Rhaglen a chofnodion

Estynnodd y Cadeirydd groeso i bawb a oedd yn bresennol i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu cyntaf ym mlwyddyn sirol 2015/16 ac yn arbennig felly i’r Cynghorydd Peter Rogers fel aelod newydd o’r Pwyllgor. Diolchodd y Cadeirydd hefyd i holl Aelodau’r Pwyllgor a’r swyddogion sy’n cynorthwyo’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu am eu cyfraniadau yn ystod y flwyddyn a aeth heibio.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw aelod neu swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Mewn perthynas â’r cyfeiriad yn y Datganiad Cyfrifon dan eitem 3 at y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol, nododd Mrs Sharon Warnes ei bod wedi ei phenodi i wasanaethu ar Bwyllgor Cronfa Bensiwn Gwynedd, ond ei bod wedi cael cyngor nad yw hynny’n golygu bod ganddi ddiddordeb a fyddai’n ei gwahardd rhag medru cymryd rhan yn y drafodaeth ar yr eitem.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar y dyddiadau a nodir isod -

·         27 Ebrill, 2015.

·         14 Mai, 2015 (ethol Cadeirydd/Is-Gadeirydd)

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Ebrill 2015 a 14 Mai 2015 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi o gofnodion y cyfarfod ar 27 Ebrill 2015 -

Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ynghylch cynnydd trafodaethau gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy mewn perthynas â’r Cyngor hwnnw’n rheoli Gwasanaeth Archwilio Mewnol yr Awdurdod hwn.  Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro fod trafodaethau’n parhau a’i fod yn gobeithio y gellid dod i gytundeb yn fuan.  Roedd wedi bwriadu adrodd ar gynnig pendant ar gyfer rheoli’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol i’r cyfarfod o’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf cyn i’r trefniant ddod i rym ym mis Awst.  Mae’r amserlen honno ar gyfer gweithredu’n dal i fod yn bosib ac mae’n parhau i fwriadu adrodd i’r cyfarfod ym mis Gorffennaf.

Yn codi o gofnodion cyfarfod 14 Mai 2015 -

Eglurodd Mr Richard Barker, Aelod Lleyg ei fod ef a’i gyd-Aelod Lleyg, Mrs Sharon Warnes wedi absenoli eu hunain o’r broses o ethol Cadeirydd ac Is-gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu oherwydd eu bod yn teimlo, unwaith eto yn ystod eu cyfnod fel Aelodau Lleyg, eu bod ar gyrion y broses ac nad oeddent wedi cael unrhyw ran ynddi na’r trafodaethau perthnasol er eu bod yn aelodau llawn o’r Pwyllgor.  Dywedodd Mr Barker a Mrs Warnes eu bod yn teimlo nad oedd unrhyw fforwm neu gyfrwng y gallant eu defnyddio fel Aelodau Lleyg i fynegi eu sylwadau ynghylch pwy fyddai orau i wasanaethu fel Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, ac o’r herwydd nid oeddent yn teimlo y gallent gymryd rhan yn y broses ethol mewn ffordd agored a thryloyw.  Roeddent yn dymuno dwyn sylw at y mater er mwyn rhoi cyfle i’r Awdurdod gywiro’r sefyllfa a newid y broses er budd Aelodau Lleyg a benodir i’w holynu yn y dyfodol.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro nad oedd wedi bod yn ymwybodol o’r mater hwn ond y byddai, gyda chaniatâd y Pwyllgor, yn cyfeirio’r mater at y Prif Weithredwr a’r Swyddog Monitro i sicrhau ei fod yn cael sylw a byddai’n adrodd yn ôl i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf ynghylch sut y gellid addasu’r broses ar gyfer ethol Cadeirydd ac Is-gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor hwn fel bod modd i Aelodau Lleyg sydd ar y Pwyllgor gael mewnbwn iddi.  Nododd y Pwyllgor ei fod yn fodlon i’r Swyddog fwrw ymlaen ar y llinellau a awgrymwyd ganddo.

PWYNT GWEITHREDU’N CODI: Bod y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro yn codi'r mater o addasu’r broses ar gyfer ethol Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor fel bod modd i’r Aelodau Lleyg gael mewnbwn iddi, ac adrodd yn ôl i’r cyfarfod nesaf. 

Cyflwyno’r Datganiad Cyfrifon drafft am  2014/15 yn ymgorffori’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2014/15. (Fersiwn Saesneg)

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor Ddatganiad Cyfrifon drafft ar gyfer 2014/15 a oedd yn cynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol am y flwyddyn honno.

Dywedodd y Rheolydd Gwasanaethau Cyfrifeg a’r Dirprwy Swyddog Adran 151 fod y cyfrifon drafft ar gyfer 2014/15 wedi eu cau cryn amser cyn y dyddiad cau statudol o 30 Mehefin ac, yn unol ag arferion da, maent yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio am sylwadau cyn cychwyn yr archwiliad ffurfiol.  Yn wahanol i’r blynyddoedd cynt lle'r câi’r broses o gynhyrchu’r cyfrifon ei chynnal yn bennaf gan dîm o staff allanol, roedd cyfrifon 2014/15 wedi eu cynhyrchu gan staff y Gwasanaeth Cyllid mewnol.  Dywedodd y Swyddog bod y Datganiad yn ddogfen gymhleth a hirfaith a dygodd sylw’r Pwyllgor at y Datganiad ar gyfer Cronfeydd Wrth Gefn; y Cyfrif Incwm a Gwariant a’r Fantolen a’r nodiadau eglurhaol fel meysydd diddordeb allweddol i’r Pwyllgor.  Cadarnhaodd fod y Gwasanaeth Cyllid yn gyfforddus gyda lefel cronfeydd wrth gefn yr Awdurdod ac yn fodlon hefyd gyda chynnwys y datganiadau ariannol.  Cyfeiriodd at ddogfennaeth ychwanegol a ddosbarthwyd yn y cyfarfod, ac esboniodd ei bod yn adlewyrchu addasiadau penodol a wnaed i’r drafft ar ôl cyhoeddi’r rhaglen ar gyfer y cyfarfod heddiw ac nad ydynt yn newid sefyllfa ariannol y Cyngor fel y nodir hi yn y Datganiad drafft.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r Datganiad drafft a nododd y pwyntiau a ganlyn –

•           Mewn perthynas â gwariant refeniw, nododd y Pwyllgor y llwyddwyd i gyrraedd y targed arbedion ac effeithlonrwydd o £6.3m ar gyfer 2014/15 er mwyn pennu’r gyllideb o fewn yr adnoddau sydd ar gael.  Nododd y Pwyllgor y byddai’r heriau ariannol yn 2015/16 a’r tu draw i hynny hyd yn oed yn llymach wrth i gyllidebau barhau i ostwng ac y byddai angen dod o hyd i ragor o arbedion; gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd fod yr Awdurdod mewn sefyllfa i reoli’r heriau hynny a’r risgiau cynhenid sy’n gysylltiedig â gwneud rhagor o arbedion sylweddol.  Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro fod yr holl arbedion a ymgorfforwyd yng nghyllideb 2015/16 wedi cael eu costio yn fwy effeithiol nag yn y blynyddoedd cynt; mae yna gynlluniau cyllidebol ar gyfer cyflawni pob eitem o arbedion; roedd cynllun prosiect ar gyfer yr holl arbedion a buont yn destun asesiad o’r effaith ar gydraddoldebau hefyd gan olygu y dylai’r broses o gyflawni arbedion yn 2015/16 fod yn symlach nag yn 2014/15 pan fu peth ansicrwydd ynghylch sut y byddai'r rhaglen arbedion yn cael ei chyflawni.

•           Nododd y Pwyllgor bod y broses o ardystio’r cyfrifon gan archwilwyr allanol wedi ei dal yn ôl yn rhai o’r blynyddoedd diwethaf hyd nes yr oedd gwrthwynebiadau a godwyd gan aelod(au)’r cyhoedd wedi eu datrys a gofynnodd am sicrwydd nad oedd swyddogion yn rhagweld sefyllfa o’r fath yn codi mewn perthynas â chyfrifon 2014/15.  Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro fod aelodau o’r cyhoedd wedi cael eu hysbysu  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno’r canlynol -

·        Y Cynllun Archwilio Allanol 2015

·        Tystysgrif Cydymffurfio (Cynllun Gwella 2015/16)

·        Diweddariad ar y Rhaglen Berfformiad

·        Adroddiad  adolygu’r Bwrdd Gwasanaeth Lleol ar y Cyd

4.1       Cyflwynwyd Cynllun Archwilio Allanol 2015 i sylw’r Pwyllgor.

Adroddodd Mr Martin George o PwC ar y materion a oedd yn ymwneud â’r archwiliad ariannol fel a ganlyn –

•           Y dull fesul cam o gynnal yr archwiliad ffurfiol o’r datganiadau ariannol fel y gwelir yn Atodiad 1 yr adroddiad.

•           Y risgiau archwilio arwyddocaol a’r ymateb archwilio arfaethedig i liniaru’r risgiau hynny fel yn Atodiad 2.

•           Y risg o dwyll a chyfrifoldebau Archwilwyr; Rheolwyr a’r rheini sy’n gyfrifol am faterion llywodraethiant yn eu cylch.

•           Ardystio hawliadau grant a dychweliadau a’r materion mwyaf arwyddocaol a/neu ailadroddus a nodwyd wrth wneud gwaith ardystio grantiau ar gyfer 2013/14 fel yn Atodiad 3.

Mewn perthynas â’r archwiliad perfformiad adroddodd Mr Huw Lloyd Jones o Swyddfa Archwilio Cymru ar  -

•           Elfennau’r gwaith archwilio perfformiad fel yn Atodiad 4.

•           Cynnwys rhaglen waith 2015/16 ar gyfer yr archwiliad perfformiad wedi ei rannu’n archwiliad gwella ac asesu ac astudiaethau llywodraeth leol a’r prosiectau penodol perthnasol.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r adroddiad ac, fel ymddiriedolwr sefydliad trydydd sector sy’n darparu gwasanaethau cymdeithasol i oedolion, gofynnodd yr Aelod Lleyg Mr Richard Barker  sut y bydd yr elfen perfformiad yn yr astudiaeth arfaethedig y bwriedir ei gynnal yng ngogledd Cymru ar gyfer meincnodi costau Gwasanaethau Cymdeithasol yn erbyn perfformiad yn cael ei nodi a’i diffinio.

Dywedodd Mr Huw Lloyd Jones fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi datod y datganiadau canlyniadau refeniw ar gyfer cynghorau yng Nghymru a’r amryfal linellau y tu mewn iddynt ac wedi priodoli’r llinellau hynny i ddangosyddion perfformio cenedlaethol penodol ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol Plant ac Oedolion; bydd wedyn yn cymharu perfformiad ar draws awdurdodau.  Mae rhai awdurdodau yn perfformio’n uchel am gost isel tra bod eraill yn perfformio’n uchel am gost uchel.  Pwrpas yr astudiaeth yw archwilio pam mae pethau fel y maent.

4.2       Cyflwynwyd Tystysgrif Cydymffurfio yn dilyn archwiliad ar Gynllun Gwella 2015/16 y Cyngor ac fe’i nodwyd gan y Pwyllgor.  Mae’r Dystysgrif yn cadarnhau fod y Cyngor wedi cyflawni ei ddyletswyddau i baratoi a chyhoeddi Cynllun Gwella yn unol â’r gofynion statudol a nodir yn adran 15 Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2008 a chanllawiau statudol.

4.3       Cyflwynwyd, er gwybodaeth y Pwyllgor, ddiweddariad ar statws prosiectau gwella ac asesu sydd wedi’u cynllunio neu’n mynd rhagddynt gan SAC, ac fe’i nodwyd.

Rhoddodd Mr Huw Lloyd Jones wybod i’r Pwyllgor y bydd yr adroddiad Asesiad Corfforaethol ar Gyngor Sir Ynys Môn pan gaiff ei gyflwyno yn cynnwys atodiad o’r holl argymhellion o’r adroddiadau cenedlaethol a gyhoeddwyd y llynedd, ac o hyn ymlaen bydd disgwyl i bob Cyngor benderfynu pa rai o’r argymhellion hynny sy’n fwyaf perthnasol iddynt hwy, a ffurfio Cynllun Gweithredu o’u hamgylch.  Cyfeiriodd at bwynt trafod o gyfarfod diwethaf y Pwyllgor ynghylch sut allai’r Pwyllgor gael gwybod am adroddiadau ac astudiaethau cenedlaethol a allai fod o ddiddordeb i’w aelodau, na fyddent yn cael eu dwyn i’w sylw’n uniongyrchol efallai am nad oeddynt yn benodol i Ynys Môn, a dywedodd y byddai’n annog y Cyngor i fyfyrio ar sut mae’n delio ag adroddiadau  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Yn unol â’r cais a wnaed  yn y cyfarfod ym mis Ebrill, cyflwyno er gwybodaeth y Pwyllgor,  y Fantolen ar gyfer y Gwasanaeth Disel Arforol am y pum mlynedd blaenorol.

Yn unol â’r cais a wnaed gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod blaenorol, cyflwynwyd mantolen y Gwasanaeth Disel Morwrol am y pum mlynedd diwethaf i’r Pwyllgor er gwybodaeth.

Ar ôl ystyried y data a gyflwynwyd, gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth atodol a ganlyn erbyn y cyfarfod nesaf er mwyn egluro ymhellach sefyllfa’r gwasanaeth disel morwrol -

•           Gwybodaeth ynglŷn ag incwm a gwariant y gwasanaeth disel morwrol fel y gall y Pwyllgor fod yn glir ynghylch y sefyllfa o golled neu elw.

•           Gwybodaeth ynglŷn ag unrhyw ddyledion drwg sydd wedi eu dileu.

•           Gofynnodd y Pwyllgor hefyd i’r Prif Swyddog Datblygu (Twristiaeth a Morwrol) ddod i’r cyfarfod nesaf i ymateb i unrhyw gwestiynau allai ddeillio o’r wybodaeth ychwanegol.

Penderfynwyd nodi’r wybodaeth a gyflwynwyd.

CAM GWEITHREDU’N CODI: Y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro ar y cyd â’r Pennaeth Economaidd ac Adfywio Cymunedol i ddwyn ynghyd y wybodaeth ychwanegol i’w chyflwyno i’r cyfarfod nesaf yn unol â chais y Pwyllgor.

Ystyried mabwysiadu’r  canlynol:-

“O dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, i gau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod  yn ystod y drafodaeth  ar yr eitem ganlynol oherwydd y tebygrwydd y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig  fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.

Dan Adran 100 (A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, gyrrwyd y wasg a'r cyhoedd allan o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem a ganlyn, oherwydd y tebygrwydd y câi gwybodaeth ei rhyddhau a honno'n wybodaeth y gwna Atodlen 12A y Ddeddf eithriad ohoni fel y diffinnir y wybodaeth yn y Ddeddf ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm.

Cyflwyno gohebiaeth gyda Heddlu Gogledd Cymru.

Cyflwynwyd er gwybodaeth i’r Pwyllgor ohebiaeth rhwng y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro a Heddlu Gogledd Cymru ynglŷn ag ymgais i dwyllo’r Cyngor.

Penderfynwyd nodi’r wybodaeth. 

DIM GWEITHREDU PELLACH YN CODI