Rhaglen a chofnodion

Nododd y Cadeirydd ei dristwch o glywed am farwolaeth y Cynghorydd Trefor Lloyd Hughes, MBE, a oedd yn aelod o’r pwyllgor, a nododd y bydd colled fawr ar ei ôl.   Ar ran y pwyllgor, cydymdeimlodd yn ddwys â theulu a ffrindiau’r Cynghorydd Hughes. Nododd y Cadeirydd bod y Cynghorydd Gwilym O. Jones wedi cael ei benodi i’r pwyllgor unwaith eto.  Er nad oedd yn gallu bod yn bresennol oherwydd ymrwymiadau blaenorol, croesawyd y Cynghorydd Gwilym O. Jones yn ôl i’r pwyllgor.

Nodwyd yr ymddiheuriadau a gyflwynwyd.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gn unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o fuddiant.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol –

·      30 Medi 2025

·      23 Hydref 2025 (arbennig)

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau a ganlyn a chadarnhawyd eu bod yn gywir:-

·      30 Medi 2025

·      13 Hydref 2025 (cyfarfod arbennig)

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, oedd yn cynnwys log gweithredoedd y pwyllgor, i’w ystyried gan y pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar statws a chynnydd y camau a gytunwyd.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod camau rhif 16, 19, 20, 25, 28, 30, 31 a 32 wedi cael eu cwblhau. Rhoddodd ddiweddariad ar y sefyllfa’n gysylltiedig â cham rhif 30 fel y nodir yn y log.

Penderfynwyd nodi’r camau gweithredu a oedd wedi’u nodi yn y log a chadarnhau bod y Pwyllgor yn hapus bod y camau wedi cael eu gweithredu’n foddhaol.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro, a oedd yn darparu gwybodaeth am gwynion gwasanaeth ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2024 a 31 Mawrth 2025, i’w ystyried gan y pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn cyfeirio at ddatgeliadau Chwythu’r Chwiban a chwynion Cod Ymddygiad a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod ac roedd yn cynnwys Llythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) ar gyfer 2024/25.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro drosolwg o’r adroddiad ac amlygodd y prif bwyntiau.  Roedd y gwasanaethau’n cytuno gyda’r data a gyflwynwyd ac yn derbyn y dadansoddiad.  Darparwyd hyfforddiant i Swyddogion Cwynion gan OGCC yn ystod y flwyddyn a chafodd Polisi Cwynion y Cyngor ei ddiweddaru i egluro’r broses Cam 1 a Cham 2 a dileu’r elfen “pryderon”.

Gwelwyd cynnydd yn nifer y cwynion yn gysylltiedig â’r Gwasanaeth Priffyrdd ac Eiddo ac mae’n bosib y gallai nifer y cwynion ar gyfer chwarter 1 a 2 fod yn uwch nag a gofnodwyd. Tra bo’r Gwasanaethau Tai wedi gweld gostyngiad mewn cwynion, cafodd canran uchel eu cadarnhau ac mae’n bosib y gallai nifer y cwynion fod yn uwch nag a gofnodwyd ar gyfer y ddau chwarter cyntaf. Yn y Gwasanaeth Hamdden, cafodd 93% o gwynion eu cadarnhau, ac roedd yn oherwydd bod ceisiadau am wasanaeth yn cael eu cofnodi fel cwynion Cam 1.   Roedd y Pennaeth Gwasanaeth yn derbyn hyn ac mae staff wedi derbyn hyfforddiant ychwanegol.  Cofnododd y gwasanaethau Cynllunio a Gwastraff berfformiad uchel, ac nid oedd unrhyw bryderon ynglŷn ag ymatebion hwyr mewn unrhyw wasanaeth.

Derbyniodd OGCC lai o gwynion yn erbyn y Cyngor yn 2024/25 ac roedd lleihad sylweddol mewn materion y gysylltiedig â thrin cwynion.  Roedd Llythyr Blynyddol OGCC yn amlygu bod angen hysbysu OGCC wrth roi argymhellion OGCC ar waith ac i wneud hynny’n unol â’r amserlen a osodwyd gan OGCC.  Methwyd â gwneud hyn yn achos chwe argymhelliad yn 2024/25 ac o ganlyniad cofnodwyd diffyg cydymffurfiaeth yn gysylltiedig â’r argymhellion hyn.

Adroddodd y Pennaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo ynglŷn â’r cynnydd mewn cwynion yn erbyn y Gwasanaeth Priffyrdd a Gwastraff.  Nododd bod nifer o faterion busnes fel arfer yn troi’n gwynion pan nad yw’r achwynydd yn derbyn yr ymateb a roddir. Oherwydd natur weithredol y gwasanaeth, mae nifer uchel o achosion o’r fath yn anochel.  Dywedodd bod staff angen hyfforddiant pellach ar y system CRM, gan fod y system wedi arwain at gynnydd mewn cwynion ac amlygodd bod angen gwahaniaethu rhwng cwynion ac ymholiadau busnes fel arfer.  Cyfeiriodd at y cwynion mwyaf cyffredin am y gwasanaeth ac amlinellodd yr amgylchiadau lliniarol.  Nododd y bydd gwell defnydd o’r CRM yn helpu i sicrhau bod cwynion yn cael eu cofnodi ar amser ac yn gyson, gwahaniaethu rhwng cwynion ac ymholiadau arferol ynghyd â gwell monitro gan reolwyr. Cadarnhaodd bod y materion a nodwyd yn cael eu hystyried yng nghyfarfodydd tîm corfforaethol y gwasanaeth sy’n goruchwylio tueddiadau ac amseroedd ymateb i gwynion.

Penderfynwyd cefnogi’r argymhellion yn yr adroddiad, sef -

·      Gweithredu’r isod, cyn gynted â phosib: -  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro, a oedd yn darparu gwybodaeth am y prif faterion yn gysylltiedig â Llywodraethu Gwybodaeth ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2024 a 31 Mawrth 2025, i’w ystyried gan y pwyllgor.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro drosolwg o’r adroddiad ac amlygodd y prif bwyntiau.  At ei gilydd mae’r ffigurau yn gysylltiedig â thor diogelwch data yn parhau i fod yn isel, ac mae hyn yn gyson â’r blynyddoedd blaenorol. Mae’n bosib bod hyn oherwydd diffyg ymwybyddiaeth ynglŷn â beth a ystyrir yn dor diogelwch data ac felly mae materion a ddylai gael eu cyfeirio at y Swyddog Diogelu Data Dros Dro yn cael eu hanwybyddu. Mae angen diweddau’r hyfforddiant a’r polisïau.

Er bod enghreifftiau o arferion da, mae ffigurau cydymffurfiaeth y Cyngor â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn parhau i fod yn isel ac maent bob amser yn is na’r isafswm y mae’r Comisiynydd Gwybodaeth yn ei ddisgwyl (y targed yw 90%). Mae’n bosib bod hyn oherwydd nad oes cynlluniau cyhoeddi o fewn gwasanaethau ar hyn o bryd. Gall cynllun cyhoeddi rheolaidd leihau’r baich ar wasanaethau yn gysylltiedig â Cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth drwy ganiatáu eithriad ar gyfer deunydd sydd eisoes ar gael yn gyhoeddus.

Mae’r cymorth corfforaethol sydd ar gael ar gyfer llywodraethu gwybodaeth yn isel o’i gymharu ag awdurdodau lleol eraill.  Mae’r swydd Swyddog Diogelu Data Corfforaethol wedi bod yn wag ers tro ac er gwaethaf sawl ymgais i recriwtio i’r rôl yn barhaol, mae’r rôl yn dal i gael i gael ei chyflawni gan swyddog dros dro.  Mae’r swyddog dros dro wedi adolygu sefyllfa’r Cyngor ac mae wedi cynhyrchu rhaglen waith ddrafft.  Er bod cyflawni’r rhaglen yn llawn yn ddibynnol ar gapasiti, mae camau blaenoriaeth wedi cael eu nodi ac maent wedi cael eu hadlewyrchu yn yr argymhellion yn yr adroddiad. Mae cais i ariannu swydd paragyfreithiol wedi cael ei gyflwyno er mwyn galluogi’r Swyddog Diogelu Data Corfforaethol i ganolbwyntio ar bolisïau, strategaethau a hyfforddiant.

Mae’r prosiect CRM yn gysylltiedig â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth wedi cael ei gwblhau, ac mae prosiect ehangach newydd wedi cael ei roi ar waith a fydd yn ein galluogi i barhau i ddefnyddio’r dogfennau sydd wedi cael eu creu eisoes ynghyd â sawl ffrwd gwaith mewn system llywodraethu gwybodaeth fwy cynhwysfawr.

Wrth adolygu’r adroddiad, nododd y pwyllgor y sefyllfa o ran cydymffurfiaeth â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r methiant dros gyfnod o ddeg mlynedd i gwrdd â tharged y Comisiynydd Gwybodaeth, sef 90%. Gofynnodd yr aelodau am eglurhad ynglŷn â’r broses ar gyfer delio â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth o fewn gwasanaethau.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro bod capasiti yn broblem a’i fod yn gyfyngedig oherwydd bod swyddogion rhyddid gwybodaeth a rheoli data mewn gwasanaethau eraill yn gorfod delio â chwynion ar ben eu dyletswyddau dydd i ddydd, gyda dim ond un swyddog corfforaethol canolog yn cefnogi pob gwasanaeth.  Bydd gwaith pellach gyda gwasanaethau yn helpu i nodi’r rhwystrau a thargedu ymyraethau a hyfforddiant, ond mae’n rhaid i  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn gofyn i’r pwyllgor roi ei farn ar y newid arfaethedig i Gyfansoddiad y Cyngor i ganiatáu i Gyfrifon Blynyddol y Cyngor gael eu cymeradwyo’n derfynol  gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn hytrach na’r Cyngor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a amlinellodd y rhesymeg y tu ôl i’r cynnig sef gwella effeithlonrwydd, cefnogi bwriad Archwilio Cymru i leihau’r amserlen archwilio ar gyfer llywodraeth leol yn 2025/26 fel bod rhaid cymeradwyo’r cyfrifon erbyn 30 Medi 2026, osgoi gorfod aildrefnu cyfarfod y Cyngor Llawn ym mis Medi neu drefnu cyfarfod arbennig os bydd y Cyngor yn parhau’n gyfrifol am eu cymeradwyo, a sicrhau bod trefniadau’r Cyngor yn cyd-fynd â’r trefniadau sydd ar waith mewn prif gynghorau yng Nghymru.  Cadarnhawyd na fydd unrhyw barti dan anfantais yn sgil y newid arfaethedig.

Gofynnodd yr aelodau am sicrwydd y byddai’r pwyllgor yn derbyn y cyfrifon terfynol mewn da bryd i’w hadolygu pe byddai’n dod yn gyfrifol am eu cymeradwyo. Holwyd a fyddai’r newid hwn hefyd yn berthnasol i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y byddai’r pwyllgor yn parhau i adolygu’r cyfrifon drafft ym mis Gorffennaf ac y byddai dileu’r Cyngor Llawn o’r cam terfynol yn rhoi amser ychwanegol i gyflwyno’r cyfrifon terfynol i’r pwyllgor. Rhoddwyd sicrwydd y byddai’r gwasanaeth Cyllid yn gwneud pob ymdrech i gyflwyno’r cyfrifon terfynol mewn da bryd.

Cynghorydd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro bod  cyfarwyddiadau ynglŷn â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol wedi cael eu derbyn wedi i’r adroddiad gael ei ddrafftio a hanner ffordd drwy’r ymgynghoriad ar y newid arfaethedig.  Gan fod proses wahanol yn gysylltiedig â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, byddai’n rhaid cyflwyno adroddiad pellach i’r Cyngor Llawn yn gysylltiedig ag unrhyw newid i’r trefniadau ar gyfer ei gymeradwyo. Bydd y Dirprwy Swyddog Monitro Dros Dro yn gofyn am gyfarwyddyd ar y mater hwn pe byddai’r Cyngor Llawn yn cymeradwyo’r newid arfaethedig i’r broses ar gyfer cymeradwyo’r cyfrifon.

Nododd Carwyn Rees, Rheolwr Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru ei bod hi, erbyn hyn, yn gyffredin iawn i gyfrifon terfynol gael eu cymeradwyo gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio mewn cynghorau yng Nghymru. Fe ychwanegodd bod cyhoeddi’r cyfrifon drafft ym mis Mehefin yn rhoi digon o amser i’r aelodau etholedig a’r cyhoedd godi unrhyw faterion cyn eu cymeradwyo’n derfynol ym mis Medi.

Penderfynwyd cymeradwyo’r newid arfaethedig i Gyfansoddiad y Cyngor er mwyn rhoi’r hawl i Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r Cyngor, yn hytrach na’r Cyngor, gymeradwyo Cyfrifon Blynyddol y Cyngor yn derfynol.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, oedd yn cynnwys diweddariad hyd at 21 Tachwedd, 2025, ar yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf ar 30 Medi 2025, i’w ystyried gan y pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu llwyth gwaith presennol y gwasanaeth Archwilio Mewnol a’i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr a chanolig wrth symud ymlaen. Darparwyd copïau ar wahân i’r aelodau o’r adroddiadau sicrwydd a gwblhawyd yn ystod y cyfnod dan sylw yn gysylltiedig â rheoli Perfformiad (Sicrwydd Rhesymol) a Diogelwch TGCh mewn Ysgolion uwchradd (Sicrwydd Cyfyngedig).

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Archwilio a Risg a roddodd grynodeb o’r ddau adolygiad sicrwydd a gwblhawyd yn ystod y cyfnod ac fe amlygodd y materion a nodwyd.  O ran yr adolygiad a dderbyniodd Sicrwydd Cyfyngedig, fe adroddodd bod y Cyngor wedi rhoi nifer o fentrau ar waith a’i fod wedi sefydlu tîm prosiect i fynd i’r afael â’r risgiau a godwyd.  Mae’r rheolwyr a’r ysgolion wedi cytuno ar gynllun gweithredu. Mae disgwyl i’r holl gamau gweithredu gael eu cwblhau erbyn mis Gorffennaf 2026 a bydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cynnal adolygiad dilyn i fyny ym mis Ebrill 2026. Bydd y pwyllgor yn derbyn adroddiad cynnydd yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf 2026.  Oherwydd natur y pryderon a godwyd yn ystod yr archwiliad, bydd rhaid trafod yr adroddiad sicrwydd cyfyngedig yn ystod sesiwn breifat, yn amodol ar brawf budd cyhoeddus. Cytunodd y pwyllgor y dylai ystyried yr adroddiad a’r cynllun gweithredu yn gysylltiedig â Diogelwch TGCh mewn Ysgolion Uwchradd (Sicrwydd cyfyngedig) yn fanwl yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf 2026, yn dilyn Adolygiad Cynnydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol, a gofynnwyd i Brif Swyddog Digidol y Cyngor fod yn bresennol.

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc bod y Gwasanaeth Dysgu, y gwasanaeth TGCh a’r ysgolion uwchradd wrthi’n cydweithio i roi’r argymhellion hyn ar waith, a bod nifer ohonynt wedi cael eu cwblhau eisoes.   Bydd diweddariad mwy cynhwysfawr yn cael ei ddarparu yn ystod y cyfarfod ym mis Gorffennaf 2026 fel y cytunwyd.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol codwyd y pwyntiau a ganlyn gan y pwyllgor - 

·      Roedd gan Aelodau amheuaeth ynglŷn â pha mor effeithiol a rhagweithiol yw fframwaith rheoli perfformiad y Cyngor yn sgil canlyniadau’r archwiliad, yn enwedig y sicrwydd cyfyngedig a roddwyd yn gysylltiedig ag ansawdd data ar lefel gwasanaeth a chorfforaethol, sy’n peri risg i gywirdeb y canlyniadau a adroddir.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod y gwasanaeth archwilio mewnol o’r farn bod y fframwaith yn effeithiol ar y cyfan a’i fod wedi ei ymgorffori ar hyd a lled y sefydliad ac mai’r prif fater yw’r anghysondeb o ran y modd y caiff perfformiad ei reoli ar draws gwasanaethau.

Ychwanegodd y Rheolwr Perfformiad Strategol a Phrosiectau bod yr archwiliad yn cefnogi’r farn bod y tîm Rheoli Perfformiad yn gweithio’n agos â gwasanaethau ar gynllunio busnes a monitro.  Mae’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol wedi cael ei adolygu ar gyfer 2025/26 fel ei fod yn cyd-fynd yn well ag anghenion strategol y Cyngor ac  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio, a Risg a oedd yn cynnwys Datganiad Polisi’r Cyngor ar Reoli Risg a Chanllawiau ar Reoli Risg fel y’i diwygiwyd ym mis Rhagfyr 2025, i’w ystyried gan y pwyllgor.

Amlinellodd y Pennaeth Archwilio a Risg y newidiadau arfaethedig i fframwaith rheoli risg y Cyngor a rhoddodd ddiweddariad ar y gwaith sy’n mynd rhagddo gyda Zurich Risk Solutions, sydd wedi cael ei gomisiynu gan y Cyngor i gynnal adolygiad llawn o’i drefniadau rheoli risg.  Amlygodd y newidiadau i’r Datganiad Polisi a Chanllawiau Rheoli Risg a chadarnhaodd y bydd fersiwn ddiwygiedig o’r gofrestr risgiau strategol yn cael ei chyflwyno i’r pwyllgor ym mis Chwefror, 2026.

Penderfynwyd nodi’r gwaith sy’n cael ei wneud ar hyn o bryd fel rhan o’r adolygiad cyflawn o’r fframwaith rheoli risg a’r gofrestr risgiau strategol.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, a oedd yn nodi perfformiad y Cyngor ar ganol y flwyddyn yn gysylltiedig â strategaeth rheoli trysorlys 2025/26, i’w ystyried gan y pwyllgor.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth drosolwg o’r adroddiad yn cynnwys y cynnydd o ran cyllideb gyfalaf 2025/26, sefyllfa’r Cyngor o ran benthyca a’r rhagolygon hyd at fis Mawrth 2026 a’r incwm ar fuddsoddiadau hyd at 30 Medi 2025, ynghyd â’r sefyllfa a ragwelir ar gyfer 2025/26. Roedd Tabl 5 yn yr adroddiad yn amlinellu’r sefyllfa a ragwelir yn erbyn y dangosyddion rheoli trysorlys a therfynau.  Cadarnhawyd bod perfformiad rheoli trysorlys y Cyngor yn parhau yn unol â’r strategaeth o ddefnyddio buddsoddiadau risg isel ac enillion isel, a dull benthyca a gynlluniwyd i leihau costau llog cymaint â phosib. Oherwydd mân achos technegol aethpwyd yn groes i’r arferion rheoli trysorlys am gyfnod byr, fel y nodir ym mharagraff 8 yn yr adroddiad, wedi i gyfrif galw godi’n uwch na’r terfynau a nodir yn y strategaeth rheoli trysorlys wedi i log gael ei ychwanegu i’r cyfrif.  Cafodd hyn ei gywiro heb unrhyw golled i’r Cyngor.

Mewn ymateb i gwestiwn am y tebygolrwydd o wario’r gyllideb gyfalaf yn llawn erbyn diwedd y flwyddyn gan mai di ond 33% o’r gyllideb flynyddol sydd wedi ei gwario hanner ffordd drwy’r flwyddyn, dywedodd y Swyddog Adran 151 bod y rhagolygon yn seiliedig ar yr asesiadau a ddarparwyd gan y swyddogion prosiect sy’n gyfrifol am bob cynllun.  Nododd bod nifer o ffactorau’n gallu effeithio ar gynnydd a gwariant a chadarnhaodd y bydd y Cyngor yn ceisio sicrhau bod yr arian yn cael ei wario yn unol ag amodau pob grant neu y bydd yn gofyn i gael cario’r arian ymlaen i’r flwyddyn ariannol nesaf.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr Adolygiad Rheoli Trysorlys Canol Blwyddyn 2025/26 ac anfon yr adroddiad ymlaen i'r Pwyllgor Gwaith heb unrhyw sylwadau pellach.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid, a oedd yn crynhoi ymateb y Cyngor i’r adroddiadau archwilio allanol ac argymhellion cysylltiedig a gyhoeddwyd gan reoleiddwyr, i’w ystyried gan y Pwyllgor.  Roedd yr adroddiad hefyd yn darparu diweddariad ar y gwaith y mae’r Cyngor wedi’i gyflawni ers yr adroddiad monitro diwethaf a gyflwynwyd i’r pwyllgor ym mis Rhagfyr 2024.

Cadarnhaodd y Rheolwr Perfformiad Strategol a Phrosiectau bod mwyafrif yr argymhellion wedi neu ar fin cael eu gweithredu, a chafwyd eglurhad a diweddariad cynnydd ynglyn ag unrhyw oedi.  Mewn ymateb i awgrym y dylid darparu amserlen gydag argymhellion, cynghorodd y byddai hyn yn anodd gan fod nifer ohonynt yn argymhellion cenedlaethol a bod modd i awdurdodau ddewis gweithredu’r rhai mwyaf perthnasol un unol ag amgylchiadau lleol, a bod rhai eisoes ar waith mewn gwasanaethau.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad a derbyn bod yr ymatebion a’r diweddariadau yn adlewyrchiad cywir o waith y Cyngor yn erbyn yr argymhellion perthnasol. 

Cyflwyno adroddiad Archwlio Cymru.

Cyflwynwyd nodyn briffio gan Archwilio Cymru, a oedd yn darparu diweddariad ar Fenter Twyll Genedlaethol 2024/25 ar lefel genedlaethol hyd at 31 Gorffennaf 2025, i’w ystyried gan y pwyllgor.  Roedd y nodyn briffio’n cynnwys gwybodaeth leol yn ogystal ynglyn â nifer y pariadau data ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn ac roedd dadansoddiad pellach o’r pariadau data hyn yn ôl sgôr risg twyll ar gael yn Atodiad 2.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio a Risg yr adroddiad, gan amlygu’r prif bwyntiau a nodi bod Archwilio Cymru’n annog y rheiny sy’n gyfrifol am lywodraethiant i gael rhagor o fanylion lleol gan swyddogion arweiniol.  Cafodd yr wybodaeth hon ei darparu i’r pwyllgor yn yr adroddiad ar Ganlyniadau Menter Twyll Genedlaethol 2024/25 a gyflwynwyd iddo yn ei gyfarfod ar 30 Medi 2025 ac a oedd yn nodi bod systemau cadarn ar waith yn fewnol ar gyfer rheoli tenantiaid/rhestrau aros, y gyflogres a chaffael. Bwriedir defnyddio darparwr allanol i gynnal adolygiad swmp, dan reolaeth o Ddisgowntiau Person Sengl y Dreth Gyngor cyn diwedd 2025/26.

Gofynnodd y pwyllgor pam bod pob un o’r 5,000 o bariadau Disgownt Person Sengl y Dreth Gyngor yn bariadau risg uchel, gan fod y statws person sengl yn ddeinamig ac yn gallu newid yn ddyddiol. Holodd yr aelodau ynglyn â’r gyfradd llwyddiant yn ogystal o ran adennill disgowntiau sy’n cael eu hawlio’n dwyllodrus neu mewn camgymeriad. 

Eglurodd Carwyn Rees, Rheolwr Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru bod Disgownt Person Sengl y Dreth Gyngor yn cael ei ystyried yn faes risg uchel yn seiliedig ar ganfyddiadau hanesyddol er nad yw pob pariad yn awgrymu bod problem.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 amlinelliad o’r dulliau sydd ar gael i’r Cyngor ar gyfer adennill disgowntiau anghymwys neu dwyllodrus a phwysleisiodd bod nifer o’r pariadau’n ddilys.  Nododd hefyd bod yr adroddiad yn adlewyrchu’r sefyllfa ar adeg benodol a bod y data’n cael ei adolygu a’i ddiweddaru’n ddyddiol.  Cadarnhaodd bod y Cyngor yn y broses o benodi darparwr allanol i adolygu Disgowntiau Person Sengl y Dreth Gyngor, ond bod oedi wedi bod. 

Mewn ymateb i gwestiwn pellach gan y pwyllgor ynglyn â’r gwerth am arian yr oedd yr adroddiad yn ei gynnig o ran canfod colledion ariannol, dywedodd Carwyn Rees, Archwilio Cymru mai pwrpas yr adroddiad yw codi ymwybyddiaeth ac ysgogi ymchwiliadau pellach.  Bydd adroddiad cenedlaethol, a fydd yn cael ei lywio gan yr holl ganfyddiadau lleol, yn cael ei gyhoeddi yn hydref 2026.

Penderfynwyd nodi’r nodyn briffio gan Archwilio Cymru a derbyn sicrwydd bod y Cyngor, gan ystyried yr angen i flaenoriaethu ei adnoddau, yn ceisio manteisio ar gyfleoedd a ddarperir gan y Fenter Twyll Genedlaethol i ddefnyddio dulliau dadansoddi data i gryfhau trefniadau atal a chanfod twyll.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru ynghyd â’r ymateb rheolaethol.

Cyflwynwyd adroddiad gan Archwilio Cymru ar ganfyddiadau ei archwiliad i ba mor dda y mae’r Cyngor yn rheoli ei gronfeydd wrth gefn a’i falansau i’w ystyried gan y pwyllgor.

Cadarnhaodd Carwyn Rees, Rheolwr Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru bod yr adroddiad yn galonogol a’i fod yn dod i’r casgliad bod y Cyngor yn rheoli ei gronfeydd wrth gefn yn effeithiol ac yn eu hadolygu’n rheolaidd.  Fodd bynnag, byddai’r Cyngor yn elwa o sefydlu protocolau ffurfiol ar gyfer eu defnyddio a’u hailgyflenwi yn ogystal â  meini prawf i benderfynu sut a phryd y dylid sefydlu cronfeydd wrth gefn. Un argymhelliad yw cryfhau’r trefniadau hyn. Mae’r rheolwyr wedi derbyn yr argymhelliad hwn ac mae camau ac amserlen wedi cael eu sefydlu er mwyn cyflawni’r argymhelliad.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad a chymryd sicrwydd bod yr ymateb gan reolwyr yn cadarnhau bod camau wedi cael eu cymryd gan y Cyngor i fynd i’r afael â’r argymhellion.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru ynghyd â’r ymateb rheolaethol.

Cyflwynwyd adroddiad gan Archwilio Cymru ar ganfyddiadau ei archwiliad i drefniadau’r Cyngor ar gyfer comisiynu gwasanaethau i’w ystyried gan y pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Reolwr Perfformiad Strategol a Phrosiectau Archwilio Cymru. Ar y cyfan, canfu Archwilio Cymru nad yw'r Cyngor yn gallu dangos ei fod yn sicrhau gwerth am arian yn rheolaidd drwy ei wasanaethau a gomisiynwyd.  Fel rhan o’r archwiliad adolygwyd tri gwasanaeth lle mae’r Cyngor wedi penderfynu comisiynu gwasanaethau’n allanol - rheoli gwastraff a glanhau strydoedd, y gwasanaeth digartrefedd i bobl ifanc a thrafnidiaeth ysgolion (bysiau). Nid oedd y gwasanaethau hyn yn cytuno â chanfyddiadau’r archwiliad ac maent o’r farn bod prosesau ar waith i adolygu’r trefniadau a monitro contractau’n rheolaidd i sicrhau gwerth am arian.  Er bod Archwilio Cymru wedi derbyn adborth gan y Cyngor, nid oedd yn derbyn y sylwadau hynny. 

Cadarnhaodd Lora Williams, Archwilio Cymru bod yr holl adborth y mae Archwilio Cymru yn ei dderbyn gan awdurdodau lleol ynglŷn ag adroddiadau drafft yn cael ei ystyried ganddo.  Cynhaliwyd yr adolygiad hwn ym mhob cyngor yng Nghymru a bydd crynodeb o’r canfyddiadau cenedlaethol ar gael ym mis Ionawr 2026.

Yn ystod y drafodaeth, cododd aelodau’r pwyllgor bryderon ynglyn â’r sylfaen dystiolaeth gan nodi nad oedd yn ddigonol i gefnogi’r casgliad cyffredinol ynglyn â threfniadau comisiynu’r Cyngor ac nad oedd y tri gwasanaeth a ddewiswyd yn cynrychioli’r amrywiaeth ehangach o gontractau sydd gan y Cyngor.  Felly, roedd rhai aelodau’n teimlo na allent dderbyn y canfyddiadau.  Codwyd pryder hefyd nad oedd adborth y Cyngor wedi cael ei gynnwys yn yr adroddiad.

Nododd Lora Williams mai dim ond dau awdurdod lleol oedd wedi gwneud sylw ynglyn â maint y sampl.  Eglurodd bod yr archwiliad wedi asesu trefniadau comisiynu corfforaethol; felly hyd yn oed gyda sampl mwy, pe byddai un gwasanaeth yn dilyn safonau gwasanaeth lleol yn hytrach na rhai corfforaethol byddai’r casgliad cyffredinol yr un fath, sef nad yw trefniadau comisiynu corfforaethol y Cyngor yn dilyn arferion gorau ac yn sicrhau gwerth am arian.  Fe ychwanegodd bod y tri gwasanaeth wedi cael eu dewis mewn ymgynghoriad â’r Cyngor  a bod Archwilio Cymru’n dilyn safonau archwilio rhyngwladol wrth gynnal archwiliadau sy’n golygu bod gofyn iddo ystyried sylwadau’r corff y mae’n ei archwilio ond nad oes rhaid iddo eu derbyn. 

Gofynnodd y pwyllgor a fyddai modd cael sicrwydd drwy brosesau archwilio mewnol. Cynghorodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd y cynllun archwilio mewnol ar gyfer 2025/26 yn cynnwys adolygu trefniadau comisiynu, ond y gellid ystyried cynnwys archwiliad o’r fath yn y cynllun ar gyfer 2026/27 ar gais.

Nododd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 er bod anghytuno ynglyn â maint y sampl, bod rheolwyr wedi ystyried yr adroddiad a’r argymhellion a darparu ymateb a’u bod yn y broses o weithredu’r argymhellion.  Amlinellodd y sefyllfa bresennol o safbwynt caffael a chadarnhaodd bod y strategaeth caffael wedi cael ei mabwysiadu ond nad oes rheolwr caffael parhaol wedi cael ei benodi a bod y swydd yn cael ei chyflawn dros dro ar hyn o bryd.  Mae’r swydd wedi cael ei  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 14.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, a oedd yn cynnwys y flaen raglen waith ar gyfer 2025/26 a oedd wedi cael ei diwygio i adlewyrchu’r newidiadau mwyaf diweddar, i’w ystyried gan y pwyllgor.

Penderfynwyd cadarnhau bod y Flaen Raglen Waith ar gyfer 2025/26 yn cwrdd â chyfrifoldebau’r pwyllgor yn unol â’i gylch gorchwyl.