Rhaglen a chofnodion

Mynegodd y Cadeirydd, ar ran y Pwyllgor, ei ddymuniadau gorau i'r Cynghorydd Trefor Lloyd Hughes am wellhad buan yn dilyn ei salwch yn ddiweddar.

Derbyn unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem ar y rhaglen.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cadarnhau confodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Rhagfyr, 2014.

(PAPUR ‘A’)

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Rhagfyr 2014 fel rhai cywir.

Yn codi o’r cofnodion:-

Eitem 4 – Cyfeiriodd yr Is-Gadeirydd at rôl y Pwyllgor Safonau yn y gwrandawiad, ac a ddylai’r Pwyllgor bennu cosb ai peidio. Cyn cytuno ar benderfyniad, gofynnodd y Pwyllgor am sylwadau gan y Cynghorydd Rogers a Ms Ginwalla.

Roedd yr Is-Gadeirydd yn dymuno iddo gael ei nodi nad oedd yr Ombwdsmon wedi argymell cosb yn y gwrandawiad.

Cyfeiriodd yr Is-Gadeirydd at y gwrandawiad a dywedodd bod y Pwyllgor hwn, ar ôl ystyried a thrafod, wedi pennu cosb o fis yn unig yn hytrach na 2 fis (sef y gosb yr oedd y Pwyllgor yn dymuno ei phennu) a hynny ar ôl cymryd yr amgylchiadau lliniarol i ystyriaeth.

Awgrymodd y Cadeirydd y dylid diwygio’r cofnodion i gynnwys:-

“Cafodd y Cynghorydd Rogers ei wahardd fel Cynghorydd Sir am gyfnod o ddau fis ac fe ostyngwyd y cyfnod hwn i un mis oherwydd amgylchiadau lliniarol.”

3A  Cadarnhau cofnodion y cyfarfod o’r Fforwm Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 26 Tachwedd, 2014.

(PAPUR ‘B)

3B  Derbyn crynodeb o’r cyfarfod gan y Gyfreithwraig (Llywodraethiant Corfforaethol).

(PAPUR ‘C’)

3A  Cyflwynwyd a chadarnhawyd - cofnodion Fforwm y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 26 Tachwedd, 2015.

PENDERFYNWYD nodi’r cofnodion er gwybodaeth.

3B  Cyflwynwyd - crynodeb o'r cyfarfod gan y Gyfreithwraig (Llywodraethu Corfforaethol).

Cyfeiriodd y Cadeirydd at ail ymweliad yr Ombwdsmon â Chyngor Sir Ynys Môn ym mis Awst, 2014 i fynychu cyfarfod o Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru. Cyflwynwyd iddo restr o gwestiynau gan yr Aelodau. Yn dilyn y cyfarfod hwn, cyfarfu'r Cadeirydd gydag Arweinyddion y Cyngor a thrafodwyd atebion yr Ombwdsmon.

Adroddodd y Cadeirydd bod yr Ombwdsmon yn symud tuag at ddatrysiad lleol yn hytrach na gwrandawiadau, lle bo hynny'n briodol.

Adroddodd y Gyfreithwraig (Llywodraethu Corfforaethol) ar bresenoldeb yr Ombwdsmon yn y Fforwm, ac roedd y prif ymatebion i’w gwestiynau fel a ganlyn:-

•  Angen treulio llai o amser yn ymchwilio i gwynion blinderus a wneir gan y Cynghorwyr yn erbyn y naill a’r llall;

•  Roedd angen i’r Ombwdsmon ganolbwyntio mwy ar y Gwasanaeth Iechyd fel blaenoriaeth oherwydd roedd ganddo achosion “byw neu farw” ar ei ddwylo;

•  Roedd cyllideb yr Ombwdsmon yn dynn, felly byddai angen gwneud newidiadau mawr i’r modd yr oedd yr Ombwdsmon yn gweithio. Byddai hyn yn cael ei drafod mewn papur arall.

Dywedodd y Gyfreithwraig y bu cyfarfod y Fforwm yn llwyddiannus a bod yr Ombwdsmon yn bwriadu cyflwyno rheoliadau i ganiatáu (yn ddewisol ac nid yn orfodol) Pwyllgorau Safonau Rhanbarthol eleni.

Gofynnodd y Cadeirydd i ymateb y Pwyllgor i'r Papur Gwyn gael ei anfon ymlaen i'r Fforwm fel y gellir trafod barn y Pwyllgor hwn.

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.

Adroddiad gan y Gyfreithwraig (Llywodraethiant Corfforaethol) ar ffurf matrics wedi ei ddiweddaru ar gyfer Cynghorwyr Sir.  Er gwybodaeth ac unrhyw gwestiynau.

(PAPUR ‘CH’)

Cyflwynwyd - adroddiad gan y Gyfreithwraig (Llywodraethu Corfforaethol) ar ffurf matrics wedi ei ddiweddaru ar gyfer Cynghorwyr Sir.

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad er gwybodaeth.

Gweithredu: Y Gyfreithwraig (Llywodraethu Corfforaethol) i adrodd yn ôl ar ddyddiad apêl.

5A  Derbyn adroddiad gan y Gyfreithwraig (Llywodraethiant Corfforaethol) ar y sesiwn hyfforddi a gynhaliwyd ar gyfer Clercod Cynghorau Tref a Chymuned ar y Côd Ymddygiad.

(PAPUR ‘D’)

5B  Trafodaeth mewn perthynas â dyddiadau’r hyfforddiant nesaf. (Swyddog Monitor).

5A  Cyflynwyd – adroddiad gan y Gyfreithwraig (Llywodraethu Corfforaethol) ar y sesiwn hyfforddiant a gynhaliwyd i Glercod Cynghorau Tref a Chymuned ar y Côd Ymddygiad.

Dywedodd y Gyfreithwraig y cynhaliwyd sesiynau hyfforddiant gan y Swyddog Monitro i Glercod Cynghorau Tref a Chymuned y llynedd a’u bod yn llwyddiannus iawn. O’r 40 o Gynghorau Tref a Chymuned, mynychodd glercod 29 ohonynt. Yn dilyn yr hyfforddiant, anfonwyd llythyrau yn gofyn am atborth. Roedd y cyfan ond un ohonynt, yn fodlon gyda’r hyfforddiant a ddarparwyd.

Ers mynychu’r sesiynau hyfforddiant, dywedodd y Swyddog Monitro fod mwy o glercod Cynghorau Tref a Chymuned yn cysylltu â hi mewn perthynas â’r Côd Ymddygiad.

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.

Gweithredu:  Y Pwyllgor Safonau i gytuno ar y modd y cyflwynir hyfforddiant yn y dyfodol i Aelodau Cynghorau Tref.

Derbyn adroddiad gan y Gyfreithwraig (Llywodraethiant Corfforaethol) ar y casgliadau’n dilyn yr adolygiad o’r cofrestrau a thrafod y cynllun gweithredu.

(PAPUR ‘DD’)

Cyflwynwyd - adroddiad gan y Gyfreithwraig (Llywodraethu Corfforaethol) ar gasgliadau’r adolygiad o’r cofrestrau a’r cynllun gweithredu. Adroddodd ar y canlynol:-

Y Gofrestr Sefydlog -

•  Aelodau ddim yn datgan statws llywodraethwyr ysgol fel buddiant personol;

•  Aelodau ddim yn darparu digon o fanylion ynghylch buddiant mewn tir yn 1.6 y ffurflen;

•  Dim digon o fanylion am y gweithgareddau busnes y maent yn ymwneud â nhw;

•  Anghysonderau o ran aelodaeth o gyrff allanol fel y’u cofnodwyd gan y Cyngor ac fel y cawsant eu datgan ar ffurflenni, gyda rhai Aelodau ddim yn diweddaru

eu cofnodion yn rheolaidd.

Cofrestr Datganiadau o Ddiddordeb mewn Cyfarfodydd -

•  Aelodau’n ticio’r blwch, ond ddim yn darparu manylion am y buddiant;

•  Dim digon o fanylion ynghylch beth yw’r diddordeb personol ac / neu ddiddordeb sy’n rhagfarnu, a dryswch ynghylch yr hyn y mae'n ei olygu;

•  Aelodaeth a monitro presenoldeb cyrff allanol mewn cyfarfodydd;

•  Anghysondebau gyda chyhoeddi datganiadau ar wefan y Cyngor.

Cofrestr Rhoddion a Lletygarwch -

•  Ychydig iawn o ddatganiadau’n cael eu gwneud;

•  Dylid nodi gwerth y rhoddion;

•  Nid oes unrhyw ddolen ar y wefan i roddion a lletygarwch aelodau cyfetholedig.

Cododd Aelodau’r Pwyllgor hwn y materion TGCh canlynol:-

•  Datganiadau o ddiddordeb ddim yn cael eu cyhoeddi ar y wefan;

•  Anghysonderau rhwng fersiynau Cymraeg a Saesneg y datganiadau ar wefan y Cyngor;

•  Mae angen creu dolen o’r Gofrestr Sefydlog i’r Adroddiad Blynyddol ar gyfer pob Cynghorydd unigol.

Awgrymodd y Swyddog Monitro y dylai’r Adain Gyfreithiol, gyda chytundeb y Pwyllgor hwn, ysgrifennu at yr holl Aelodau yn dweud bod adolygiad wedi’i gynnal ac yn amgáu’r canfyddiadau cyffredinol.            Byddai’r llythyr yn dweud hefyd y bydd aelodau o’r Pwyllgor Safonau yn cysylltu gyda phob Aelod i drafod materion ar eu ffurflenni.

PENDERFYNWYD symud ymlaen ac anfon canfyddiadau cyffredinol yr adolygiad i’r holl Aelodau unwaith y bydd eglurder o ran y materion TGCh.

Gweithredu: Bod adroddiad diweddaru yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Safonau yn y man.

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro ar y Papur Gwyn a’r adolygiad o bwerau’r Ombwdsmon er mwyn cael sylwadau’r Pwyllgor cyn ymateb i’r Ymgynghoriad.

(PAPUR ‘E’)

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Gyfreithwraig (Llywodraethu Corfforaethol) ar y Papur Gwyn a’r adolygiad o bwerau’r Ombwdsmon gan Bwyllgor Cyllid LlCC er mwyn cael sylwadau’r Pwyllgor cyn ymateb i’r ymgynghoriadau.

Dywedodd y Gyfreithwraig (Llywodraethu Corfforaethol) y bydd Deddf Llywodraeth Leol Cymru (Democratiaeth) 2013, sydd wedi dod i rym, yn cael ei gweithredu cam wrth gam. Bydd nifer o newidiadau’n cael eu cyflwyno’n o fuan, gan gynnwys cyhoeddi cofrestrau diddordeb ar ffurf electronig; grym i drosglwyddo adroddiadau ynghylch camymddwyn a cheisiadau gan aelodau am ganiatâd arbennig rhwng Pwyllgorau Safonau a grym ar gyfer cydweithio mewn Pwyllgorau Safonau rhanbarthol a fydd yn dod i rym yn ddiweddarach eleni. Hefyd eleni, bydd deddfwriaeth yn cael ei chyflwyno i addasu’r model o’r Côd Ymddygiad ar gyfer Aelodau Awdurdodau Lleol i hwyluso gweithrediad polisïau ar gyfer datrys anghydfodau’n lleol ac i egluro sefyllfa Aelodau Lleol (10.2(B) y Côd Ymddygiad) gyda diddordebau etholaethol.  Bydd Awdurdodau Lleol yn cael eu heithrio rhag cyhoeddi adroddiadau ynghylch camymddygiad pan fydd achosion yn mynd rhagddynt.

Ar y pwynt hwn, gofynnwyd i’r Pwyllgor Safonau ddarparu ymateb i’r isod:

A ddylai fod grym newydd ai peidio i’r Pwyllgor Safonau ystyried achosion lle mae pryderon difrifol bod aelodau etholedig yn methu â chyflawni eu dyletswyddau’n foddhaol. Ymddengys mai rôl newydd ar gyfer rheoli perfformiad yw hon yn hytrach nag achosion yn ymwneud â’r Côd Ymddygiad. Byddai Llywodraeth Cymru yn darparu cosbau y gellid eu gorfodi. Byddai angen gwarchod yn erbyn cwynion blinderus.

Cyfeiriodd y Swyddog Monitro at y Papur Gwyn a chododd y mater ynghylch a fyddai’r Pwyllgor Safonau’n dymuno cael rôl yn y broses o reoli perfformiad Aelodau ac a oes angen sbardun ar gyfer yr ymyrraeth honno? Awgrymodd y byddai angen i gŵyn fod yn angenrheidiol ac yn drothwy, neu fel arall, mae’r Pwyllgor Safonau mewn perygl o gael ei alw’n wleidyddol ragfarnllyd. Mae cwyn ysgrifenedig yn rhywbeth i weithredu arni ond mae angen arweiniad mewn perthynas â disgwyliadau’r Aelodau.

Sut dylid ymdrin ag apeliadau? Cyn 2001, roedd modd cyflwyno apeliadau yn erbyn holl benderfyniadau’r Pwyllgor Safonau i’r Cyngor llawn. A yw hyn yn bosibl gyda chwynion ynghylch “perfformiad”? Roedd Aelodau’r Pwyllgor yn ffafrio’r Panel Dyfarnu fel yr opsiwn gwell.

Cododd yr Aelodau’r materion isod:

•  Roedd angen canllawiau cadarn ar gyfer y Pwyllgor Safonau;

•  Dylid codi mater diffyg presenoldeb mewn cyfarfodydd gydag Arweinwyr y Grwpiau yn y lle cyntaf;

•  Cosbau – mewn perthynas â pherfformiad/presenoldeb mewn cyfarfodydd;

•  Dylai cynnal is-etholiad fod yn gosb mewn achosion eithafol.

Dywedodd y Gyfreithwraig (Llywodraethu Corfforaethol) fod yr Ombwdsmon eisiau cyflwyno grym newydd a fyddai’n sicrhau fod Arweinwyr Cynghorau, Arweinyddion Grŵp a Phrif Weithredwyr Awdurdodau Lleol yn parchu amrywiaeth. Byddai gan Swyddogion Monitro a Phwyllgorau Safonau swyddogaethau gorfodaeth. Nid oes gan y Pwyllgor Safonau wrthwynebiad i hyn mewn egwyddor  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Derbyn adroddiad gan y Gyfreithwraig (Llywodraethiant Corfforaethol) ar y nodiadau briffio diweddaraf a baratowyd gan yr adran gyfreithiol.

(PAPUR ‘F’)

Cyflwynwyd – Adroddiad gan y Gyfreithwraig (Llywodraethu Corfforaethol) ar y nodiadau briffio diweddaraf a baratowyd gan yr Adain Gyfreithiol.

Yn dilyn y cyfarfod diwethaf ym Medi 2014, mae dau nodyn briffio wedi’u drafftio:-

1.  Canllawiau Lleol Drafft ar y Côd Ymddygiad i Swyddogion

2.  Nodyn Briffio ar Ganiatadau Arbennig

Mae’r Canllawiau Lleol ar y Côd Ymddygiad i Swyddogion wedi cael ei baratoi i gynorthwyo swyddogion sy’n anghyfarwydd gyda’r Côd ac mae’n estyniad i’r Côd Ymddygiad.

Mae dwy ffurflen newydd wedi cael eu drafftio ar Ddatganiadau Diddordeb i swyddogion, h.y. rhoi gwybod am ddiddordeb personol a rhoi gwybod am ddiddordeb personol mewn cyfarfod. Mae’r drydedd ffurflen ar gyfer rhoddion a lletygarwch ac mae eisoes yn cael ei defnyddio.

PENDERFYNWYD:

•  Diwygio a chymeradwyo'r dogfennau drafft yn Atodiadau 1 a 2 yn unol â chais y Pwyllgor.

•  Awdurdodi eu cyhoeddi i Swyddogion ac Aelodau.

Diweddariad llafar gan y Swyddog Monitro.

Gweler yr Adroddiad sydd ynghlwm a phenderfyniad y Pwyllgor Gwaith (9 Chwefror, 2015) a’r Cyngor llawn (26 Chwefror, 2015). 

(PAPUR ‘FF’)

Dywedodd y Swyddog Monitro fod y Cyngor Llawn wedi cymeradwyo argymhelliad y Pwyllgor Gwaith i ailbenodi Aelodau annibynnol y Pwyllgor Safonau am dymor pellach o 4 blynedd o 17 Rhagfyr, 2015.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai tymor y Cynghorydd Raymond Evans fel Aelod o’r Pwyllgor hwn yn dod i ben ym mis Rhagfyr. Gellir cysylltu gydag Un Llais Môn i lenwi’r 2 sedd sydd wedi eu neilltuo i Gynghorau Tref a Chymuned. Cadarnhaodd holl Aelodau cyfredol y Pwyllgor Safonau, ac eithrio Mr Evans, eu bod yn fodlon parhau i wasanaethu fel Aelodau o’r Pwyllgor Safonau am dymor arall.

Roedd y Pwyllgor yn cydnabod yr awdurdod a roddwyd i Swyddog Monitro’r Cyngor i wneud yr holl newidiadau canlyniadol i Gyfansoddiad y Cyngor ac i Gyfansoddiad y Pwyllgor Safonau, i ymestyn yr holl benodiadau yn y dyfodol i ddau dymor yn awtomatig i holl Aelodau annibynnol y Pwyllgor Safonau.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Ni chafwyd gwybod am unrhyw fater arall.