Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno, i’w cadarnhau, gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr, 2014.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr, 2014.

Cyflwyno adroddiad gan yr Ysgrifennydd mewn perthynas â’r uchod.

Cyflwynwyd - adroddiad gan yr Ysgrifennydd mewn perthynas â thrafodaethau sy’n parhau ynghylch adolygiad o swyddogaethau ac agweddau gweithredol yr Ymddiriedolaeth Elusennol.

Nodwyd bod yr Ymddiriedolaeth Elusennol eisoes wedi penderfynu mewn egwyddor bod angen iddi edrych ar ei chyfansoddiad a’i pherthynas gyda’r Cyngor Sir gyda golwg ar:-

·        Gostwng dibyniaeth ar y Cyngor mewn perthynas â gweinyddiaeth ac arweinyddiaeth strategol a phroffesiynol;

·        Diogelu’r cyfalaf o fewn yr Ymddiredolaeth er budd Ynys Môn pe bai strwythurau llywodraeth leol yn newid neu’n cael eu had-drefnu yn y dyfodol.  Cafwyd cyngor proffesiynol gan Gyfreithwyr allanol ar y materion hyn a bydd angen rhagor o arweiniad a chyngor pan fydd yr Ymddiredolaeth yn glir ynghylch y cyfeiriad strategol y mae’n dymuno ei fabwysiadu i’r dyfodol.

Cafwyd adroddiad cefndir gan yr Ysgrifennydd ar sefydlu Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn ers y 1990au, ynghyd â throsolwg cyffredinol o’i chyfansoddiad, yr agweddau ariannol ac amcanion yr Ymddiredolaeth.

Nodwyd bod gan yr Ymddiredolaeth Elusennol lawn dri o Is-Bwyllgorau sy’n cefnogi’r broses gwneud penderfyniadau.  Roedd cylchoedd gorchwyl y Pwyllgorau hyn wedi eu hatodi yn Atodiad ‘A’ i’r adroddiad:-

Pwyllgor Buddsoddi a Chontractau

Pwyllgor Adfywio

Pwyllgor Grantiau Cyffredinol

Nod y cyfarfod oedd adolygu’r gwaith a wnaed gan y Pwyllgorau yn y blynyddoedd diwethaf; ystyried a yw strwythurau’r Pwyllgorau yn addas i bwrpas yng nghyd-destun gofynion i’r dyfodol a chael barn y Pwyllgor ynghylch effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd yr Ymddiriedolaeth yn gyffredinol.

Materion a godwyd gan Aelodau’r Ymddiredolaeth:-

·        mae angen ‘llawlyfr’ sy’n amlinellu pwrpas yr Ymddiredolaeth, y rheolau ar gyfer dyrannu grantiau, y pwerau gwneud penderfyniadau a phwrpas Elusennol yr Ymddiredolaeth;

·        materion ynghylch dyrannu grantiau i Oriel Ynys Môn;

·        yr angen i edrych ar sut y dylid gweinyddu’r Ymddiredolaeth i’r dyfodol.

Rhannwyd Aelodau’r Ymddiredolaeth wedyn yn 3 grŵp yn seiliedig ar y 3 Is-Bwyllgor yr oeddent yn aelodau ohonynt, a hynny  er mwyn trafod materion sy’n berthnasol i’r Pwyllgorau hynny.  Cafwyd sylwadau fel a ganlyn gan y 3 Is-Bwyllgor:-

Pwyllgor Grantiau Cyffredinol

·        Mae angen codi’r trothwy cyfredol o £6k ar gyfer dyrannu grantiau;

·        Angen i’r Ymddiriedolaeth lawn gael mwy o gyllid cyflaf i’w wario;

·        Mae’r cyfraniad o 30% o ran cyllid cyfatebol ar gyfer grantiau yn rhy uchel i’r sefydliadau ei fforddio.  Ystyriwyd y byddai 15% yn fwy fforddiadwy;

·        Mae angen edrych ar y Weithred Ymddiredolaeth i egluro materion penodol ynddi.

Pwyllgor Buddsoddi a Chontractau

·        Trafodaethau ynghylch Buddsoddi’r Ymddiriedolaeth gyda HSBC Investment Management a’r angen i archwilio gwell perfformiad ar gyfer derbyniadau cyfalaf;

·        Trafodaethau ynghylch buddsoddi arian yn y dyfodol yn sgil gwerthiant posib y tir yn Rhosgoch;

·        Budd Cymunedol posib yn sgil prosiectau ynni mawr ar yr Ynys ac ymarferoldeb Ymddiredolaeth ar wahân i weinyddu gwaddol o’r fath;

·        Cwestiynau ynghylch yr angen i fonitro cyllid a dyraniadau grant;

·        Trafodaethau ynghylch Aelodaeth o’r Ymddiredolaeth Elusennol a’r posibilrwydd o estyn yr aelodaeth i gynnwys Aelodau Lleyg.

Pwyllgor Adfywio

·        Cytundeb bod Aelodau’r Ymddiriedolaeth Elusennol angen ‘llawlyfr’  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

EITEM A DRAFODWYD YN BREIFAT

Cafwyd diweddariad gan yr Ysgrifennydd mewn perthynas â’r angen i gael Adroddiad Llygredd ynghylch y tir yn Rhosgoch fel yr adorddwyd yng nghyfarfod diwethaf yr Ymddiriedolaeth.  Nododd y cafwyd cyngor gan DTZ ynghylch manylion adroddiad o’r fath a’r costau posibl.  Dywedodd bod y gost ychydig yn uwch na’r trefniadau caffael ac y bydd angen dilyn proses dendro a gwahodd 3 thendr.  Mewn ymgynghoriad gyda Chadeirydd ac Is-Gadeirydd yr Ymddiriedolaeth Elusennol, gofynnwyd i DTZ wahodd 3 thendr a bydd Swyddogion yr Ymddiriedolaeth Elusennol yn eu sgorio.

Dywedodd yr Is-Gadeirydd y byddai’n well ganddo weld DTZ yn sgorio’r 3 thendr eu hunain er mwyn osgoi unrhyw oedi yn y broses.  Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol bod raid i’r Cyngor Sir, fel Ymddiriedolwr, lynu wrth ei ofynion caffael ac y byddai dirprwyo’r gwaith o ddelio gyda thendrau o’r fath i gwmni preifat yn debygol o fod yn annerbyniol.  Y cyngor felly yw y dylai’r Ymddiriedolaeth lynu wrth ofynion caffael y Cyngor Sir fel y byddai llai o reswm i herio’r penderfyniad i benodi.

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.