Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Derbyn cyflwyniad gan y Pennaeth Caffael Dros Dro.

Yn unol â phenderfyniad y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ar 10 Ebrill, rhoddodd y Pennaeth Dros Dro Caffael gyflwyniad i’r Pwyllgor ar brif ganfyddiadau gwaith gwirio ffitrwydd caffael ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn gan KPMG ynghyd â chamau gweithredu oedd wedi eu cynllunio ar gyfer gwella’r meysydd lle'r oedd diffygion wedi eu nodi fel rhan o raglen gynhwysfawr ar gyfer gwella caffael.

(Roedd adroddiad KPMG ar gael i Aelodau’r Pwyllgor fel dogfennau cefndirol)

Ymhelaethodd y Pennaeth Dros Dro Caffael ar y materion canlynol fel rhan o’r cyflwyniad:

•           Y fethodoleg a ddefnyddiwyd gan KPMG i gynnal y gwaith gwirio ffitrwydd sydd yn fodel asesu aeddfedrwydd caffael safonol a ddefnyddir ar draws y sectorau cyhoeddus a phreifat i werthuso effeithlonrwydd.  Roedd yr agwedd yn cynnwys holiadur ar lein y gofynnwyd i staff perthnasol ei gwblhau ac roedd KPMG wedi paratoi asesiad cychwynnol yn seiliedig ar yr holiaduron o allu caffael yr awdurdod yn unol â model aeddfedrwydd Llywodraeth Cymru. Cafodd yr asesiad wedyn ei brofi a’i gymedroli mewn cyfweliadau wyneb yn wyneb a gynhaliwyd ar safle’r Awdurdod gyda rheolwyr caffael allweddol a chydranddeiliaid ar draws yr Awdurdod.

•           Roedd hyd a lled y pethau a aseswyd yn cynnwys y canlynol a rhoddwyd graddfa aeddfedrwydd i Gyngor Sir Ynys Môn ar raddfa yn ymestyn o fethu â chydymffurfio fel y raddfa isaf i lefel uwch fel y raddfa uchaf, gyda pherfformiad ar gyfer pob mesur yn cael ei feincnodi yn erbyn nifer gyfartaleddog o awdurdodau Cymru a meincnod sector cyhoeddus y DU.

•           Arweinyddiaeth a llywodraethiant caffael

•           Strategaeth ac amcanion caffael

•           Diffinio’r angen cyflenwi

•           Strategaethau nwyddau/prosiectau a chaffael at y cyd

•           Rheoli contractau a chyflenwyr

•           Prosesau a systemau pwrcasu allweddol

•           Pobl

•           Rheoli perfformiad

•           Crynodeb o’r camau yr oedd KPMG yn eu hargymell yn erbyn pob dimensiwn o’r model.

•           Trosolwg manwl KPMG o’r canlyniadau yn ôl dimensiwn yn cynnwys sylwadau eglurhaol i gefnogi’r canfyddiadau a’r cyfleon ar gyfer gwella.

•           Rhaglen yr Awdurdod ar gyfer gwella caffael a’r agweddau o asesiad KPMG y bydd y rhaglen yn rhoi sylw iddynt a sut.

•           Y gallu i greu arbedion o ran y gwariant y gellir dylanwadu arno; amcangyfrif o’r arbedion cyffredinol a’r dulliau o ddarparu’r rhain drwy’r rhaglen i wella caffael yn cynnwys nodi arbedion effeithlonrwydd o £2m i £4m dros gyfnod o ddwy flynedd gyda buddsoddiad o £98k yn y swyddogaeth gaffael. 

•           Esiampl o broffil o’r gwariant cyfredol yn ôl categori am wasanaethau cynnal a chadw cyffredinol a’r posibilrwydd ar gyfer creu arbedion (yn amodol ar wneud dadansoddiad manwl) o dan y pennawd hwn y gallai agwedd fwy systematig ei sicrhau yn cynnwys camau all arwain at ‘enillion sydyn’ ar unwaith.

•           Arbedion caffael allweddol mewn meysydd ar draws y Cyngor a’r arbedion tebygol i’w sicrhau.

Dilynwyd hyn gyda sesiwn o gwestiynau ac atebion lle rhoddwyd cyfle i’r Aelodau gael gwybodaeth  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 2.