Rhaglen a chofnodion

Yn absenoldeb y Cynghorydd Euryn Morris, yr Is-gadeirydd, etholwyd y Cynghorydd Ieuan Williams yn Is-gadeirydd ar gyfer y cyfarfod hwn yn unig.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol –

·      18 Ebrill 2024

·      21 Mai 2024 (ethol Cadeirydd/Dirprwy Gadeirydd)

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiau canlynol, a chadarnhawyd eu bod yn gywir:

·      18 Ebrill 2024

·      21 Mai 2024 (ethol Cadeirydd/Is-gadeirydd)

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru ar osod cynllun archwilio manwl Cyngor Sir Ynys Môn ar gyfer blwyddyn archwilio 2023/24 i’w ystyried gan y Pwyllgor. Mae’r cynllun yn amlinellu’r gwaith arfaethedig i’w gwblhau mewn perthynas ag archwilio ariannol a’r amserlen archwilio datganiadau ariannol, ynghyd â’r gwaith archwilio perfformiad sydd wedi’i drefnu. Roedd yr adroddiad hefyd yn cyfeirio at y tîm archwilio a’r ffi archwilio arfaethedig ar gyfer y gweithgareddau a nodwyd.

Cyflwynwyd elfen archwilio ariannol yr adroddiad gan Rachel Freitag, Rheolwr Archwilio Ariannol, Archwilio Cymru, a gyfeiriodd ar lefelau perthnasedd a’r sail ar eu cyfer, yn ogystal â risgiau sylweddol y datganiadau ariannol a’r ymateb archwilio priodol. Cafwyd trosolwg o’r gwaith archwilio perfformiad arfaethedig gan Carwyn Rees, Rheolwr Archwilio Perfformiad, Archwilio Cymru.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, cadarnhaodd Archwilio Cymru y pwyntiau canlynol -

·      Mae’r ffigyrau diwygiedig mewn perthynas ag archwilio gwaith y datganiadau ariannol ac archwilio perfformiad a gafodd eu cylchredeg cyn y cyfarfod yn berthnasol i’r ffi sydd wedi’i amcangyfrif ar gyfer colofn 2023 yn y cynllun.

·      Mae’r cyfeiriad ar y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (LGPS), mewn perthynas â’r risg a gafodd ei adnabod yn ymwneud â phrisio hyfywedd net y gronfa bensiwn, yn cyfeirio at y prif Gynllun Pensiwn sy’n cael ei weinyddu gan Gronfa Pensiwn Gwynedd. Cadarnhawyd bod y Cynllun Pensiwn Athrawon yn cael ei ystyried mewn ffordd ar wahân a gwahanol i’r LGPS yn y cyfrifon. Mewn ymateb i ymholiad pellach am y driniaeth yn y cyfrifon – yn enwedig y fantolen – o sefyllfa gwarged net ar y gronfa bensiwn LGPS, fel y gwelir yn 2022/23, a all godi eto yn 2023/24, dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, ar ôl cael trafodaeth gyda’r archwilwyr ac ystyried y rheolau cyfrifo, penderfynwyd y dylid dangos gwarged y gronfa bensiwn fel dim (nil) ar y fantolen yn 2022/233. Fodd bynnag, roedd y nodiadau ar gyfer cyfrifon 2023/24 yn egluro sut cafodd y gwarged ar gyfer y gronfa bensiwn ei gyfrifo gan yr Actwari.

·      Fod yr adolygiad ar drefniadau seiberddiogelwch yn benodol i Ynys Môn ar gyfer y flwyddyn archwilio y cyfeirir ati yn y Cynllun, ac er nad yw wedi’i ddarparu fel adolygiad thematig yn y 22 cyngor yng Nghymru yn ystod yr un flwyddyn, mae’n ddarn o waith sydd wedi’i gwblhau mewn rhai cynghorau, a phrofwyd ei fod yn ychwanegu gwerth.

Ar ôl ystyried yr adroddiad, penderfynwyd ei dderbyn a nodi’r wybodaeth a gyflwynwyd mewn perthynas â’r gwaith archwilio arfaethedig a ffioedd perthnasol ar gyfer 2024.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, oedd yn ymgorffori’r Cylch Gorchwyl diwygiedig ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, i’w gymeradwyo gan y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Archwilio a Risg, a ddywedodd bod Cylch Gorchwyl y Pwyllgor wedi’i ddiwygio a’i symleiddio yn unol â’r argymhellion yn hunan-asesiad y Pwyllgor a hwyluswyd gan CIPFA. Roedd aelodau’r Pwyllgor wedi derbyn copi manwl o’r Cylch Gorchwyl yn flaenorol, gyda’r newidiadau wedi’u hamlygu yn ogystal â’r rhesymau dros y newidiadau, a chafwyd cyfle i wneud sylwadau arnynt. Ni dderbyniwyd unrhyw sylwadau.

Derbyniwyd y Cylch Gorchwyl diwygiedig fel y’u cyflwynwyd heb sylw gan y Pwyllgor. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg gan fod y newidiadau a gynhigiwyd yn fân newidiadau, gall Swyddog Monitro’r Cyngor eu gweithredu heb orfod eu cyflwyno i’r Cyngor Llawn.

Penderfynwyd cymeradwyo’r Cylch Gorchwyl diwygiedig yn ffurfiol.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd yr Adroddiad Blynyddol ar y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2023/24 i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn crynhoi gwaith a pherfformiad y gwasanaeth Archwilio mewnol yn ystod 2023/24, ac roedd yn darparu barn y Pennaeth Archwilio a Risg ar gywirdeb ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheoli’r Cyngor ar gyfer y flwyddyn, ynghyd â datganiad ar gydymffurfiaeth gyda Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Archwilio a Risg, a amlygwyd y prif bwyntiau, gan gynnwys barn y Pennaeth Archwilio a Risg mewn perthynas â’r 12 mis a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2024, gan nodi bod gan y Cyngor fframwaith briodol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheoli mewnol; y gwaith oedd yn cefnogi’r farn honno; perfformiad Archwilio Mewnol yn erbyn dangosyddion cytunedig a chydymffurfiaeth gyda PSIAS. Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg hefyd at Atodiad B yn yr adroddiad, oedd yn crybwyll y risgiau coch ag ambr gweddilliol yn y gofrestr risg strategol yn ystod y chwe mlynedd ddiwethaf.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol ymhlith y Pwyllgor -

·      A ddylai’r cyfrifoldeb ar gyfer risg strategol YM9 (risg mewn perthynas â diffyg tai addas y gall trigolion lleol eu fforddio yn eu cymunedau lleol) fod yn nwylo’r Cyngor, ac a yw’r ffaith ei fod wedi cael sgôr “Melyn” yn archwiliad mis Mehefin 2022 yn golygu ei fod yn cael ei danbrisio o ystyried y cynnydd yn nifer y bobl ar restr aros tai y Cyngor.

·      Y dull ar gyfer mesur risg newydd YM16 (risg nad yw’r Cyngor yn gallu rheoli newid yn effeithiol sy’n amharu ar ei allu i foderneiddio a darparu gwasanaethau cynaliadwy, effeithiol, ac effeithlon).

·      O ystyried bod risg strategol YM16 wedi’i ychwanegu i’r Gofrestr Risg Strategol, a oes gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol adnoddau digonol mewn perthynas â 3.3 CLlA (FTE) gwirioneddol yn 2023/24, yn erbyn targed o 4.0 CLlA yn 2023/24, a tharged oedd yn 5.0 CLlA yn 2022/23.

·      A yw paragraff 34 yn yr adroddiad yn dangos bod dealltwriaeth ac ymwybyddiaeth rheolwyr o risgiau wedi datblygu ac aeddfedu.

Darparwyd yr atebion canlynol i’r Pwyllgor -

·      Mae risg strategol YM9 yn Goch ar y Gofrestr Risg Strategol, ac mae’r sgôr Melyn yn cyfeirio at ganlyniad y gwaith archwilio a wnaed mewn perthynas â’r amgylchedd rheoli ac effeithiolrwydd y mesurau rheoli sy’n gysylltiedig ag YM9, sydd wedi’u hasesu fel mesurau sy’n darparu sicrwydd rhesymol. Mae Archwilio Mewnol hefyd yn y broses o baratoi darn o waith fydd yn edrych ar raglen a strategaeth adeiladu tai y Cyngor, gyda’r bwriad o’i gwblhau dros yr haf.

·      Mewn perthynas ag YM16, bydd y dull yn cynnwys edrych ar y rheolydidon sydd ar waith ar hyn o bryd er mwyn gwerthuso eu heffeithiolrwydd ac a ydynt yn addas at eu diben. Bydd barn archwilio yn cael ei rannu ar ganlyniad y gwerthusiad.

·      Mae cyllid sy’n deillio o’r swydd wag yn y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cael ei ddefnyddio i gomisiynu arbenigedd ar gyfer archwiliadau TG, yn ogystal  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor, oedd yn nodi gweithgareddau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ystod 2023/24 yn erbyn ei gylch gorchwyl, i’w gymeradwyo’n ffurfiol cyn ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn ar 26 Medi 2024. Mae’r adroddiad yn bodloni gofynion Cylch Gorchwyl y Pwyllgor i adrodd ar ei ganfyddiadau, ei gasgliadau a’i argymhelliad i’r Cyngor Llawn yn flynyddol, a hynny mewn perthynas â digonolrwydd ac effeithiolrwydd fframweithiau llywodraethu, rheoli risg a rheoli mewnol y Cyngor, trefniadau adroddiad ariannol, sut ymdrinnir â chwynion a swyddogaethau archwilio mewnol ac allanol. Mae hefyd yn cydymffurfio gyda Datganiad Sefyllfa CIPFA a chanllawiau atodol yn ymwneud â phwyllgorau archwilio mewn awdurdodau lleol a’r heddlu, sy’n nodi bod rhaid i’r pwyllgor ddarparu sicrwydd i’r rheiny sy’n gyfrifol dros lywodraethu, ei fod yn cyflawni ei ddiben ac y gall ddangos ei effaith.

Cyflwynwyd yr adroddiad blynyddol ar gyfer 2023/24 gan y Cadeirydd a chafodd ei dderbyn gan y Pwyllgor fel y’i cyflwynwyd, yn amodol ar nodi bod y Cynghorydd Geraint Bebb yn bresennol yn y sesiwn Hyfforddiant Sgiliau Cadeirio Effaith a gynhaliwyd ar 11 Hydref, 2023, yn Atodiad B.

Penderfynwyd cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 2023/24 cyn ei gyflwyno yng nghyfarfod y Cyngor Sir ar 26 Medi 2024, gyda’r addasiadau fel y’u nodwyd.

Camau Ychwanegol – Pennaeth Archwilio a Risg yn addasu’r adroddiad yn briodol.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, oedd yn ymgorffori Cynllun Gweithredu Adolygu Effeithiolrwydd y Pwyllgor er gwybodaeth ac i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn darparu diweddariad ar y cynnydd sy’n digwydd o ran gweithredu’r argymhelliad gan CIPFA, yn dilyn ei adolygiad ar effeithlonrwydd y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Archwilio a Risg, a rhoddodd ddiweddariad i’r Pwyllgor ar statws diweddaraf y 10 cam yn y cynllun gweithredu. Wrth gyfeirio at argymhelliad 8 yn y cynllun gweithredu (adnabod ffyrdd i archwilio mewnol weithio’n agosach gyda’r pwyllgor, gan gynnwys cyfarfodydd anffurfiol gyda’r Cadeirydd cyn ac ar ôl cyfarfodydd i ddod o hyd i ffyrdd i ddatblygu’r Pwyllgor), dywedodd y Pennaeth Risg ac Archwilio, ar ôl trafod y mater gyda’r Cadeirydd, y bwriad yw cynnal archwiliad manwl a thrylwyr ar feysydd risg penodol, fydd yn cael ei hwyluso drwy sesiynau briffio ar gyfer aelodau’r Pwyllgor y tu allan i gyfarfodydd ffurfiol. Un maes a amlygwyd gan y Pwyllgor yn flaenorol fel risg sy’n dod i’r amlwg ac sy’n haeddu archwiliad manylach yw Deallusrwydd Artiffisial, ac a oes ganddo rôl o fewn gweithdrefnau’r Cyngor.

Awgrymodd y Cadeirydd y byddai’n ddefnyddiol i’r Pwyllgor ddysgu mwy am y broses lliniaru risgiau yn y cyd-destun rheoli risg, ac y byddai Hyfforddiant a/neu gyfarwyddyd i’r perwyl hwnnw yn cael ei groesawu, yn ogystal â Hyfforddiant ar Ddeallusrwydd Artiffisial fel maes pwnc, gan gynnwys ei ddylanwad, risgiau a buddion. Gofynnodd y Cadeirydd hefyd fod  diweddariad pellach ar weithredu cynllun gweithredu adolygiad ar effeithiolrwydd y Pwyllgor yn cael ei ddarparu mewn chwe mis.

Penderfynwyd nodi’r camau yn y cynllun gweithredu, a chadarnhau bod y Pwyllgor yn cytuno bod yr argymhellion wedi’u gweithredu’n briodol.

Camau Ychwanegol –

·      Pennaeth Archwilio a Risg yn trefnu sesiwn ar liniau risg a chyflwyno Deallusrwydd Artiffisial o fewn rhaglen hyfforddi’r Pwyllgor ar gyfer 2024/25.

·      Cyflwyno diweddariad pellach ar Gynllun Gweithredu Adolygu Effeithiolrwydd y Pwyllgor mewn chwe mis.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio a Risg, oedd yn ymgorffori’r log gweithredu, i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth i’r Pwyllgor ar statws y camau/penderfyniadau y cytunwyd arnynt yn ei gyfarfod ar 18 Ebrill 2024, lle wnaed penderfyniad i gyflwyno log gweithredu ar ôl bob cyfarfod er mwyn hwyluso’r gwaith o olrhain camau/tasgau.

Cafodd y Pwyllgor ei ddiweddaru gan y Pennaeth Archwilio a Risg ar gynnydd bob cam yn y log gweithredu, a nodwyd y wybodaeth.

Penderfynwyd nodi’r camau yn nhabl y log gweithredu a chadarnhau bod y Pwyllgor yn cytuno bod y camau wedi cael eu gweithredu’n briodol.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru ynghyd â’r ymateb sefydliadol.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru ar ganlyniad ei archwiliad i’r ffordd mae Cyngor Sir Ynys Môn yn ymgorffori’r egwyddor datblygu cynaliadwy yn y broses o osod ei amcanion llesiant, i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn ceisio darparu sicrwydd ar sut wnaeth y Cyngor ymgorffori’r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth osod ei amcanion llesiant ac adnabod cyfleoedd i’r Cyngor ymgorffori’r egwyddor hwn ymhellach wrth osod amcanion llesiant yn y dyfodol. Cyflwynwyd ymateb sefydliadol i adroddiad Archwilio Cymru, a’r ddau argymhelliad oedd wedi’u nodi.

Cafwyd trosolwg ar ganfyddiadau manwl ac argymhellion yr adroddiad gan Lora Williams, Archwilio Cymru.

Mewn ymateb i gais am eglurhad ar y gwahaniaeth rhwng pobl sy’n ddi-waith ac sy’n derbyn budd-daliadau a phobl sy’n economaidd anweithgar, mewn perthynas ag ymdrech y sefydliad i ddatblygu dangosfwrdd i ddarparu data ar dueddiadau yn ymwneud â thlodi fel rhan o’i ymateb i Argymhelliad 2 yn adroddiad Archwilio Cymru, dywedwyd wrth y Pwyllgor bod pobl sydd yn derbyn budd-daliadau/di-waith ar gael i weithio ac yn ceisio gwaith, ond nid yw pobl sy’n economaidd anweithgar yn ceisio gwaith oherwydd dewis personol neu resymau eraill, boed yn ymddeoliad cynnar neu salwch tymor hir. Os bydd nifer y bobl economaidd anweithgar mewn ardal yn dod yn rhy uchel, gall ddod y broblem dros amser fydd yn cyfrannu at heriau recriwtio a diffyg llafur, a all effeithio ar fusnesau lleol yn ogystal â’r Cyngor. Mae’n fesur pwysig, ac mae angen sicrhau bod y gwahaniaeth yn glir rhwng y ddwy garfan o bobl.

Argymhellodd y Cadeirydd bod nifer y bobl sy’n economaidd anweithgar yn duedd, ac y byddai’n ddefnyddiol monitro hyn.

Penderfynwyd nodi adroddiad Archwilio Cymru a’r argymhellion ynddo, a chadarnhau bod y Pwyllgor yn cymryd sicrwydd o’r ffurflen ymateb sefydliadol ar y camau mae’r Cyngor wedi’u cymryd i fynd i’r afael â’r argymhellion.

Camau Ychwanegol – dylid cynnwys y gwaith o fonitro nifer y bobl economaidd anweithgar fel rhan o set data tueddiadau poblogaeth y Cyngor.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru, a oedd yn cynnig diweddariad ar y cynnydd yn erbyn ei raglenni gwaith archwilio ariannol a pherfformiad fel y nodir ar 31 Mawrth 2024, gan gynnwys y gwaith sy’n mynd rhagddo gydag Estyn ag Arolygiaeth Gofal Cymru, er gwybodaeth i’r Pwyllgor.

Cadarnhaodd Mr Carwyn Rees, Rheolwr Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru, fod 9 Hydref 2024 wedi’i glustnodi ar gyfer cynnal digwyddiad rhannu arfer da ledled gogledd Cymru, sef “Pwyllgorau Archwilio: arferion effeithiol ac effaith gadarnhaol” (yr un digwyddiad a drefnwyd ar gyfer 22 Mai 2024 yng Nghaerdydd, de Cymru). Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai’n cylchredeg manylion y digwyddiad gydag aelodau’r Pwyllgor pan fyddent ar gael.

Penderfynwyd nodi’r sicrwydd a ddarparwyd gan adroddiad diweddaru Ch4 Archwilio Cymru.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg i’w ystyried gan y Pwyllgor, oedd yn ymgorffori’r Blaen Rhaglen Waith a’r Rhaglen Hyfforddiant ar gyfer 2024/25.

Penderfynwyd derbyn y Blaen Rhaglen Waith arfaethedig ar gyfer 2024/25, a hynny i fodloni cyfrifoldebau’r Pwyllgor yn unol â’i gylch gorchwyl.