Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw aelod neu swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau a ganlyn –

·         5 Chwefror, 2013.

·         30 Mai, 2013

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 5 Chwefror 2013 a chadarnhawyd hwy fel rhai cywir.

Materion yn codi –

·         Gan gyfeirio at yr adborth y gofynnwyd amdano gan y Pennaeth Gwasanaeth (Tai) ynglŷn â’r cynnydd gyda mynd i’r afael â materion llywodraethu mewn perthynas â’r Uned Cynnal a Chadw Adeiladau, dywedodd y Rheolwr Archwilio wrth y Pwyllgor bod y Pennaeth Gwasanaeth (Tai) wedi cadarnhau bod nifer o’r materion oedd wedi codi yn cael sylw drwy’r Rhaglen Trawsnewid ond er hynny, byddai’n fodlon mynychu cyfarfod mis Medi o’r Pwyllgor Archwilio i roi diweddariad i’r Aelodau.

Cytunwyd bod diweddariad am y cynnydd gyda mynd i’r afael â materion llywodraethu o ran yr UCA yn cael ei ohirio tan gyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi.

Camau Gweithredu yn codi: Y Rheolwr Archwilio i gadarnhau gyda’r Pennaeth Gwasanaeth (Tai) y trefniadau ar gyfer adrodd yn ôl i gyfarfod 24 Medi o’r Pwyllgor Archwilio.

Cyflwyno adroddiad ynglyn â’r uchod.

Cyflwynwyd Adroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) yn nodi’r dyfarniadau a’r amcangyfrifon allweddol yn y Datganiad Cyfrifon 2012/13 er ystyriaeth a sylwadau’r Pwyllgor.

Cadarnhaodd y Rheolwr Cyfrifo bod Datganiad Cyfrifon Drafft 2012/13 y Cyngor wedi ei arwyddo gan y Swyddog Adran 151 ar 28 Mehefin 2013 a hynny cyn diwedd yr amser cau statudol ym Mehefin a’i fod wedi ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor ddechrau mis Gorffennaf.  Roedd y gwaith o archwilio’r datganiadau cyfrifo yn ffurfiol bellach wedi cychwyn.  Aeth y Swyddog yn ei flaen i ddweud bod y cyfrifon sydd yn cynnwys y cyfnod o 1 Ebrill 2012 i 31 Mawrth 2013 yn ddatganiadau mawr a chymhleth a’u bod yn cael eu paratoi ar gyfnod mewn amser ac fel y cyfryw, rhaid gwneud dyfarniadau wrth gymhwyso polisïau cyfrifo a thybiaethau am y dyfodol a phethau eraill sy’n ansicr yn y dyfodol.

Eglurodd y Swyddog mai pwrpas yr adroddiad yw rhoi mwy o eglurder ar y dyfarniadau hynny ac y dylid darllen yr adroddiad ochr yn ochr â’r Datganiad Cyfrifon llawn.  Roedd yr adroddiad yn rhoi cyfle i Aelodau’r Pwyllgor ofyn cwestiynau ar feysydd oedd wedi eu hamlygu i gael ystyriaeth a hynny mewn paratoad at gyflwyno’r cyfrifon yn ffurfiol ac Adroddiad ar Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol yr Archwilydd Apwyntiedig i gyfarfod mis Medi.  Cyfeiriodd y Rheolwr Cyfrifo at y canlynol fel rhai o’r meysydd a’r agweddau allweddol ar gyfer sylw’r Pwyllgor -

·         Y rhagair esboniadol sy’n cysylltu’r canlyniadau yn ôl i’r gyllideb am y flwyddyn a’r gwaith  monitro yn ystod y flwyddyn

·         Y datganiad am y symudiadau yn yr arian wrth gefn sy’n crynhoi’r arian wrth gefn sydd ar gael i’r Cyngor, wedi ei ddosbarthu i gategorïau y gellir eu defnyddio ac na ellir eu defnyddio arr symudiadau yn ystod y flwyddyn

·         Darpariaethau sy’n cynnwys symiau o arian a neilltuwyd ar gyfer digwyddiadau hysbys a thebygol.

·         Penderfyniadau beirniadol ac ansicrwydd amcangyfrif.  Mae’r rhain wedi’u crynhoi a’u hesbonio yn Nodiadau 3 a 4 o’r Datganiad Cyfrifon ac yn cael eu hatgynhyrchu fel Atodiadau C a CH yn yr adroddiad.

·          

·         Ystyriodd yr Aelodau yr adroddiad ac yn y drafodaeth lawn a gafwyd i ddilyn ar y wybodaeth a gyflwynwyd, ceisiwyd cael eglurhad pellach ar y materion canlynol –

·          

·         Y goblygiadau i’r Cyngor o gyflawni ei rwymedigaethau o dan Gynllun Trefniant Yswiriant  Municipal Mutual gyda’i gredydwyr, maint ei rwymedigaethau yn y cyswllt hwn a’r amserlen.

·         A fyddai’r arian wrth gefn a grëwyd gan arbedion costau tirlenwi o ganlyniad i fynd a gwastraff i’w ailgylchu ar gael i’w ddefnyddio ac eithrio mewn cysylltiad â mentrau ailgylchu.

·         Y sefyllfa o ran Gwasanaethau Cronfa’r Cyngor a’r rhesymau, yr effeithiau a’r goblygiadau o orwario neu danwario ar wasanaethau penodol.

·         A oedd yr arbedion diwedd blwyddyn a gyflawnwyd yn y cyllidebau Addysg a Gwasanaethau Cymdeithasol yn rhai damweiniol neu yn rhai a sicrhawyd o ganlyniad i strategaeth hirdymor a gynlluniwyd.

·         Y sefyllfa gyda’r gronfa bensiwn a’r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno drafft o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol am 2012/13.

Cyflwynwyd Adroddiad gan y Dirprwy Brif Weithredwr yn ymgorffori’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft (DLlB) ar gyfer blwyddyn ariannol 2012/13 er ystyriaeth y Pwyllgor a’i sylwadau ynghyd â Chynllun Gweithredu Llywodraethu ar gyfer 2013/14 oedd yn nodi’r prif faterion llywodraethu oedd angen sylw yn y flwyddyn i ddod.  Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y drafft cyfredol o’r DLlB oedd yn cael ei gyflwyno yn parhau yn y cyfnod ymgynghori a’r cyfnod herio a bydd yn cael ei anfon ymlaen i Swyddogion ac Aelodau am eu sylwadau cyn y deuir â fersiwn derfynol yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio am ei gymeradwyaeth yn ei gyfarfod ym mis Medi.

Gan gymryd i ystyriaeth sylwadau a wnaed gan Mr Andy Bruce ynglŷn â gwerthusiad Swyddfa Archwilio Cymru o DLlB yr Awdurdod (cyfeirier at eitem 5) aeth y Pennaeth Gwasanaeth yn ei flaen i roi cyflwyniad gweledol i’r Aelodau oedd yn amlygu rhai o’r heriau gyda llunio’r DLlB 2012/13 wrth i’r awdurdod ddod allan o gyfnod o ymyrraeth yn nhermau rheoli’r newidiadau a mynd i’r afael â materion mewn perthynas â’r fframwaith lywodraethu ddarniog bresennol a allai fod wedi cael ei datblygu sawl gwaith dros gyfnod yr ymyriad gyda hynny’n golygu nad ydynt o anghenraid yn gysylltiedig â weledigaeth y Cyngor; nifer o safbwyntiau a’r diffyg system i werthuso effeithiolrwydd a chyfyngiadau amser.

Yn dilyn hynny, mae argymhellion wedi eu llunio nid yn unig mewn perthynas â chryfhau llywodraethiant corfforaethol yr Awdurdod ond hefyd o safbwynt gwella ymarferion gweithio o ran coladu gwybodaeth, ehangu’r fframwaith llywodraethu a llyfnhau hunanasesiadau.  Mae gweithgor o swyddogion wedi ei sefydlu i hwyluso’r broses hon.  Cyfeiriodd at yr hyn a ddisgwylir gan y Pwyllgor Archwilio mewn perthynas â’i gyfrifoldebau trosolwg a’i ddyletswydd i gael sicrwydd ynglŷn â chadernid fframwaith lywodraethu’r Awdurdod a threfniadau ac i fonitro cynnydd yn erbyn y Cynllun Gweithredu Llywodraethu.

Rhoddwyd cyfle i’r aelodau holi’r swyddog ar gynnwys y DLlB ac a oedd ei ddisgrifiad o’r trefniadau llywodraethu’n rhoi cyfrif digonol a chywir o’r trefniadau hynny a hefyd a oedd yn taro’r nodau allweddol o ran materion llywodraethu sylweddol.  Roedd yr Aelodau am gael eglurhad ar y datganiad a thra eu bod yn derbyn y DLlB fel adlewyrchiad o’r trefniadau llywodraethu oedd yn eu lle ar y pryd roeddent yn nodi y gallai fod yn fwy penodol mewn mannau yn arbennig o ran monitro perfformiad ac o ran gosod targedau sydd wedi eu diffinio’n glir ac sydd yn dangos penderfyniad i wella ar berfformiad y flwyddyn flaenorol.  Roedd yr Aelodau hefyd yn awyddus i wybod a fyddai’r Cynllun Gweithredu yn cael ei rannu’n gyfnodau amser ac yn ddeilliannau penodol gyda hynny’n ei gwneud yn haws i’r Pwyllgor Archwilio fonitro cynnydd trwy iddo fod yn gwybod beth yw’r deilliannau a ddymunir a hefyd y cyfnod amser ar gyfer eu cyflawni.

Penderfynwydnodi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft am 2012/13 ynghyd â’r sylwadau a wnaed ynglŷn â diffinio targedau yn well o fewn y Datganiad  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adborth gan Archwilio Allanol ynglyn â Datganiad Llywodraethu Cyngor Sir Ynys Môn.

Cyflwynwyd yr Adroddiad Archwilio Allanol ynglŷn ag Adolygiad Llywodraethu’r Awdurdod Lleol er gwybodaeth.  Roedd yr adroddiad yn nodi sgôp astudiaeth Swyddfa Archwilio Cymru, y casgliad cyffredinol a hefyd yn rhoi gwerthusiad mwy manwl o ystod, cadernid a thrylwyredd adolygiad yr Awdurdod o lywodraethu a hefyd ei adnabyddiaeth o feysydd yr oedd angen eu gwella a chynlluniau i fynd i’r afael â hwy.

Dywedodd Mr Andy Bruce Swyddfa Archwilio Cymru mai casgliad yr astudiaeth Archwilio Allanol oedd bod adolygiad llywodraethu’r Cyngor yn datblygu ac wedi ei sylfaenu ar egwyddorion cadarn, bod angen ehangu’r trefniadau i roi sicrwydd pellach ar weledigaeth y Cyngor a’i ddeilliannau i’r cyhoedd.  Roedd adolygiad y Cyngor o’r trefniadau llywodraethu yn darparu lefel o sicrwydd ond roedd sgôp i werthuso effeithiolrwydd ei reoliadau.  Dywedodd y Swyddog bod y Cyngor wedi nodi materion pwysig o’i drefniadau llywodraethu a’i fod yn cymryd camau cadarnhaol i wella ei drefniadau.  Bydd canlyniad adolygiadau llywodraethu pob Cyngor yn cael eu casglu at ei gilydd a’u datblygu yn adroddiad cenedlaethol fydd yn nodi patrymau a themâu sy’n gyffredin.

Penderfynwyd nodi adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar adolygiad llywodraethu’r Awdurdod a diolch i’r Swyddog am yr adborth.

DIM GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno diweddariad gan Archwilio Allanol ar waith perfformiad.

Cyflwynwyd a nodwyd er gwybodaeth ddiweddariad Swyddfa Archwilio Cymru ar statws y gwaith cyfredol a’r gwaith a gynlluniwyd (yn genedlaethol ac yn benodol i Fôn) o dan y Rhaglen Waith Perfformiad. 

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyn adroddiad Archwilio Allanol ar gynnydd ar yr Archwiliad Ariannol.

Cyflwynwyd adroddiad cynnydd Archwilio Allanol er gwybodaeth y Pwyllgor.

Dywedodd Mrs Lynn Pamment, Partner Ymgysylltu PwC wrth yr Aelodau mai pwrpas yr adroddiad yw darparu rheolaeth a rhoi i’r Pwyllgor Archwilio ddiweddariad ar gynnydd yr archwiliad ariannol yn erbyn y cerrig milltir allweddol terfynol a nodwyd yn yr Amlinelliad Archwilio Ariannol 2012/13 ac yng nghyswllt gwaith ardystio grant.

Cyfeiriodd y Swyddog at yr agweddau canlynol yn y datganiad sefyllfa archwilio ariannol gyda’r cynnydd hyd yn hyn -

·                     Y rhestr a statws y gwaith archwilio ariannol yng nghyswllt archwilio’r Datganiad Cyfrifon 2012/13 yn arwain at ddarparu’r farn Archwilio a’r dystysgrif cwblhau.

·                     Y sefyllfa gyda chwblhau’r Datganiad Cyfrifon 2011/12 yn dilyn derbyn nifer o wrthwynebiadau i’r cyfrifon gan etholwr lleol oedd angen mwy o wybodaeth ac ymchwiliad pellach.  Roedd y materion oedd ar ôl gyda’r mater hwn bellach wedi eu cwblhau.  Cyn rhyddhau tystysgrif gwblhau, edrychwyd unwaith yn rhagor ar amcangyfrifon sylweddol yn y cyfrifon er mwyn cael sicrwydd nad oeddent wedi eu cam-ddyfynnu i raddau helaeth yng ngoleuni unrhyw ddigwyddiad neu wybodaeth ddiweddarach.  Cadarnhaodd y Swyddog bod y dystysgrif gwblhau bellach wedi ei rhyddhau gan yr Archwilydd Apwyntiedig.

·                     Roedd yr holl hawliadau grant 2011/12 bellach wedi eu hardystio ac eithrio’r grant Budd-dal Tai sydd yn ei gyfnod adolygiad technegol terfynol.

·                     Yng nghyswllt hawliadau grant 2012/13 roedd gwaith maes wedi dechrau ar yr hawliadau Cymunedau’n Gyntaf a Budd-dal Tai.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cylfwyno amlinelliad o’r archwiliad ariannol blynyddol.

Cyflwynwyd amlinelliad Archwiliad Ariannol Blynyddol am flwyddyn archwilio 2012/13 er gwybodaeth y Pwyllgor.  Roedd yr adroddiad yn nodi’r agwedd tuag at archwilio’r datganiadau ariannol; y prif risgiau gweithredol ac ariannol oedd yn cael eu hwynebu gan yr Awdurdod a allai effeithio ar yr archwiliad; rôl yr Archwilydd Allanol yn gwerthuso trefniant yr Awdurdod ar gyfer sicrhau effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn y defnydd o adnoddau ynghyd â’r ffi archwilio arfaethedig.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at recriwtio fel maes risg o safbwynt paratoi’r cyfrifon yn nhermau llenwi swyddi yn barhaol yn y tîm Cyllid ac awgrymodd bod gan y Pwyllgor Archwilio efallai rôl yn hyrwyddo’r Gwasanaeth Cyllid fel gyrfa gyda disgyblion ysgolion uwchradd ar yr Ynys ac yn annog prentisiaethau yn yr Adran Gyllid.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad er gwybodaeth.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ynglyn ag ardystio grantiau a ffurflenni am 2011/12.

Cyflwynwyd adroddiad yr Archwilwyr Allanol ar ardystio grantiau a dychweliadau ar gyfer blwyddyn ariannol 2011/12 i sylw’r Pwyllgor er gwybodaeth.  Roedd yr adroddiad yn cynnwys crynodeb o nifer yr hawliadau grant a’r dychweliadau ariannol a ardystiwyd ynghyd â’u gwerth; gwybodaeth am nifer yr hawliadau na chawsant eu hamodi yn ogystal â hawliadau yr oedd angen eu hamodi neu eu diwygio a’r rhesymau dros hynny.  Er yr ystyriwyd bod yr Awdurdod wedi gwella’r trefniadau ar gyfer cynhyrchu a chyflwyno hawliadau grant 2011/12, daeth yr archwiliwr i’r casgliad bod lle i wella o hyd ac roedd yr adroddiad yn cynnwys 8 o argymhellion i’r Awdurdod wella’i berfformiad ymhellach o ran rheoli cynlluniau grant a’r hawliadau cysylltiedig.  Roedd atodiadau 1 i 4 yr adroddiad yn cynnwys dadansoddiad manwl o’r grantiau a ardystiwyd, rhestr o’r newidiadau a’r amodau, tabl o argymhellion a chrynodeb  o’r gwaith a oedd ar ôl i’w wneud. 

Rhoddodd yr Aelodau sylw i’r adroddiad a nodwyd yr ymddengys bod rhai o’r argymhellion yn rhai elfennol ac yn ymwneud â gweithdrefnau y byddai disgwyl iddynt gael eu gweithredu fel mater o drefn ar gyfer rheoli a llunio hawliadau grant.  Dywedodd Mrs Lynn Pamment, Partner Ymgysylltu, PwC, bod rhai o’r meysydd y nodwyd bod angen eu gwella yn gyffredin i awdurdodau eraill hefyd, er enghraifft  tystiolaethu costau staff a darparu dogfennau cefnogol ar gyfer codi tâl.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

Derbyn diweddariad ynglyn â Rheoli Risg ac Yswiriant.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) ar y cynnydd a wnaed gyda gweithredu’r Fframwaith Rheoli Risg ynghyd â fersiwn ddiwygiedig o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol a diweddariad ar Hawliadau Yswiriant.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) wrth yr Aelodau bod yr adroddiad yn amlinellu’r sefyllfa mewn perthynas â gwreiddio trefniadau rheoli risg ar draws yr Awdurdod.  Mae’r trefniadau hynny’n parhau i ymsefydlu a chydnabyddir bod yna rai risgiau y mae angen i swyddogion eu hegluro ymhellach.

Dywedodd y Rheolydd Risg ac Yswiriant bod y Grŵp Adolygu Perfformiad wedi adolygu’r Cofrestrau Risgiau Gwasanaeth a’r Gofrestr Risg Gorfforaethol ar 2 Gorffennaf 2013.  Mae argymhellion y Grŵp wedi eu hymgorffori yn  fersiwn ddiwygiedig y Gofrestr Risg Gorfforaethol, gan gynnwys nodi’r pedwar risg uchaf i’r Cyngor fel yr amlinellir nhw yn yr adroddiad.  Aeth y Swyddog ymlaen i gyfeirio at brofiadau gyda hawliadau Yswiriant y Cyngor am y cyfnod 1 Ebrill 2007 i 31 Mawrth 2013 lle gwelwyd cynnydd o 40% yn yr hawliadau atebolrwydd cyhoeddus yn ystod 2012/13, sef cynnydd y gellir ei briodoli i hawliadau am ddifrod i gerbydau oherwydd cyflwr ffyrdd y Cyngor.

Rhoddodd yr Aelodau sylw i’r adroddiad gan ddwyn sylw at y materion isod fel pwyntiau i’w trafod –

·         Mae gor-ddatgan difrod i enw da fel risg yn parhau i fod yn nodwedd o Gofrestr Risg Gorfforaethol ddiwygiedig yr Awdurdod, yn arbennig felly oherwydd bod y cyfeiriadau ato mewn perthynas â rhai meysydd risg penodol yn ymddangos fel rhai ar hap a dianghenraid ac yn dwyn sylw at faterion hanesyddol.

·         Mae’n ymddangos bod y gofrestr Risg Gorfforaethol yn or-brysur a theimlir nad yw hynny’n cynorthwyo’r Pwyllgor yn ei swyddogaeth o oruchwylio rheolaeth risg yn yr Awdurdod.  Nodwyd yr adroddwyd i’r Pwyllgor ym mis Tachwedd 2012 y byddai’r Gofrestr Risg yn cael ei mireinio i roi sylw i’r deg prif faes risg.

·         Diffyg gwybodaeth ynghylch canlyniadau a ddisgwylir mewn perthynas â rheoli’r meysydd risg, sy’n golygu bod y gofrestr yn canolbwyntio ar fewnbwn yn hytrach nag allbwn.

·         Y rhesymau am y newid yn y risgiau mwyaf yn y cyfnod ers y diweddariad diwethaf i’r Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ym mis Chwefror 2013.  Er bod tri o’r pum risg uchaf yr adroddwyd arnynt ym mis Chwefror wedi disgyn allan o’r categori hwn, roedd dau risg newydd yn y pedwar uchaf ond nid oedd unrhyw resymau yn nodi pam.

·          

·         Esboniodd y Rheolydd Risg ac Yswiriant bod y Grŵp Adolygu Perfformiad yn parhau i ystyried difrod i enw da fel risg mewn sawl maes, ond bydd yn parhau i fonitro’r sefyllfa.  Mae’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi adolygu’r gofrestr ac wedi penderfynu cadw cofrestr lawn yn hytrach na fersiwn gynilach.

·          

·         Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) fod y Gofrestr Risg Gorfforaethol yn ei ffurf gyfredol yn cael ei datblygu a chydnabyddir nad yw’n adlewyrchu’r canlyniadau a’r manylion am liniaru / cael gwared ar risgiau.  Dros y misoedd nesaf caiff y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 10.

Cyflwyno diweddariad ar gynnydd.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, Adroddiad gan y Rheolydd Archwilio ar ddatblygiadau cyfredol mewn perthynas â Rheoli Gwybodaeth a diogelwch data gyda chyfeiriad yn benodol at archwiliad o drefniadau’r Cyngor ar gyfer prosesu data personol a gynhaliwyd gan archwilwyr y Comisiynydd Gwybodaeth yn ystod mis Gorffennaf 2013.

Rhoddodd y Swyddog Gwybodaeth Gorfforaethol grynodeb i’r Aelodau o’r cefndir deddfwriaethol i reoli gwybodaeth a diogelwch data, gan gynnwys pwerau’r Comisiynydd Gwybodaeth a’r cosbau ariannol am dorri Deddf Diogelwch Data 1998.  Dywedodd y Swyddog fod gwendidau rheoli sylweddol wedi eu nodi mewn nifer o adroddiadau rheoleiddiol mewn perthynas â threfniadau’r Cyngor ar gyfer rheoli gwybodaeth, llywodraethu gwybodaeth a diogelwch data a bod yr adroddiad Gwella Blynyddol eleni hefyd yn dwyn sylw at y maes hwn fel ffactor sy’n llesteirio gallu’r Cyngor i wella.  Mae’r Pwyllgor Archwilio wedi cael ei ddiweddaru am y cynnydd a wnaed o ran rhoi sylw i’r materion hyn.  Yn dilyn achosion gan y Cyngor o dorri Deddf Diogelwch Data 1998, gwnaed ymrwymiadau ffurfiol gan y Cyngor dan y Ddeddf gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ym mis Ionawr 2011 a Ionawr 2012.  O ganlyniad, cytunodd y Cyngor y byddai Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn cynnal archwiliad cydsyniol o drefniadau’r Cyngor ar gyfer prosesu data personol.  Gwnaed y gwaith maes ar gyfer yr archwiliad yn wythnos gyntaf mis Gorffennaf.  Mae’r adroddiad ar yr archwiliad gan Archwilwyr Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn debygol o gadarnhau ac efallai ychwanegu at yr argymhellion mewn adroddiadau rheoleiddio cynharach.  Fodd bynnag, mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cydnabod parodrwydd y Cyngor i roi gwybod am y materion hyn, ei systemau adrodd sy’n darparu ar gyfer adolygiad prydlon o ddigwyddiadau o’r fath a’r camau priodol i ostwng risg.   Dywedodd y Swyddog wrth y Pwyllgor bod prosiect ar lywodraethu gwybodaeth wedi cychwyn mewn parodrwydd ar gyfer yr archwiliad gan y Comisiynydd Gwybodaeth ar y meysydd penodol a nodir yn yr adroddiad ac y bydd rhaglen waith y prosiect yn cynnwys bwrw ymlaen gyda’r cynllun gweithredu a ddisgwylir ar gyfer archwiliad cydsyniol y Comisiynydd Gwybodaeth.

Rhoddodd yr Aelodau sylw i’r adroddiad ac roeddynt yn awyddus i gael sicrwydd bod yr adnoddau angenrheidiol ar gael i roi sylw i’r materion hynny a nodwyd fel rhai sydd angen sylw ac i ganiatáu ar gyfer cwblhau’r broses honno’n brydlon.  O gofio bod diffyg cydymffurfiaeth gyda rheolau diogelwch data wedi ei amlygu fel un o risgiau mwyaf y Cyngor, rhagdybir y bydd cyllid sylweddol yn cael ei neilltuo i’r pwrpas hwn.  Ar ôl blaenoriaethu gwaith, pwysleisiodd yr aelodau y dylid cymryd camau ar fyrder ynghylch materion rheoli gwybodaeth, a dylid cael sicrwydd bod yr adnoddau ar gael a bod amserlen wedi ei sefydlu ar gyfer prysuro ymlaen gyda’r materion hyn.  Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad pellach yn ei gyfarfod ym mis Medi.

Dywedodd y Rheolydd Archwilio y disgwylir cael adroddiad terfynol y Comisiynydd Gwybodaeth ym mis Medi ac y bydd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn penderfynu’r lefel o adnoddau  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 11.

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol am 2012/13.

Cyflwynwyd yr Adroddiad Blynyddol am 2012/13 gan yr Adain Archwilio Mewnol er gwybodaeth i’r Pwyllgor.  Roedd yr Adroddiad yn crynhoi’r gweithgareddau archwilio yn ystod blwyddyn ariannol 2012/13 gan gynnwys allbynnau ar ffurf adolygiadau archwilio a gynhaliwyd; perfformiad yn erbyn targedau mewnol, y casgliad archwilio cyffredinol ar y meysydd a archwiliwyd a lefel y risg i’r Awdurdod y mae hynny’n ei adlewyrchu, yn ogystal â’r meysydd penodol y mae angen rhoi rhagor o sylw iddynt.

Dygodd y Rheolydd Archwilio sylw at y pwyntiau allweddol mewn cyflwyniad gweledol fel a ganlyn -

·       Cynhaliwyd cyfanswm o 60 o adolygiadau (terfynol a drafft/agos at ddrafft) yn ystod 2011/12 o gymharu â 61 yn y flwyddyn flaenorol.  Roedd y 60 o adolygiadau yn cynnwys 13 o adroddiadau terfynol nad oeddent wedi eu cynllunio ac a gyhoeddwyd yn 2012/13. Fe’u cynhaliwyd i ddibenion asesu risg/cydymffurfiaeth neu o ganlyniad i waith mewn perthynas â chyfeiriadau.

·       Cwblhawyd 81% o gynllun archwilio 2012/13 i ddrafft yn y flwyddyn yn erbyn targed o 90%.

·       Mae’r 53% o’r argymhellion Uchel a Chanolig a weithredwyd yn is na’r targed 80%.  Fodd bynnag, gweithredwyd mwy o argymhellion Uchel, sef 74% ohonynt.  Bydd yr Adain Archwilio Mewnol yn cynnal adolygiad o’r argymhellion sydd heb gael sylw a bydd yn gweithio unwaith yn rhagor gyda’r gwasanaethau yn 2013/14 i ddiweddaru’r system 4action gyda’r data gweithredu diweddaraf y gobeithir y bydd yn dangos gwelliant yn erbyn y targed.

·       Mae’r graddfeydd Gwyrdd/Ambr ar gyfer adolygiadau systemau ac ysgolion yn golygu nad oes ond risg isel i’r awdurdod yn seiliedig ar sgôp y gwaith a wnaed ac ar yr amod bod y camau gweithredu a argymhellwyd i’r rheolwyr yn cael eu cymryd a bod y systemau hynny’n parhau i weithredu fel y bwriedir.

·       Mae’r meysydd lle mae gwendidau sylweddol mewn rheolaeth yn rhwystro’r Cyngor rhag dibynnu ar y systemau rheolaeth fewnol ar gyfer y systemau hynny a adolygwyd yn ystod y flwyddyn wedi eu nodi isod -

·        

·                Parhad Busnes

·                Rheoli Risg

·                Llywodraethu

·                Rheoli Gwybodaeth

Penderfynwyd ymhellach i dderbyn yr Adroddiad Blynyddol gan yr Adain Archwilio Mewnol ar gyfer 2012/13 a nodi ei gynnwys.

DIM CAM GWEITHREDU YN CODI

Cyflwyno Strategaeth Archwilio Mewnol a’r Cynllun Cyfnodol 2012/15.

Cyflwynwyd y Cynllun Strategol Archwilio Mewnol ar gyfer  2012/2015 a’r Cynllun Cyfnodol ar gyfer 2013/14 i’r Pwyllgor er ystyriaeth a sylw. 

Dygodd y Rheolydd Archwilio sylw at y pwyntiau allweddol trwy gyflwyniad gweledol fel a ganlyn –

·         Mae’r ymagwedd archwilio yn seiliedig ar risg ac er mwyn nodi’r meysydd y mae angen i’r Adain Archwilio Mewnol roi sylw iddynt, mae’n rhaid deall y risgiau y mae’r sefydliad yn eu hwynebu.  Cynhaliwyd asesiad risg diwygiedig ar gyfer 2013/14 i 2014/15 gan ddefnyddio’r prosesau a’r meini prawf nodwyd dan adran 2 yn Cynllun.

·         Mae’r Cynllun Gweithredu Archwilio Mewnol yn amlinellu’r meysydd y bydd yr Adain Archwilio Mewnol yn rhoi sylw iddynt yn ystod y flwyddyn fel y gwelir yn Atodiad A i’r adroddiad.  Mae’r Cynllun yn seiliedig ar yr Asesiad o Anghenion Archwilio ac ar yr adnoddau sydd ar gael i’r Adain Archwilio Mewnol yn y cyfnod.

·         Mae dadansoddiad o’r adnoddau sydd ar gael yn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2013/14 (cyfanswm o 1444 o ddyddiau) i’w weld yn Atodiad B i’r adroddiad.  Yn seiliedig ar yr adnoddau sydd ar gael, a chan gymryd i ystyriaeth ddyddiau na chodir amdanynt mewn perthynas â gwyliau ac absenoldeb salwch, hyfforddiant, gweinyddiaeth a gwaith pwyllgor sy’n weithgareddau nad ydynt yn uniongyrchol gysylltiedig ag adolygiadau archwilio, yn ogystal â dyddiau a neilltuwyd ar gyfer gwaith sydd heb ei raglennu, cyfanswm y dyddiau archwilio mewnol sydd ar gael ac a raglennwyd ar gyfer gwaith archwilio mewnol yn erbyn cynllun 2013/14 felly yw 686 o ddyddiau.

Rhoddodd yr aelodau sylw i’r adroddiad a holwyd y swyddogion am ddigonolrwydd yr adnoddau sydd ar gael i’r Adain Archwilio Mewnol i wneud y gwaith a raglennwyd ,a hynny o gofio’r tebygolrwydd o gael ceisiadau am adolygiadau mewn meysydd na wnaed cynlluniau ar eu cyfer.  Trafodwyd y broses ar gyfer cyllido adolygiadau yr oedd gwasanaethau wedi gofyn yn benodol amdanynt, yn ogystal â’r posibilrwydd o ddod ag adnoddau ychwanegol i mewn i wneud gwaith nad oedd wedi ei raglennu.

Mewn ymateb i ymholiadau’r Aelodau ynghylch digonolrwydd yr adnoddau i ganiatáu i’r Adain Archwilio Mewnol wneud a chyflawni’r hyn yr oedd gwasanaeth wedi ei gynllunio ar gyfer 2013/14, dywedodd y Rheolydd Archwilio y bydd hyblygrwydd adolygiadau’n cael ei drafod gyda’r gwasanaethau unigol.  Dywedodd y Swyddog ei fod yn fodlon y gall yr Adain Archwilio Mewnol gynnal 56 o adolygiadau gyda’r staff cyfredol a’i fod yn credu bod lefel yr adnoddau ar hyn o bryd yn briodol i fedru rhoi sicrwydd i’r rheolwyr.

Penderfynwyd derbyn Cynllun Strategol AM ar gyfer 2012/15 a Chynllun Gweithredol AM ar gyfer 2013/14.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno adroddiad ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am Chwarter 1 2013/14.

Cyflwynwyd adroddiad ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am chwarter cyntaf 2013/14 er ystyriaeth y Pwyllgor.

Dygodd y Rheolydd Archwilio sylw at y pwyntiau allweddol mewn cyflwyniad gweledol fel a ganlyn:

·         Mae tabl 1 yr adroddiad yn dangos statws yr adolygiadau sy’n mynd rhagddynt ar hyn o bryd ac / neu’r adolygiadau a gwblhawyd hyd at adroddiad terfynol yn y cyfnod, ynghyd â’r farn archwilio

·         Mae prif gasgliadau’r adroddiadau i’w gweld yn rhan 2 yr adroddiad

·         Ni chyhoeddwyd unrhyw adolygiadau archwilio Sicrwydd Coch.  Fodd bynnag, roedd yr adolygiad ymgynghorol mewn perthynas â’r fframwaith partneriaeth yn dwyn sylw at fylchau yn y trefniadau, yn arbennig absenoldeb fframwaith ffurfiol ar gyfer Llywodraethu Partneriaethau - ystyrir bod hyn yn risg sylweddol.

·         Roedd 50% o’r Cynllun Archwilio wedi ei gwblhau ar gyfer y chwarter cyntaf.  Mae hynny i’w ddisgwyliedig oherwydd dechreuodd y chwarter gyda chwblhau a chyhoeddi wyth o adroddiadau terfynol a oedd yn ymwneud â’r flwyddyn ariannol flaenorol ac na chawsant eu cynnwys yn y targed ffigwr canrannol.

·         Mae canran yr argymhellion lefel Uchel a Chanolig a weithredwyd yn is na’r targed, sef 51%.  Mae’r Adain Archwilio Mewnol wedi adolygu’r llinellau adrodd ar gyfer gweithredu argymhellion a bydd yn adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio nesaf ar ganlyniadau’r gwaith hwn.  Y nod yw codi proffil gweithredu argymhellion ymysg uwch-reolwyr a gwella’r cyfraddau gweithredu yn sgil hynny.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol Rheoli Trysorlys am 2012/13.

Cyflwynwyd yr Adroddiad Rheoli Trysorlys Blynyddol am 2012/13 i’r Pwyllgor am sylw.

Dywedodd y Rheolydd Cyfrifeg wrth y Pwyllgor fod y gweithgareddau rheoli trysorlys yn 2012/13 yn gyson â’r strategaeth y cytunwyd arni ar 5 Mawrth 2012 cyn dechrau blwyddyn ariannol 2012/13.  Mae’r strategaeth wedi gweithredu’n llwyddiannus ac mae’r adroddiad yn nodi canlyniadau’r strategaeth ar ffurf perfformiad benthyca a buddsoddi yn ystod y flwyddyn.  Mae’r adroddiad hefyd yn cyfeirio at weithgareddau cyfalaf, dangosyddion trysorlys a darbodus; symudiadau mewn cyfraddau llog a gweithgareddau manwl ynghylch dyledion.  Ymhelaethodd y Swyddog ar sefyllfa net y Cyngor o ran benthyca a’i agwedd tuag at fenthyca, sef dim ond benthyca i ddibenion cyfalaf.  Mae’r gweithgareddau benthyca wedi eu cyfyngu gan ddangosyddion darbodus ar gyfer benthyca net a’r Gofyniad Cyllido Cyfalaf (angen y Cyngor i fenthyca) a therfynau awdurdodedig.  Roedd amgylchedd buddsoddi heriol y blynyddoedd diwethaf yn parhau ym mlwyddyn ariannol 2012/13 ar ffurf dychweliadau isel o fuddsoddiadau a risgiau uwch gwrthbartion.  Cadarnhawyd nad oedd unrhyw sefydliadau yr oedd yr Awdurdod wedi buddsoddi ynddynt wedi cael unrhyw anhawster ad-dalu buddsoddiadau a llog ar amser ac yn llawn yn ystod y flwyddyn.

Rhoddodd yr Aelodau sylw i’r adroddiad gan nodi y byddent yn dymuno gweld parhad ymagwedd gwrth-risg tuag at fuddsoddi.

Penderfynwyd derbyn yr Adroddiad Adolygu Rheoli Trysorlys ar gyfer 2012/13 a’i anfon at y Cyngor Sir.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

·        Dydd Mawrth, 23 Gorffennaf, 2013 am 2:00 p.m.

·        Dydd Mawrth,  24 Medi, 2013 am 2:00 p.m.

·        Dydd Mercher, 11 Rhagfyr, 2013 am 2:00 p.m.

·        Dydd Mawrth, 4 Chwefror, 2014 am 2:00 p.m.

Cyflwynwyd dyddiadau cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2013/14 ac fe’u nodwyd er gwybodaeth.