Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Datganodd Mr Richard Barker a Mrs Sharon Warnes ddiddordeb mewn perthynas ag eitem 10 ar yr agenda fel Aelodau Lleyg ar y Pwyllgor Archwilio ac nid oeddent yn bresennol pan drafodwyd y mater.

Bydd cofonodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 24 Medi, 2013 yn cael eu cyflwyno i’w cadarnhau.

Cyflwynwyd a chadarnhawyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 24 Medi, 2013 fel rhai cywir.

Derbyn adborth ynglyn â’r sefyllfa ddiweddaraf mewn perthynas â llywodraethu gwybodaeth.

Cyflwynwyd adroddiad diweddaru gan y Pennaeth Swyddogaeth (Cyngor Busnes) yn crynhoi'r cynnydd hyd yma o ran bwrw ymlaen â'r Prosiect Llywodraethu Gwybodaeth..

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) a SIRO ar gyd-destun a chefndir i sefydlu'r Prosiect Llywodraethu Gwybodaeth, ynghyd â gofynion y ddeddfwriaeth Diogelu Data sy'n sail i'r prosiect mewn perthynas â phrosesu cyfreithlon o ddata personol. Daeth y Swyddog â’r materion canlynol i sylw'r Aelodau -

•           Mae'r Cynllun Gweithredu DPA ar gyfer Gwella yn cynnwys yr holl weithgarwch rheoleiddio blaenorol o ran Llywodraethu Gwybodaeth a Rheoli.

•           Y Bwrdd Prosiect Llywodraethu Gwybodaeth, fel rhan o raglen Trawsnewid Busnes y Cyngor, yw'r cyfrwng ar gyfer cyflawni'r Cynllun Gweithredu a dechreuodd y gwaith ym mis Tachwedd, 2013.Y dyddiad targed i gwblhau yw Awst, 2014 pan fydd yn cael ei ddisodli gan grŵp o swyddogion i sicrhau cydymffurfiaeth barhaus

•           Bydd yr archwiliad o gydymffurfiad y Cyngor â'r Ddeddf Diogelu Data gan Swyddog y Comisiynydd Gwybodaeth yng Ngorffennaf 2103 yn cael ei ailadrodd yn y dyfodol agos a gallai methu â gweithredu ar newid arwain at gymryd camau gorfodi yn erbyn y Cyngor.

•           Bydd gweithredu ar argymhellion yr ICO ers ei archwiliad Gorffennaf 2013 yn lliniaru peryglon o dorri'r Ddeddf yn ddifrifol. Mae'r rhain wedi cael eu distyllu i bum thema allweddol.

•           Mae capasiti wedi’i roddi i bwrpas rheoli’r prosiect ar gyfer TGCh, Adnoddau Dynol a DP / Cymorth Cyfreithiol.

•           Mae absenoldeb y Swyddog Gweithredol Arweiniol a Rheolwr Prosiect dynodedig wedi rhwystro cynnydd. Gwnaed trefniadau dros dro i sicrhau symudiad ar y Cynllun Gweithredu gyda ffocws arbennig ar gamau a amserwyd ar gyfer mis Tachwedd a mis Rhagfyr.

•           Mae pedwar polisi craidd wedi cael eu paratoi a'u cymeradwyo gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth - Polisi Torri Data, Polisi Asesu Effaith ar Breifatrwydd, Polisi Dosbarthiad Data Personol a Risg Gwybodaeth.

•           Mae adolygiad o argymhellion sy'n weddill o adroddiadau rheoleiddio blaenorol wedi ei gwblhau a chawsant eu cymhathu yn y Prosiect Llywodraethu Gwybodaeth, neu fel arall byddant  yn cael eu hychwanegu ato cyn ei gau.

•           Mae adolygiad o dempledi contract safonol yr Awdurdod mewn perthynas â thrydydd parti sy'n gwneud gwaith i'r Awdurdod yn cael ei gynnal ac ar ôl cwblhau’r gwaith hwnnw, bydd raid i'r gwasanaethau adolygu ac ail-negodi eu contractau presennol i sicrhau eu bod yn cynnwys darpariaethau a thelerau diogelu data.

•           Mae rhai camau gweithredu heb eu cymryd neu heb gychwyn. Mae'r rhain yn ymwneud â TGCh ac Eiddo ac yn gysylltiedig â mynediad a diogelwch, a threfniadau storio. Mae goblygiadau o ran adnoddau i’r olaf.

•           Gellir rhoddi sicrwydd bod trefniadau priodol wedi eu rhoi ar waith drwy'r prosiect a bod cynnydd wedi'i wneud yn erbyn targedau yn y Cynllun Gweithredu. Ar hyn o bryd mae peth pryder yn parhau mewn perthynas â rhai llinellau amser yng nghyswllt rhai  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Derbyn diweddariad gan y Pennaeth Gwasanaeth (Tai) ynglyn â chynnydd yn erbyn y Cynllun Gweithredu.

Cyflwynwyd i’w ystyried adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Gwasanaethau Tai) yn amlinellu'r cynnydd a wnaed hyd yn hyn ar drawsnewid y gwasanaethau a ddarperir gan Uned Cynnal a Chadw Adeiladau'r Gwasanaethau Tai “(BMU)” ers yr adroddiad blaenorol i'r Pwyllgor ym mis Mai, 2012.

Atgoffodd y Pennaeth Gwasanaeth (Gwasanaethau Tai) Aelodau'r Pwyllgor o argymhellion allweddol o ddau arolwg gwasanaeth blaenorol, y naill yn arolwg ymgynghorol gan Swyddfa Archwilio Cymru a'r llall yn arolwg gwerth am arian gan gwmni arbenigol. Cyfeiriodd y Swyddog at drydydd arolwg o'r gwasanaeth a gynhaliwyd gan yr Archwiliad Mewnol a oedd yn canolbwyntio ar drefniadau caffael yr UCA. Cafwyd, meddai, gynllun gweithredu cynhwysfawr o ganlyniad i'r tri arolwg beirniadol, ei roi ar waith ac eglurodd y cynnydd hyd yma ar gyflwyno'r cynllun gweithredu. Bydd gwerthusiad opsiynau a gwerthusiad annibynnol o gynnydd yn cael eu gwneud ym mis Chwefror, 2014 a chyflwynir nhw i'r Pwyllgor Gwaith. Bydd adroddiad cynnydd o ran gweithredu ar yr opsiwn a ddewisir yn cael ei gyflwyno i'r Bwrdd Trawsnewid Gwasanaethau a bydd dull rheoli prosiect ffurfiol yn cael ei fabwysiadu.

Gofynnodd yr Aelodau i'r Pennaeth Gwasanaeth (Tai) a oedd hi’n fodlon bod y trawsnewid yn cael ei ddarparu yn unol â'r amserlen ac atebodd yn gadarnhaol gyda'r ychwanegiad bod rhai risgiau mewn perthynas â chaffael a chontractau yn parhau. Gofynnodd y Pwyllgor Archwilio am ddiweddariad pellach ym mis Chwefror i gynnwys opsiynau, amserlenni ac unrhyw risgiau cysylltiedig.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

GWEITHREDU YN CODI: Bod y Pennaeth Gwasanaeth (Tai) yn cyflwyno diweddariad arall i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod yn Chwefror, 2014.

Derbyn adroddiad y Cyfarwyddwr Datblygu Cynaliadwy ynglyn â’r Prosiect Cyfalaf Tair Tref.

Cyflwynwyd adroddiad gan y Cyfarwyddwr Cynaliadwyedd mewn perthynas â'r prosiect Cyfalaf Tair Tref Ynys Môn er gwybodaeth i'r Pwyllgor Archwilio. Roedd yr adroddiad yn cyfeirio at drefniadau a fframwaith llywodraethu'r prosiect, yr elfennau cyllido ynghyd ag allbynnau a gyflawnwyd ac a ragwelir.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Cynaliadwyedd i Aelodau'r Pwyllgor bod Llywodraeth Cymru, dros gyfnod y prosiect,  wedi ailbroffilio ei gynllun £ 37m ac o ganlyniad bod Cyngor Sir Ynys Môn wedi cael nifer o gyfleoedd hefyd i ailbroffilio ac ymestyn sydd yn ei dro wedi caniatáu'r camau a ddisgrifir yn yr adroddiad . Dywedodd y Swyddog bod yr hyn sydd wedi'i weld fel llithriad mewn gwirionedd yn ailbroffilio a gynlluniwyd er mwyn sicrhau’r manteision mwyaf bosib.

Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor nifer o gwestiynau ar weithrediad y prosiect mewn perthynas â chwmpas y cynllun grant, gwariant, swyddi a grëwyd a threfniadau tendro a chafwyd arnynt ragor o eglurhad gan y Rheolwr Prosiect. Awgrymwyd y byddai'n ddefnyddiol pe bai mwy o wybodaeth am y prosiect a'r elfennau a gwblhawyd ar gael i'r cyhoedd. Hefyd gofynnodd yr aelodau am ddiweddariad pellach ar gynnydd y cynllun. Dywedodd y Cyfarwyddwr Cynaliadwyedd fod rhestr o gynlluniau ar gael yn gyhoeddus. Bydd adroddiad cau prosiect yn cael ei gyhoeddi ym mis Mehefin, 2014 a fydd yn destun archwiliad fel sy'n ofynnol yn ôl cyfraith yr UE ac a fydd ar gael i'r Pwyllgor Archwilio.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

GWEITHREDU YN CODI: Bod y Rheolwr Archwilio yn cydlynu cyflwyno adroddiad diwedd prosiect i'r Pwyllgor Archwilio ar yr adeg briodol.

Derbyn diweddariad gan Archwilio Allanol ynglyn â gwaith perfformiad (Adroddiad Saesneg yn unig)

Cyflwynwyd, i’r Pwyllgor, y wybodaeth ddiweddaraf gan yr Archwilwyr Allanol ar statws presennol darnau o waith sy’n cael ei wneud ac y bwriedir ei wneud a chafodd y wybodaeth honno ei nodi.

Cyflwyno’r Llythyr Archwilio Blynyddol am 2012/13 (Adroddiad Saesneg yn unig).

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor Lythyr Archwilio Blynyddol yn crynhoi'r negeseuon allweddol sy'n deillio o gyfrifoldebau statudol yr Archwilydd Penodedig o dan Ddeddf 2004 Archwilio Cyhoeddus (Cymru) ac yn adrodd ar gyfrifoldebau o dan y Cod Ymarfer Archwilio.

Dywedodd Mr Ian Davies PwC fod y Llythyr yn crynhoi allbwn ffurfiol o'r broses archwilio cyfrifon a adroddwyd yn llawnach i gyfarfod Medi, 2013 y Pwyllgor. Mae'r Llythyr, tra'n cadarnhau bod barn archwilio ddiamod ar y datganiadau cyfrifo, hefyd yn tynnu sylw at yr angen i drefniadau gael eu rhoi ar waith i sicrhau bod y Gwasanaeth Cyllid â digon o adnoddau a sgiliau priodol i symud ymlaen.

Hysbysodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 yr Aelodau bod strwythur yn cael ei weithredu o fewn y Gwasanaeth Cyllid. Cadarnhaodd bod cynlluniau eisoes ar waith ar gyfer cychwyn proses cau cyfrifon 2013/14  ac amlinellodd i'r Pwyllgor sylwedd y cynlluniau hynny.

Penderfynwyd derbyn y Llythyr Archwilio Blynyddol a nodi ei gynnwys.

DIM GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Derbyn diweddariad ynglyn â threfniadau Llywodraethu a Sicrwydd.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor adroddiad y Dirprwy Brif Weithredwr yn nodi cynnydd yn erbyn y Cynllun Gweithredu Llywodraethu a Sicrwydd ac yn codi o'r adolygiad o Fframwaith Llywodraethu y Cyngor a Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2012/13. Roedd y fersiwn a ddiweddarwyd o’r Cynllun Gweithredu  ar Lywodraethu a Sicrwydd wedi ei ddarparu yn Atodiad B ynghlwm wrth yr adroddiad.

Ystyriodd yr Aelodau'r Cynllun Gweithredu a gofyn am eglurhad ar rai pwyntiau ynghylch y trefniadau adrodd ar gyfer y Byrddau Trawsnewid a statws yr ymgynghoriad ar y Polisi a’r Strategaeth Comisiynu a Chaffael. Tynnwyd sylw at absenoldeb dyddiad targed penodedig ar gyfer cynllunio a darparu arbedion sydd eu hangen ar y Cyngor a chan fod y gwaith hwn mor ganolog i fusnes y Cyngor wrth fynd ymlaen, gofynnwyd cwestiynau ynghylch y sefyllfa o ran y cynnydd a wnaed hyd yma.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 bod ymgydio gyda strategaethau ar draws y Cyngor yn rhan o'r gwaith o ddatblygu Cynllun Ariannol Tymor Canolig ee Strategaeth Ysgolion yr Unfed Ganrif ar Hugain a’r Strategaeth TG. Mae rhai strategaethau yn fwy datblygedig nag eraill. Bydd y Cynllun Ariannol Tymor Canolig yn cynnwys buddsoddiadau a bydd yn tynnu sylw at y bwlch arbedion dros y pedair blynedd nesaf a fydd yn cael eu talu dan y Strategaeth Effeithlonrwydd. Bydd yn rhaid datblygu cynlluniau ar gyfer y flwyddyn ariannol 2015/16 yn seiliedig ar feddwl ymlaen tua’r dyfodol yn hytrach nag ar ddull sleisio salami. Y gwaith y bydd angen ei wneud yn y dyfodol agos yw gweithio gyda'r byrddau trawsnewid ac adolygiadau gwasanaeth i bontio'r bwlch arbedion.

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr bod y Cynllun Trawsnewid wedi cael ei ddatblygu, bod ailstrwythuro wedi digwydd a chapasiti ychwanegol wedi’i ddyrannu, a'r cam cyntaf fydd adnabod yr achos dros newid y canlyniadau refeniw gan fwydo wedyn i'r strategaeth effeithlonrwydd tymor hwy. Hyd yma mae’r gwaith a wnaed yn un o natur ôl-ymyrraeth a nawr yn unig y mae gennym yr amser a'r capasiti i flaengynllunio. Cytunwyd ar y Cynllun Corfforaethol a bydd hwnnw’n gyrru materion yn eu blaen. O ran y meysydd lle gellir adnabod arbedion ee crebwyll miniog ar waith, moderneiddio ysgolion ac ati cyrhaeddwyd cyfnod pryd y gall yr Awdurdod ganolbwyntio ar yrru’r mentrau hyn ac eraill ymlaen a byddant wedyn yn cael eu hadlewyrchu yn y Cynllun Ariannol Tymor Canolig ac yn y Strategaeth Effeithlonrwydd. Mae'r rhaglen drawsnewid yn ceisio asio gwelliant mewn gwasanaethau gyda gwell defnydd o adnoddau. Ymhelaethodd y Swyddog ar waith a wneir yn y cyfnod rhwng nawr a diwedd y flwyddyn ariannol, ynghyd â chamau gweithredu sy'n cael eu cymryd a chadarnhaodd bod yr agenda yn symud.

Nododd yr aelodau bod cynnydd yn digwydd ond nid mor gyflym ag y dymunent ac o ganlyniad gofynnwyd am gael gwybod am y datblygiadau.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

GWEITHREDU YN CODI: Dirprwy Brif Weithredwr i roi gwybod i'r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

Derbyn diweddariad ar lafar.

Rhoddodd y Dirprwy Brif Weithredwr i'r Pwyllgor ddiweddariad llafar ar faterion sy'n ymwneud â rheoli risg.

Adroddodd y Dirprwy Brif Weithredwr i'r Aelodau ar bwysigrwydd ymgorffori rheoli risg o fewn yr Awdurdod fel sefydliad. Gwelwyd cynnydd o ran nodi'r risgiau mewn perthynas â'r agenda Trawsnewid ond mae angen gwneud mwy i ymgorffori rheoli risg o fewn y gwasanaethau a chytunwyd gyda Phenaethiaid Gwasanaeth y dylai rheoli risg ddigwydd yn effeithiol o fewn eu gwasanaethau. Dywedodd y swyddog bod angen gwneud mwy o waith i sicrhau bod rheoli risg ar draws yr Awdurdod yn digwydd yn systematig.

Nododd aelodau'r Pwyllgor bod y mater o reoli risg yn bryder ers tro byd i’r Pwyllgor Archwilio gan dynnu sylw at faint o amser a gymerwyd i weithredu system effeithiol o reoli risg o fewn yr Awdurdod.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio y dylai'r Penaethiaid Gwasanaeth ganolbwyntio ar yr hyn sy'n digwydd yn eu gwasanaethau o ran rheoli risg, sut i ymgorffori'r broses yn y gwasanaethau hynny a sut mae hynny wedyn yn cael ei adrodd i fyny i'r gofrestr Risg Corfforaethol fel bod yr UDA fel perchnogion risg a'r Pwyllgor Archwilio fel y fforwm gyda chyfrifoldeb goruchwylio yn cael sicrwydd bod y risgiau yn cael eu rheoli. Mae angen i'r broses o ddarparu adroddiadau a darparu sicrwydd i fyny ac i lawr y sefydliad fod yn glir. Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod angen i Benaethiaid Gwasanaeth fod yn ymwybodol o'r disgwyliadau arnynt o ran rheoli risgiau o fewn eu gwasanaethau a bod angen mynegi'n glir beth yw’r disgwyliadau drwy, er enghraifft, sesiynau datblygu.

Penderfynwyd nodi'r wybodaeth.

GWEITHREDU YN CODI: Dirprwy Brif Weithredwr i adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Mehefin, 2014 yn nodi i ba raddau y mae rheoli risg wedi cael ei weithredu'n effeithiol o fewn yr Awdurdod ynghyd â'r trefniadau i ddarparu sicrwydd bod hynny'n wir.

Derbyn adroddiad ynglyn â’r uchod.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor adroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) yn ymgorffori opsiynau ar gyfer penodi Aelodau Annibynnol i'r Pwyllgor Archwilio i wasanaethu o fis Gorffennaf, 2014 yn unol â gofynion y Mesur Llywodraeth Leol.

Wedi iddynt ddatgan diddordeb yn y mater hwn, gadawodd Mr Richard Barker a Mrs Sharon Warnes y cyfarfod yn ystod y drafodaeth arno.

Penderfynwyd ymestyn y trefniadau presennol gyda'r Aelodau Annibynnol presennol o fis Gorffennaf, 2014 am ddwy flynedd arall.

DIM GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Derbyn adroddiad cynnydd ar waith Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor adroddiad gan y Rheolwr Archwilio ar weithgaredd yr Adain Archwilio Mewnol dros y cyfnod Ebrill-Tachwedd, 2013.

Cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio'n benodol at y materion canlynol -

•           Allbwn ar ffurf adroddiadau a gyhoeddwyd ers y diweddariad blaenorol

•           Adolygiadau archwilio gyda barn Coch neu Goch / Ambr - Credydwyr a'r System Cyfrifyddu Civica

•           Perfformiad mewn perthynas â gweithredu argymhellion yr archwiliad mewnol

•           Pryderon archwilio cyfredol a chamau gweithredu cysylltiedig

•           Argymhellion Categori Uchel na chawsant eu gweithredu a'r meysydd adolygu y maent yn berthnasol iddynt.

Cododd yr Aelodau y pwyntiau canlynol ar y wybodaeth a gyflwynwyd -

•           Eglurhad ar y materion sy'n codi o'r adolygiad ar y brif system gyfrifyddu Civica ac a ydynt i’w priodoli i'r cyfarpar Civica ei hun neu i’r defnydd ohono.

•           O ran yr adolygiad ymgynghorol ar daliadau asiantaeth, eglurhad ar y defnydd a wna’r Awdurdod o staff asiantaeth ac i ba raddau y dibynnir arnynt o ran y niferoedd dan sylw, costau a pha mor ymarferol yw’r cyfryw ddefnydd yn ariannol.

•           A yw'r camau gweithredu yn ddigonol i ddatrys y sefyllfa yng nghyswllt argymhellion categori uchel heb eu gweithredu.

Ymhelaethodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) ar y materion a oedd wedi codi yn ystod y cyfnod yn arwain at gyflwyno’r system Civica ac oedd wedi effeithio arni ynghyd â manylion am y camau a gymerwyd wedi hynny.

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr wrth yr Aelodau fod yr adran Adnoddau Dynol yn cynnal darn o waith ar staff asiantaeth.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

CAMAU YN CODI:

•           Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) i ddarparu i'r Pwyllgor Archwilio maes o law wybodaeth ar yr adolygiad ôl-weithredu o'r System Cyfrifyddu Civica

•           Rheolwr Archwilio i gysylltu gyda Phennaeth y Proffesiwn (Adnoddau Dynol) ynghylch darparu i'r Pwyllgor Archwilio adroddiad ar staff Asiantaeth.

Cyflwyno adroddiad ynglyn â’r uchod.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) yn amlinellu sefyllfa Rheoli'r Trysorlys a materion cysylltiedig fel yr oedd pethau ar ganol blwyddyn ariannol 2013/14.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

2:00 o’r gloch y prynhawn, dydd Mawrth, 4 Chwefror, 2014.

2:00 o’r gloch, Dydd Mawrth, 4 Chwefror, 2014.