Rhaglen, Penderfyniadau a Chofnodion.

Cyfarfod Rhithiol (Ar hyn o bryd, nid oes modd i'r cyhoedd fynychu'r cyfarfod), Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
Dydd Mawrth, 9fed Chwefror, 2021 2.00 o'r gloch

Mae cyfarfodydd y Cyngor bellach yn cael eu ffrydio’n fyw ar ein sianel YouTube.

Gallwch hefyd weld rhestr o’r cyfarfodydd a fydd yn cael eu cynnal cyn hir.

Bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu huwchlwytho ar ein gwefan gweddarlledu yn dilyn y cyfarfod.

Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol

Cyswllt: Ann Holmes 01248 752518 

Eitemau
Rhif. Eitem

Oherwydd bod y Cynghorydd Peter Rogers, Cadeirydd y Pwyllgor, yn cael trafferthion cysylltu dros dro, etholwyd Mr Dilwyn Evans yn Gadeirydd i ddechrau'r cyfarfod a chymerodd yr eitem gyntaf ar yr agenda. Cadeiriwyd gweddill y cyfarfod gan y Cynghorydd Rogers.

1.

Ethol Is-Gadeirydd

Ethol Is-Gadeirydd i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

 

Cofnodion:

Etholwyd Mr Dilwyn Evans yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

 

Wrth iddo gael ei benodi cyfeiriodd Mr Dilwyn Evans at ei ragflaenydd yn swydd yr Is-gadeirydd a'i gyd-aelod lleyg ar y Pwyllgor, Mr Jon Mendoza a oedd ers hynny wedi ymddiswyddo fel aelod o'r Pwyllgor gan ddweud ei fod wedi mwynhau gweithio ochr yn ochr â Mr Mendoza yn ystod ei gyfnod ar y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

2.

Datganiad o Ddiddordeb

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Cofnodion:

Bu i’r Cynghorydd Peter Rogers ddatgan diddordeb personol yn eitem 10 ar yr agenda.

 

Talodd y Cynghorydd Rogers ei deyrnged ei hun i'r cyn-Aelod Lleyg a'r Is-gadeirydd, Mr Jon Mendoza yn dweud ei fod yn gwerthfawrogi ac yn ddiolchgar am ei gyfraniad fel aelod annibynnol o'r Pwyllgor. Ategwyd y teimladau hynny gan weddill aelodau'r Pwyllgor.

 

Penderfynwyd bod y Cadeirydd ar ran y Pwyllgor yn ysgrifennu at Mr Jon Mendoza i ddiolch iddo am ei gyfraniad i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn ystod ei gyfnod fel Aelod Lleyg ac i ddymuno'n dda iddo ar gyfer y dyfodol.

3.

Aelod Lleyg Newydd ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu pdf eicon PDF 126 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yn nodi'r ystyriaethau o ran newid Aelod Lleyg y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd y mater wedi codi yn dilyn ymddiswyddiad Mr Jonathon Mendoza fel Aelod Lleyg o'r Pwyllgor gyda'i gyfarfod diwethaf ar 1 Rhagfyr 2020.

 

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn ei gwneud yn ofynnol i'r Awdurdod Lleol sicrhau bod o leiaf un aelod o'i Bwyllgor Archwilio yn aelod lleyg. Mae Cyngor Sir Ynys Môn wedi ymestyn y gofyniad hwn; mae darpariaethau ei Gyfansoddiad yn caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu gynnwys dau aelod lleyg i wasanaethu am gyfnod penodol i gyd-fynd â hyd y Cyngor h.y. 5 mlynedd, tan fis Mai 2022 ar hyn o bryd. Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a basiwyd ar 20 Ionawr 2021 yn cyflwyno newidiadau i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar ffurf enw newydd, swyddogaethau a chyfrifoldebau ychwanegol ac mae'r Ddeddf hefyd yn diwygio aelodaeth y Pwyllgor gan ei gwneud yn ofynnol i draean o'i aelodau fod yn aelodau lleyg. Os bydd y Pwyllgor yn parhau gydag 8 aelod etholedig, byddai'n ofynnol felly cael 4 aelod lleyg. Bydd hefyd yn ofynnol i'r Cadeirydd fod yn aelod lleyg. Er nad yw’r dyddiad y bydd y darpariaethau newydd yn dod i rym wedi’u cadarnhau, yn dilyn ymholiadau a wnaed gyda Llywodraeth Cymru gan CLlLC deellir mai'r bwriad yw y bydd enw newydd y Pwyllgor a’r swyddogaethau/cyfrifoldebau newydd yn dod i rym o fis Ebrill 2021 ac y bydd y newidiadau i aelodaeth yn dod i rym o fis Mai 2022. Felly, bydd yn rhaid i'r Cyngor gynnal ymarfer recriwtio yn 2022 i recriwtio'r aelodau lleyg i baratoi ar gyfer y newid hwn.

 

Yng ngoleuni'r uchod, gofynnwyd i'r Pwyllgor ystyried a oedd am recriwtio aelod lleyg newydd am weddill y tymor h.y. tan fis Mai 2022 neu fod Cyfansoddiad y Cyngor yn cael ei newid i leihau nifer yr aelodau lleyg sydd eu hangen i un hyd nes y bydd y ddeddfwriaeth newydd yn dod i rym.

 

Wrth ystyried y mater, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch yr amserlen recriwtio a'r tebygolrwydd o lwyddiant o ystyried y cyfyngiadau presennol sy'n gysylltiedig â’r pandemig a’r ffaith bod y tymor yn fyrrach - tan fis Mai 2022 - a allai olygu nad oes cymhelliant i wneud cais i ymgeiswyr posibl.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddfa Adran 151 fod y broses recriwtio yn cymryd amser o'r hysbyseb gychwynnol hyd at y penodiad, sy'n golygu ei bod yn annhebygol y penodir aelod newydd cyn mis Ebrill/Mai. Yn ogystal â hynny dylid ystyried  costau hysbysebu'r swydd a’r amser sydd ei angen i unrhyw un a benodir setlo a dod yn gyfarwydd â'r ffordd y mae'r Pwyllgor yn gweithredu o ystyried y nifer cyfyngedig o  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 314 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 1 Rhagfyr, 2020.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 1 Rhagfyr 2020 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

 

Yn codi o hyn

 

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg at y pwynt a godwyd yn y drafodaeth ar Adroddiad Blynyddol Seiberddiogelwch ar gyfer 2019/20 ynghylch sicrhau bod aelodau nad ydynt yn gynghorwyr sydd ar Bwyllgorau'r Cyngor ac sydd â mynediad at ystod o wybodaeth yn cael eu cynnwys mewn hyfforddiant a phrotocolau seiberddiogelwch, ac eglurodd, ar ôl gwneud ymholiadau gyda Thîm Hyfforddi a Datblygu Adnoddau Dynol, y gallai gadarnhau bod dau aelod o'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu hyd yma wedi cwblhau'r modiwl E-ddysgu ymwybyddiaeth seiberddiogelwch. Ychwanegodd, gan fod ymgymryd â'r hyfforddiant hwn yn orfodol, bod aelodau nad ydynt eto wedi cwblhau'r modiwl yn cael eu cynghori i drefnu amser i wneud hynny. Er mwyn hwyluso'r broses byddai'n cysylltu â Thîm Hyfforddi a Datblygu Adnoddau Dynol i ofyn i nodyn atgoffa gael ei ddosbarthu i aelodau'r Pwyllgor ynghyd â chanllawiau ar gael mynediad i'r Porth E-Ddysgu.

 

CAM GWEITHREDU: Pennaeth Archwilio a Risg i gysylltu â Thîm Hyfforddi a Datblygu Adnoddau Dynol i ofyn i aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu nad ydynt eto wedi cwblhau'r modiwl E-ddysgu ymwybyddiaeth Seiberddiogelwch gael eu hatgoffa i wneud hynny a bod canllawiau ar gael mynediad i'r Porth E-Ddysgu yn cael eu darparu hefyd.

5.

Cyngor Sir Ynys Môn - Crynodeb Archwiliad Blynyddol 2020 pdf eicon PDF 216 KB

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.  

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad Crynodeb Archwiliad Blynyddol 2020 ar gyfer Sir Ynys Môn gan Archwilio Cymru i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad yn dangos y gwaith archwilio a gwblhawyd ers yr Adroddiad Gwella Blynyddol diwethaf a gyhoeddwyd ym mis Gorffennaf, 2019 y mae'n ei ddisodli ac yn cyfeirio at ddarnau o waith sy'n ymwneud yn benodol â'r Cyngor gan gynnwys adroddiadau a gyhoeddwyd gan Arolygiaethau eraill yn ogystal ag astudiaethau ac arolygiadau cenedlaethol.

 

Wrth gyflwyno Crynodeb yr Archwiliad cadarnhaodd Mr Alan Hughes, Archwilio Cymru fod yr adroddiad yn darparu crynodeb o waith archwilio'r flwyddyn yn y Cyngor ac yn genedlaethol a'i ganlyniad, ac nad oes unrhyw faterion na phryderon newydd i'w hadrodd yn codi.

 

Wrth ystyried yr adroddiad codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor

 

           Y newidiadau demograffig rhagamcanol ar Ynys Môn y tynnwyd sylw atynt yn adran ffeithiau allweddol yr adroddiad a'u goblygiadau ar gyfer cynllunio gwasanaethau. Nododd y Pwyllgor y rhagwelir y bydd poblogaeth yr Ynys yn gostwng 0.6% rhwng 2020 a 2040 o 69,896 i 69,499, gan gynnwys gostyngiad o 5% yn nifer y plant, gostyngiad o 8.3% yn nifer y boblogaeth o oedran gweithio a chynnydd o 22.7% yn nifer y bobl 65 oed a throsodd.

 

Wrth gydnabod y pwynt, dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod newidiadau mewn demograffeg yn dylanwadu ar faint o gyllid y mae'r Cyngor yn ei gael gan Lywodraeth Cymru drwy'r fformiwla ariannu gan fod nodweddion y boblogaeth yn ffactor yn y ffordd y caiff cyllid ei ddosbarthu ymhlith awdurdodau lleol. Yn ystod y blynyddoedd diwethaf, nid yw'r cynghorau mwy gwledig yng Ngogledd a Gorllewin Cymru wedi gwneud cystal â chynghorau yn y De o ran y fformiwla ariannu sy'n deillio'n bennaf o newidiadau demograffig gyda chyfran gynyddol o'r boblogaeth o oedran gweithio yn symud i ganolfannau trefol mwy. O ganlyniad, mae gan y newid hwn oblygiadau i'r cynghorau hynny sydd wedi gweld gostyngiad yn y boblogaeth sy'n gweithio gan fod hyn wedyn yn cael ei adlewyrchu yn y swm o arian a gânt fel rhan o'r Grant Cynnal Refeniw. Yn y tymor hir gall y gostyngiad mewn cyllid o ganlyniad i newidiadau i'r boblogaeth arwain at broblemau gan fod yn rhaid i'r cynghorau hynny sydd ar eu colled wneud iawn am y diffyg naill ai drwy dorri gwasanaethau neu drwy godi trethi. Felly mae gan newidiadau demograffig oblygiadau i gyllideb y Cyngor yn ogystal ag ar gyfer cynllunio gwasanaethau.

 

           Yr oedi wrth ardystio hawliadau budd-daliadau Tai. Nododd y Pwyllgor ymhellach fod yr archwilwyr yn tynnu sylw at y ffaith bod nifer y gwallau a nodwyd yn uwch nag y byddent wedi'i ddisgwyl, a'u bod yn digwydd yn rheolaidd, ac felly’n codi pryderon am drefniadau rheoli ansawdd a'r sail ar gyfer nodi a mynd i'r afael ag anghenion hyfforddi staff sy'n gweithio yn y maes hwn. Holodd y Pwyllgor am y cynnydd o ran diweddaru'r sefyllfa a  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

6.

Diweddariad ar Strategaeth a Blaenoriaethau Archwilio Mewnol 2020/21 pdf eicon PDF 390 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi diweddariad, fel ar 27 Ionawr 2021, ar y gwaith Archwilio Mewnol ers yr adroddiad diwethaf i'r Pwyllgor ar weithgarwch Archwilio Mewnol ym mis Rhagfyr, 2020 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Amlinellodd yr adroddiad lwyth gwaith presennol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ynghyd â'r blaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig.

 

Diweddarodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg y Pwyllgor ar yr agweddau canlynol ar waith Archwilio Mewnol –

 

           Cwblhawyd y gwaith sicrwydd ers y diweddariad diwethaf gan gyfeirio at y tabl ym mharagraff 5 o'r adroddiad. O'r chwe archwiliad a restrwyd yn y tabl, roedd tri wedi arwain at sgôr Sicrwydd Sylweddol; roedd dau wedi arwain at sgôr Sicrwydd Rhesymol ac roedd un archwiliad – Taliadau: Cynnal Cyflenwyr wedi arwain at sgôr Sicrwydd Cyfyngedig. (Yn unol â'r arfer y cytunwyd arno, cyhoeddwyd yr adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig a'r cynllun gweithredu cysylltiedig ar wahân i aelodau'r Pwyllgor a Deiliaid Portffolio perthnasol).

           Gwaith sydd ar y gweill fel y dengys paragraff 8 o’r adroddiad sy’n darparu gwybodaeth am yr archwiliadau sy’n mynd rhagddynt, y cam a gyrhaeddwyd ar adeg ysgrifennu'r adroddiad a'r dyddiad adrodd disgwyliedig. Caiff y rhain eu blaenoriaethu i'w cwblhau erbyn diwedd y flwyddyn gan barhau i sicrhau bod y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn parhau i fod yn hyblyg i ymateb i unrhyw waith ar fyr rybudd yn ogystal ag unrhyw gais gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth. Bydd y meysydd blaenoriaeth a nodwyd yn flaenorol i'w harchwilio yn cael eu dwyn ymlaen i'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22.

           Y Fenter Twyll Genedlaethol – yr ymarfer bob dwy flynedd, sydd ar y gweill. Derbyniwyd y set gyntaf o barau, a oedd yn cynnwys paru data Gostyngiad Person Sengl y Dreth Gyngor a’r Gofrestr Etholwyr i nodi unrhyw hawliadau twyllodrus. Mae adolygiad cychwynnol o'r parau wedi tynnu sylw at broblem gydag ansawdd y data. Mae'r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ymchwilio iddo ar hyn o bryd. Disgwylir i weddill y parau gael eu rhyddhau ym mis Chwefror, 2021.

           Camau gweithredu y dylid bod wedi’u cymryd ers amser yn cadarnhau bod gwaith yn mynd rhagddo i gefnogi gwasanaethau i weithredu'r holl gamau gweithredu sy'n weddill fel y dangosir yn y dangosfwrdd 4action yn Atodiad 1 yr adroddiad. Mae gwasanaethau wedi bod yn gweithio'n galed i fynd i'r afael â Materion/Risgiau sy'n weddill gan adael dim ond tri cham gweithredu y dylid bod wedi’u cymryd ers amser yn ymwneud â chanllawiau ynghylch Credyd Cynhwysol, talu rhent tai drwy archeb sefydlog a gwirio adroddiadau eithriadau cyflogres yn annibynnol.

           Rhoi cymorth i'r Gwasanaeth Dysgu i ddatblygu canllawiau newydd ar weithredu a sicrhau trefniadau priodol ar gyfer cronfeydd yn dilyn adolygiad Archwilio Mewnol o Gronfeydd Answyddogol Ysgolion a arweiniodd at sgôr Sicrwydd Cyfyngedig. Darparwyd dau ddigwyddiad hyfforddi i benaethiaid a llywodraethwyr ar eu cyfrifoldebau o ran gweithredu cronfa ysgol yn briodol ac mae'r Adran Archwilio Mewnol hefyd wedi cynnig trefnu ac ariannu archwiliad annibynnol o gronfeydd lle mae'r pennaeth yn ei chael  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

7.

Darpariaeth Sicrwydd Archwilio Mewnol 2020/21 pdf eicon PDF 135 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg i'r Pwyllgor ei ystyried a'i gymeradwyo mewn perthynas â'r trefniadau presennol ar gyfer sicrhau y bydd gan y Pennaeth Archwilio a Risg ddigon o sicrwydd i gefnogi Barn Flynyddol yr Archwiliad Mewnol ar gyfer 2020/21 er mwyn sicrhau na fu unrhyw gyfyngu ar sgôp.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod effaith delio â Covid-19 ar yr holl wasanaethau cyhoeddus wedi bod yn sylweddol ac i archwilwyr mewnol mae wedi codi'r cwestiwn a fyddant yn gallu ymgymryd â digon o waith archwilio mewnol i gael sicrwydd yn ystod 2020/2021 - mae hon yn ystyriaeth allweddol i fodloni gofyniad Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) lle mae'n ofynnol i'r Pennaeth Archwilio a Risg gyhoeddi barn flynyddol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheoli'r Cyngor.

 

Wrth gydnabod yr heriau sylweddol y mae cyrff llywodraeth leol yn gweithredu oddi tanynt ar hyn o bryd wrth wneud penderfyniadau anodd ynglŷn â sut i wneud y defnydd gorau o staff ac adnoddau ariannol i gyflawni anghenion hanfodol, er nad yw’r disgwyliadau proffesiynol a disgwyliadau rheoleiddwyr ar gyrff llywodraeth leol i sicrhau bod eu trefniadau archwilio mewnol yn cydymffurfio â PSIAS wedi newid, mae CIPFA wedi paratoi canllawiau ar gyfer archwilwyr mewnol sy'n gweithio mewn llywodraeth leol yn y DU neu ar ei rhan. Mae'r canllawiau'n manylu ar chwech o ofynion allweddol ar gyfer cyrff llywodraeth leol y dylai penaethiaid archwilio mewnol neu'r prif weithredwr archwilio, timau arwain a phwyllgorau archwilio eu dilyn; nodir y rhain ym mharagraff 5 o'r adroddiad. Felly, mae'r Pennaeth Archwilio a Risg wedi diwygio a chytuno ar flaenoriaethau'r Tîm Archwilio Mewnol i ymdrin â'r risgiau newydd a newidiadau’n sgil Covid-19 gyda'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth (UDA) i sicrhau na fydd yn cyfyngu ar sgôp ac y bydd gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol sicrwydd digonol i gefnogi'r farn flynyddol. Y darnau allweddol o waith a fydd yn cyfrannu at y sicrwydd yw archwiliadau cofrestr Risg Gorfforaethol; Adolygiad o Ymateb Brys Covid-19 (Hunanasesiad) a Gwaith Dilynol wedi'i gwblhau rhwng mis Ebrill a mis Mehefin, 2020 a Sicrwydd Rheoli Argyfwng (Sicrwydd llinell gyntaf) ar hyn o bryd yn ystod y cam gwaith maes. Wrth i'r risgiau barhau i newid ac wrth i’r cofrestrau risg gael eu hadolygu a'u diweddaru gan yr UDA, bydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn adolygu ei flaenoriaethau yn unol â hynny.

 

Wrth gyflawni'r strategaeth archwilio sy'n seiliedig ar risg, mae'r Pennaeth Archwilio a Risg a gefnogir gan yr UDA wedi gwneud pob ymdrech i wneud y defnydd gorau o'r adnoddau archwilio mewnol sydd ar gael yn ystod y pandemig gan gynnwys drwy weithredu'r mesurau y manylir arnynt ym mharagraff 10 o'r adroddiad.

 

Gofynnodd y Pwyllgor am eglurder ynghylch sut y caiff cyfyngu ar sgôp ei ddiffinio a'i gymhwyso. Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg y dylid ystyried cyfyngu ar sgôp os bernir nad oes digon o waith wedi'i wneud  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

8.

Cyflawni â Llai - Gwasanaethau Hamdden Cyngor Sir Ynys Môn pdf eicon PDF 720 KB

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.  

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y gwasanaeth Archwilio Allanol oedd yn nodi canfyddiadau adolygiad dilynol i adroddiad cenedlaethol yr Archwilydd Cyffredinol yn 2015 – Cyflawni â Llai – Gwasanaethau Hamdden i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad yn ystyried effaith gostyngiadau yng nghyllid llywodraeth leol ar wasanaethau hamdden y Cyngor ac effeithiolrwydd trefniadau'r Cyngor ar gyfer darparu'r gwasanaethau hynny.

 

Cyfeiriodd Mr Alan Hughes, Archwilio Cymru at gyd-destun yr adroddiad ac eglurodd fod y gwaith maes wedi'i gwblhau a bod cynnwys yr adroddiad wedi'i gwblhau cyn dechrau Covid-19 felly ni chyfeirir at effaith y pandemig ar y gwasanaeth hamdden; gyda hyn mewn golwg cytunwyd y dylid rhyddhau'r adroddiad gyda'r cafeat hwn. Yn gyffredinol, mae neges yr adroddiad yn gadarnhaol ac yn dod i'r casgliad bod y Cyngor wedi parhau i ddarparu gwasanaeth yn ei ganolfannau hamdden gyda llai o adnoddau a bod ganddo weledigaeth glir ar gyfer dyfodol y gwasanaeth, ond bod cyfleusterau mewn cyflwr gwael yn her ariannol. Yn fanwl, mae'r adroddiad yn canfod bod –

 

           Gostyngiad wedi bod yn adnoddau gwasanaeth hamdden y Cyngor ers 2014-15 ac mae cost net y gwasanaeth wedi gostwng. Bu gostyngiad o 77% yng nghyllideb y gwasanaeth hamdden yn ystod y pedair blynedd diwethaf wedi'i gwrthbwyso'n rhannol gan gynnydd mewn incwm o 31% a gostyngiad mewn gwariant o 11%.

           Mae gan y Cyngor weledigaeth glir ar gyfer ei wasanaeth hamdden ac mae'n ystyried cynaliadwyedd ariannol y gwasanaeth. Mae'r Cyngor yn cydnabod bod y canolfannau hamdden sydd mewn cyflwr gwael yn risg. Mae'r Cyngor wedi ystyried gofynion Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 wrth bennu blaenoriaethau a datblygu ei strategaeth newydd ar gyfer gwasanaethau hamdden ac mae'n gallu dangos enghreifftiau o wella lles drwy hamdden. Fel rhan o'r strategaeth honno mae'r Cyngor wedi canolbwyntio ar gymryd agwedd fwy masnachol at hamdden drwy fuddsoddi yn ei gyfleusterau a chynyddu aelodaeth ac incwm i wneud y gwasanaeth yn fwy hunangynhaliol; mae hyn yn dechrau cael effaith gydag incwm yng Nghanolfan Hamdden Plas Arthur yn Llangefni yn fwy na gwariant o 9% yn 2018/19. Mae'r Cyngor hefyd wedi adolygu a chymharu opsiynau darparu posibl ar gyfer ei wasanaeth hamdden.

           Mae gan y Cyngor drefniadau monitro perfformiad a llywodraethu cadarn ond mae'n cydnabod y gallai wella ei ddealltwriaeth o'r canlyniadau a gyflawnwyd. Mae gan y Cyngor strwythur atebolrwydd clir ar gyfer ei wasanaeth hamdden a system dangosfwrdd gwybodaeth reoli sy'n caniatáu i swyddogion fonitro perfformiad. Fodd bynnag, mae'r Cyngor yn cydnabod y gallai wneud defnydd pellach o'i ddata a'i dechnoleg i wella dealltwriaeth o effeithiau ei wasanaeth e.e. nodi rhai nad ydynt yn ddefnyddwyr a thargedu eu gwasanaethau'n fwy effeithiol a thrwy ddadansoddi data ymhellach er mwyn dod i well dealltwriaeth o ganlyniadau gwahanol weithgareddau.

           Mae'r rhan fwyaf o ddefnyddwyr gwasanaeth yn fodlon â'r gwasanaeth hamdden ac mae'r Cyngor yn defnyddio adborth cwsmeriaid i lywio'r gwaith o gynllunio a darparu'r gwasanaeth. Roedd y rhan fwyaf o'r ymatebwyr i'r arolwg gan Archwilio Allanol yn hapus gyda gwasanaeth hamdden y Cyngor. Roedd 50% o'r farn bod ansawdd y gwasanaeth wedi  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

9.

Datganiad ar Strategaeth Rheoli'r Trysorlys 2021/2022 pdf eicon PDF 1 MB

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys Datganiad Strategaeth Reoli'r Trysorlys ar gyfer 2021/22 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r Datganiad yn nodi strategaeth y Cyngor ar gyfer y flwyddyn ariannol sydd i ddod o ran benthyca a buddsoddi a'r cyfyngiadau ar fenthyca, mae’n pennu'r dangosyddion darbodus ac archwaeth risg y Cyngor a hefyd ei ddull o fuddsoddi.  

 

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 wrth dynnu sylw at y prif bwyntiau'r adroddiad fel a ganlyn, nad oes unrhyw ddiwygiadau arfaethedig i egwyddorion craidd Datganiad 2020/21 -

 

           Y cyd-destun allanol ar ffurf y sefyllfa economaidd ehangach gan fod hynny'n effeithio ar gyfraddau llog buddsoddi, cost benthyca a chryfder ariannol gwrthbartïon. Ceir crynodeb llawn o'r rhagolygon economaidd yn Atodiad 3 i'r adroddiad a nodir y prif bwyntiau yn adran 3. Ar ôl ystyried yr wybodaeth sydd ar gael ac ar ôl cymryd cyngor gan Gynghorwyr Rheoli Trysorlys y Cyngor, mae'r tabl ym mharagraff 3.2 yr adroddiad yn nodi safbwynt y Cyngor ar lefelau cyfradd llog hyd at fis Mawrth, 2024 na ddisgwylir iddynt newid yn sylweddol yn y cyfnod hwnnw.

           Safbwynt benthyca allanol presennol y Cyngor fel y nodir yn y tabl ym mharagraff 4.1.1 yr adroddiad sy'n dangos bod ganddo tua £122m o fenthyciadau gyda PWLB a £2.6m o fenthyciadau gyda Salix cynllun a ariennir yn gyhoeddus sy'n darparu benthyciadau di-log ar gyfer gwelliannau effeithlonrwydd ynni.

           Y rhaglen gwariant cyfalaf arfaethedig ar gyfer 2021/22 i 2023/24 fel y nodir yn adran 5.6 yr adroddiad gan gynnwys gwariant cyfalaf arfaethedig, sut y caiff hyn ei ariannu a'r balans i'w ariannu o fenthyciadau - £7.553m ar gyfer y Rhaglen Moderneiddio Ysgolion

           Effaith cynlluniau gwariant cyfalaf y Cyngor a'r tâl Darpariaeth Isafswm Refeniw (DIR) ar Ofyniad Cyllido Cyfalaf y Cyngor (GCC) a lefel y benthyca allanol a mewnol fel y dangosir yn Nhabl 4 o'r adroddiad.

           Y Ddarpariaeth Isafswm Refeniw – y tâl y mae'n ofynnol i'r Cyngor ei godi i'r cyfrif refeniw bob blwyddyn i sicrhau bod digon o arian ar gael i ad-dalu dyledion pan fo angen. Manylir ar y Polisi DIR yn Atodiad 6 yr adroddiad ac nid yw wedi newid ers iddo gael ei ddiwygio'n sylweddol yn 2018.

           Ar hyn o bryd, mae’r Cyngor yn cynnal sefyllfa o dan-fenthyca. Mae gweithredu yn y fath fodd yn ddarbodus oherwydd bod enillion ar fuddsoddiadau yn isel ac mae risg gwrthbartïon yn fater sy’n parhau i fod angen ei gymryd i ystyriaeth. Fel rhan o’r strategaeth hon, mae’r gallu i fenthyca’n allanol i ad-dalu’r arian wrth gefn a balansau, petai raid, yn bwysig. Mae Tabl 4 yn dangos y byddai o bosibl angen benthyca £8.884m yn allanol petai angen brys. Dyma’r swm a ddefnyddiwyd o arian wrth gefn a balansau’r Cyngor yn y gorffennol i gyllido’r rhaglen gyfalaf yn lle cymryd benthyciadau.

           Ni fydd y Cyngor yn benthyca mwy nag y mae ei angen, na chyn bod angen gwneud hynny, dim ond er mwyn elwa o fuddsoddi’r symiau ychwanegol a  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 9.

10.

Siartr Archwilio Mewnol pdf eicon PDF 402 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg sy'n cynnwys y Siarter Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor ei ystyried.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn darparu ar gyfer adolygiad cyfnodol o'r Siarter Archwilio Mewnol gyda chymeradwyaeth derfynol gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu. Y tro diwethaf i'r Pwyllgor adolygu a chymeradwyo'r Siarter oedd ym mis Medi, 2018. Er nad yw adolygiad o'r Siarter gan y Pennaeth Archwilio a Risg wedi nodi unrhyw newidiadau sylweddol, dylid nodi o ran y datganiad ar dudalen 11 yr adroddiad mewn perthynas ag adnoddau Archwilio Mewnol fod yr holl swyddi yn y strwythur gwasanaeth sydd wedi eu llenwi, sy’n cyfateb i 1,250 o ddiwrnodau, ond yn berthnasol os yw’r swyddi wedi’u llenwi’n llawn amser. Ar hyn o bryd, dim ond yn rhan-amser y bu'n bosibl recriwtio i ôl-lenwi ar gyfer un o'r secondiadau sy'n golygu bod y 1,250 diwrnod yn gostwng i 953 diwrnod ar hyn o bryd. Pan ddaw'r secondiad i ben bwriedir cadw'r oriau rhan-amser i wneud iawn am y gwahaniaeth.

 

Mewn ymateb i gwestiwn am gadw gwrthrychedd, eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod trefniadau ar waith i gyfyngu ar unrhyw amhariad ar annibyniaeth a gwrthrychedd o ganlyniad i’r ffaith bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn rheolwr llinell i’r gwasanaeth Rheoli Risg ac Yswiriant. Ni fydd y Pennaeth Archwilio a Risg yn sgopio nac yn adolygu gweithgareddau archwilio mewnol sy’n ymwneud â’r maes gwasanaeth hwn. Yn hytrach bydd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 yn arwyddo adroddiadau.

 

Penderfynwyd nodi'r adolygiad a chymeradwyo priodoldeb parhaus y Siarter Archwilio Mewnol.

 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

11.

Blaen Raglen Waith pdf eicon PDF 169 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Blaen Raglen Waith y Pwyllgor hyd at Ebrill, 2021 i'r Pwyllgor ei ystyried.

 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Rhaglen Waith wedi'i chyfyngu i gyfarfod Ebrill, 2021 oherwydd yr ansicrwydd sy'n deillio o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a ddaw i rym ym mis Ebrill, 2021; mae'r Ddeddf yn cyflwyno dyletswyddau a chyfrifoldebau newydd i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu y bydd yn rhaid eu cynnwys yn rhaglen waith y Pwyllgor wedi hynny.

 

Penderfynwyd derbyn y Flaen Raglen Waith heb ei diwygio.