Rhaglen, Penderfyniadau a Chofnodion.

Cyfarfod Rhithiol wedi'i Ffrydio'n Fyw (Ar hyn o bryd, nid oes modd i'r cyhoedd fynychu'r cyfarfod), Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
Dydd Mercher, 23ain Mehefin, 2021 2.00 o'r gloch

Mae cyfarfodydd y Cyngor bellach yn cael eu ffrydio’n fyw ar ein sianel YouTube.

Gallwch hefyd weld rhestr o’r cyfarfodydd a fydd yn cael eu cynnal cyn hir.

Bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu huwchlwytho ar ein gwefan gweddarlledu yn dilyn y cyfarfod.

Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol

Cyswllt: Ann Holmes 01248 752518 

Eitemau
Rhif. Eitem

Croesawodd y Cadeirydd bawb a oedd yn bresennol i’r cyfarfod rhithwir o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac wedi hynny cyflwynodd pawb eu hunain a nodwyd yr ymddiheuriadau.

 

1.

Datganiad o Ddiddordeb

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Cofnodion:

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

 

2.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 268 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 25 Mai, 2021.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 25 Mai 2021 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

 

3.

Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2020/21 pdf eicon PDF 1 MB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Trawsnewid.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid yn ymgorffori’r Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2020/21. Pwrpas y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yw darparu sicrwydd bod trefniadau llywodraethu’r Cyngor yn briodol, yn ddigonol a’u bod yn gweithio’n effeithiol.

 

Adroddodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad fod y Cyngor yn gyfrifol am sicrhau ei fod yn cyflawni ei fusnes yn unol â’r gyfraith a safonau priodol a bod arian cyhoeddus yn cael ei ddiogelu a’i ddefnyddio yn ddarbodus, yn effeithlon ac yn effeithiol. Mae dyletswydd ar y Cyngor hefyd o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009 i wneud trefniadau i sicrhau gwelliant parhaus yn y modd y mae’n ymarfer ei swyddogaethau, gan roi sylw i gyfuniad o fod yn ddarbodus, yn effeithlon ac yn effeithiol. Wrth gyflawni ei gyfrifoldeb cyffredinol, mae’r Cyngor yn gyfrifol hefyd am roi trefniadau priodol ar waith i lywodraethu ei faterion ei hun, gan hwyluso gweithrediad effeithiol ei swyddogaethau, ac mae hynny’n cynnwys trefniadau ar gyfer rheoli risg, ynghyd â rheolaeth ariannol ddigonol ac effeithiol. Mae’r Cyngor wedi cymeradwyo a mabwysiadu cod llywodraethu lleol sydd yn gyson â’r egwyddorion a gynhwysir yn y ddogfen Framework for Delivering Good Governance in Local Government (CIPFA/Solace, 2016). Roedd bwriad ailymweld â’r cod lleol hwn yn ystod 2020/21 ond oherwydd y pandemig bydd y gwaith yn cael ei wneud yn 2021/22 yn awr. Mae’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn esbonio sut mae’r Cyngor wedi cydymffurfio â’r cod a hefyd sut mae’n bodloni gofynion Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 mewn perthynas â chyhoeddi datganiad ar reolaeth fewnol.

 

Mae’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn adrodd ar y fframwaith llywodraethu a oedd mewn lle yng Nghyngor Sir Ynys Môn ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2021. Tynnwyd sylw at elfennau o’r fframwaith fel a ganlyn –

 

·         Trefniadau Rheolaeth Wleidyddol y ceir trosolwg ohonynt ar dudalen 7 y Datganiad. Diwygiwyd y fframwaith llywodraethu yn sylweddol yn sgil y pwerau argyfwng a ddirprwywyd i’r Arweinydd a’r Prif Weithredwr o ganlyniad i’r pandemig. Roedd Deddf Coronafeirws 2020 a Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Coronafeirws) (Cyfarfodydd) (Cymru) 2020 yn lleihau’r rhwymedigaethau cyfreithiol ar awdurdodau lleol mewn perthynas â chyfarfodydd. Yn unol â hynny, adolygodd y Cyngor ei raglen o gyfarfodydd pwyllgor. Mewn ymgais i sicrhau bod y Cyngor yn cynnal ei fusnes craidd, tra’n sicrhau atebolrwydd democrataidd a bod yn realistig ynghylch yr ansicrwydd yr oedd yn ei wynebu, cymeradwywyd strategaeth ar gyfer cyfarfodydd pwyllgor hyd at 30 Ebrill 2021 mewn egwyddor gan aelodau etholedig ar 12 Mai 2020.

·         Mae ymdrin â’r argyfwng Covid 19 wedi bod yn her sylweddol i’r Cyngor - nid yn unig o ran cynnal gwasanaethau rheng flaen a chynnal busnes arferol lle'r oedd hynny’n bosib, ond hefyd sicrhau bod trefniadau iechyd a diogelwch ar waith i ddiogelu staff y Cyngor wrth iddynt ddarparu gwasanaethau. Ar 18 Mawrth, 2020 sefydlwyd Tîm Rheoli Ymateb i’r Argyfwng a oedd yn cynnwys yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth, Penaethiaid Gwasanaeth, Arweinydd a Dirprwy Arweinydd y Cyngor a gweithwyr allweddol o safbwynt ymateb  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Datganiad o'r Cyfrifon Drafft 2020/21 pdf eicon PDF 4 MB

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151.

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 yn ymgorffori’r Datganiad o Gyfrifon Drafft cyn iddynt gael eu harchwilio ar gyfer blwyddyn ariannol 2020/21 i’r Pwyllgor ei ystyried.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 (fel y’u diwygiwyd) yn ei gwneud yn ofynnol i’r Swyddog Cyfrifol ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn lofnodi a dyddio’r datganiad o gyfrifon a thystio ei fod yn cyflwyno darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol y corff ar ddiwedd y flwyddyn y mae’n ymwneud â hi, ac o incwm a gwariant y corff hwnnw ar gyfer y flwyddyn. O dan y rheoliadau, rhaid cwblhau hyn erbyn 31 Mai 2021. Fodd bynnag, mae’r terfynau amser estynedig a gyflwynwyd ar gyfer cyhoeddi cyfrifon 2019/20 er mwyn cydnabod effaith Covid 19 ar awdurdodau lleol a’u staff yn berthnasol i’r broses o gyhoeddi cyfrifon 2020/21 hefyd sy’n golygu bod gan awdurdodau lleol hyd at 31 Awst 2021 i gymeradwyo eu cyfrifon drafft ar gyfer 2020/21 a hyd at 30 Tachwedd 2021 i gyhoeddi eu cyfrifon terfynol wedi’u harchwilio. Serch hynny, llofnododd y Swyddog Adran 151 gyfrifon drafft yr Awdurdod ar gyfer 2020/21 ar 15 Mehefin 2021 a rhaid diolch i staff y Gwasanaeth Cyllid am eu gwaith wrth gwblhau’r cyfrifon drafft yn gynharach na’r gofyn. Unwaith eto, roedd y broses yn un heriol eleni oherwydd pwysau parhaus delio â Covid 19 a hefyd oherwydd yr angen i roi cyfrif am y cyllid ychwanegol sylweddol a ddarparwyd gan Lywodraeth Cymru i gefnogi cynghorau yn ystod y pandemig.

 

Paratowyd y Datganiad o Gyfrifon 2020/21 a’i osod allan ar y fformat a bennir gan God Ymarfer Awdurdodau Lleol CIPFA a gofynion rheoliadau ac arferion cyfrifyddu; mae’n ddatganiad a gynhyrchir yn flynyddol i roi gwybodaeth eglur am gyllid y Cyngor i etholwyr, trethdalwyr lleol, Aelodau’r Cyngor, gweithwyr a phartïon eraill sydd â diddordeb. Mae prif elfennau’r Datganiad o Gyfrifon yn cynnwys y canlynol –

 

·         Yr Adroddiad Naratif sy’n darparu canllaw effeithiol ar y materion mwyaf arwyddocaol yr adroddir arnynt yn y cyfrifon. Mae’r adroddiad hefyd yn cynnwys gwybodaeth ychwanegol am y Cyngor yn gyffredinol a’r prif ddylanwadau ar y datganiadau ariannol sydd yn gyswllt rhwng gweithgareddau’r Cyngor a’r heriau a pha effaith y maent yn ei gael ar yr adnoddau ariannol. Yn 2020/21, adroddodd y Cyngor danwariant o £4.204m yn erbyn gweithgarwch a gynlluniwyd o £142.146m (cyllideb net) a chyflawnodd £0.244m o arbedion. Mae’r tabl yn 3.4.1 yn adlewyrchu’r gyllideb derfynol ar gyfer 2020/21 a’r gwir incwm a gwariant yn ei herbyn. Mae effaith y tanwariant yn golygu y bu cynnydd o £4.204m yng nghronfeydd wrth gefn cyffredinol y Cyngor, i £11.594m, sydd gyfystyr â 7.87% o’i gyllideb refeniw net ar gyfer 2021/22. Roedd tanwariant yn y Gyllideb Gyfalaf ar gyfer y flwyddyn ac roedd cyfanswm y gwariant yn £33.129m yn erbyn Cyllideb Gyfalaf o £58.425m ar gyfer 2020/21.

·         Mae’r Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (tudalen 17 o’r cyfrifon) yn dangos cost darparu gwasanaethau’r Awdurdod yn ystod y flwyddyn yn unol ag arferion  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.