Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw aelod neu swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Bydd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 11 Rhagfyr, 2013 yn cael eu cyflwyno i’w cadarnhau.

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir – gofnodion y cyfarfod diwethaf o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 11 Rhagfyr, 2013.

Derbyn cyflwyniad gan y Dirprwy Brif Weithredwraig ar Fframwaith y Rhaglen Drawsnewid.

Cafodd Aelodau’r Pwyllgor gyflwyniad ar Fframwaith y Rhaglen Drawsnewid a oedd yn cynnwys trefniadau llywodraethu’r byrddau rhaglen; y broses ar gyfer cychwyn rhaglenni a phrosiectau ac adrodd arnynt a statws y rhaglenni a’r prosiectau cyfredol ar gyfer newid.

Rhoes y Dirprwy Brif Weithredwr grynodeb o’r cefndir o ran sefydlu’r Rhaglen Drawsnewid ynghyd â’r egwyddorion y mae’r Rhaglen yn seiliedig arnynt a’i phwrpas. Eglurodd mai’r Rhaglen Drawsnewid yw’r peirianwaith ar gyfer bwrw ymlaen mewn modd pwrpasol gyda chynlluniau newid yn y Cyngor ac yn unol hefyd â disgyblaethau rheoli prosiect. 

Aeth Rheolydd y Rhaglen Drawsnewid rhagddi i ymhelaethu ar amryfal elfennau’r Rhaglen Drawsnewid a’r swyddogaeth y maent yn eu cyflawni a dygodd sylw hefyd at y pwyntiau isod-

•           Y modd y mae’r rhaglen drawsnewid yn canolbwyntio ar gyflawni’r amcanion yng Nghynllun Corfforaethol y Cyngor; darparu mecanwaith a fframwaith ar gyfer gyrru newid a gwelliant a sicrhau fod y rhaglen newid yn cael ei rheoli a’i bod yn cyflawni yn unol â disgwyliadau.

•           Cylch Gorchwyl y tri Bwrdd Rhaglen Trawsnewid a’u pwrpas o ran goruchwylio newid yn y Cyngor. 

•           Aelodaeth y Byrddau Rhaglen sy’n cynrychioli nifer o ddiddordebau gan gynnwys y Pwyllgor Gwaith, sgriwtini, y gwasanaethau perthnasol ac arbenigedd allanol yn ôl yr angen.

•           Y model llywodraethiant a’r strwythur adrodd o gychwyn prosiectau a’r mandadau ar eu cyfer drwodd i’r her, trosolwg a chwblhau.

•           Y gyrwyr allweddol ar gyfer blaenoriaethu prosiectau a thasgau a’r broses ar gyfer cychwyn prosiectau a’u cyflawni.

•           Sianelau cyfathrebu a’r mecanwaith ar gyfer cyfathrebu’r canlyniadau drwy gyfrwng cofrestr prosiect sy’n dal gwybodaeth o ran ble y mae pob prosiect yn adrodd iddynt a sut y maent yn rhoi siâp ar gyfeiriad a blaenoriaethau.  Caiff cofnodion cyfarfodydd eu rhannu gyda’r Penaethiaid a chaiff y negeseuon allweddol eu postio ar  Monitor. Mae Sgriwtini, yr UDA a’r Bwrdd Cynaliadwyedd yn cael atborth ar eu cynnydd.

•           Y camau nesaf o ran cynnal adolygiad o flwyddyn gyntaf y trefniadau llywodraethiant, y prosesau sy’n sylfaen iddynt a blaenoriaethu gweithgareddau trawsnewid.

Rhoddwyd i’r Aelodau y cyfle i ofyn cwestiynau ar y wybodaeth a gyflwynwyd.  Codwyd y materion isod yn y drafodaeth a ddilynodd:

•           Y broses ar gyfer delio gyda, a rheoli, unrhyw ansicrwydd yn y rhaglen a allai lesteirio cynnydd.

•           Digonolrwydd y strwythur cefnogaeth ar gyfer y rhaglen er mwyn sicrhau fod modd cyflawni amserlenni a thargedau.  Nodwyd ei bod yn ymddangos fod y rhaglen yn brin o bobl i’w chefnogi.

•           Digonolrwydd ac ehangder y trefniadau adrodd o ran hysbysu’r holl Aelodau am y cynnydd a wneir.

•           Yr angen i fframwaith y Rhaglen Drawsnewid fedru cyflawni targedau mewn modd clyfar a chyflym.  Pwysleisiwyd bod angen i’r rhaglen fedru darparu canlyniadau gwirioneddol ac amserol.

•           A yw’r argymhellion a wnaed gan y Pwyllgor Archwilio mewn perthynas â rheoli a llywodraethu gwybodaeth wedi cael eu gweithredu o ran gwneud rheolwyr ar draws y Cyngor yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau yn hyn o beth. 

Ymatebodd y Swyddogion i’r materion y dygwyd sylw atynt drwy esbonio ymhellach yr egwyddorion  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Adrodd i’r Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Ionawr, 2014 benderfynu fel a ganlyn yng nghyswllt y pryderon a fynegwyd gan y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr mewn perthynas â Llywodraethu  Gwybodaeth:

“PENDERFYNWYD cyfeirio pryderon y Pwyllgor Archwilio i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth, gyda chais eu bod yn cyflwyno adroddiad statws i’r Pwyllgor Gwaith ym mis Mawrth.”

Adroddwyd a nodwyd gan Aelodau’r Pwyllgor Archwilio fod y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 13 Ionawr 2014, wedi penderfynu fel a ganlyn mewn perthynas â’r pryderon a fynegwyd gan y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr 2013 ynghylch materion Llywodraethu Gwybodaeth –

Penderfynwyd cyfeirio pryderon y Pwyllgor Archwilio i’r UDA i’w hystyried gyda chais eu bod yn cyflwyno adroddiad statws i’r Pwyllgor Gwaith ym mis Mawrth.

DIM GWEITHREDU PELLACH

Derbyn diweddariad pellach ar gynnydd ar drawsnewid y gwasanaethau a gyflenwir gan Uned Cynnal a Chadw Adeiladau’r Gwasanaeth Tai.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Tai ar y cynnydd a wnaed hyd yma mewn perthynas â’r adolygiad o’r Uned Cynnal a Chadw Adeiladau.  Yn yr adroddiad, cafwyd amlinelliad o’r opsiynau sy’n cael eu hystyried ar gyfer dyfodol y Gwasanaeth Trwsio a Chynnal a Chadw ynghyd â’r camau nesaf a’r cerrig milltir allweddol yn y broses adolygu. 

Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad ar rai pwyntiau a dygwyd sylw ganddynt at y pwysigrwydd o sefydlu trefniadau caffael cadarn a sicrhau cydymffurfiaeth gyda’r trefniadau hynny.  Nodwyd ganddynt y byddai’r adroddiad, yn dilyn y cyfle diwethaf i’w adolygu ar 11 Chwefror 2014, yn cael ei gyflwyno i’r

Pwyllgor Archwilio.  

Penderfynwyd nodi’r sefyllfa mewn perthynas â’r adolygiad o Uned Cynnal a Chadw Adeiladau’r Gwasanaeth Tai.

DIM GWEITHREDU PELLACH

Cyflwyno adroddiad Rheoli Trysorlys Chwarter 3 2013/14.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – adroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) yn amlinellu’r gweithgareddau Rheoli Trysorlys yn nhrydydd chwarter 2013/14 ynghyd â’r cynlluniau am weddill y flwyddyn.

Rhoes yr Aelodau sylw i’r adroddiad gan ymofyn sicrwydd ynghylch teilyngdod credyd rhai gwrth-bartïon yn arbennig felly lle bu newid yn eu sgôr credyd.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi’r sefyllfa o ran Rheoli Trysorlys yn Chwarter 3.

DIM GWEITHREDU PELLACH

Cyflwyno’r Strategaeth Rheoli Trysorlys am 2014/15.(Adroddiad Hwyr)

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried a’i gymeradwyo – adroddiad yn ymgorffori’r Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2014/15 yn cynnwys polisïau’r Awdurdod mewn perthynas â benthyca, buddsoddi a theilyngdod credyd.

Rhoes yr Uwch Gyfrifydd (Cynllunio Strategol) wybod i’r Aelodau am fân ddiweddariadau i Ddatganiad 2013/14 fel y cânt eu nodi ym mharagraff 3 yr adroddiad.

Rhoes yr Aelodau ystyriaeth i’r adroddiad a’r Datganiad a gwnaethpwyd y sylwadau isod –

•           Byddai’n ddefnyddiol i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio, petai Swyddogion, i bwrpas hyfforddiant, yn gallu canolbwyntio ar agwedd benodol o’r Datganiad Rheoli Trysorlys.

•           Gofynnwyd am eglurhad o’r rhesymau pam nad oes dogfen ar Arferion Rheoli Trysorlys ar gael yn yr Awdurdod.

•           Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad ynghylch sefyllfa’r Cyngor o ran benthyca a mynegwyd pryder ynghylch effaith gronnol costau benthyca cynyddol.  Dygwyd sylw ganddynt at yr anghysondeb rhwng dychweliad ar fuddsoddiad a’r llog a delir ar ddyledion y Cyngor, sefyllfa a oedd, yn eu barn nhw, yn anghynaladwy yn y tymor hir.  Awgrymwyd y dylid mynegi i’r Pwyllgor Gwaith bryderon y Pwyllgor Archwilio ynghylch sefyllfa’r Cyngor o ran benthyciadau yn arbennig felly yng nghyd-destun yr hinsawdd ariannol heriol a’r penderfyniadau anodd y bydd rhaid eu gwneud o ganlyniad.

Ymatebodd y Swyddogion i’r materion a godwyd gan egluro ymhellach y dulliau a fabwysiedir gan yr Awdurdod o ran benthyca a buddsoddi.  Cydnabu’r Aelod Portffolio ar gyfer Cyllid y pwyntiau a wnaed o ran benthyca a’r costau cysylltiedig yn enwedig gan fod dychweliadau ar fuddsoddiadau wedi bod yn wan ers peth amser.  Awgrymodd y gellid efallai lliniaru’r sefyllfa i ryw raddau drwy fabwysiadu dull mwy strategol o ran rheoli asedau a gwneud gwell a challach defnydd o swyddfeydd y Cyngor drwy greu cyfleon i gael gwared ar asedau nad oes eu hangen mwyach gan greu cyfalaf a lleihau’r angen i fenthyca.   

Penderfynwyd –

•           Nodi cynnwys yr adroddiad.

•           Cymeradwyo’r Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Tysorlys am 2014/15 gan gynnwys y Dangosyddion Pwyllog a Thrysorlys fel yr oeddynt yn ymddangos yn Atodiad A y Datganiad.

•           Rhoi gwybod i’r Pwyllgor Gwaith/y Cyngor am bryderon y Pwyllgor Archwilio ynghylch cynaliadwyedd sefyllfa’r Awdurdod o ran benthyciadau/dyledion a chostau hynny yn y tymor hir. 

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) i gyfleu i’r Pwyllgor Gwaith/y Cyngor deimladau’r Pwyllgor hwn ynghylch sefyllfa’r Cyngor o ran benthyca.

Derbyn diweddariad Archwilio Allanol ar y Rhaglen Waith Perfformiad.

(Fersiwn Saesneg yn unig)

Cyflwynwyd a nodwyd gan y Pwyllgor – ddiweddariad gan yr Archwilwyr Allanol ar statws gwaith perfformiad sydd wedi ei gynllunio a’r gwaith sy’n mynd rhagddo.

Derbyn Llythyr Asesiad Gwella 2.

Cyflwynwyd Llythyr Asesiad 2 SAC er gwybodaeth i’r Pwyllgor.  Roedd y Llythyr yn nodi i ba raddau yr oedd yr Awdurdod wedi cydymffurfio gyda’i ddyletswyddau o ran cynllunio ac adrodd ar welliant yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009.

Roedd y Prif Weithredwr yn croesawu cywair cadarnhaol Llythyr 2 yr AG sy’n cadarnhau bod yr Awdurdod wedi cyflawni ei ddyletswyddau o ran cynllunio ac adrodd ynghylch gwelliant yn unol â’r Mesur ac nad oedd gan Archwiliwr Cyffredinol Cymru unrhyw gynigion neu argymhellion pellach ar gyfer gwelliant yn hyn o beth. 

Awgrymodd Aelod o’r Pwyllgor y dylai cynnwys Llythyr 2 yr AG gael cyhoeddusrwydd ehangach fel tystiolaeth o welliant parhaus yr Awdurdod.  Awgrymodd Mr Andy Bruce, SAC y byddai’r Pwyllgor efallai’n dymuno gohirio unrhyw gyhoeddusrwydd pellach hyd oni fydd yr Adroddiad Gwella Blynyddol wedi’i gyhoeddi sy’n dwyn ynghyd yr holl agweddau ar welliant tra bod Llythyr 2 yr AG yn canolbwyntio ar gydymffurfiaeth yn unig.

Yn dilyn trafodaeth, penderfynwyd cyhoeddi datganiad i’r wasg gyda rhagair gan y Cadeirydd i’r perwyl fod Llythyr 2 yr AG yn dangos fod Cyngor Sir Ynys Môn yn symud ymlaen ar y siwrnai wella.  Roedd y Cynghorydd Jim Evans yn dymuno iddo gael ei nodi ei fod ef o blaid gohirio cyhoeddi’r datganiad hyd oni fydd yr Adroddiad Gwella Blynyddol wedi’i gyhoeddi.

Penderfynwyd nodi cynnwys Llythyr 2 yr AG.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Swyddog Cyfathrebu Corfforaethol i ymgynghori gyda’r Cadeirydd er mwyn cyhoeddi datganiadau’r wasg yn unol â’r uchod.

Derbyn adroddiad ar lafar gan y Rheolwr Archwilio.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio wrth y Pwyllgor fod trefniadau ar gyfer caffael staff asiantaeth, dros dro wrthi’n cael eu hystyried gyda golwg ar symud tuag at wasanaeth a reolir er mwyn sicrhau trefniadau gweithio mwy effeithlon.  Yn unol â’r polisi newydd, byddai darparwr a reolir yn gyfrifol am y broses gaffael gan arwain at drefniadau llyfnach a mwy cost-effeithiol.  Dywedodd y Swyddog fod pob gwasanaeth ar hyn o bryd yn rheoli eu trefniadau caffael eu hunain o ran staff asiantaeth sy’n golygu ei bod yn anoddach tracio’r gwariant cyffredinol ar staff asiantaeth ar draws y Cyngor.  Fodd bynnag, mae rhai sefydliadau eraill yn gofyn am achosion busnes i gyfiawnhau caffael staff asiantaeth gyda’r achos busnes hwnnw wedyn yn cael ei awdurdodi ar y lefel uchaf. 

Dywedodd Aelodau’r Pwyllgor eu bod yn awyddus i gael gwybodaeth am y costau sy’n gysylltiedig â chaffael/cyflogi staff asiantaeth, y nifer a gyflogir ar draws y Cyngor ynghyd â’r posibilrwydd y gall fod dyblygu. 

Penderfynwyd nodi’r wybodaeth fel y cafodd ei chyflwyno.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Rheolwr Archwilio i ddarparu ar gyfer y Pwyllgor ddadansoddiad o nifer y staff asiantaeth/ contract/ hunangyflogedig sy’n cael eu cyflogi gan y Cyngor, y rhesymau am eu cyflogi a chostau hynny ynghyd â manylion am y dulliau eraill a ddefnyddir gan sefydliadau/cyrff eraill.