Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem o fusnes.

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno, i’w cadarnhau a’u llofnodi, gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Ionawr, 2013.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Ionawr, 2013 yn amodol ar ychwanegu enw Mr. Alun Mummery at y rheini a oedd yn bresennol.

(a)     Croesawu Mr. Philip Heath, Weightmans LLP i’r cyfarfod.

(b)        Cyflwyno adroddiad gan Gyfreithiwr Weightmans ar ran Swyddogion yr Ymddiriedolaeth.

·         Dywedodd Ysgrifennydd yr Ymddiriedolaeth fod yr Ymddiriedolaeth Elusennol eisoes wedi trafod gwrthdaro diddordeb posib rhwng rôl Swyddogion y Cyngor Sir a’r Ymddiriedolaeth Elusennol ynghyd â rôl yr Aelodau Etholedig fel Aelodau o’r Cyngor Sir ac Ymddiriedolwyr yr Ymddiriedolaeth.  Roedd yn rhagweld y gallai prosiectau mawr ddod i’r ynys yn yr ychydig flynyddoedd nesaf gyda manteision ariannol mawr i gymunedau lleol. Teimlir bod angen trefniadau cadarn er mwyn medru paratoi i weithredu’n briodol a defnyddio’r arian mewn modd pwrpasol.

Mae’r Ymddiriedolaeth Elusennol wedi penderfynu gofyn am gyngor proffesiynol ynghylch gweinyddiaeth yr Ymddiriedolaeth i’r dyfodol ynghyd â chyngor mewn perthynas â gwerthu’r tir yn Rhosgoch.  Gwahoddwyd tendrau cystadleuol ar gyfer y ddau fater a rhoddwyd y ddau gontract i Weightmans LLP.

Dywedodd yr Ysgrifennydd y byddai Mr Heath o Weightmans LLP yn annerch y cyfarfod heddiw ar weinyddiaeth yr Ymddiriedolaeth ac y bydd adroddiad ar y tir yn Rhosgoch yn cael ei gyflwyno i’r Ymddiriedolaeth gyda hyn.

Estynnodd y Cadeirydd groeso i’r cyfarfod i Mr Heath o Weightmans LLP.

·         Cyflwynwyd – adroddiad gan y Cyfreithwyr Weightmans ar ran Swyddogion yr Ymddiriedolaeth.

Dywedodd Mr Heath fod gweithgareddau dydd i ddydd yr Ymddiriedolaeth Elusennol yn cael eu gweinyddu gan Gyngor Sir Ynys Môn.  Fodd bynnag, gofynnwyd cwestiynau ynghylch y berthynas rhwng y Cyngor a’r Ymddiriedolaeth a gweinyddiaeth yr Ymddiriedolaeth.

Wrth i gyfraith Elusennau fynd yn fwyfwy cymhleth ac oherwydd bod rhaid cydymffurfio gyda chanllawiau’r Comisiwn Elusennau, mae’n briodol ystyried gwahanu gweinyddiaeth yr Ymddiriedolaeth Elusennol oddi wrth y Cyngor er mwyn sicrhau cefnogaeth effeithiol i’r Ymddiriedolaeth i’r dyfodol.  Ers 1990 mae’r Ymddiriedolaeth Elusennol wedi cael cyngor a chefnogaeth gan y Comisiwn Elusennau ar rai achlysuron mewn perthynas â materion i’w hystyried gan yr Ymddiriedolaeth Elusennol ac a oedd y tu allan i arbenigedd y Cyngor.  Fodd bynnag mae’r Comisiwn Elusennau wedi adolygu ei ddull rheoleiddiol ac yn fwyfwy i’r dyfodol ni fydd yn gallu darparu cefnogaeth ac ymateb i gwestiynau fel y rheini a godwyd gan yr Ymddiriedolaeth Elusennol yn yr un ffordd.  Mae’n bwysig ystyried canllawiau’r Comisiwn Elusennau ar gyfer elusennau a weinyddir gan Awdurdodau Lleol.  Maent wedi cyhoeddi nifer o ddogfennau sy’n rhoi cyngor i awdurdodau lleol sy’n gyfrifol am Elusennau ac mae eu haelodau yn gweithredu fel Ymddiriedolwyr.  Y prif fater y mae’r Comisiwn Elusennau yn rhoi sylw iddo yw gwrthdaro diddordeb a theyrngarwch.  Yr anhawster o ran yr Ymddiriedolaeth Elusennol yw oherwydd bod Swyddogion y Cyngor yn rhoi cyngor a chefnogaeth i’r Elusen ar hyn o bryd, gall gwahanu’r cyngor a’r gefnogaeth oddi wrth eu rôl yn y Cyngor arwain at honiadau o wrthdaro.

Mae pwysigrwydd yr Ymddiriedolaeth Elusennol i’r Ynys a maint yr Ymddiriedolaeth yn golygu bod ganddi broffil mawr.  Gan hynny, byddai gwahanu gweinyddiaeth yr Ymddiriedolaeth oddi wth y Cyngor yn sicrhau na fyddai unrhyw broblemau canfyddiad cyhoeddus yn codi o wrthdaro diddordeb awgrymedig rhwng y Cyngor a’r Ymddiriedolaeth Elusennol ynglŷn â’i gweinyddiaeth.

Byddai gwahanu gweinyddiaeth yr Ymddiriedolaeth oddi wrth y Cyngor yn sicrhau y byddai cyngor â chymorth arbenigol addas ar gael i’r Ymddiriedolaeth i’r dyfodol; nid  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad gan Ysgrifennydd yr Ymddiriedolaeth mewn perthynas â’r uchod.

Cyflwynwyd – adroddiad gan yr Ysgrifennydd mewn perthynas â’r Ymddiriedolaeth yn cyflwyno placiau i gyrff gwirfoddol sydd wedi derbyn cymorth ariannol ar gyfer prosiectau i gydnabod cyfraniad yr Ymddiriedolaeth.

Adroddwyd bod yr Ymddiriedolaeth fel arfer yn gwneud cyfraniadau ariannol o hyd at £6k ar y tro, ac o fewn y canllawiau penodol a gyhoeddwyd gan aelodau’r Ymddiriedolaeth a’r cyllid sydd ar gael yn y gronfa benodol ar gyfer dibenion o’r fath.  Yn aml, mae costau’r prosiectau yn llawer uwch na’r arian a gafwyd gan yr Ymddiriedolaeth a bydd asiantaethau eraill hefyd wedi cyfrannu at y cynlluniau.  Mae’r asiantaethau hynny’n aml yn mynnu bod eu cyfraniadau’n cael eu cydnabod yn weledol (e.e. trwy ddangos plac ar wal ystafell gymunedol neu ar adeilad neu ar ddodrefn).  Nid oes dim i gydnabod cyfraniad Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn, er efallai mai hi oedd y prif gyfrannwr ac, ym marn swyddogion, nid oes digon yn cael ei wneud i hyrwyddo’r Ymddiriedolaeth ac i roi cyhoeddusrwydd i’w chyfraniad ariannol i’r amryfal weithgareddau sy’n derbyn grantiau ganddi.

Awgrymwyd y gallai’r Ymddiriedolaeth gyflwyno plac syml i nodi’r cyfraniad ariannol i’r prosiect ac i’w arddangos.  Awgrymwyd y dylid gwneud trefniadau i Gadeirydd yr Ymddiriedolaeth neu’r Aelod Lleol fod yn rhan o’r fath gyflwyniadau ac y dylid rhoi cyhoeddusrwydd iddynt.  Amcangyfrifwyd y byddai placiau o’r fath yn costio oddeutu £35 yr un ac na fyddid yn debygol o wario mwy na £420 arnynt mewn blwyddyn ariannol.

PENDERFYNWYD

·         Cefnogi’r egwyddor o ddarparu placiau i gydnabod cyfraniad ariannol yr Ymddiriedolaeth i brosiectau lleol.

·         Bod yr Ymddiriedolaeth yn neilltuo swm o £500 bob blwyddyn i ddibenion o’r fath o’i chronfa grantiau i gyrff lleol.

Bod swyddogion yn gwneud trefniadau i Gadeirydd yr Ymddiriedolaeth neu’r Aelod Lleol gyflwyno placiau i gyrff perthnasol pan fyddir yn darparu grant i gefnogi prosiectau o’r fath.

Cyflwyno adroddiad gan y Trysorydd mewn perthynas â’r uchod.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Trysorydd mewn perthynas â’r uchod.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth(Cyllid) bod angen yr adroddiad hwn i gadarnhau’r dyraniadau cyllidol ar gyfer 2013/14 ac i ddirprwyo pwerau cyllido ar gyfer cyfleusterau cymunedol a grantiau bychain i’r Pwyllgor Grantiau Cyffredinol.  Mae’r ffigyrau yn yr adroddiad yn seiliedig ar y canlyniadau a ragwelir ar gyfer 2012/13.

Mae’r canlyniadau a ragwelir ar gyfer 2012/13 yn golygu y rhagwelir gwarged o £43k yn yr arian wrth gefn ar 31 Mawrth 2013(amcangyfrif).  Gyda’r twf a ragwelir o ran incwm buddsoddi a chan gymryd y bydd lefelau grant cyfredol yn parhau(gyda chyllid Oriel Ynys Môn yn gostwng i £200k erbyn 2014/15), rhagwelir y bydd arian refeniw wrth gefn yn codi i £300k yn 2014/15.  Oherwydd yr ansicrwydd ar hyn o bryd o ran gweinyddiaeth yr Ymddiriedolaeth i’r dyfodol, awgrymir na ddylid, ar hyn o bryd, ddyrannu’r gwarged hwn a ragwelir.

Mae’r canlyniadau a ragwelir a’r arian refeniw wrth gefn ar gyfer 2012/13 yn wahanol i’r strategaeth a’r gyllideb fel a ganlyn:-

·         Roedd yr incwm buddsoddi ar gyfer 2011/12 yn £28k(7%) yn uwch nag a ragwelwyd ym Mai 2012;

·         Roedd ‘grantiau eraill’ £6k(12%) yn uwch nag a gyllidebwyd yn wreiddiol oherwydd cyfraniad i Môn FM gan yr Ymddiriedolaeth lawn (cyllidwyd gan ddyraniadau na chawsant eu defnyddio yn 2011/12).

·         Roedd y dyraniadau na chawsant eu defnyddio yn 2011/12 yn £16k(nid yw’r rhagamcanion o ran dyraniadau sydd heb eu defnyddio yn cael eu cynnwys yn yr adroddiadau blynyddol ar gyfer pennu cyllideb).

·         Roedd incwm buddsoddi ar ôl tynnu mân wariant amrywiol yn £14k yn uwch nag a ragwelwyd ar adeg adroddiad pennu cyllideb 2012/13.

Mae’r canlyniad a ragwelir yn golygu yr amcangyfrifir y bydd yr arian refeniw wrth gefn yn dangos gwarged o £43k ar 31 Mawrth 2013.

Nodwyd hefyd bod cronfeydd cronni yn y portffolio buddsoddi.  Mae’r arian hwn yn talu’r difidend ar ffurf unedau buddsoddi yn hytrach nag arian ac maent yn cael eu hadlewyrchu mewn cyfalaf uwch yn hytrach nag arian refeniw wrth gefn.  Fel yr adroddwyd yn y ddogfen ar gyfer pennu cyllideb 2012/13, ac fel y trafodwyd yn fyr yn y Pwyllgor Buddsoddi a Chontractau ar 22 Mai 2012, gellid cyfiawnhau gweld yr arian hwn fel refeniw ac mae hyblygrwydd i’w gydnabod felly.  Mae’r incwm ar hyn o bryd o gwmpas £30k.

PENDERFYNWYD:

·         Cadarnhau’r strategaeth ddiweddaredig a gostyngiad o £15k y flwyddyn yn y grant i Oriel Ynys Môn.

·         Mabwysiadu cyllideb ar gyfer 2013/14 fel a ganlyn:-

·         Oriel Ynys Môn - £215k;

·         Neuaddau Pentref - £66k;

·         Grantiau Cyfleusterau Cymunedol a Mân Waith - £50k(mae’r Pwyllgor Grantiau Cyffredinol wedi dirprwyo awdurdod i wneud y dyraniadau grant hyn);

·         Dirprwyo £50k i’r Pwyllgor Grantiau Cyffredinol;

·         Rhoi sylw i’r strategaeth ariannol eto ar ôl yr etholiad ac unwaith y mae’r penderfyniad ar weinyddiaeth yr Ymddiriedolaeth i’r dyfodol wedi ei wneud.