Mae nifer o gyfarfodydd y cyngor yn cael eu ffrydio'n fyw.
Bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu huwchlwytho ar ein gwefan gweddarlledu yn dilyn y cyfarfod.
Lleoliad: Ystafell Bwyllgor - Swyddfeydd y Cyngor a Zoom
Cyswllt: Ann Holmes
Rhif. | Eitem |
---|---|
Croesawodd y Cadeirydd bawb a oedd yn bresennol i'r cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Estynnodd y Cadeirydd ei gydymdeimlad ef ac aelodau'r Pwyllgor i Mr Alan Hughes, Arweinydd Perfformiad Archwilio Archwilio Cymru a oedd wedi colli aelod agos o’r teulu’n ddiweddar.
|
|
Datganiad o Ddiddordeb Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes. Cofnodion: Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.
|
|
Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol PDF 153 KB Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Mehefin 2024. Cofnodion: Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Mehefin, 2024 a chadarnhawyd eu bod yn gywir yn amodol ar nodi bod y Cynghorwyr Dyfed Wyn Jones a Margaret Roberts wedi anfon ymddiheuriadau am eu habsenoldeb o’r cyfarfod.
|
|
Log Gweithredoedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio PDF 82 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg. Cofnodion: Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys log camau gweithredu'r pwyllgor i'w ystyried. Rhoddodd yr adroddiad wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar statws y camau gweithredu/penderfyniadau y cytunwyd arnynt yn ei ddau gyfarfod blaenorol (mae'r log camau gweithredu wedi'i gyflwyno ar gyfer cyfarfod 18 Ebrill 2024) fel y gall aelodau fonitro cynnydd yn erbyn pob cam.
Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod dau gam gweithredu wedi'u cwblhau ac y byddent yn cael eu tynnu o'r log ac nad oedd adroddiadau mewn cysylltiad â'r camau gweithredu sy'n weddill i gael eu cyflwyno tan yn ddiweddarach yn y flwyddyn. Mae'r cam gweithredu o dan rif 10 ar y gweill a bydd yn cael ei gwblhau erbyn mis Rhagfyr, 2024.
Penderfynwyd nodi'r camau y manylir arnynt yn y tabl log camau gweithredu a chadarnhau bod y Pwyllgor yn fodlon bod y camau gweithredu wedi'u rhoi ar waith.
|
|
Datganiad o'r Cyfrifon Drafft 2023/24 PDF 2 MB Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151. Cofnodion: Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys Datganiad drafft o'r Cyfrifon ar gyfer blwyddyn ariannol 2023/24 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r Datganiad o'r Cyfrifon yn ddogfen statudol sy'n cael ei pharatoi yn unol ag arferion cyfrifyddu priodol ac fe'i paratoir yn flynyddol i roi gwybodaeth i etholwyr, trethdalwyr lleol, aelodau'r Cyngor, staff a phartïon eraill â diddordeb am gyllid y Cyngor yn y flwyddyn ariannol flaenorol.
Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a ddiolchodd i'r tîm Cyllid a phawb a oedd wedi cyfrannu at baratoi’r cyfrifon drafft am eu gwaith er mwyn gallu eu cyhoeddi erbyn y dyddiad cau, sydd, ar gyfer 2023/24 wedi'i ymestyn gan Lywodraeth Cymru i 30 Mehefin 2024. Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 at brif ddiben y cyfrifon, sef diweddaru’r darllenwyr i'w galluogi i ffurfio barn am sefyllfa ariannol y Cyngor a’r modd y mae’n rheoli a defnyddio arian cyhoeddus. Rhoddodd drosolwg o brif adrannau'r cyfrifon sy'n cynnwys y datganiadau ariannol craidd a'r nodiadau esboniadol allweddol a'r hyn y maent yn ei adlewyrchu o ran sefyllfa ariannol y Cyngor. Hefyd cyfeiriodd at Dabl 1, 2 a 3 yn yr adroddiad rhagarweiniol a oedd yn crynhoi sefyllfa cronfeydd wrth gefn a balansau'r Cyngor, gan gynnwys sut mae pob math o gronfa wedi newid dros y flwyddyn. Mae'r cyfrifon yn dangos, ar ddiwedd 2023/24, bod cronfeydd wrth gefn drafft y Cyngor yn £15.604m ac mai cyfanswm y cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio yw £50.099m. Cynyddodd gwerth asedau net y cyngor £37.682m o £404.650m y llynedd i £442.332m ar 31 Mawrth 2024.
Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor –
|
|
Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2023/24 PDF 456 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid. Cofnodion: Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2023/24 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r Datganiad Llywodraethu yn dangos sut mae'r Cyngor yn cydymffurfio â'r egwyddorion craidd ac ategol sydd yn ‘Framework for Delivering Good Governance in Local Government’ (CIPFA / Solace, 2016)’ o ran cael trefniadau priodol ar gyfer llywodraethu ei faterion, gan hwyluso’r gwaith o gyflawni ei swyddogaethau'n effeithiol gan gynnwys trefniadau i reoli risg ynghyd â rheolaeth ariannol ddigonol ac effeithiol.
Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen a roddodd drosolwg o gasgliad yr asesiad o effeithiolrwydd trefniadau Llywodraethu'r Cyngor yn erbyn egwyddorion craidd Fframwaith CIPFA/Solace yn unol â'r tabl ar dudalen 5 y ddogfen. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys crynodeb o gynnydd yn erbyn y materion llywodraethu a nodwyd y llynedd yn ogystal â materion llywodraethu a nodwyd gan y broses asesu ar gyfer 2023/24.
Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor –
Dywedwyd ymhellach wrth y Pwyllgor –
|
|
Adolygiad o'r Adroddiad Hunan Asesiad Corfforaethol Blynyddol Drafft 2023/24 PDF 619 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid. Cofnodion: Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys Adroddiad Hunanasesiad Corfforaethol Blynyddol drafft ar gyfer 2023/24 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad yn sail dystiolaeth o sut mae'r Cyngor wedi perfformio dros y flwyddyn gan ddefnyddio’r adnoddau sydd ar gael wrth reoli a lliniaru risgiau cysylltiedig yn unol â disgwyliadau Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.
Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen a gyfeiriodd at y saith maes allweddol sy'n ganolbwynt i'r hunanasesiad. Asesir bod pedwar maes (cynllunio gwasanaethau, cynllunio ariannol, cynllunio'r gweithlu a rheoli perfformiad) yn rhagori ar ddisgwyliadau tra asesir bod tri maes (rheoli asedau, caffael a rheoli contractau, a rheoli risg ac archwilio) yn bodloni disgwyliadau. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi bod cyfleoedd i wella a monitro sawl maes yn ystod 2024/25.
Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor –
Rhoddwyd cyngor pellach i'r Pwyllgor fel a ganlyn –
|
|
Diweddariad Archwilio Mewnol PDF 313 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg. Cofnodion: Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a’i ddiweddariad ar 30 Mehefin, 2024 ar yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad blaenorol ar 31 Mawrth 2024 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi llwyth gwaith cyfredol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canolig wrth symud ymlaen. Rhoddwyd sicrwydd i aelodau'r Pwyllgor drwy gopïau ar wahân o'r tri adroddiad archwilio mewnol a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf mewn perthynas â Chyrchfan - Tîm Morwrol - Prosesau Incwm (Sicrwydd Rhesymol); Archwilio TG - Rheoli Cyflenwyr TG (Sicrwydd Cyfyngedig); Cadernid amcangyfrifon a digonolrwydd asesu cronfeydd wrth gefn (Adran 25 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2003) (Sicrwydd Rhesymol). Roedd cynllun gweithredu yn cyd-fynd â'r adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig i fynd i'r afael â'r materion/risgiau a godwyd gan yr adolygiad archwilio mewnol.
Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor –
Cynghorwyd y Pwyllgor fel a ganlyn –
|
|
Adroddiad Cynnydd ar Ganlyniadau Menter Twyll Genedlaethol 2022-24 PDF 359 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.
Cofnodion: Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn nodi canlyniadau diweddaraf y Fenter Twyll Genedlaethol mewn perthynas â Gostyngiadau'r Dreth Gyngor a Budd-dal Tai i'w hystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn manylu ar y cynnydd a wnaed gan y Cyngor wrth ymateb i ganfyddiadau'r Fenter Twyll Genedlaethol a'r canlyniadau perthnasol gan gynnwys y canlyniad ariannol - amcangyfrifir bod arbedion o £3,838.
Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor –
Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod gan y Cyngor wasanaeth atal twyll yn hanesyddol cyn i'r swyddogaeth gael ei chanoli gan yr Adran Gwaith a Phensiynau a oedd yn golygu bod y Cyngor wedi colli'r adnodd. Mae'r Cyngor yn derbyn arian grant gan yr Adran Gwaith a Phensiynau i weinyddu budd-dal tai ar ei ran. Mae'r cyllid hwn yn gostwng wrth i hawlwyr drosglwyddo o Fudd-dal Tai i Gredyd Cynhwysol. Fodd bynnag, mae'r Cyngor yn parhau i fod yn gyfrifol am asesu ceisiadau o dan gynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor sy'n golygu nad yw'r llwyth achos yn lleihau ar yr un gyfradd â'r arian grant. Mae'r Cyngor yn defnyddio grant yr Adran Gwaith a Phensiynau i ganolbwyntio ar brosesu'r ceisiadau hynny, sy'n golygu nad oes adnodd ar gael ar hyn o bryd i'w neilltuo i wneud gwaith atal twyll. Mae'r Cyngor wedi dyrannu adnoddau i'r Dreth Gyngor i ymchwilio i hawliadau disgownt person sengl a rhai heb dalu'r premiwm ac mae'r olaf wedi creu incwm ychwanegol i'r Cyngor.
Penderfynwyd cadarnhau bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cymryd sicrwydd o'r adroddiad bod y cyngor, gan ystyried yr angen i flaenoriaethu ei adnoddau, yn ceisio manteisio ar gyfleoedd a ddarperir drwy’r Fenter Twyll Genedlaethol i ddefnyddio a dadansoddi data i gryfhau’r broses o atal a chanfod twyll.
|
|
Adolygiad o'r Blaen Raglen Waith PDF 157 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.
Cofnodion: Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Blaen Raglen Waith a Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor ar gyfer 2024/25 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Amlygwyd un newid i amserlen yr adroddiadau gan y Pennaeth Archwilio a Risg.
Nodwyd gan y Pwyllgor fod yr agenda arfaethedig ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi 2024 yn arbennig o brysur; awgrymwyd bod y Pennaeth Archwilio a Risg mewn ymgynghoriad â'r Cadeirydd yn ystyried y posibilrwydd o aildrefnu rhai o'r eitemau busnes arfaethedig ar gyfer y cyfarfod a/neu nodi eitemau er gwybodaeth yn unig, lle bo hynny'n briodol.
Penderfynwyd derbyn y Blaen Raglen Waith arfaethedig ar gyfer 2024/25 fel un sy'n bodloni cyfrifoldebau'r Pwyllgor yn unol â'i gylch gorchwyl.
Camau Gweithredu ychwanegol - Pennaeth Archwilio a Risg mewn ymgynghoriad â'r Cadeirydd i adolygu'r busnes a drefnwyd ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi 2024 gyda'r bwriad o symleiddio'r agenda.
|