Rhaglen a chofnodion

Gan nad oedd y Cynghorydd Euryn Morris, yr Is-gadeirydd, yn bresennol, etholwyd y Cynghorydd Margaret M. Roberts i wasanaethau fel Is-gadeirydd ar gyfer y cyfarfod hwn o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 19 Medi 2024.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 19 Medi 2024 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd, i’w ystyried, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, a oedd yn cynnwys log gweithredoedd y pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn diweddaru’r Pwyllgor ynglŷn â statws y gweithredoedd y cytunwyd arnynt ers cyflwyno’r log gweithredoedd yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Ebrill 2024.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr holl eitemau oedd i fod i gael eu cwblhau erbyn y cyfarfod hwn wedi'u cwblhau. Mewn perthynas ag eitem 8 ar y log, cadarnhaodd y byddai Prif Swyddog Digidol y Cyngor nawr yn briffio'r pwyllgor ar Ddeallusrwydd Artiffisial a'r risgiau a'r mesurau lliniaru cysylltiedig mewn sesiwn a fydd, yn amodol ar gytundeb y pwyllgor, yn cael ei gynnal am 1:00 p.m. yn union cyn y cyfarfod nesaf ar 11 Chwefror 2025. Nododd y pwyllgor fod y trefniant arfaethedig yn dderbyniol.

Dywedodd y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen mewn perthynas ag eitem 10 ar y log bod gwaith i fonitro nifer y bobl sydd mewn anweithgarwch economaidd fel rhan o set ddata tueddiadau poblogaeth y Cyngor ar y gweill. Mae'r gwasanaeth Datblygu Economaidd wedi comisiynu cwmni allanol, Quod i gynnal dadansoddiad economaidd-gymdeithasol o boblogaeth yr Ynys gan gynnwys anweithgarwch economaidd. Cafodd adroddiad ar ranbarth Gogledd Ynys Môn ei gyhoeddi a'i gyflwyno i'r Pwyllgor Gwaith ym mis Gorffennaf 2024 ac mae adroddiad ar gyfer yr Ynys gyfan ar y gweill a disgwylir iddo gael ei gyhoeddi erbyn diwedd Rhagfyr 2024. Mae'r wybodaeth hefyd ar gael drwy Lywodraeth Cymru a Data Cymru sy'n cyhoeddi data mewn perthynas â'r boblogaeth a mudo yn flynyddol.

Rhoddodd y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen ddiweddariad pellach i'r pwyllgor ar eitem 13 ar y log a oedd yn ymwneud â chynnydd yn erbyn y materion llywodraethu a nodwyd gan broses asesu 2023/24 a chadarnhaodd fod y saith mater a nodwyd yn cael sylw a'u bod ar y gweill. Cyfeiriodd at y trefniadau o ran cynnal asesiad perfformiad panel ym mis Tachwedd 2025 ac at gynnydd y Cynllun Strategol Caffael drwy brosesau democrataidd mewnol y Cyngor fel rhan o'r gwaith o sicrhau y cydymffurfir â Deddf Caffael 2024. O ran asedau'r Cyngor, mae cyhoeddi strategaeth rheoli asedau mân-ddaliadau wedi'i gohirio er mwyn gallu gwneud rhagor o waith gan gynnwys adolygiad gan grŵp tasg a gorffen trawsbleidiol.

Penderfynwyd nodi’r gweithredoedd y manylir arnynt yn y tabl log gweithredoedd a chadarnhau fod y Pwyllgor yn fodlon â’r gweithredoedd a roddwyd ar waith.

Gweithredu ychwanegol – Bod y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen yn rhoi dolen i'r pwyllgor i gael mynediad at ddadansoddiad economaidd-gymdeithasol ac adroddiad effaith Quod o Ynys Môn pan gaiff ei gyhoeddi.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd, i’r pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn gofyn am enwebiadau i Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyd-bwyllgor Corfforedig Gogledd Cymru. Er gwybodaeth roedd cylch gorchwyl Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio CBC Gogledd Cymru wedi’i atodi ynghyd â chyflwyniad i rôl a disgrifiad rôl aelodau lleyg sy'n gwasanaethu ar y pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a amlinellodd y gofynion mewn perthynas â chyfansoddiad Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio CBC Gogledd Cymru a dywedodd y bydd ei aelodaeth yn cynnwys naw aelod. Bydd chwech ohonynt yn gynghorwyr sir, un o bob un o gynghorau Gogledd Cymru, a thri aelod lleyg. Gofynnwyd i bob un o gynghorau y CBC enwebu cynghorydd o'i Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ei hun fel ei brif enwebai ynghyd ag ail gynghorydd i weithredu fel eilydd i sicrhau cworwm pan nad yw'r prif enwebai ar gael. Yn ogystal â hyn, gofynnwyd i bob un o'r cynghorau ystyried a ydynt am enwebu aelod lleyg i wasanaethu ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. At hyn, dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro, er mai lle i un aelod lleyg sydd ar gael bellach, gallai'r pwyllgor enwebu mwy nag un person lleyg o hyd ac os felly, byddai'r penodiad yn cael ei wneud yn seiliedig ar deilyngdod yn unol â phroses gyhoeddus. 

Ar ôl ystyried y mater ac yn dilyn trafodaeth, penderfynwyd –

• Enwebu'r Cynghorydd Geraint Bebb i wasanaethu ar Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyd-bwyllgor Corfforedig Gogledd Cymru fel prif enwebai.
• Enwebu'r Cynghorydd Keith Roberts i weithredu fel eilydd os na fydd y prif enwebai ar gael.
• I enwebu Mrs Sharon Warnes i wasanaethu fel Aelod Lleyg ar Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyd-bwyllgor Corfforedig Gogledd Cymru.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd, i’r pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn cynnwys y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) 2023/24 ar gyfer Cyngor Ynys Môn. Roedd y Llythyr yn crynhoi perfformiad y Cyngor mewn perthynas â'r cwynion am wasanaethau a dderbyniwyd a'u canlyniadau yn ystod 2023/24, achosion yn ymwneud ag ymyrraeth gan yr Ombwdsmon a chwynion wnaed o dan y Cod Ymddygiad i Aelodau.

Cyflwynwyd y negeseuon pennawd yn y Llythyr Blynyddol gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro. Dangosodd y rhain fod cynnydd wedi bod yn nifer y cwynion am wasanaethau a wnaed i OGCC er na wnaed unrhyw ymchwiliadau. O'r 38 cwyn a wnaed am y Cyngor yn 2023/24, roedd 9 neu 24% yn ymwneud â'r modd yr ymdriniwyd â chwynion. Hefyd dibynnwyd mwy ar ymyrraeth gan OGCC gyda 24% o gwynion (10 cwyn) wedi'u datrys yn y modd hwn sy'n cynrychioli'r lefel uchaf o ymyrraeth yng Nghymru. Er bod gwasanaethau'n ymdrin â'u cwynion eu hunain, maent yn dibynnu ar gymorth, arweiniad a chyngor gan y Swyddog Gwybodaeth a Chwynion Corfforaethol. Mae'r swydd hon wedi bod yn wag ers peth amser ac ystyrir bod y swydd wag yn ffactor sy'n cyfrannu at ddirywiad mewn perfformiad ymdrin â chwynion er bod y swydd bellach yn cael ei llenwi dros dro gan asiantaeth. Roedd camau lliniaru i ddelio gyda’r rhain wedi'u nodi ac fe’u hamlinellir yn yr adroddiad.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y pwyllgor -

• Sylwedd y cwynion a wnaed i'r Ombwdsmon a ph’un ai a oeddent yn rhai difrifol
• P'un ai a yw ymyrraeth gynnar a datrys 10 cwyn gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn arwyddocaol ac yn adlewyrchu dull y Cyngor o ymdrin â chwynion.
• P’un ai a oes unrhyw arwyddion o welliant mewn perfformiad ac ymateb i gwynion hanner ffordd drwy 2024/25.

Hefyd, dywedwyd wrth y pwyllgor–

• Bod y rhan fwyaf o'r cwynion a wnaed i'r Ombwdsmon mewn perthynas â busnes arferol y Cyngor o ddydd i ddydd ac ni ystyrid bod yr un ohonynt yn ddigon difrifol i warantu ymchwiliad gan y Swyddfa Archwilio Cyhoeddus.
• Mae'r ffaith bod 10 cwyn wedi’u datrys drwy ymyrraeth gynnar a chamau gweithredu a drefnwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn dangos y gellid bod wedi unioni materion yn gynnar yn y broses pe bai'r Cyngor wedi cymryd yr un ymagwedd at y cwynion hynny ac wedi gweithredu yn unol â hynny.
• Ni aseswyd ai cwynion yw’r rhain ynteu gwynion am y ffordd yr ymdriniwyd â chwynion yn seiliedig ar y data sydd ar gael i’r pwyllgor Sgriwtini a'r Pwyllgor Gwaith oherwydd bod cwmpas y wybodaeth honno'n gyfyng ac nid yw'r wybodaeth wedi'i chyhoeddi.

Penderfynwyd -

• Nodi a derbyn y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) ar gyfer 2023/2024.
• Awdurdodi’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro i ysgrifennu at OGCC i gadarnhau bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi rhoi ystyriaeth ffurfiol i’w Llythyr Blynyddol.
• Rhoi sicrwydd y bydd y Cyngor yn parhau i fonitro cwynion, a thrwy hynny, ddarparu’r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd, i’r pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Cynllun Gweithredu Adolygiad Effeithiolrwydd y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran gweithredu'r argymhellion a wnaed gan CIPFA yn dilyn ei adolygiad o effeithiolrwydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn 2024.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg, o ran y 10 argymhelliad a wnaed a’r 13 cam a gynigiwyd i ddatrys yr argymhellion, bod deg wedi cael eu gweithredu'n llawn, bod dau wedi'u nodi a bod un cam yn parhau i fynd rhagddo, sef darparu hyfforddiant i swyddogion sy'n adrodd i'r pwyllgor.

Penderfynwyd nodi'r camau y manylir arnynt yn y tabl yn yr adroddiad a chadarnhau bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn fodlon bod yr argymhellion wedi'u rhoi ar waith.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd, i’r pwyllgor ei ystyried, adroddiad diweddaru’r Pennaeth Archwilio a Risg ar yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf (28 Tachwedd 2024) hyd at 31 Awst 2024. Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi rhaglen waith bresennol y tîm Archwilio Mewnol a’i flaenoriaethau yn y tymor byr a chanolig. Derbyniodd aelodau’r pwyllgor gopïau ar wahân o’r

adroddiadau sicrwydd a gwblhawyd yn ystod y cyfnod, mewn perthynas â Goruchwylio Partneriaethau (Sicrwydd Rhesymol), mesurau rheoli atal twyll o fewn ad-daliadau Refeniw (Sicrwydd Rhesymol) ac Adolygiad o'r Fframwaith Asesu Seiberddiogelwch (Sicrwydd Rhesymol).

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r tri adroddiad sicrwydd a gwblhawyd yn ystod y cyfnod gan gadarnhau, ym mhob achos, bod cynlluniau gweithredu wedi'u llunio ac y cytunwyd arnynt gan y rheolwyr er mwyn mynd i’r afael â'r materion / risgiau a godwyd. Cyfeiriodd at flaenoriaethau tymor byr i ganolig Archwilio Mewnol gan gynnwys gwaith ar y gweill fel y'i crynhoir yn yr atodlen ym mharagraff 18 yr adroddiad ynghyd â'r blaenoriaethau ar gyfer y tymor hir. Tynnwyd sylw at ddatblygiadau eraill ar sail newidiadau i Safonau Archwilio Mewnol.

Gan fyfyrio ar y risg o dwyll ac addasrwydd mesurau rheoli atal twyll, ceisiodd y pwyllgor sicrwydd bod gan y Cyngor fesurau lliniaru a rheolaethau priodol ar waith i reoli'r risgiau sy’n codi oherwydd Deallusrwydd Artiffisial, yn enwedig wrth weithio gartref lle gall staff fod yn fwy agored i niwed yn sgil seiberymosodiadau, dynwarediad a hunaniaethau ffug a gynhyrchir gan Ddeallusrwydd Artiffisial a allai beryglu diogelwch.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod adnabod eich gweithwyr yn ffordd gydnabyddedig o liniaru twyll a bod hynny'n haws mewn cyngor llai fel Ynys Môn. Mae trefniadau gweithio hybrid y Cyngor lle mae staff yn bresennol yn y swyddfa am ran o'r wythnos waith yn helpu i staff adnabodl ei gilydd yn ogystal â’i ddull traddodiadol o ddarparu gwasanaeth i bobl sy'n golygu bod y risgiau yn sgil Deallusrwydd Artiffisial yn cael eu lleihau.

Penderfynwyd nodi canlyniad gwaith y tîm Archwilio Mewnol, y sicrwydd a ddarparwyd a’r blaenoriaethau wrth symud ymlaen.

Cyflwyno adroddiad y Dirprwy Brif Weithredwr.

Cyflwynwyd, i’r pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Dirprwy Brif Weithredwr a oedd yn cynnwys Adroddiad Blynyddol Cynllun Strategol Tuag at Sero Net ar gyfer 2023/24. Roedd yr adroddiad blynyddol yn cofnodi cynnydd y Cyngor o ran rheoli'r risg o newid yn yr hinsawdd ac i gyflawni amcanion blynyddol y cynllun yn ystod 2023/24. Yn atodiad 1 i'r adroddiad roedd dadansoddiad o ddata allyriadau 2023/24 a gyflwynwyd i Lywodraeth Cymru o dan ei rhaglen adrodd sero net flynyddol ynghyd â dadansoddiad o gyllidebau allanol a chyllideb y cyngor o fewn y cynllun gweithredu Tuag at Sero Net yn atodiad 2.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Newid Hinsawdd. Roedd yn rhoi trosolwg o uchafbwyntiau'r flwyddyn a phrif gamau gweithredu cynllun gweithredu Tuag at Sero Net ar gyfer 2023/24 gan gynnwys gostyngiad o 19.7% yng nghyfanswm allyriadau carbon y Cyngor o'i gymharu ag uchafswm yr allyriadau yn 2021/22, datgarboneiddio eiddo'r Cyngor yn barhaus a gefnogir gan £14m o gyllid grant Llywodraeth Cymru dros 3 blynedd,  ychwanegu 28 o gartrefi carbon niwtral newydd at stoc tai'r Cyngor, ymestyn rhwydwaith gwefru EV a llwybrau teithio llesol, sefydlu meithrinfa goed newydd ger Llangoed a darparu hyfforddiant newid hinsawdd i aelodau etholedig ac uwch reolwyr. Prif negeseuon yr adroddiad yw bod nifer y cynlluniau gan y Cyngor o fewn y Cynllun Strategol Tuag at Sero Net wedi cynyddu ond mae heriau sylweddol o hyd i gyrraedd y targed sero net erbyn 2030. Mae swm y cyllid allanol a sicrhawyd wedi rhagori ar ddisgwyliadau ac mae allyriadau carbon y Cyngor yn parhau i leihau ond mae angen gwneud rhagor o waith.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y pwyllgor -

• Gan gydnabod y cynnydd a wnaed yn fewnol gan y Cyngor, gofynnwyd cwestiynau am allu'r Cyngor i ddatgarboneiddio ei gadwyni cyflenwi a maint ei ddylanwad yn hyn o beth. Awgrymwyd y gallai fod o gymorth pe bai’r adroddiad yn gwahaniaethu rhwng canlyniadau allyriadau carbon mewnol y Cyngor a pherfformiad cynaliadwyedd a rhai'r gadwyn gyflenwi heb ddyblygu data.
• P'un ai a yw'r Cyngor yn gallu nodi uchafswm lefelau allyriadau ar gyfer cerbydau cyflenwyr er mwyn annog i newid o ddefnyddio petrol/diesel heb effeithio ar ddarpar ymgeiswyr ar gyfer contractau.
• Mae’r graddau y mae’r Cyngor yn dibynnu ar gyllid grant allanol yn risg o ran cyflawni ei nodau sero net.

Hefyd dywedwyd wrth y Pwyllgor, gan fod allyriadau carbon y Cyngor yn cael eu rhannu'n bedwar prif gategori – Adeiladau, Trafnidiaeth, Gwastraff a'r Gadwyn Gyflenwi o fewn trefniadau adrodd Llywodraeth Cymru, mae'n bosibl sefydlu pa ffynonellau allyriadau sydd o fewn rheolaeth uniongyrchol y Cyngor ac sy'n dod o fewn Cwmpas 3 sy'n cael eu dosbarthu fel allyriadau anuniongyrchol a lle gallai dylanwad y Cyngor fod yn wannach. Mae'r Cyngor yn ceisio sicrhau bod holl ddata'r gadwyn gyflenwi sy'n cael ei fonitro'n cael ei gofnodi'n gywir e.e. cofnodir gwariant ar drafnidiaeth o dan drafnidiaeth yn hytrach nag o dan y gadwyn gyflenwi rhag dyblygu. Er bod y Cyngor yn y tymor hir yn bwriadu cynnal trafodaethau gyda chyflenwyr gyda'r bwriad o  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc.

Cyflwynwyd, i’r pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Dysgu Pobl Ifanc a oedd yn nodi'r materion llywodraethu gwybodaeth allweddol o ran ysgolion Ynys Môn ar gyfer y cyfnod rhwng Tachwedd 2023 a Thachwedd 2024. Roedd yr adroddiad yn darparu datganiad a throsolwg y Swyddog Diogelu Data Ysgolion o ysgolion cynradd ac uwchradd ac ysgolion arbennig Ynys Môn â'r gofynion cyfreithiol wrth ymdrin â gwybodaeth ysgolion gan gynnwys Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU, Deddf Diogelu Data 2018 a'r codau ymarfer perthnasol. Roedd yr adroddiad hefyd yn rhoi manylion y camau a gymerwyd ers yr adroddiad diwethaf ym mis Tachwedd 2023 gan gynnwys yr hyn a gyflawnwyd yn erbyn Strategaeth Datblygu Diogelu Data Ysgolion 2023-24 ynghyd â chynnwys Strategaeth Datblygu Data Ysgolion 2024/25 a'r cynnydd hyd yma.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Swyddog Diogelu Data Ysgolion a ddywedodd ei bod, yn seiliedig ar ei hasesiad, yn gallu rhoi sicrwydd rhesymol ynghylch cydymffurfiaeth ysgolion Môn â gofynion diogelu data a rhoddodd drosolwg o'r dystiolaeth a oedd yn cefnogi’r casgliad hwn gan friffio'r pwyllgor ar y camau nesaf.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y pwyllgor -

• Er y derbyniwyd bod angen i ysgolion fonitro eu cydymffurfiaeth eu hunain â'r holl bolisïau diogelu data, holwyd ynghylch parhau i gynnal ymweliadau archwilio blynyddol i ysgolion er na chawsant eu cynnal yn y cyfnod adrodd.
• Rôl a chyfranogiad llywodraethwyr ysgol mewn hunanreoleiddio diogelu data ysgolion

Cadarnhaodd y Swyddog Diogelu Data Ysgolion nad oedd unrhyw archwiliadau diogelu data wedi'u cynnal yn 2024 ac eithrio un ysgol na ymweld â hi yn 2023. Dywedodd y penderfynwyd gohirio'r archwiliadau yn 2024 hyd nes y cyflwynir y ddeddfwriaeth newydd ac y byddai'r archwiliadau yn ailddechrau unwaith y bydd y Bil Data (Defnydd a Mynediad) yn dod i rym a bod ysgolion wedi cael amser i weithredu unrhyw newidiadau ac y gellir eu monitro i weld a ydynt yn cydymffurfio ag unrhyw ofynion newydd. Hefyd, ystyriwyd bod ysgolion mewn sefyllfa dda o ran cydymffurfiaeth sylfaenol a bu 3 ymweliad ers 2019. Yn y cyfamser mae ysgolion wedi cael Rhestr Wirio Diogelu Data i'w helpu i fonitro eu cydymffurfiaeth.

At hyn, dywedodd fod cyflwyniad wedi'i wneud i gyrff llywodraethu ysgolion ar y prif ofynion a'r disgwyliadau ar ysgolion mewn perthynas â rhwymedigaethau diogelu data. Mae gan gyrff llywodraethu ysgolion rôl fel rheolwyr data ac felly mae cyfrifoldeb arnynt i sicrhau cydymffurfiaeth. Mae adroddiadau yn dilyn ymweliadau archwilio hefyd yn cael eu rhannu gyda chyrff llywodraethu. Mae'r rhan fwyaf o gyrff llywodraethu ysgolion wedi penodi arweinydd/hyrwyddwr diogelu data ac mae hyfforddiant ar gyfer llywodraethwyr ysgol bellach yn rhan o raglen waith y Gwasanaeth Dysgu.

Penderfynwyd –

• Derbyn adroddiad a datganiad y Swyddog Diogelu Data Ysgolion.
• Cymeradwyo camau nesaf arfaethedig y Swyddog Diogelu Data Ysgolion fel y nodir yn Strategaeth Datblygu Diogelu Data Ysgolion 2024/25 i alluogi ysgolion i weithredu'n llawn yn unol â gofynion diogelu data.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Rheoleiddio a Datblygu Economaidd.

Cyflwynwyd, i’w ystyried gan y pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Rheoleiddio a Datblygu Economaidd a oedd yn cynnwys Adroddiad Iechyd a Diogelwch Blynyddol y Cyngor ar gyfer 2023/24. Rhoddodd yr adroddiad drosolwg o weithgareddau iechyd a diogelwch y Cyngor yn ystod y cyfnod gan gynnwys dadansoddiad o ddamweiniau a digwyddiadau ynghyd â’r prif bethau a gyflawnwyd. Roedd hefyd yn cynnwys y cynllun gweithredu ar gyfer y flwyddyn ganlynol.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Prif Gynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol a gyfeiriodd at ddau fater o bwys y bu’n rhaid rhoi sylw sylweddol iddynt yn ystod y flwyddyn. Un oedd Concrit Awyredig Awtoclafiedig Cyfnerth (RAAC) oedd yn bresennol mewn dwy o ysgolion yr Awdurdod a'r llall yr achosion o ffliw adar ac eglurodd sut yr ymdriniwyd â'r rhain. Cadarnhaodd fod nifer y damweiniau/digwyddiadau a adroddwyd i'r Cyngor dros y cyfnod adrodd wedi codi a bod nifer yr achosion o drais ac ymddygiad ymosodol tuag at staff y Cyngor ac o fewn ysgolion, lle mae ymddygiad disgyblion yn broblem gynyddol yn enwedig yn y sector cynradd, wedi cynyddu hefyd. Amlinellodd rai o'r ffactorau sydd wedi cyfrannu at y canlyniadau hyn gan gynnwys newidiadau mewn agweddau ac ymddygiad ar ôl Covid a sut mae'r materion hyn yn cael sylw. Nodwyd cynllun gweithredu strategol i gefnogi gwelliant parhaus o ran rheoli iechyd a diogelwch a gofynnwyd i'r pwyllgor ei gymeradwyo.

Cadarnhaodd Prif Swyddog Gwarchod y Cyhoedd ddadansoddiad y Prif Gynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol ynghylch y pwysau ar staff sy'n wynebu'r cyhoedd gan gynnwys Gwarchod y Cyhoedd fel gwasanaeth rheng flaen a'r cynnydd mewn achosion o ymddygiad ymosodol tuag at staff yn y cyfnod ers y pandemig.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y pwyllgor -

• Y dull o fynd i'r afael ag ymddygiad gwael disgyblion mewn ysgolion cynradd
• P'un ai a oes angen i'r cynnydd mewn achosion o ymddygiad ymosodol a cham-drin tuag at staff y Cyngor gael ei godi i risg sylweddol a'i gydnabod felly.
• P'un ai a yw'r cynnydd yn nifer y damweiniau llithro, baglu a syrthio yn arwain at oblygiadau cost i'r Cyngor

At hyn, dywedwyd wrth y pwyllgor fod achosion o ymddygiad heriol disgyblion mewn ysgolion yn cael eu cyfeirio at y Gwasanaeth Dysgu a gallant arwain at gefnogaeth gan y Tîm Ymyrraeth Gynnar. Mae gan y Cyngor bolisïau yn eu lle i ddelio â digwyddiadau treisgar a cham-drin yn erbyn staff, gan gynnwys system Nodi Risg o Drais sy'n nodi unigolion a allai beri risg i staff; os yw’r cam-drin yn digwydd ar lafar dros y ffôn mae'r Polisi Rheoli Cysylltiadau – Gweithredoedd Annerbyniol gan Gwsmeriaid yn caniatáu i staff roi gwybod i’r cleient bod eu hymddygiad yn annerbyniol a dod â’r alwad ffôn i ben. Pan fo digwyddiadau mewn adeilad cyhoeddus, gellir gwahardd y sawl sy’n ymddwyn yn annerbyniol rhag mynd i mewn. 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 15 fod y Cyngor wedi'i yswirio ar gyfer atebolrwydd cyhoeddus ac, wrth hawlio iawndal, rhaid i hawlydd ddangos bod y Cyngor wedi bod yn esgeulus o ran peidio â sicrhau  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 10.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd, i’w ystyried gan y pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn manylu ar ymateb y Cyngor i adroddiadau archwilio allanol ac argymhellion cysylltiedig a gyhoeddwyd gan reoleiddwyr. Roedd yr adroddiad yn rhoi sicrwydd bod yr argymhellion sy'n gysylltiedig ag adroddiadau allanol wedi cael eu hystyried gan wasanaethau'r Cyngor a bod y rhai sy'n berthnasol i'r Cyngor yn cael eu gweithredu mewn ffordd ystyrlon.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen a gadarnhaodd fod y Cyngor wedi gweithredu 20% o'r argymhellion, bod 68% o'r ymatebion ar waith a bod 12% ar ei hôl hi. Rhoddodd y wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor am statws a chynnydd y tri argymhelliad a oedd ar ei hôl hi. Mewn ymateb i ymholiad gan y Cadeirydd ynghylch y ffaith nad oedd amserlenni ar gyfer gwaith sydd ar y gweill, dywedodd y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen fod argymhellion sy'n ddewisol mewn adroddiadau cenedlaethol lle mae'n fater i'r cyngor benderfynu a fyddai eu gweithredu'n ychwanegu gwerth ai peidio ynghlwm wrth amserlen fel arfer. Fodd bynnag, mae amserlen ar gyfer argymhellion mewn adroddiadau sy'n benodol i Ynys Môn a bydd y Cyngor yn fewnol yn gosod amserlen ar gyfer eu gweithredu fel y bo'n briodol.

Dywedodd Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad (Archwilio Cymru) ei bod yn ddefnyddiol cael amserlen ar gyfer pob tasg mewn cynllun gweithredu gan y bydd gosod cerrig milltir yn helpu i olrhain cynnydd dros amser a nodi tasgau sydd angen mwy o amser na'r disgwyl i'w cwblhau.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad ynghyd â'r ymatebion a'r diweddariadau fel adlewyrchiad cywir o waith y Cyngor yn erbyn yr argymhellion cysylltiedig.

Cytunwyd ar gam ychwanegol – ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol, pan fydd diweddariadau ynghylch y cynnydd a wneir o ran yr ymatebion i argymhellion, bydd amserlen ar gyfer cwblhau’r gwaith.  

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru gyda’r wybodaeth ddiweddaraf ar 30 Medi 2024 ar ddarparu ei raglen waith mewn perthynas â gwaith yng Nghyngor Sir Ynys Môn ac yn genedlaethol, er gwybodaeth y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn rhoi trosolwg o'r gwaith rheoleiddio sy'n cael ei wneud gan Estyn ac AGC.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Archwilio a Risg a ddarparodd grynodeb o'r cynnwys. Rhoddodd Mr Alan Hughes Arweinydd Archwilio Perfformiad (Archwilio Cymru) ddiweddariad i’r pwyllgor ynghylch y cynnydd a wneir gyda darnau penodol o waith archwilio ariannol a pherfformiad. 

Penderfynwyd nodi'r adroddiad a'r sicrwydd a ddarperir ynddo. 

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd, i’r pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Blaen Raglen Waith a Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor ar gyfer 2024/25.

Tynnodd y Pennaeth Archwilio a Risg sylw at y ffaith bod adroddiad Adolygiad Canol Blwyddyn Rheoli’r Trysorlys wedi’i aildrefnu o fis Rhagfyr 2024 i fis Chwefror 2025 gan fod y gwaith archwilio ariannol yn parhau. Dyma’r unig newid i'r rhaglen waith.

Penderfynwyd derbyn Blaen Raglen Waith 2024/25 fel un sy'n cyflawni cyfrifoldebau'r Pwyllgor yn unol â'i gylch gorchwyl.

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwaharddwyd y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 ac 18 o Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeedig.

.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd, i’r pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys yr Adroddiad Seiberddiogelwch TGCh Blynyddol ar gyfer 2023/24. Rhoddodd yr adroddiad ddiweddariad ar 31 Mawrth 2024 o weithgareddau'r Cyngor o ran lliniaru risg seiberddiogelwch yn ystod 2023/24.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Peiriannydd Diogelwch TG Arweiniol a amlinellodd y cynnwys a rhoddodd drosolwg o'r heriau seiberddiogelwch sy'n wynebu'r Cyngor a'r camau a gymerwyd hyd yma i oresgyn yr heriau hyn, sut yr ymdriniwyd â rhybuddion diogelwch a sut y cafodd y rhain eu datrys ynghyd â phrosiectau seiberddiogelwch presennol.

Codwyd y materion canlynol gan y pwyllgor a chawsant eu trafod gyda'r swyddogion TGCh oedd yn bresennol ar gyfer yr eitem –

• Prydlondeb penderfyniadau ac ymatebion cyflenwyr ceisiadau trydydd parti i wendidau diogelwch a ph’un ai a ellir mynd i'r afael â hyn/gwella hyn trwy fanyleb contract neu drwy atal taliad pan fydd oedi yn arwain at fethiant rheoleiddiol.
• Risgiau parhaus a / neu risgiau sy'n dod i'r amlwg mewn perthynas â'r mudo i Windows 11.
• Gallu'r gwasanaeth TGCh o ran staff ac adnoddau a phu’n ai y gellir lleihau costau drwy gydweithio a/neu gydweithredu.
• Ymwybyddiaeth staff o ddiogelwch a'r gwersi i'w dysgu o ymarferion/ymgyrchoedd sy'n profi staff ynglŷn â’u gwybodaeth a'u hymwybyddiaeth o faterion diogelwch.

Ar ôl ystyried yr adroddiad a derbyn eglurhad a sicrwydd gan y Swyddog mewn perthynas â'r materion a godwyd, penderfynwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio –

• Yn nodi'r heriau y tynnir sylw atynt yn yr adroddiad.

• Cadarnhau ei fod yn fodlon bod gweithgareddau'r Cyngor ynghylch seiberddiogelwch yn rhoi sylw digonol i risgiau a blaenoriaethau'r Cyngor.
• Derbyn sicrwydd bod mesurau rhesymol yn eu lle i reoli bygythiadau seiber fel eu bod ar lefel dderbynio.