Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 23 Medi, 2015.

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir, gofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant a gynhaliwyd ar 23 Medi, 2015.

Yn codi o’r cofnodion -

•           Cadarnhaodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 bod y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro, cyn gadael ei swydd, wedi ysgrifennu at y Prif Gwnstabl i geisio sicrwydd bod yr ymchwiliad i ymgais i dwyllo Cyngor Sir Ynys Môn (ac eraill) yn mynd rhagddo. Cyfarfu Prif Arolygydd lleol gyda'r Pennaeth Adnoddau a'r Rheolwr Archwilio yr wythnos ddiwethaf i roi adroddiad llawn am yr hyn yr oedd yr ymchwiliad wedi ei olygu a chanlyniad hynny. Cafwyd adroddiad ar y manylion gan y Swyddog. I grynhoi, mae’r arian a gafwyd drwy dwyll (er, yn achos Ynys Môn, ni chollwyd unrhyw arian) fel arfer yn cael ei symud o gyfrif i gyfrif ac, yn y pen draw, allan o'r wlad. Gan fod awdurdodau lleol yn fwy effro i'r risg o achosion o dwyll fel hwn, mae'r troseddwyr yn targedu sefydliadau eraill. Oherwydd nad oedd y Cyngor wedi sôn am yr ymgais i dwyllo am ddau fis, roedd yr oedi yn lleihau’r tebygolrwydd o ganlyniad cadarnhaol o ran dod o hyd i’r twyllwyr a’u harestio. Yn y dyfodol, bydd gweithredoedd o'r fath yn cael eu hanfon at Action Fraud am sylw.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth ac roedd yn derbyn bod yr Heddlu wedi gwneud cymaint â phosibl o dan yr amgylchiadau a bod angen i'r Awdurdod ddysgu gwersi o'r profiad yn enwedig o ran sicrhau bod mesurau diogelu yn eu lle ac yn gadarn, cryfhau rheolaethau mewnol a gweithredu’n brydlon pan ddeuir o hyd i unrhyw beth o’i le.

•           Mewn perthynas â'r cais a wnaed gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod blaenorol am restr o’r asedau sydd ar werth gan yr Awdurdod yn dilyn pryderon nad ydynt yn cael eu gwerthu yn ddigon cyflym, dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 bod rhestr o’r fath ar gael ond mae'n ddogfen sylweddol a manwl iawn ac efallai na fydd yn cynnwys yr hyn y mae’r Pwyllgor yn chwilio amdano, sef gwybodaeth gryno am yr asedau sydd ar werth gan yr Awdurdod a marchnata’r asedau hynny. Cyfeiriodd y Swyddog y Pwyllgor at adroddiad a gyhoeddwyd gan y Panel Canlyniad Sgriwtini ar waredu asedau sydd i'w ystyried gan y Pwyllgor Gwaith ar 14 Rhagfyr ac sy'n nodi canfyddiadau ac argymhellion y Panel yn dilyn ei ymchwiliad i’r modd y mae'r Awdurdod yn ymdrin â’i asedau, gan gynnwys y broses o’u gwerthu.

Derbyniodd y Pwyllgor gyngor y Swyddog a chytunwyd y byddai ei Aelodau yn unigol yn cyfeirio at adroddiad y Panel Canlyniad Sgriwtini.

Cyflwyno adroddiad Prif Swyddog Gwarchod y Cyhoedd.

Cyflwynwyd er sylw’r Panel - adroddiad y Prif Swyddog Gwarchod y Cyhoedd yn ymgorffori adroddiad yr Asiantaeth Safonau Bwyd ar Wasanaeth Gorfodaeth Cyfraith Bwyd a Bwyd Anifeiliaid Ynys Môn yn dilyn archwiliad a gynhaliwyd ym mis Gorffennaf, 2014. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys y Cynllun Gweithredu a luniwyd i fynd i'r afael â'r argymhellion a wnaed gan yr Asiantaeth Safonau Bwyd, ynghyd â diweddariad ar y cynnydd a wnaed wrth weithredu'r argymhellion hynny.

Adroddodd y Prif Swyddog Gwarchod y Cyhoedd fod yr archwiliad yn cynnwys trefniadau Ynys Môn ar gyfer hylendid bwyd, safonau bwyd a gwasanaethau gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid, sef swyddogaethau sy’n cael eu darparu gan adain Gwarchod y Cyhoedd yn yr Adran Gynllunio a Gwarchod y Cyhoedd. Ar y pryd, roedd y gwaith yn cael ei wneud gan swyddogion yn y timau Iechyd yr Amgylchedd a Safonau Masnach. Derbyniwyd adroddiad ffurfiol yr ASB ar 21 Gorffennaf, 2015. Cyfeiriodd y Swyddog at ganfyddiadau'r archwiliad a'r argymhellion ynddo fel y cânt eu crynhoi dan baragraff 2.2 o'r adroddiad ac mae Cynllun Gweithredu manwl wedi cael ei lunio mewn ymateb (Atodiad A yr Adroddiad ASB). Dechreuwyd mynd i’r afael â'r argymhellion yn dilyn y sesiwn atborth anffurfiol a gynhaliwyd gan Archwilwyr ASB ar 18 Gorffennaf, 2014. Mae'r Cynllun Gweithredu wedi bod yn ddogfen fyw ac wedi cael ei diweddaru yn rheolaidd wrth i’r camau y cytunwyd arnynt gael eu cwblhau; gweler y fersiwn ddiweddaraf yn Atodiad 1.

Dywedodd y Swyddog wrth y Pwyllgor fod y rhan fwyaf o'r argymhellion a wnaed o natur weithdrefnol ac wedi cael sylw. Fodd bynnag, erys pryderon ynghylch digonolrwydd yr adnoddau staffio i gynnal archwiliadau Hylendid Bwyd, Safonau Bwyd a Bwyd Anifeiliaid ac mae dadansoddiad cyfredol yn dangos bod yr adain yn brin o  2 swyddog. Mae'r gwasanaeth yn y broses o drawsnewid er mwyn rhoi sylw i heriau o'r fath; er gwaethaf hynny, mae’n debygol y bydd bwlch o hyd o ran adnoddau hyd yn oed gyda gweithlu sy’n fwy ystwyth, modern a hyblyg. Mae'r camau lliniaru’n ymwneud â sicrhau bod staff yn cael eu defnyddio yn unol â thystiolaeth dda a blaenoriaethau. Oherwydd nad yw’r dull symlach hwn eto wedi’i brofi a’r broses drawsnewid yn parhau i fod yn anghyflawn, yr ateb tymor byr yw cyflogi staff asiantaeth.  Bydd yr ASB yn dychwelyd i asesu cynnydd yn erbyn yr adroddiad llawn yn ffurfiol cyn 31 Mawrth 2016.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a chodwyd y materion canlynol ar hynny -

•           O gymharu ag awdurdodau tebyg eraill, a yw’r sefyllfa staffio’n broblem benodol i'r awdurdod hwn ac a oes amserlen ar gyfer elwa o hyfforddiant sydd wedi'i gynllunio fel y gall swyddogion fod yn amlswyddogaethol. Dywedodd y Prif Swyddog Gwarchod y Cyhoedd bod staffio yn broblem gyffredinol. Bwriedir cwblhau’r ailstrwythuriad o’r gwasanaeth Gwarchod y Cyhoedd ym mis Ionawr, 2016 ac wedi hynny rhoddir sylw i hyfforddiant ac arferion  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno’r Llythyr Archwilio Blynyddol am 2014/15. (Fersiwn Saesneg)

Cafodd y Llythyr Archwilio Blynyddol ar gyfer 2014/15 ei gyflwyno i’r Pwyllgor a’i nodi ganddo.

Cadarnhaodd y Llythyr Archwilio'r canlynol -

•           Bod Cyngor Sir Ynys Môn yn cydymffurfio â'i gyfrifoldebau o ran cyflwyno adroddiadau ariannol a defnyddio adnoddau.

•           Bod Archwilydd Cyffredinol Cymru yn fodlon bod gan y Cyngor drefniadau priodol ar waith i sicrhau darbodusrwydd, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd o ran y defnydd o adnoddau.

•           Bod Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi cyhoeddi tystysgrif yn cadarnhau bod yr archwiliad o'r cyfrifon wedi'i gwblhau ar 30 Medi, 2015.

•           Nid oedd y gwaith a wnaed hyd yn hyn ar ardystio hawliadau a ffurflenni grant wedi nodi materion o bwys a fyddai'n effeithio ar gyfrifon 2015/16 neu systemau ariannol allweddol.

DIM GWEITHREDU PELLACH

·        Cyflwyno Tystysgrif Cydymffurfio ynglyn ag archwiliad  asesiad Cyngor Sir Ynys Môn o berfformiad 2014/15.

·        Cyflwyno diweddariad ar Raglen Waith Perfformiad Archwilio Allanol.

•           Cyflwynwyd a nodwyd gan y Pwyllgor - Tystysgrif Cydymffurfiaeth Swyddfa Archwilio Cymru yn cadarnhau bod Cyngor Sir Ynys Môn wedi cyflawni ei ddyletswyddau dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009 i gyhoeddi asesiad o'i berfformiad am 2014/15 cyn 31 Hydref, 2015 yn y flwyddyn ariannol.

•           Cyflwynwyd y diweddariad ar Raglen Waith Perfformiad Archwilio Allanol  ac fe’i nodwyd.

DIM GWEITHREDU PELLACH

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol hyd at 31 Hydref, 2015.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor - adroddiad yr Adain Archwilio Mewnol ar waith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Hydref, 2015.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y wybodaeth a thynnodd sylw at y materion canlynol -

•           Gan gyfeirio at dargedau perfformiad, nododd y Pwyllgor fod cynnydd wedi'i lesteirio gan lefel uwch na'r disgwyl o salwch yn y gwasanaeth a bod swydd wag wedi bod yn y Tîm (sydd, ers hynny, wedi cael ei llenwi). Ceisiodd y Pwyllgor sicrwydd bod gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol adnoddau staffio digonol i allu cyflawni ei ddyletswyddau, gan gynnwys y gwaith o gyflawni’r Cynllun Archwilio’n effeithiol ac a fyddai’n bosib petai raid, yn y tymor byr, droi at swyddog archwilio yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Conwy fel y corff sy’n darparu’r swyddogaeth rheoli archwilio mewnol yn Ynys Môn.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol nad oes modd rhagweld absenoldeb salwch ac o’r herwydd, mae’n anodd cynllunio ar ei gyfer. Nid bwriad y trefniant gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy oedd dod â swyddog i mewn i bontio'r bwlch a bod yn rhaid i'r adnoddau sydd eisoes ar gael yn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn Ynys Môn gael eu rheoli mor effeithiol ag sy’n bosibl. Y mater ar gyfer y Pennaeth Archwilio Mewnol a Phennaeth Adnoddau yw a yw'r swyddogaeth Archwilio Mewnol yn Ynys Môn yn cael ei gyfarparu’n ddigonol i roi digon o sylw i weithgareddau ar Ynys Môn i ddarparu'r lefel o sicrwydd y gofynnir amdani ar ddiwedd y flwyddyn. Mae'r gwasanaeth yn ceisio cwrdd â gofynion y Cynllun Archwilio yn unol â’r mandad ond gall y sefyllfa newid, er enghraifft, oherwydd gwaith ychwanegol heb ei gynllunio; mae’n rhan o rôl y Pennaeth Archwilio Mewnol i sicrhau bod y lefel o sylw archwilio erbyn diwedd y flwyddyn yn ddigonol i ddarparu sail gadarn ar gyfer y farn am y lefel o sicrwydd y mae Archwilio Mewnol yn ei ddarparu.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 fod angen i'r Swyddog Adran 151 ac Archwilio Allanol fod yn fodlon bod yr Uned Archwilio Mewnol yn gallu rhoi iddynt y lefel angenrheidiol o sicrwydd, fel arall bydd raid ystyried rhoi adnoddau ychwanegol i Archwilio Mewnol. Nid yw’r pwynt hwn wedi ei gyrraedd eto. Mae'r Gwasanaeth Cyllid wedi cyflogi cyfrifydd dan hyfforddiant sy'n treulio cyfnodau o waith yn holl adeiniau’r Adran Gyllid ac a fydd, fel rhan o'r rhaglen hyfforddi, yn symud yn o fuan i’r Adain Archwilio Mewnol yn fuan a thrwy hynny yn rhoi gwasanaeth ychwanegol.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch i ba raddau y mae gwaith archwilio heb ei gynllunio yn ei gael ar Cynllun Archwilio ac effaith hynny, yn arbennig mewn perthynas â gwaith grantiau a amlinellir yn Atodiad B a gofynnodd a ddylai’r grantiau hyn gael eu ffactora i mewn i’r Cynllun Archwilio oherwydd eu bod yn rhai parhaus y gwyddys amdanynt ac nid  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol ynglyn ag adolygu’r Protocol Archwilio Mewnol i gynnwys archwiliadau  dilyn i fyny.

Cyflwynwyd er ystyriaeth a sylw’r Pwyllgor - Adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol yn cynnwys Protocol Archwilio Mewnol diwygiedig.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio na fedrir gwella’r fframwaith rheolaeth fewnol neu ostwng y risgiau cysylltiedig hyd oni fydd argymhellion wedi cael eu gweithredu’n llawn. Mae Proses Dilyn i Fyny a Monitro i roi sicrwydd bod yr argymhellion y cytunwyd arnynt yn cael eu gweithredu o fewn yr amserlenni a nodwyd yn y Cynllun Gweithredu yn yr Adroddiad Terfynol wedi ei hamlinellu ym mharagraffau 10 a 11 o'r Protocol Archwilio Mewnol fel y'i cyflwynwyd. Mae'r gweithdrefnau Dilyn i Fyny ar gyfer sefydliadau (Cartrefi Henoed a Phlant, Canolfannau Gofal Dydd, Canolfannau Hamdden, Llyfrgelloedd, Amgueddfeydd ac ati) yr un fath ar wahân i archwiliadau ysgol sy'n cael eu hegluro ym mharagraff 6, tudalen 13 o'r Protocol.

O ran gwaith yr Uned Archwilio Mewnol ac yn benodol y Cynllun Gwaith Archwilio, nododd y Pwyllgor y byddai’n ddefnyddiol, wrth gymeradwyo'r Cynllun Archwilio, pe bai'n cael y cyfle yn gynharach yn y broses i roi mewnbwn, sef yn ystod y cyfnod sgopio, fel y gall fodloni ei hun bod y meysydd a nodwyd fel rhai problemus neu lle mae’r canfyddiadau’n awgrymu y dylid monitro’n fanylach y system o reolaethau mewnol sydd ei hangen yn cael eu cynnwys yn y Cynllun ac yn mynd i'r afael â'r anghenion sy'n codi.  Ar hyn o bryd mae'r cynllun gwaith yn cael ei gyflwyno fel "fait accompli." Dywedodd y Rheolwr Archwilio nad oedd y Cynllun Gwaith yn sefydlog ac y byddai'n dod â'r Cynllun Archwilio Strategol i'r Pwyllgor nesaf.

Penderfynwyd derbyn y Protocol Archwilio Mewnol fel y'i cyflwynwyd.

Dim gweithredu pellach.