r dyddiad targed gwreiddiol fynd heibio, yn cael eu gwahodd i fynychu cyfarfod o’r Pwyllgor er mwyn rhoi gwybodaeth am y rheswm dros unrhyw oedi wrth fynd i’r afael â’r mater/risg.

·                    Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

·                    Cyflwyno adroddiad Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol.

·                     Cyflwynwyd adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru ar Daliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yn edrych ar sut mae awdurdodau lleol yng Nghymru’n darparu gwasanaethau taliadau uniongyrchol i oedolion, gan ystyried eu heffaith a'u gwerth am arian. Gwneir deg argymhelliad i wella

·                Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol, a oedd yn nodi ymateb y Gwasanaethau Cymdeithasol i adroddiad yr Archwilydd Cyffredinol i’r Pwyllgor ei ystyried a chael sicrwydd. Roedd yr ymateb ar sail Cynllun Gweithredu oedd yn mynd i'r afael â phob un o argymhellion adroddiad yr Archwilydd Cyffredinol yn unigol.

Cadarnhaodd Pennaeth Gwasanaethau Oedolion fod y Gwasanaeth yn cydnabod manteision Taliadau Uniongyrchol wrth ddarparu dewis, amrywiaeth a chyfle i ddefnyddwyr gwasanaeth ac o ran cynnig hyblygrwydd o ran pwy maent yn dewis eu cyflogi ac ar gyfer pa dasg y maent yn eu cyflogi.  Mae Swyddog penodol wedi'i gyflogi i annog pobl i fanteisio ar y cynllun ac mae 239 wedi gwneud hyd yn hyn. Ers cyhoeddi adroddiad yr Archwilydd Cyffredinol, mae Ynys Môn wedi cynyddu ei gyfradd cymorth personol bob awr i £13.10 sy’n is na'r gyfradd y byddai'n ei thalu pe bai’r gwasanaeth yn cael ei gomisiynu’n allanol sy'n golygu, yn ogystal â bod yn fanteisiol i'r unigolyn, bod y cynllun Taliadau Uniongyrchol hefyd yn gost-effeithiol i'r Awdurdod. Yn ddiweddar, adolygwyd polisi Taliadau Uniongyrchol, y canllawiau a’r wefan gyda'r bwriad o sicrhau bod Taliadau Uniongyrchol yn cael eu cynnig fel opsiwn ochr yn ochr â dewisiadau eraill ac nid yn unig pan nad yw dewisiadau eraill ar gael.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor am y cynllun Taliadau Uniongyrchol a sut mae'n gweithio, cadarnhaodd Pennaeth Gwasanaethau Oedolion fod cyfradd yr awr ar Ynys Môn tua’r canol o gymharu ag awdurdodau lleol eraill Cymru. Dywedodd y Swyddog fod sefydliad trydydd sector - Cyngor ac Eiriolaeth Gogledd Cymru wedi ei gomisiynu i ddarparu cymorth ac arweiniad i ddefnyddwyr gwasanaeth wrth weinyddu Taliadau Uniongyrchol ac eglurodd beth mae hyn yn ei olygu. Er y bydd unigolion o bosibl am weinyddu'r taliadau eu hunain maent yn cael eu hannog i wneud hynny drwy Gyngor ac Eiriolaeth Gogledd Cymru gan fod hyn yn cynnig mesurau diogelu ac elfen o ddiogelwch. Er y credir bod potensial i ymestyn y cynllun Taliadau Uniongyrchol ymhellach rhagwelir y bydd y nifer sy'n manteisio ar y cynllun yn lleihau yn y pen draw gan nad yw'r cynllun yn addas i bob cleient.

Penderfynwyd –

·                Nodi adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru mewn perthynas â Thaliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion.

·                Cydnabod ymateb y Gwasanaethau Cymdeithasol i adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru sy'n deillio o'i astudiaeth genedlaethol o Daliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion a

·                Chadarnhau bod y Pwyllgor yn cael sicrwydd drwy ymateb y Gwasanaeth ar sail y Cynllun Gweithredu i'r astudiaeth genedlaethol o Daliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru ar ei Raglen Waith a’r Amserlen ar 30 Mehefin, 2022 er gwybodaeth i’r Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn rhoi diweddariad ar gynnydd a statws gwaith archwilio ariannol a pherfformiad Archwilio Cymru a oedd yn cynnwys astudiaethau wedi'u cynllunio a'u cyhoeddi ac yn cynnwys gwaith Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru.

Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch archwilio'r datganiadau ariannol a ph’un ai y gallai fod unrhyw faterion a allai ohirio’r gwaith o gwblhau'r archwiliad erbyn y dyddiad cau ar ddiwedd mis Tachwedd, cadarnhaodd Ms Yvonne Thomas, Arweinydd Archwilio Cymru, fod yr archwiliad yn parhau a bod rhan sylweddol o'r gwaith wedi ei gwblhau. Er nad oes unrhyw faterion wedi'u nodi hyd yma mae rhai gwelliannau wedi'u hamlygu; unwaith y daw'r cyfrifon diwygiedig i law Archwilio Cymru ynghyd â’r wybodaeth brisio y mae'r Cyngor yn ei darparu - deallir bod hynny ar fin digwydd - ni ddylai’r gwaith o gwblhau'r archwiliad gael ei ohirio. Fodd bynnag, mae mater posibl wedi codi mewn perthynas â thrin asedau isadeiledd a sut mae'r rhain yn cael eu harchwilio – disgwylir am ganllawiau pellach a chadarnhad ynghylch y sefyllfa derfynol ar y mater hwn.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Gweithredu (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 er y cytunwyd ag Archwilio Cymru i flaenoriaethu’r meysydd hynny o'r cyfrifon y gellir eu harchwilio, mae dau fater sy'n effeithio ar bob cyngor yng Nghymru a'r rhan fwyaf yn Lloegr sy'n ymwneud â –

·                     Phrisio eiddo, peiriannau ac offer. Gan fod prisiau eiddo ar gynnydd a gan nad yw pob eiddo'n cael ei brisio'n flynyddol, mae pryderon wedi'u lleisio y gallai gwerth eiddo felly gael ei dan ddatgan ar fantolenni’r awdurdod lleol. Mae'r Cyngor yn gorfod gwneud gwaith pellach i ddangos nad yw gwerth ei eiddo yn cael ei dan ddatgan neu os ydyw, o faint. Tra bod trafodaethau rhwng Archwilio Cymru a CIPFA ynglŷn â sut y gall cynghorau ddangos hyn wedi achosi rhywfaint o oedi, mae Ynys Môn wedi penderfynu cynnal prisiad bwrdd gwaith sydd yn y broses o gael ei gwblhau ac yn dilyn hynny bydd yr wybodaeth yn cael ei chyflwyno i'r archwilwyr.

·                     Trin asedau isadeiledd sy'n cynnwys ffyrdd a phontydd. Yn hanesyddol mae'r rhain wedi cael eu prisio ar y fantolen yn ôl y gwariant arnynt a chânt eu dibrisio dros amser. Mae mater wedi ei godi mewn perthynas â sut mae cynghorau'n dangos, pan fydd rhan o ased isadeiledd yn cael ei newid fod gwerth yr ased gwreiddiol wedi ei ddibrisio i sero yn y cyfrifon. Er mai dyna'r dybiaeth, gofynnir i gynghorau ddarparu tystiolaeth ategol sef gwybodaeth nad yw llawer o gynghorau yn ei chadw gan nad ydynt yn cofnodi gwariant/gwerth asedau fel hyn.

Mae trafodaethau rhwng y cyrff cyfrifo perthnasol i ddod o hyd i ffordd ymlaen o ran cyfrifon 2021/22 (ac yn achos rhai awdurdodau lleol yn Lloegr o ran cyfrifon 2020/21 lle mae hyn yn parhau i fod yn fater sydd angen sylw ac yn atal eu cadarnhau) yn parhau a gallai hyn ohirio’r gwaith o gwblhau’r broses  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 11.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Blaenraglen Waith a Rhaglen Hyfforddi y Pwyllgor ar gyfer 2022/23 i'r Pwyllgor ei ystyried.

Pwysleisiodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad yw'r Rhaglen Waith fel y'i cyflwynwyd yn adlewyrchu cyfarfod ychwanegol ar 23 Tachwedd 2022 i ystyried y Datganiad Llywodraethu Blynyddol Terfynol ar gyfer 2021/22 a Datganiad Terfynol y Cyfrifon  2021/22.

Penderfynwyd derbyn y Blaenraglen Waith fel un sy’n cyflawni cyfrifoldebau'r Pwyllgor yn unol â'r cylch gorchwyl gan ychwanegu cyfarfod 23 Tachwedd, 2022.

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:-

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

Ystyriwyd a phenderfynwyd -

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gallai ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeedig.”

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol Seiberddiogelwch 2022 i’r Pwyllgor ei ystyried.

Roedd yr adroddiad yn rhoi amlinelliad cyffredinol o’r bygythiadau seibr cyffredin sy'n wynebu'r Cyngor ynghyd â rhai o'r mesurau rheoli lliniarol a'r mesurau rheoli gweithredol a sefydlwyd gan y Cyngor i ganfod ac atal gweithgarwch maleisus. Cafodd y Pwyllgor wybod bod yr Adran TG wedi bod yn gweithredu technolegau newydd i helpu i ganfod gwendidau a digwyddiadau ymwthiol yn gynnar. Mae polisïau a gweithdrefnau hefyd wedi bod yn cael eu diweddaru yn ystod 2021/22. Bydd hyn yn helpu i gryfhau'r broses ymchwiliol wrth ymateb i ddigwyddiadau yn ogystal â'r Polisi Ymateb i Ddigwyddiadau newydd.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad fel un sy’n rhoi sicrwydd fod gan y Cyngor  fesurau rhesymol yn eu lle i reoli bygythiadau seibr i lefel derbyniol.

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:-

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

Ystyriwyd a phenderfynwyd -

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gallai ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys y Gofrestr Risg Strategol i'r Pwyllgor ei ystyried. Dywedwyd wrth y Pwyllgor nad oes unrhyw risgiau newydd wedi'u nodi ac nad oes unrhyw risgiau wedi'u cau ers i'r gofrestr risg strategol gael ei chyflwyno ddiwethaf i'r Pwyllgor. Tynnodd yr adroddiad sylw at dri risg lle gwnaed newidiadau o ran tebygolrwydd ac effaith yn dilyn adolygiad gan y Tîm Arweinyddiaeth Strategol gyda lefel y risg wedi'i diwygio yn unol â ffactorau yn yr amgylchedd economaidd a chadernid mesurau lliniaru presennol. Nododd yr adroddiad hefyd y prif risgiau strategol gweddilliol (coch/critigol) i'r Cyngor.

Bu'r Pwyllgor yn trafod y saith perygl gweddilliol coch/ critigol ar y Gofrestr Risg a mynegwyd peth bryder. Gofynnwyd a oedd y risgiau hyn yn gofyn am reolaeth neu gamau ychwanegol i ostwng y sgôr neu a oedd y sgôr wedi'i gosod yn uwch nag y dylai fod. Cafodd y Pwyllgor wybod bod yr holl risgiau ar y Gofrestr Risg wedi cael eu hasesu gan y Tîm Arweinyddiaeth yn erbyn y matrics sgorio risg sy'n gosod archwaeth risg y Cyngor. Er y gellir grwpio'r saith risg gweddilliol coch/critigol yn dair thema hanfodol sy'n cwmpasu'r economi, technoleg gwybodaeth ac asedau ffisegol, mae'n haws at ddibenion Archwilio Mewnol os ydynt yn cael eu nodi ar wahân.

Roedd y Pwyllgor yn derbyn y bydd rhai o'r risgiau gweddilliol coch/critigol yn eu hanfod wastad yn bodoli - gan eu bod yn gysylltiedig â phobl, asedau, technoleg gwybodaeth a'r economi ehangach maent yn rhan barhaol o fusnes y Cyngor a gweithrediadau o ddydd i ddydd. Mae’n bosibl y bydd yn rhaid i'r Cyngor fyw gyda'r risgiau hyn ond trwy eu nodi, eu hasesu a'u monitro'n rheolaidd, gellir eu rheoli i lefel dderbyniol.

(Gan fod y cyfarfod bellach wedi bod ar y gweill ers tair awr, yn unol â gofynion para. 4.1.10 o'r Cyfansoddiad gofynnodd y Cadeirydd i'r Aelodau oedd yn bresennol a oedden nhw'n dymuno i'r cyfarfod barhau. Pleidleisiodd mwyafrif o'r Aelodau hynny oedd yn bresennol o blaid parhau â’r cyfarfod).

Penderfynwyd nodi'r gwelliannau a wnaed mewn perthynas â'r Gofrestr Risg Strategol a chael sicrwydd bod y Tîm Arweinyddiaeth wedi cydnabod ac yn rheoli'r risgiau i gyflawni blaenoriaethau'r Cyngor.