Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem of fusnes.

Bu i’r Cynghorydd Euryn Morris ddatgan diddordeb personol yn unig mewn perthynas ag eitem 3 ar y rhaglen gan ei fod yn cael ei gyflogi gan Gyngor Gwynedd.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 7 Rhagfyr 2023.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 21 Medi 2023 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Materion yn codi o’r cofnodion –

·      Darllenodd y Cadeirydd ddatganiad a oedd yn esbonio pam nad oedd yr elfennau o’r cynllun datblygu yn gysylltiedig â’r Broses Reoli Cwynion a drafodwyd mewn cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor yn debygol o gael eu cyflawni. Esboniodd y Cadeirydd mai methiant unigol yn hytrach na methiant systematig oedd i gyfrif am yr anallu sy’n cael ei ragweld o ran rhoi’r cynllun gweithredu ar waith. Er hynny, mae camau priodol wedi’u cymryd i fynd i’r afael â’r hyn sy’n achosi’r broblem ac mae cefnogaeth yn cael ei ddarparu ar hyn o bryd i fynd i’r afael â’r problemau amrywiol a nodwyd o ran darparu gwasanaeth.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 hefyd fod y mater yn derbyn sylw trwy reolwyr busnes y gwasanaethau ac mae’n derbyn sylw mewn perthynas â hyfforddiant a phrosesau a systemau busnes y Cyngor a sut y cânt eu monitro.

·      Cadarnhawyd fod y ddogfen Canllawiau Diogelu Data Ysgolion ar gyfer llywodraethwyr ysgol wedi cael ei dosbarthu i holl aelodau etholedig y Cyngor.

·      Eglurwyd bod y cyfeiriad at lefel perthnasedd o dan eitem 4, mewn perthynas â thrafodion partïon cysylltiedig ar gyfer unigolion, sef £10,000, a Thâl Uwch Swyddogion, sef £1,000, wedi’i gymryd o adroddiad ISA 260 yr Archwilwyr.

·      Mewn perthynas â Chyfrifiadura Cwmwl, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi cwblhau adolygiad o Reolaeth Cwmwl ym mis Ebrill 2023 a chyflwynwyd y canfyddiadau i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 18 Ebrill 2023. Mae’r dogfennau wedi cael eu hailddosbarthu i aelodau’r Pwyllgor.

·      Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Holiadur ar Anghenion Hyfforddi’r Pwyllgor wedi cael ei rannu eto gydag aelodau’r Pwyllgor.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth.

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth ar gyfer 2022/23 i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad yn darparu datganiad a throsolwg yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth o sut mae’r Cyngor yn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol ar gyfer trin gwybodaeth gorfforaethol a chodau ymarfer perthnasol.

Pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

·      Nifer y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a dderbyniodd ymateb o fewn yr amserlen

·      Trefniadau ar gyfer monitro’r defnydd o systemau teledu cylch cyfyng ac ymateb i geisiadau am luniau teledu cylch cyfyng gan gorff allanol

·      Yr angen i sefydlu canllawiau, polisi a phrosesau ar gyfer y defnydd o dechnoleg drôn sy’n esblygu, yn hytrach na chaniatáu i’r defnydd ddatblygu’n ad-hoc.

Dywedodd yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth wrth y Pwyllgor fod y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol yn derbyn gwybodaeth am berfformiad y Cyngor wrth ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth, a hynny trwy gyfrwng yr adroddiad Monitro’r Cerdyn Sgorio sydd i’w weld ar wefan y Cyngor. Nid oes gan y Cyngor wybodaeth gorfforaethol gynhwysfawr am ddefnydd y Gwasanaethau o deledu cylch cyfyng o ran niferoedd y camerâu, eu lleoliad a’u gweithrediad nac am brosesu’r wybodaeth, gan gynnwys rhannu data gydag unrhyw drydydd parti, a dyma pam yr argymhellir y dylid gofyn i’r Tîm Arweinyddiaeth gynnal asesiad o’r defnydd o deledu cylch cyfyng. Penaethiaid Gwasanaeth sy’n penderfynu ar geisiadau am fynediad a sut yr ymdrinnir â nhw ar hyn o bryd, ond y nod yw rhoi trefniadau ar waith i sicrhau trosolwg corfforaethol o’r prosesau hynny er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth. O ran technoleg drôn, cadarnhaodd yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth mai’r cam cyntaf fydd sefydlu faint o ddefnydd y mae gwasanaethau’n ei wneud neu’n bwriadu ei wneud o’r dechnoleg ac yna gellir datblygu polisi neu broses, fel sy’n briodol, i sicrhau fod gwasanaethau’n meddu ar y caniatâd angenrheidiol.

Penderfynwyd –

·      Derbyn yr adroddiad fel adlewyrchiad cywir o faterion Llywodraethu Gwybodaeth yn y Cyngor ar gyfer y cyfnod perthnasol.

·      Caniatáu i’r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth ofyn i’r Tîm Arweinyddiaeth i:-

·           asesu defnydd y Cyngor o deledu cylch cyfyng a’i ddefnydd, os o gwbl, o dechnoleg drôn

·           asesu’r risgiau diogelu data yn gysylltiedig â gweithio mewn partneriaeth, ynghyd â’r bygythiadau seiber yn gysylltiedig â rheoli contractau/caffael o fewn y Cyngor

·           rhoi trefniadau ar waith i sicrhau bod y Tîm Arweinyddiaeth yn derbyn gwybodaeth ddigonol fel eu bod yn ymwybodol o’r bygythiadau seiber sy’n wynebu’r Cyngor a’r mesurau lliniaru.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc a oedd yn rhoi trosolwg o ymchwiliad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i’r digwyddiad seiber yn ysgolion uwchradd y Cyngor yn 2021. Roedd yr adroddiad hefyd yn darparu trosolwg o’r camau a gymerodd y Swyddog Diogelu Data Ysgolion a Gwasanaeth TGCh y Cyngor drwy lunio rhaglen waith fewnol i fynd i’r afael â’r amrywiol elfennau technegol a llywodraethu gwybodaeth diffygiol.

Pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

·      Canran y penaethiaid, staff ysgolion a llywodraethwyr sydd wedi mynychu’r hyfforddiant diogelu data a nodwyd fel un o’r gweithredoedd yn y rhaglen waith fewnol.

·      Y cyfyngiadau ar ysgolion o ran defnyddio meddalwedd/rhaglenni ac a oes angen rhestr o feddalwedd cymeradwy.

·      Effeithiolrwydd diogelwch Windows a’r heriau ynghlwm ag uwchraddio systemau gweithredu mewn ysgolion.

·      Mynegwyd ychydig o bryder ynglŷn â’r amser oedd wedi mynd heibio ers rhoi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth am y digwyddiad ym mis Mehefin 2021 a chael gwybod am ganlyniad ymchwiliad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i’r digwyddiad ym mis Awst 2023, ac yn sgil hynny, gwerth adroddiad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth gan fod y Cyngor wedi nodi’r hyn oedd angen ei fabwysiadu a’i wella ac wedi rhoi cynllun gweithredu ar waith.

·       Gan nad oedd achos y traffig amheus ar weinyddion e-bost ysgolion uwchradd a oedd wrth wraidd y digwyddiad wedi cael ei adnabod, a oedd asesiad wedi’i wneud o’r math o ddata oedd mewn perygl neu a allai fod wedi cael ei gyfaddawdu.

·      Oherwydd natur y digwyddiad, p’un a oedd unrhyw ddiffygion yn y broses archwilio gan nad oedd y gwendidau wedi cael eu nodi.

·       P’un a oes rhaid cydnabod y gallai ceisio diogelwch llwyr (100%) arwain at or-gymhlethdod ac y dylid canolbwyntio ar gadw data allweddol yn ddiogel.

Ymatebwyd fel a ganlyn i’r pwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor -

·      Mae pob ysgol wedi derbyn hyfforddiant diogelu data a byddai modd darparu gwybodaeth am bresenoldeb pe byddai angen. Ar ôl cynorthwyo ysgolion i roi polisïau diogelu data ar waith, mae’r Swyddog Diogelu Data Ysgolion yn ymweld ag ysgolion bob blwyddyn i sicrhau eu bod yn cydymffurfio.

·      Yn dilyn y digwyddiad aseswyd diogelwch rhaglenni/meddalwedd a lluniwyd rhestr o’r meddalwedd a aseswyd, ac yn sgil hynny casglwyd gwybodaeth am feddalwedd sy’n gyffredin ym mhob ysgol. Rhaid sicrhau cyfaddawd rhwng asesu risg diogelwch meddalwedd ac anghenion addysgiadol/ystafell ddosbarth ac mae gwaith yn cael ei wneud i sefydlu sut y gellir modelu’r cyfaddawd hwnnw a nodi’r risgiau.

·      Ystyrir bod diogelwch Windows yn ddigonol fel rhan o becyn a rhaglen ehangach o nodweddion diogelwch. Esboniodd y Rheolwr Tîm TG y materion a’r opsiynau sydd ynghlwm ag uwchraddio systemau gweithredu a chadarnhaodd fod y gwaith o drosglwyddo i Windows 11 wedi dechrau ar lefel gorfforaethol a bod y gwaith diweddaru’n mynd rhagddo mewn ysgolion fel rhan o raglen HWB Llywodraeth Cymru. Rhoddwyd sicrwydd fod cynlluniau ar waith i sicrhau nad yw’r Cyngor yn wynebu’r sefyllfa o fod heb gynllunio i uwchraddio a/neu amnewid offer/caledwedd/dyfeisiau digidol mewn ysgolion wrth iddynt agosáu at ddiwedd eu hoes.

·      Bod y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Prif Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Pennaeth Rheoleiddio a Datblygu Economaidd yn amlinellu perfformiad yr Awdurdod mewn perthynas ag Iechyd a Diogelwch yn ystod y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2022 a 31 Mawrth 2023. Roedd yr adroddiad yn darparu trosolwg o weithgareddau iechyd a diogelwch o fewn y Cyngor yn ystod y cyfnod, ac roedd yn cynnwys dadansoddiad o ddamweiniau a digwyddiadau a’r prif lwyddiannau ynghyd â chynllun gweithredu ar gyfer y flwyddyn olynol. 

Pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

·      Oherwydd y cynnydd yn y digwyddiadau a gofnodwyd, a’r digwyddiadau yr oedd rhaid adrodd amdanynt o dan drefniadau RIDDOR yn 2022/23, o gymharu â’r ddwy flynedd flaenorol, byddai’n ddefnyddiol pe bai data am y cyfnod cyn Covid wedi cael ei gynnwys er mwyn penderfynu p’un a oedd y ffigyrau’n debyg i’r ffigyrau ar gyfer y blynyddoedd yn union cyn Covid a’u bod yn adlewyrchu newid yn y cyfyngiadau Covid, neu p’un a ydynt yn arwydd bod rhywbeth o’i le a bod angen, felly, adolygu’r strategaeth iechyd a diogelwch.

·      A ellir gweld unrhyw batrymau yn y digwyddiadau a gofnodwyd yn 2023/24 neu a oes unrhyw dueddiadau’n dod i’r amlwg.

·      A yw’r achosion o lithro a syrthio yn cynnwys digwyddiadau yng nghartrefi gofal preswyl yr Awdurdod ac a fyddai’n bosib darparu mwy o fanylder yn yr adroddiad gan fod effaith syrthio’n gallu effeithio ar natur y gofal y mae pobl hyn yn ei dderbyn.

·      P’un a yw’r cynnydd mewn digwyddiadau iechyd a diogelwch wedi arwain at gynnydd mewn hawliadau yswiriant a chreu costau ychwanegol i’r Cyngor.

Dywedodd y Prif Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch ei bod yn anodd mesur 2022/23 yn erbyn blynyddoedd cynharach oherwydd bod y cyfyngiadau yn cael eu codi yn ystod y cyfnodau hynny ac, o safbwynt cymharu ffigyrau, mae’n debyg y byddai’n well cymharu â 2023/24 gan fod trefniadau gweithio mwy arferol wedi ailgychwyn. Esboniodd beth yw’r gofynion cyfreithiol o ran cadw gwahanol gategorïau o ddata am ddigwyddiadau iechyd a diogelwch a chadarnhaodd fod nifer y digwyddiadau a gofnodwyd hyd at Ionawr 2023 yn uwch na’r flwyddyn flaenorol, ond ychwanegodd nad yw’r cynnydd o reidrwydd yn arwydd o broblem a bod angen dadansoddi’r data cyn dod i gasgliad, yn hytrach na dim ond meincnodi’r data. Eglurodd y Swyddog fod y digwyddiadau y cyfeirir atynt yn yr adroddiad yn cynnwys yr holl ddigwyddiadau a gofnodwyd a’u bod yn cynnwys achosion lle mae cleientiaid wedi syrthio mewn cartrefi gofal, yn ogystal ag achosion o ddisgyblion yn llithro a syrthio mewn ysgolion a dywedodd y byddai’n bosib darparu data ar yr achosion o lithro a syrthio mewn cartrefi gofal i’r henoed pe byddai angen.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd data ynglŷn â hawliadau yswiriant yn erbyn y Cyngor a’r costau yn ei meddiant ond bod y wybodaeth ar gael.

Penderfynwyd cymeradwyo argymhelliad yr adroddiad, sef y dylai’r Cyngor ddilyn cynllun strategol ar gyfer rheoli Iechyd a Diogelwch a rhoi’r Cynllun Gweithredu Iechyd a Diogelwch Corfforaethol ar waith.

Gweithredoedd ychwanegol –

·      Gofyn i’r Pennaeth Rheoleiddio a  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd, i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a oedd yn darparu diweddariad ar sefyllfa rheoli trysorlys canol blwyddyn ar gyfer 2023/24. Roedd yr adroddiad yn cadarnhau fod y sefyllfa rheoli trysorlys yn parhau’n sefydlog, gyda’r enillion ar fuddsoddiadau’n well na’r disgwyl ac mae’r holl ddangosyddion darbodus o fewn y terfynau a’r targedau a osodwyd yn y Datganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys 2023/24.

Mewn ymateb i gwestiynau, cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 fod strategaeth fuddsoddi’r Cyngor wedi cael ei hadolygu. Yn y gorffennol roedd balansau arian parod cymharol uchel y Cyngor yn golygu ei fod yn cyrraedd y trothwy ar gyfer buddsoddi mewn banciau a chymdeithasau adeiladu a bod unrhyw arian parod a oedd yn weddill felly’n cael ei fuddsoddi, ar ffurf benthyciadau, mewn awdurdodau lleol eraill sydd â statws credyd da ac roedd hynny’n creu mwy o elw na rhoi’r arian mewn cyfrifon galw. Wrth i falansau arian parod y Cyngor gael eu defnyddio a gostwng, nid oes cymaint o alw i fuddsoddi mewn cynghorau eraill ac mae’r capasiti i fuddsoddi mewn banciau a chymdeithasau adeiladu yn ddigonol erbyn hyn. Yn ogystal, nid yw cynghorau’n cael eu hystyried yn opsiwn mor ddiogel ar gyfer buddsoddi ag yn y gorffennol ac mae nifer o gynghorau yn Lloegr yn wynebu trafferthion ariannol. Mewn perthynas â benthyciadau hanesyddol y Cyngor gyda’r Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus (PWLB) ar gyfraddau llog uchel, dywedodd y Swyddog Adran 151 bod y Cyngor yn ystyried ad-dalu benthyciadau’n gynnar wrth aildrefnu dyledion ond mae’r premiwm ar gyfer ad-dalu benthyciadau’n gynnar yn eithriadol o ddrud fel arfer ac mae cost y benthyciadau hyn, felly, yn cael eu cynnwys yn y gyllideb. Mae gwerth presennol y benthyciadau wedi’i gynnwys i adlewyrchu’r ffaith fod gwerth arian yn gostwng dros amser ac i ddangos, mewn termau mwy realistig, yr effaith a gaiff y benthyciadau yn y dyfodol.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad Adolygiad Rheoli Trysorlys Canol Blwyddyn, y gweithgareddau trysorlys a’r dangosyddion darbodus fel ag yr oeddent ar 30 Medi 2023 a chyflwyno’r Adolygiad Rheoli Trysorlys Canol Blwyddyn i’r Pwyllgor Gwaith heb wneud unrhyw sylwadau ychwanegol.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/ Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yn ymgorffori’r Datganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2024/25 i’r Pwyllgor ei ystyried. Mae’r Datganiad yn amlinellu strategaeth y Cyngor ar gyfer rheoli benthyciadau a buddsoddiadau yn ystod blwyddyn ariannol 2024/25 ac, fel y nodir yn Atodiad 11 yn yr adroddiad, mae’n cael ei gefnogi gan ddangosyddion darbodus a thrysorlys.

Pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

·      Effaith digwyddiadau annisgwyl, megis y broblem concrit RAAC mewn ysgolion, ar gyllid y Cyngor.

·      Gostyngiad yng nghyfanswm y buddsoddiadau, o thua £43m ym mis Medi 2023 i £33m ar 31 Rhagfyr 2023.

·      Effaith gwariant cyfalaf y Cyngor ar ei gyllideb refeniw. Nodwyd y byddai’r angen i fenthyca’n allanol yn codi o £121.557m yn 2023/24 i £158.593m yn 2024/25 ac y byddai costau ad-dalu’r ddyled yn cael eu talu o’r gyllideb refeniw. Gofynnwyd a ddylid ailystyried gwariant cyfalaf ac, yn sgil hynny, yr angen i’r Cyngor fenthyca, o ystyried y pwysau cynyddol ar wariant refeniw.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod arian wrth gefn y Cyngor yn cwrdd â gwariant ar ddigwyddiadau annisgwyl, megis y broblem concrit RAAC a ddaeth i’r amlwg mewn dwy o ysgolion uwchradd yr Awdurdod, a dyna sydd i gyfrif am yr angen i gadw lefel iach o arian wrth gefn i alluogi’r Cyngor i ymateb i ddigwyddiadau o’r fath a lliniaru’r risgiau sy’n wynebu’r Cyngor. Mewn perthynas â balansau buddsoddiadau, esboniodd y Swyddog Adran 151 y berthynas rhwng benthyca a buddsoddi a sefyllfa llif arian y Cyngor, a’r ffactorau sy’n dylanwadu ar p’un ai yw arian yn cael ei fuddsoddi, ymhle y caiff ei fuddsoddi ac am ba hyd, neu a yw’n cael ei gadw yn y busnes lle gellir ei ddefnyddio i gwrdd ag anghenion llif arian y cyngor. Eglurodd y Swyddog Adran 151 hefyd ymrwymiadau cyfalaf y Cyngor ar gyfer 2024/25 mewn perthynas â’r Gronfa Gyfalaf Gyffredinol a’r Cyfrif Refeniw Tai a chadarnhaodd y byddai lefel y benthyca heb gefnogaeth ar gyfer 2024/25 yn erbyn Cyfrif Refeniw'r Gronfa Gyffredinol yn sero a’r unig ofyniad ychwanegol ar Gyfrif Refeniw'r Gronfa Gyffredinol fyddai allanoli benthyca mewnol blaenorol ac roedd cost hynny wedi’i gynnwys yn y gyllideb refeniw ar gyfer 2024/25.

Penderfynwyd nodi’r Datganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2024/25 a’i anfon ymlaen at y Pwyllgor Gwaith heb wneud unrhyw sylwadau pellach.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd, i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn rhoi diweddariad hyd at 31 Ionawr 2024 ar yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf, sef hyd at 30 Rhagfyr 2023. Roedd yr adroddiad yn nodi hefyd rhaglen waith bresennol y gwasanaeth Archwilio Mewnol a’i flaenoriaethau tymor byr a chanolig.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Pwyllgor am gapasiti yn y Tîm Archwilio Mewnol, cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad yw’r gwasanaeth yn recriwtio ar hyn o bryd ond mae’n parhau i ddefnyddio arbedion o ddwy swydd wag i gomisiynu cymorth allanol ychwanegol ac arbenigedd pynciol ac nid oes costau ychwanegol yn gysylltiedig â’r trefniant hwn. Mewn ymateb i gwestiwn am gŵyn a arweiniodd at gynnal ymchwiliad mewn perthynas â’r Uned Gynnal a Chadw Tai, a pha mor gymesur oedd yr ymchwiliad, manylodd y Pennaeth Archwilio a Risg ar gefndir a hynt y gŵyn a dywedodd ei bod yn bwysig ymchwilio’n briodol i’r gŵyn a sicrhau nad oedd honiad ddi-sail yn effeithio ar enw da’r swyddogion a’r cyflenwyr y gwnaethpwyd y gŵyn yn eu herbyn.

Penderfynwyd nodi canlyniad y gwaith Archwilio Mewnol, y sicrwydd a ddarparwyd a’r blaenoriaethau wrth symud ymlaen.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd, i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori’r Adroddiad Gwiriad Iechyd ar Reoli Risg. Roedd y Cyngor wedi comisiynu Zurich Resilience Solutions i adolygu trefniadau rheoli risg ar draws y Cyngor, gan ganolbwyntio’n benodol ar archwilio’r safbwyntiau, y ddealltwriaeth a’r canfyddiad o risg drwy drafod â rhanddeiliaid allweddol.                         

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr argymhellion a wnaed gan Zurich yn cael eu nodi yn adran 4 yn yr adroddiad. Maent wedi cael eu trosglwyddo i gynllun gweithredu a phennwyd amserlen ar gyfer cwblhau’r gwaith ac mae hyfforddiant ar gyfer aelodau, a gyllidir gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru, wedi’i drefnu ym mis Mawrth. Mewn ymateb i gwestiwn gan y Pwyllgor, dywedodd hefyd fod rhaid i’r Cyngor, er mwyn gwella ei lefel aeddfedrwydd, ddarparu tystiolaeth fod ymagwedd gyson tuag at risgiau ar waith ym mhob maes gwasanaeth sy’n cefnogi ac yn cyfrannu at yr ymagwedd strategol a bod rhaid iddo fod yn ymwybodol o’r archwaeth risg wrth wneud penderfyniadau ac mewn perthynas â’i brosiectau.

Penderfynwyd bod y Pwyllgor  –

·      Yn derbyn sicrwydd o’r adroddiad gan Zurich Resilience Solutions bod rheoli risg yn cael ei ddatblygu a’i roi ar waith yn effeithiol o fewn y Cyngor. 

·      Yn cefnogi’r gweithredoedd sy’n cael eu hargymell i fynd i’r afael â’r argymhellion a wnaed gan Zurich Resilience Solutions.

·      Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

·      Cyflwyno ymateb y sefydliad.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad Archwilio Cymru a oedd yn adolygu ymagwedd strategol y Cyngor i ymdrin â digidol, gan gynnwys defnyddio’r egwyddor datblygu cynaliadwy a threfniadau ar gyfer sicrhau gwerth am arian. Cyflwynwyd hefyd ymateb y sefydliad i’r argymhellion a wnaed gan Archwilio Cymru. Roedd yr adolygiad yn cael ei gynnal ym mhob un o’r 22 cyngor ar hyd a lled Cymru fel rhan o raglen genedlaethol o archwiliadau ac astudiaethau gwerth am arian ac, yn ogystal ag adroddiad lleol ar gyfer pob cyngor, bydd adroddiad cenedlaethol yn cael ei lunio i ddwyn ynghyd enghreifftiau o arfer dda.

Cyflwynodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid adroddiad ar ymateb y sefydliad a dywedodd fod Archwilio Cymru wedi cynnal yr adolygiad ym mis Mehefin 2023, ar yr un adeg ag y cyhoeddwyd Cynllun y Cyngor. Roedd y Cyngor yn awyddus bod Cynllun y Cyngor yn cael ei fabwysiadu cyn dechrau gwaith ar y Strategaeth Ddigidol a hynny er mwyn sicrhau ei bod yn cyd-fynd â Chynllun y Cyngor. Mae llawer iawn o waith wedi’i wneud ers hynny ac mae strategaeth ddigidol drafft wedi’i llunio sy’n mynd ar daith drwy sianelau llywodraethiant mewnol ar hyn o bryd, a rhagwelir y bydd y broses honno wedi’i chwblhau erbyn diwedd mis Chwefror 2024.

Pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

·      Ymarferoldeb Cynllun Technoleg Gwybodaeth pum mlynedd o ystyried pa mor gyflym mae’r maes yn datblygu

·      I ba raddau mae cost yn ystyriaeth wrth benderfynu ar flaenoriaethau blynyddol

·      A neilltuwyd adnoddau i gefnogi’r gwaith o gyflawni’r Strategaeth Ddigidol

Hysbyswyd y Pwyllgor fod y Strategaeth Ddigidol yn ddogfen gyffredinol a’i bod yn nodi’r egwyddorion a’r ymagweddau TG cyffredinol fel sail i gynlluniau blynyddol fydd yn cael eu llunio i’w gwireddu a bydd cynnydd y cynlluniau hynny’n cael ei adolygu. Mae cost yn ffactor wrth ystyried amcanion gwella, yn ogystal â lliniaru risgiau a ph’un a yw datblygiad yn gysylltiedig ag amcan diogelwch neu nod trawsnewidiol. Mae’n annhebygol y byddai cynllun gwaith yn cael ei roi ar waith heb ddeall y goblygiadau ariannol a’r costau refeniw parhaus, a byddai’r costau hynny bob amser yn cael eu hystyried fel rhan o achos busnes neu gynnig ar gyfer cynnwys eitem unigol yn y cynllun blynyddol. Cadarnhawyd nad oes cyllid ychwanegol wedi’i neilltuo ar gyfer gwireddu’r strategaeth a bydd rhaid i wasanaethau ariannu unrhyw gostau o’r cyllidebau presennol.

Penderfynwyd nodi adroddiad Archwilio Cymru a derbyn ymateb y sefydliad fel un amserol a phriodol.

·      Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

·      Cyflwyno ymateb y sefydliad.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad yn nodi canfyddiadau adolygiad o wybodaeth am safbwynt defnyddwyr gwasanaeth a chanlyniadau a ddarparwyd i uwch swyddogion ac uwch aelodau yng Nghyngor Sir Ynys Môn a sut mae’r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio. Roedd yr adolygiad yn cael ei gynnal ym mhob un o’r 22 cyngor ar hyd a lled Cymru fel rhan o raglen genedlaethol o archwiliadau ac astudiaethau gwerth am arian ac, yn ogystal ag adroddiad lleol ar gyfer pob cyngor, bydd adroddiad cenedlaethol yn cael ei lunio i ddwyn ynghyd enghreifftiau o arfer dda.

Dywedodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid fod y sefydliad wedi ymateb trwy lunio Cynllun Gweithredu a’i fod yn cynnwys manylion sy’n adlewyrchu’r gwaith sy’n mynd rhagddo mewn perthynas ag ystod o brosesau a mecanweithiau sy’n cynhyrchu gwybodaeth am berfformiad ar gyfer uwch reolwyr ac uwch aelodau. Barn y sefydliad yw bod y gwaith hwn, gan gynnwys adolygu’r Cerdyn Sgorio a chyflwyno dangosfyrddau data thematig, yn cynnig cyfle i ofyn i uwch aelodau’r Cyngor pa wybodaeth ychwanegol sydd ei hangen arnynt i gael gwell dealltwriaeth o ba mor llwyddiannus yw gwasanaethau a pholisïau o ran cwrdd ag anghenion defnyddwyr gwasanaeth. Mae’r Cyngor yn edrych ymlaen at weld adroddiad cenedlaethol Archwilio Cymru’n cael ei gyhoeddi. Bydd yr adroddiad hwn yn dwyn ynghyd yr holl arferion da o awdurdodau lleol ar hyd a lled Cymru lle cynhaliwyd yr adolygiad a chaiff yr arferion da hynny eu defnyddio i lywio’r ffordd ymlaen i’r Cyngor a’r dulliau a ddatblygir ganddo. Cadarnhaodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) y byddai’r Cyngor yn parhau â’r gwaith a gynlluniwyd ganddo yn y cyfamser, gan gynnwys adolygu’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol, a rhagwelir y byddai’r adroddiad cenedlaethol yn cael ei gyhoeddi erbyn dyddiad cwblhau disgwyliedig y Cynllun Gweithredu, sef Medi 2024, er efallai y bydd rhaid ailystyried yr amserlen os na fydd yr adroddiad wedi’i gyhoeddi.

Pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

·      Pa unigolion oedd wedi cael eu cyfweld i ddod i’r casgliadau a’r argymhellion a nodir

·      Er bod yr adolygiad yn ymwneud â defnyddio gwybodaeth am berfformiad i ddeall safbwynt y defnyddiwr gwasanaeth, nid yw’r adolygiad yn canolbwyntio ar drafod gyda defnyddwyr gwasanaeth i ganfod pa mor dda mae’r Cyngor yn deall eu hanghenion.

·      A yw’r sefydliad yn cytuno â chanfyddiadau’r adolygiad archwilio.

·      Byddai’n ddefnyddiol pe bai gwybodaeth wedi’i chynnwys i ddangos sut y gellir casglu data sydd eisoes ar gael o fewn y Cyngor i ddarparu darlun o berfformiad a sut y gellir annog gwasanaethau i rannu gwybodaeth a data o fewn terfynau deddfwriaeth rhyddid gwybodaeth.

Eglurodd Lora Williams, Archwilio Cymru, beth oedd cwmpas yr archwiliad, y cwestiynau a’r meini prawf, fel y cânt eu nodi yn adran 4 yn yr adroddiad ac yn Atodiad 1, yn ogystal â dogfennau yn gysylltiedig â pherfformiad a gafodd eu hystyried a beth oedd hynny’n ei adlewyrchu o safbwynt y defnyddiwr gwasanaeth. Cadarnhaodd nad oedd yr archwiliad yn edrych ar drefniadau ymgynghori ac ymgysylltu’r Cyngor nac ar sut mae’n cynnal arolygon sylweddol  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 11.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori Blaen Raglen Waith y Pwyllgor ar gyfer 2023/24 ac amlygwyd a nodwyd y newidiadau o ran amserlennu adroddiadau.

Penderfynwyd -

·      Derbyn Blaen Raglen Waith 2023/24 fel un sy’n bodloni cyfrifoldebau’r Pwyllgor yn unol â’i gylch gorchwyl, a

·      Nodi’r newidiadau i’r dyddiadau y bydd adroddiadau’n cael eu cyflwyno.

Ystyried mabwysiadu’r canlynol: -

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

O dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, ystyriwyd a phenderfynwyd cau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd a gyflwynwyd.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn ymgorffori’r Adroddiad Blynyddol Diogelwch Seiber 2023/24. Roedd yr adroddiad yn amlinellu rhai o’r heriau seiber ddiogelwch a wynebwyd yn 2023/24 a sut y cawsant eu goresgyn, y bygythiadau seiber cyffredin sy’n wynebu’r Cyngor, y mesurau lliniaru a’r mesurau gweithredol sydd ar waith i ganfod ac atal gweithgareddau maleisus.

Oherwydd bod rhai o aelodau’r Pwyllgor wedi methu â chael mynediad at yr adroddiad cyfrinachol a chan nad oeddent, felly, wedi medru ystyried ei gynnwys, penderfynodd y Cadeirydd ohirio’r eitem tan gyfarfod nesaf y Pwyllgor a gofynnwyd i swyddogion edrych ar y problemau a oedd wedi codi.