Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Fe wnaeth y Cynghorydd Peter Rogers ddatgan diddordeb personol fel ffermwr a thirfeddiannwr yn eitem 3 ar yr agenda mewn perthynas ag unrhyw ran o’r drafodaeth a allai gynnwys y stad mân-ddaliadau.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf, 2015.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf 2015 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi o’r cofnodion –

•  Gan gyfeirio at ohebiaeth gyda Heddlu Gogledd Cymru ynghylch yr ymchwiliad i ymgais o dwyll yn erbyn y Cyngor fel rhan o ymgyrch ehangach o dwyll yn erbyn Awdurdodau Lleol yng Nghymru a Lloegr, dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro nad oedd eto wedi derbyn yr ymateb manwl gan yr Heddlu. Roedd wedi adrodd ei fod yn disgwyl eu hymateb yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Gorffennaf, a chan ystyried bod dau fis wedi pasio erbyn hyn awgrymodd ei bod nawr yn briodol i ysgrifennu eto at y Prif Gwnstabl i gael sicrwydd bod yr ymchwiliad yn mynd yn ei flaen. Roedd y Pwyllgor yn cefnogi’r awgrym hwn a chynigiodd y dylid anfon yr ohebiaeth ymlaen at Gomisiynydd Heddlu a Throsedd Gogledd Cymru gan ddarparu copi i Brif Gwnstabl Heddlu Gogledd Cymru.

CAM GWEITHREDU’N CODI: Y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro i ysgrifennu at Gomisiynydd Heddlu a Throsedd Gogledd Cymru ar y llinellau y cytunwyd arnynt.

•  Gan gyfeirio at ehangu rôl yr Aelodau Lleyg wrth benodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant, cadarnhaodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro fod y Prif Weithredwr wedi trafod y mater gydag Arweinyddion y Grwpiau Gwleidyddol ac y cytunwyd pan fyddai Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Pwyllgor yn cael eu hethol nesaf, y byddai Aelodau Lleyg y Pwyllgor hwn yn cael eu gwahodd i gyfarfod gyda’r Arweinyddion Grwpiau ynghynt pan fydd y drafodaeth yn ymwneud ag ethol Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

·        Cyflwyno’r Datganiad Cyfrifon am 2014/15.

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ar yr archwiliad o’r Datganiadau Ariannol.

3.1  Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn ymgorffori’r Datganiad Cyfrifon Terfynol ar gyfer 2014/15 i’r Pwyllgor eu hystyried. Roedd yr adroddiad yn cadarnhau y llwyddwyd i gyrraedd y terfyn amser statudol ar gyfer cwblhau cyfrifon wedi’u harchwilio am y bedwaredd flwyddyn yn olynol a bod y gwelliannau i’r broses archwilio a nodwyd yn ystod y flwyddyn flaenorol wedi parhau, ac y rhoddwyd sylw prydlon a boddhaol i’r materion oedd yn codi o hynny.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro ei fod yn fodlon gyda’r modd y cynhaliwyd y broses o gau’r cyfrifon a disgwyliai y byddai barn archwilio ddiamod yn cael ei rhyddhau ar y cyfrifon ariannol.

Cyfeiriodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfrifeg at adrannau allweddol y cyfrifon oedd yn cynnwys y Datganiad Symudiad yn y Cronfeydd wrth Gefn; y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr a’r Fantolen. Dywedodd y Swyddog fod y Gronfa Gyffredinol yn eithaf sefydlog ar £7.193m; mae cronfa wrth gefn y Cyfrif Refeniw Tai wedi cynyddu i £2.821m a chafwyd cynnydd cyffredinol hefyd mewn cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio.

3.2  Cyflwynwyd adroddiad yr Archwilydd Allanol ar ganlyniad archwiliad y Datganiadau Ariannol ar gyfer 2014/15 (Adroddiad dan ISA 260) i’r Pwyllgor ei ystyried.

Cadarnhaodd Mr. Martin George, Rheolwr Ymgysylltu, PwC, cyhyd ag y bydd y gwaith sy’n weddill fel yr amlinellir ym mharagraff 6 yr adroddiad yn cael ei gwblhau’n foddhaol, bod yr Archwilydd Cyffredinol ar ôl derbyn llythyr o gynrychiolaeth (yn seiliedig ar yr un a amlinellir yn Atodiad 1) yn bwriadu cyflwyno adroddiad archwiliad diamod ar y Datganiadau Ariannol (fel yn Atodiad 2). Ymhelaethodd yr Archwilydd ar y materion mwyaf arwyddocaol oedd yn codi o’r archwiliad a dygodd sylw’r Pwyllgor atynt fel y Pwyllgor sy’n goruchwylio’r broses adrodd ariannol:

•  Ni nodwyd unrhyw gamddatganiadau yn y datganiadau ariannol sydd heb eu cywiro.

•  Mae Atodiad 3 yr adroddiad yn rhestru crynodeb o’r cywiriadau a wnaed i’r datganiadau ariannol drafft y mae’r Rheolwyr wedi eu derbyn a gweithredu arnynt. Roedd nifer o’r cywiriadau hyn yn cynnwys ail-gategoreiddio ar y Fantolen nad yw’n effeithio ar y Gronfa Gyffredinol; nid yw’r addasiadau hynny sy’n ymwneud ag ailbrisio eiddo yn effeithio ar y gronfa chwaith. Mae’r effaith net ar y Gronfa Gyffredinol yn £279k (roedd balans y Gronfa Gyffredinol yn y datganiad drafft wedi cael ei ddiwygio o £7.47 miliwn i lawr i £7.193m yn y datganiad terfynol).

•  Roedd y risgiau archwilio sylweddol ac uwch a adnabuwyd yn ystod y broses gynllunio archwilio wedi derbyn sylw yn unol â’r gweithdrefnau a nodir yn y Strategaeth Archwilio Ariannol a nodir y canlyniad ym mharagraff 13 yr adroddiad. Adnabuwyd risg uwch ychwanegol mewn perthynas â chyfrifo’r ymarfer Arfarnu Swyddi a chynigwyd addasiad i’r modd yr ymdrinnir â hwn yn y cyfrifon. Bydd yr archwilwyr yn parhau i fonitro’r maes hwn hyd nes caiff y cyfrifon eu harwyddo.

•  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Derbyn diweddariad ar statws  Rhaglen Waith Perfformiad Archwilio Allanol.

Rhoddodd Mr Andy Bruce, SAC ddiweddariad i’r Pwyllgor ar statws Raglen Waith Perfformiad Swyddfa Archwilio Cymru a oedd yn cynnwys eitemau gwaith dan Astudiaethau Llywodraeth Leol o 2014/15 at 2016/17; gwaith Asesu Archwiliad Gwella ar gyfer 2015/16 ac Astudiaethau Gwerth am Arian Cenedlaethol (yn unol â’r tabl ynghlwm).

Dygodd y Swyddog sylw at y pwyntiau a ganlyn -

•  O ran astudiaethau a wneir ar sail Cymru gyfan, byddai’n ceisio tynnu gwybodaeth o’r astudiaethau hynny sy’n berthnasol i Ynys Môn a dod â’r wybodaeth i sylw’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

•  O ran y Rhaglen Astudiaethau Llywodraeth Leol 2016/17, mae’r broses o ddatblygu a ffurfio rhestr derfynol o bynciau astudio posib i ymgynghori arnynt ar y rhaglen waith yn y dyfodol yn mynd rhagddi. Wrth ddatblygu rhaglen o waith, bydd SAC yn ceisio adnabod beth fydd y meysydd astudio mwyaf defnyddiol i Awdurdod Lleol ac os na fydd yr Archwilydd Cyffredinol yn cynnal astudiaeth leol bosib, byddai modd ei chynnal yn y flwyddyn ganlynol fel rhan o’r rhaglen leol os tybir bod hynny’n berthnasol ac yn ddefnyddiol yn lleol.

•  O ran yr adolygiad Gwydnwch Ariannol, mae’r adborth drafft ar gyfer Ynys Môn yn bositif.

•  Mae gwaith wedi dechrau ar yr adolygiad rheoli perfformiad ar feincnodi costau gwasanaethau cymdeithasol yn erbyn perfformiad ar draws y chwe Chyngor yng ngogledd Cymru a bydd hyn yn cynnwys trafodaethau manwl gyda phob Cyngor.

Cyfeiriodd y Pwyllgor at yr Astudiaeth Annibyniaeth Pobl Hŷn ac awgrymodd fod y rhaglen ar gyfer ad- drefnu darpariaeth gofal i bobl hŷn ar Ynys Môn efallai ar ei hôl hi o gymharu ag awdurdodau eraill a cheisiodd eglurhad ynghylch beth fyddai’r astudiaeth yn medru ei gyfrannu at symud y rhaglen hon yn ei blaen. Eglurodd Mr. Andy Bruce fod yr astudiaeth hon wedi’i hadnabod fel rhan o’r broses ymgynghori â chydranddeiliaid yn 2014/15 a’i bwriad ymysg pethau eraill fydd adnabod enghreifftiau o arfer dda y gellir eu mabwysiadu’n ehangach er mwyn rhoi sylw i’r materion sy’n codi yn y maes gwasanaeth hwn.

Gofynnodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro am y cyfle i Ynys Môn gael cyfrannu i’r Astudiaeth Gwerth am Arian Genedlaethol ar Gaffael Gyhoeddus a’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol. Dywedodd Mr. Andy Bruce fel arfer gydag astudiaethau o’r fath bod grŵp ymgynghori yn cael ei sefydlu sy’n cynnwys Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ac yn ôl lle mae’r gwaith maes yn digwydd, defnyddir arbenigedd o blith grŵp adolygu sy’n cynnwys un ai swyddogion neu aelodau; fodd bynnag, gallai basio’r cais ymlaen gan Ynys Môn.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad a’r wybodaeth a gyflwynwyd.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol ar waith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod 1 Ebrill i 31 Awst 2015 sy’n berthnasol i Gynllun Archwiio 2015/16.

Dygodd y Rheolwr Archwilio Mewnol sylw at y prif bwyntiau a ganlyn –

•  Roedd atodlen o’r targedau perfformiad am y cyfnod sy’n gorffen 31 Awst 2015 ynghlwm yn Atodiad A sy’n dangos fod y gwasanaeth ar darged yn gyffredinol

•  Roedd y swydd wag yn y Tîm Archwilio Mewnol wedi cael ei llenwi bellach trwy benodiad.

•  Roedd crynodeb o’r holl aseiniadau archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn hyd yma gan gynnwys gwaith sy’n mynd rhagddo o 2014/15 wedi’i amlinellu yn yr atodlen yn Atodiad D. Mae’r crynodeb yn nodi’r farn archwilio a’r argymhellion yng nghyswllt pob maes a adolygwyd a fydd yn ffurfio’r sail ar gyfer y farn yn y Datganiad Sicrwydd Blynyddol o ba mor ddigonol ac effeithiol yw fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaethau mewnol yr Awdurdod ar gyfer 2015/16 ar y cyfan.

•  Ers 1 Ebrill 2015 rhyddhawyd deg adroddiad terfynol o Gynllun Gweithredu Archwilio Mewnol 2014/15 a thri o Gynllun Gweithredu 2015/16.

•  Ar gyfer dau o’r archwiliadau a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn hyd yma, aseswyd nad ydynt yn rhoi lefelau positif o sicrwydd. Yn ystod y cyfnod 1 Ebrill 2015 hyd at 31 Awst 2015 rhoddwyd sgôr o sicrwydd isel i’r Archwiliad Adfer Systemau TGCh mewn Trychineb ac aseswyd bod yr Archwiliad Rheoli Parhad Busnes yn rhoi sicrwydd cyfyngedig.

•  Caiff argymhellion archwilio eu sgorio fel uchel, canolig neu isel yn ôl y risg ganfyddedig. Ar 4 Medi 2015, roedd 66% o’r argymhellion uchel a chanolig wedi cael eu gweithredu.

•  Yn ôl adroddiad y cyn Reolwr Archwilio Mewnol i’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2015, adnabuwyd fod angen cwblhau gwaith i wella sut rydym yn monitro ac yn adrodd ar gynnydd wrth weithredu argymhellion y cytunwyd arnynt. Bwriedir adolygu’r broses dilyn i fyny yn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol er mwyn rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor fod yr argymhellion a wnaed mewn adolygiadau Archwilio Mewnol yn cael eu gweithredu gan y Rheolwyr o fewn amserlenni cytunedig. Bydd adroddiad i’r perwyl hwnnw’n cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn fuan.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’r adroddiad a nododd fod rhai o’r adolygiadau a restrir yn Atodiad D wedi’u cofnodi fel rhai sy’n darparu sicrwydd cyfyngedig neu isel e.e. Adfer Systemau TGCh mewn Trychineb, a gofynnodd am eglurhad ar y materion hyn. Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro fod rheoli Parhad Busnes, y mae Adfer Systemau TGCh mewn Trychineb yn rhan ohono, wedi bod yn bryder am amser maith i’r Cyngor ac wedi’i adnabod fel problem mewn adroddiadau archwilio blaenorol. Mae Rheolwr TGCh newydd wedi cael ei benodi erbyn hyn ac mae camau ar waith i ddarparu’r cyllid angenrheidiol iddo wella cadernid a threfniadau adfer systemau TGCh mewn trychineb. Disgwylir  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Derbyn diweddariad ar lafar gan y Rheolwr Risg ac Yswiriant.

Rhoddodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant ddiweddariad i’r Pwyllgor ar y sefyllfa ddiweddaraf ynglŷn â Rheoli Risg -

•  Mae’r Gofrestr Risg Gorfforaethol wedi cael ei diweddaru ar ddiwedd Chwarter 1 a chaiff ei hystyried gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn ei gyfarfod yr wythnos nesaf.

•  Rhoddwyd dwy risg Wleidyddol newydd ymlaen i’r UDA eu hystyried (newidiadau i sefydlogrwydd gwleidyddol, ac ymateb Aelodau i gynigion Llywodraeth Cymru i ad-drefnu llywodraeth leol). Nid yw’r rhain o reidrwydd yn adlewyrchiad o’r sefyllfa wirioneddol ond cydnabyddir eu bod yn risgiau wrth

symud ymlaen, ac yn achos y risg gyntaf, ystyrir ei bod yn berthnasol mewn sefyllfaoedd lle mae cydbwysedd gwleidyddol yn agos.

•  Mae dwy risg wedi deillio o gofrestri risg y gwasanaethau, ac mae’r ddwy’n ymwneud â gallu’r Cyngor i gwrdd â’i gyfrifoldebau statudol. Y risg gyntaf yw’r risg i rai meysydd gwasanaeth petai toriadau pellach i’r gyllideb, ac mae’r ail risg yn deillio o gynnydd yn y galw am wasanaeth e.e. Gwasanaethau Plant, na chynlluniwyd ar ei gyfer.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a cheisiodd gadarnhad bod y gwasanaethau yn awr yn cymryd perchnogaeth ac atebolrwydd llawn am reoli risg ac asesu risg. Dywedodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant fod y sefyllfa’n gwella.

Nododd y Pwyllgor hefyd fod ymddygiad gwrthgymdeithasol yn gysylltiedig â phocedi o dai tlawd yn faes risg sy’n dod i’r amlwg, ac awgrymodd fod angen tynnu sylw at hyn. Dywedodd Mr. Andy Bruce, Swyddfa Archwilio Cymru, fod Bwrdd Cymunedau Diogel Gogledd Cymru wedi adnabod bod ymddygiad gwrthgymdeithasol mewn tai yn broblem sylweddol ac yn faes risg uchel; dywedodd y Swyddog y gall gael effaith bosib ar adnoddau a gwasanaethau. Mae’r Bwrdd yn ceisio datrys y mater trwy un dull wedi’i gydlynu ar draws Gogledd Cymru. Dywedodd y Swyddog y byddai’n ceisio adnabod adborth perthnasol o’r astudiaeth Diogelwch Cymunedol i’w adrodd yn ôl i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Dywedodd y Prif Weithredwr ei fod yn ymwybodol o’r gwaith sy’n cael ei wneud gan Fwrdd Cymunedau Diogel Gogledd Cymru yn y cyd-destun hwn. Mae’r Awdurdod wedi cynnal trafodaethau gyda Heddlu Gogledd Cymru ar sut i y mateb yn lleol i’r her hon a bydd hyn yn cynnwys adolygu trefniadau mewnol yr Awdurdod i sicrhau eu bod yn cyfateb i’r gofynion newydd sy’n codi i’r dyfodol. Bydd ymateb ar sail amlasiantaethol yn agwedd allweddol er mwyn gallu mynd i’r afael â’r her hon yn llwyddiannus.

Penderfynwyd nodi’r sefyllfa o ran Rheoli Risg a’r Gofrestr Risg Gorfforaethol.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI.