Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 29 Mehefin, 2023.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a

gynhaliwyd ar 29 Mehefin 2023 a'u cadarnhau fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru a oedd yn cynnwys y cynllun archwilio manwl ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn ar gyfer blwyddyn archwilio 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd y Cynllun yn amlinellu'r gwaith y bwriedir ei wneud mewn perthynas â'r archwiliad ariannol, y rhaglen archwilio perfformiad ar gyfer y flwyddyn ynghyd â rhaglen gwaith ardystio grantiau a ffioedd ac amserlen adrodd archwilio. Cyflwynwyd y ddogfen fel fersiwn ddrafft tra bod trafodaethau pellach â’r corff a archwilir ac a arolygir yn yr arfaeth.

Cyflwynodd Mr Derwyn Owen, Cyfarwyddwr Ymgysylltu ac Archwilio Cymru yr adroddiad a rhoddodd drosolwg o'r cynnwys. Ers cyflwyno'r cynllun archwilio amlinellol i'r Pwyllgor ym mis Mehefin, 2023 mae'r gwaith asesu risg manylach mewn perthynas â'r cyfrifon wedi'i wneud. Gan gofio nad yw'r archwilwyr yn ceisio cael sicrwydd llwyr ynghylch gwirionedd a thegwch y datganiadau ariannol a'r nodiadau cysylltiedig ond yn hytrach yn mabwysiadu cysyniad o berthnasedd, mae lefel y perthnasedd ar gyfer archwiliad 2022/23 o’r datganiadau ariannol wedi'i phennu ar £2.845m. Mae'r gwaith cynllunio archwilio ac asesu risg hyd yma wedi nodi'r risg o wrthwneud gan y rheolwyr fel y risg mwyaf sylweddol i’r datganiadau ariannol yn unol ag Arddangosyn 1 o'r cynllun. Mae'r risg hon yn bresennol ym mhob endid ac nid yw'n unigryw i Ynys Môn. Ni nodwyd unrhyw risgiau sylweddol sy'n benodol i gyfrifon Cyngor Sir Ynys Môn yn ystod y cam cynllunio. Mae Arddangosyn 2 yn amlinellu'r meysydd eraill y mae’r gwaith archwilio yn canolbwyntio arnynt ynghyd ag ymateb arfaethedig yr archwilwyr, mae'r rhain yn ymwneud â phrisio tir ac adeiladau, prisiad rhwymedigaeth net cronfa bensiwn, gwarged cynllun pensiwn a materion a adroddwyd yn adroddiad archwilio cyfrifon 2021/22 a sut y deliwyd â’r rhain rhag iddynt ddigwydd eto. Nid yw'r tîm archwilio wedi gorffen pob maes o'r asesiad risg eto ac os bydd unrhyw risgiau ariannol sylweddol pellach yn codi ar ôl cwblhau'r gwaith hwn, bydd y Swyddog Adran 151 yn cael ei ddiweddaru yn ogystal â'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio drwy ei Gadeirydd. Bydd y Cynllun Archwilio manwl yn cael ei ailgyhoeddi os bydd angen. Mae rhaglen y gwaith archwilio perfformiad arfaethedig yn parhau heb unrhyw newid i'r hyn a nodir yn y Cynllun Archwilio amlinellol ym mis Mehefin. Disgwylir i Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol 2022/23 gael ei gwblhau a'i gyflwyno erbyn mis Tachwedd 2023. Nodir y ffi archwilio arfaethedig yn Arddangosyn 5 y cynllun. Mae cyfraddau ffioedd ar gyfer 2023/24 wedi cynyddu 4.8% ar gyfer pwysau chwyddiant ac mae'r ffi archwilio ariannol yn adlewyrchu cynnydd pellach o 10% ar gyfer effaith safon archwilio ddiwygiedig Safon Ryngwladol ar Archwilio 315 ar y dull archwilio ariannol. Mae hyn yn unol â safonau'r diwydiant yn genedlaethol yn y sectorau preifat a chyhoeddus. Bydd unrhyw ffioedd nad ydynt yn angenrheidiol/heb eu defnyddio yn cael eu had-dalu.

Wrth ystyried cynnwys y Cynllun, pwysleisiodd y Pwyllgor y canlynol –

·      Anghysondeb rhwng fersiynau Cymraeg a Saesneg y Cynllun gyda’r atodlen ffioedd archwilio heb ei chynnwys yn y fersiwn Gymraeg.

·      Y costau archwilio cynyddol, yn benodol natur y gofynion  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad. Er mwyn dangos llywodraethu da mae'n rhaid i'r Cyngor ddangos ei fod yn cydymffurfio â'r egwyddorion craidd (ac ategol) sydd yn y Fframwaith ‘Framework for Delivering Good Governance in Local Government’ CIPFA / Solace. Paratowyd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft yn unol â'r egwyddorion hynny. Mae'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2022/23 wedi'i symleiddio o ran ffurf a chynnwys yn dilyn cyflwyno'r Cod Llywodraethu Lleol i'r Pwyllgor ym mis Rhagfyr, 2022. Mae'r Datganiad yn amlinellu cwmpas cyfrifoldeb a disgwyliadau'r Cyngor ynghylch sut mae'n gweithredu ei fusnes, y Fframwaith Llywodraethu a'r elfennau ynddo, sut y caiff effeithiolrwydd y fframwaith llywodraethu ei werthuso ac asesu perfformiad yn erbyn yr egwyddorion craidd a sicrhawyd, ynghyd â diweddariad o ran cynnydd ar faterion a nodwyd yn Natganiad y llynedd. Er na nodwyd unrhyw faterion llywodraethu sylweddol ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2023, tynnodd y broses asesu sylw at nifer o faterion llywodraethu a fydd yn cael sylw yn 2023/24 ac mae’r rhain wedi eu nodi yn y Datganiad. Mae'r Datganiad yn ceisio rhoi sicrwydd ynghylch trefniadau'r Cyngor ar gyfer llywodraethu ei faterion gan gynnwys ei allu i nodi cyfleoedd i wella’r drefn lywodraethu ymhellach a rheoli risg ac adnoddau. Mae'r Datganiad wedi bod trwy broses fewnol ar ôl cael ei ystyried gan y Tîm Arweinyddiaeth a’r Pennaeth Archwilio a Risg.

Wrth ystyried y Datganiad Llywodraethu Blynyddol cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol –

·      Ystyr "sylweddol" fel y mae'n berthnasol yng nghyd-destun dim materion llywodraethu sylweddol wedi'u nodi am y flwyddyn yn diweddu 31 Mawrth 2023.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor y byddai mater sylweddol mewn perthynas â'r Datganiad Llywodraethu yn fater sy'n effeithio ar allu'r Cyngor i gyflawni ei ddyletswyddau statudol ac i gyflawni'r amcanion strategol fel y nodir yng Nghynllun y Cyngor ar gyfer 2023-28. Nid oes unrhyw fater o'r fath wedi codi fel y gwelir yn yr adroddiadau diweddaru rheolaidd a'r adroddiadau adolygu rheoleiddiol a gyflwynwyd i'r Pwyllgor yn ystod y flwyddyn. Yn ogystal â hyn, ni chanfu adroddiad blynyddol y Pennaeth Archwilio a Risg sy’n nodi barn archwilio ffurfiol y prif weithredwr archwilio ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2023 unrhyw feysydd o bryder corfforaethol sylweddol.

·      Y ffyrdd y gellid gwella'r cerdyn sgorio corfforaethol fel adnodd rheoli perfformiad effeithiol ymhellach a ph’un ai y dylid ehangu'r broses ar gyfer adolygu'r dangosyddion i'w cynnwys ar y cerdyn sgorio i gynnwys aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio er mwyn cael persbectif ychwanegol.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod y Cerdyn Sgorio Corfforaethol yn y broses o gael ei adolygu i sicrhau ei fod yn cyd-fynd â Chynllun y Cyngor sydd newydd ei gymeradwyo ar gyfer 2023-28. Mae fframwaith llywodraethu'r Cyngor y mae'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol yn elfen ohono yn cael ei adolygu a'i fireinio'n flynyddol i  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys Datganiad drafft o'r Cyfrifon ar gyfer 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Nodwyd nad yw'r ffigurau yn yr adroddiad wedi’u harchwilio ac felly efallai y byddant yn newid.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151. Llofnodwyd y cyfrifon drafft gan Swyddog Ariannol Cyfrifol y Cyngor h.y. y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 ar 30 Mehefin, 2023 a byddai archwiliad o'r cyfrifon yn dechrau ym mis Awst 2023. Gwnaed cywiriad i Dabl 1 yn yr adroddiad gan na ddylai'r ffigwr o £3,258m, sy’n gyfraniad o gronfeydd wrth gefn a balansau y gellir eu defnyddio, ymddangos mewn cromfachau. Er bod ymdrechion wedi'u gwneud yn ystod y blynyddoedd diwethaf i symleiddio'r cyfrifon trwy gael gwared ar nodiadau a ystyrir yn amherthnasol, mae'r Datganiad yn dal i fod yn ddogfen dechnegol a chymhleth. Mae'r cyfrifon gan gynnwys y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr yn cael eu cyflwyno yn unol â gofynion cyfrifo statudol yn hytrach nag ar sail sut mae'r Cyngor yn cael ei ariannu, ac o'r herwydd maent yn cynnwys nifer o eitemau na chodir amdanynt yn erbyn y Dreth Gyngor ac felly, maent yn cael eu canslo allan cyn penderfynu ar sefyllfa derfynol y Cyngor mewn perthynas â balansau cyffredinol a chronfeydd wrth gefn.

Rhoddwyd sylw i’r elfennau canlynol o'r Datganiad Cyfrifon  –

·         Mae'r Adroddiad Naratif sy'n rhoi trosolwg o berfformiad ariannol y Cyngor am y flwyddyn dan sylw yn ymwneud â gwariant refeniw a chyfalaf ac yn cyfeirio at weledigaeth, blaenoriaethau a strategaethau'r Cyngor a'r heriau y mae wedi'u hwynebu. Mae hefyd yn rhestru'r datganiadau ariannol craidd sydd i ddilyn. Mae'r adroddiad naratif yn rhoi sylwebaeth ar sut mae'r Cyngor wedi defnyddio ei adnoddau yn ystod y flwyddyn i gyflawni'r amcanion a nodwyd ganddo.

·         Mae'r Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (CIES) drafft yn dangos cost darparu gwasanaethau yn y flwyddyn yn unol â gofynion cyfrifo statudol ac mae'n cynnwys Cronfa’r Cyngor a'r Cyfrif Refeniw Tai. Mae'n cynnwys addasiadau cyfrifo fel dibrisiant ac addasiadau pensiynau nad ydynt yn cael eu hariannu gan drethdalwyr y Cyngor felly nid yw effaith y rhain wedi'u cynnwys yn y nodyn a elwir yn Addasiadau rhwng y Sail Gyfrifo a'r Sail Gyllido (Nodyn 6 yn y Datganiad Cyfrifon). Mae'r CIES yn dangos mai cost net gwasanaethau oedd £179.355m gyda diffyg o £15.993m ar ddarparu gwasanaethau. Gwneir addasiadau yn unol â Thabl 1 yr adroddiad rhagarweiniol i benderfynu ar y symudiadau i gronfeydd wrth gefn a balansau (Nodyn 6). Yna caiff y CIES a'r addasiadau yn Nodyn 6 eu dwyn ynghyd yn y Datganiad ar y Symudiadau yn y Cronfeydd Wrth Gefn i ddangos beth oedd balansau'r Cyngor ar 31 Mawrth, 2023 sy'n adlewyrchiad cywir o sefyllfa ariannol y Cyngor.

·         Mae'r Datganiad ar y Symudiadau yn y Cronfeydd Wrth Gefn yn dangos y newidiadau yn y flwyddyn yn y gwahanol gronfeydd wrth gefn sydd gan y Cyngor. Roedd gan y Cyngor gyfanswm o £54.742m o gronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio wedi'u  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg sy'n cynnwys y Blaen Raglen Waith a Rhaglen Hyfforddiant 2023/24 i'r Pwyllgor ei ystyried.

Tynnodd y Prif Archwilydd sylw at y canlynol –

·      Ailddosbarthu eitemau rhwng cyfarfod mis Medi a'r tri chyfarfod dilynol ym mis Rhagfyr 2023 a mis Chwefror ac Ebrill 2024 er mwyn cynnal sesiwn ar ddiwedd cyfarfod 21 Medi gyda Hwylusydd CIPFA mewn perthynas â hunanasesiad y Pwyllgor.

·      Tynnu eitem ar y Cod Llywodraethu Lleol oddi ar y rhaglen waith gan mai dim ond unwaith mewn cylch etholiadol y mae'n ofynnol ei ystyried a gwnaed hynny ddiwethaf gan y Pwyllgor ym mis Rhagfyr 2022.

·      Tynnu Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Sgriwtini Partneriaethau ac Adfywio oddi ar y rhaglen waith yn dilyn ymgynghoriad gyda'r Rheolwr Sgriwtini fel yr adroddwyd yn flaenorol. O ganlyniad, bydd partneriaethau a chydweithio fel maes yn cael sylw fel rhan o'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2023/24.

Penderfynwyd –

·      Penderfynwyd derbyn y Blaen Raglen Waith wedi’i diweddaru fel y'i cyflwynwyd ar gyfer 2023/24 a’i bod yn cyflawni cyfrifoldebau'r Pwyllgor yn unol â'i gylch gorchwyl.

·      Nodi'r newidiadau i'r dyddiadau y bydd adroddiadau'n cael eu cyflwyno.