Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem ar y rhaglen.

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Gofynnodd y Cynghorydd Dafydd Rhys Thomas iddo gael ei nodi ei fod yn Aelod o’r Grŵp Tasg a Gorffen ar gyfer Clybiau Brecwast.

·           Cyflwyno, i’w cadarnhau, gofnodion y Pwyllgor Safonau gafwyd ar 11 Mawrth, 2015.

·           Cyflwyno, i’w cadarnahu,gofnodion y Panel Caniatad gafwyd ar 1 Ebrill, 2015.

(PAPUR A)

·         Cadarnhawyd fel rhai cywir, gofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 11 Mawrth 2015.

·         Cadarnhawyd fel rhai cywir, gofnodion y Panel Caniatâd Arennig a gynhaliwyd ar 1 Ebrill 2015.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth (Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd) a Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol/ Dirprwy Swyddog Monitro.

(PAPUR B)

Cyflwynwyd - adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd) a’r Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol/Dirprwy Swyddog Monitro mewn perthynas â’r uchod.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol/Dirprwy Swyddog Monitro mai pwrpas yr adroddiad oedd adolygu’r Rheolau Gweithdrefn Cynllunio i sicrhau bod safon gyffredin ar gyfer delio gyda mathau penodol o geisiadau a bod aelodau a swyddogion yn ymddwyn yn briodol mewn amgylchiadau o’r fath.

Dywedodd y Swyddog bod y Rheolau wedi bod mewn bodolaeth ers nifer o flynyddoedd a’u bod yn cael eu hadolygu o bryd i’w gilydd er mwyn sicrhau y rhoddir sylw i unrhyw faterion cyfredol neu broblemau posibl.  Dywedodd y cafodd y Rheolau eu hadolygu ddiwethaf yn 2013 fel y manylir ar hynny ym mharagraff 2.1 yr adroddiad a dywedodd ei fod yn gobeithio codi ymwybyddiaeth o unrhyw broblemau neu faterion a oedd angen sylw.  Yn dilyn ymgynghori gyda’r Pennaeth Cynllunio a’r Prif Swyddog ar gyfer y Pwyllgor, dywedodd mai’r farn gyffredinol yw nad oes unrhyw faterion o’r fath ar hyn o bryd.  Dywedodd fod argymhelliad wedi cael ei gyflwyno i beidio â gwneud unrhyw newidiadau ar hyn o bryd oherwydd Deddf Cynllunio (Cymru) 2015 sy’n bwriadu safoni a rheoleiddio’r weithdrefn a maint Pwyllgorau Cynllunio. Ymdrinnir â hyn drwy ddeddfwriaeth eilaidd nad ydyw hyd yma wedi ei chyhoeddi.  Rhagwelir y bydd nifer o bethau tebyg rhwng y Rheolau Gweithdrefn Cynllunio cyfredol a’r weithdrefn/protocol cenedlaethol arfaethedig.

PENDERFYNWYD:-

·         Nodi’r adroddiad a’r newidiadau arfaethedig a ragwelir gan y Ddeddf;

·         Peidio â gwneud unrhyw newidiadau ar hyn o bryd i Reolau Gweithdrefn Cynllunio’r Cyngor;

·         Cymeradwyo hyfforddiant a gweithredu’r gweithdrefnau/protocolau cenedlaethol newydd pan gânt eu cyhoeddi a phan ddônt i rym.

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro.

(PAPUR C)

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Swyddog Monitro mewn perthynas â’r Canllawiau diwygiedig ar y Côd Ymddygiad.

Dywedodd y Swyddog Monitro mai’r Ombwdsmon sy’n gyfrifol am gyhoeddi canllawiau i gynorthwyo Aelodau i gydymffurfio gyda’r Côd Ymddygiad statudol.  Eglurodd y Swyddog fod 3 set o ganllawiau wedi cael eu cyhoeddi dan y Côd cyfredol ac mai hwn yw’r trydydd sy’n disodli’r ddau flaenorol.  Dywedodd fod Cynghorwyr Sir a Chynghorwyr Cymuned wedi cael nodiadau Canllaw ar wahân.  Pwysleisiodd yr angen i Aelodau’r Pwyllgor hwn fod yn ymwybodol o’r canllawiau ar y Côd Ymddygiad rhag ofn y bydd angen iddynt ystyried cwyn berthnasol a gyflwynir iddynt. 

PENDERFYNWYD nodi’r Canllawiau diwygiedig ar y Côd Ymddygiad fel y cawsant eu cyhoeddi gan yr Ombwdsmon.

Gweithredu:  Y Swyddog Monitro i ysgrifennu at  Gynghorau Cymuned i gadarnhau fod y Canllawiau Diwygiedig wedi cael eu dwyn at sylw eu Haelodau.

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro.

(PAPUR CH)

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Swyddog Monitro mewn perthynas â’r uchod.

Adroddodd y Swyddog Monitro ar newidiadau statudol a wnaed gan Ddeddf Llywodraeth Leol (Democratiaeth) (Cymru) 2015. Dywedodd bod y ddeddfwriaeth wedi dod i rym gyda newidiadau cynlluniedig yn cael eu gweithredu fesul modiwl dan ddeddfwriaeth eilaidd.  Daeth modiwlau newydd i rym mis Mai. Mae rhai yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol berthnasol i waith y Pwyllgor Safonau.

Dywedodd y Swyddog Monitro ymhellach fod gofyniad statudol yn awr ar bob Cyngor Cymuned i fod â phresenoldeb ar y we ac i gyhoeddi gwybodaeth ar eu gwefannau.  Dywedodd y Swyddog fod y gofyniad hwn yn berthnasol i’r Pwyllgor Safonau oherwydd cafwyd cwynion ynghylch materion yn ymwneud â thryloywder mewn Cynghorau Tref a Chymuned, ac yn arbennig felly Cynghorau Cymuned bychan a rhai nad oes ganddynt fawr o adnoddau.  Dywedodd fod rhai aelodau o’r cyhoedd a chynghorwyr newydd wedi mynegi cryn anfodlonrwydd ynglŷn â’r ffaith nad yw rhai Cynghorau Cymuned yn cydymffurfio gyda’r gofynion cyhoeddi o ran rhaglenni, cofnodion, cyfrifon ac ati, a dywedodd ei bod hi a’r Archwilwyr wedi derbyn cwynion ynghylch diffygion a materion perthynas yn codi o’r rhwystredigaethau hynny, a bod y rhain wedi cael eu cyfeirio at yr Ombwdsmon.

Adroddodd y Swyddog Monitro ar y Gofrestr o Ddiddordebau Aelodau sydd bellach wedi cael ei chyflwyno.  Mae gan y Cyngor Sir dair cofrestr o ddiddordeb ac un yn unig sydd gan Gynghorau Tref a Chymuned sef “cofrestr o’r datganiadau a wneir mewn cyfarfodydd”.  Bellach, rhaid i Aelodau Cynghorau Cymuned gwblhau ffurflenni “Cofrestru Diddordebau Ymlaen Llaw”, a rhaid i’r ddwy fod ar gael i’r cyhoedd eu harchwilio.

Dywedodd y Swyddog Monitro fod y ‘Gofrestr o Ddiddordebau Aelodau’ yn arwyddocaol i Aelodau’r Pwyllgor Safonau o ran y gwaith y maent yn ei wneud yn flynyddol i adolygu’r cofrestrau o ddiddordebau’r Cynghorwyr Sir sy’n rhan benodol o’u rhaglen waith.  Nid oes unrhyw gynllun newydd i adolygu cofrestrau’r Cynghorau Cymuned wedi ei gynnwys ar gyfer eleni (oherwydd rhaid i’r broses newydd sefydlu’n gadarn) ond efallai y byddai’n rhesymol rhybuddio Cynghorau Cymuned y bydd y Pwyllgor Safonau’n adolygu’r cofrestrau y flwyddyn nesaf?

Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai modd cosbi Cynghorau Tref a Chymuned nad oeddent wedi cydymffurfio gyda’r gofyniad statudol i fod â gwefan.

Dywedodd y Swyddog Monitro y gallai aelodau’r cyhoedd gyflwyno cwynion ynghylch camweinyddu i’r Ombwdsmon.  Efallai na fyddai’r Ombwdsmon yn gweithredu ond gallai gyhoeddi rhybudd/cerydd cyhoeddus.

PENDERFYNWYD:

·         Nodi’r newidiadau y cyfeirir atynt yn yr adroddiad, yn arbennig paragraff 2;

·         Penderfynu a ddylai materion cydymffurfiaeth mewn perthynas â’r cyfrifoldeb newydd hwn fod yn rhan o Raglen Waith y Pwyllgor Safonau.

GWEITHREDU:

·         Pennaeth Busnes y Cyngor/Swyddog Monitro i ofyn i’r Adain Bolisi am ddata i sefydlu pa Gynghorau Tref a Chymuned sydd â gwefan, ac a yw’r rheini nad oes ganddynt bresenoldeb ar y we yn bwriadu trefnu hynny;

·         Adrodd yn ôl i’r cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Safonau ar 10 Rhagfyr 2015 ar ganfyddiadau’r uchod.

·         Yna, y Swyddog Monitro i ysgrifennu at yr Ombwdsmon ynghylch cwestiynau a godwyd gan Aelodau’r Pwyllgor Safonau o ran  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro.

(PAPUR D)

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Swyddog Monitro mewn perthynas â’r uchod.

Dywedodd y Swyddog Monitro fod Swyddfa’r Ombwdsmon wedi cyhoeddi dwy daflen ffeithiau ar y Côd Ymddygiad er budd yr Aelodau.  Mae’r Taflenni Ffeithiau’n berthnasol i Gynghorwyr Tref a Chymuned a Chynghorwyr Sir fel ei gilydd.  Mae’r taflenni gwybodaeth yn rhoi gwybod i Aelodau am y broses ar gyfer ymchwiliadau a chynnal cyfweliadau gyda’r Ombwdsmon yn ystod ymchwiliad.  Mae’r Ombwdsmon eisiau Aelodau fod yn barod ac yn wybodus am y broses.

Dywedodd y Cadeirydd y dylid dwyn at sylw’r Aelodau mai cyfrifoldeb y Cynghorwyr Tref a Chymuned a Chynghorwyr Sir yw datgan diddordeb personol hyd yn oed os yw’r cyfarfod yn un anffurfiol.  Os nad yw Aelodau yn datgan diddordeb a bod cwyn yn dod i law, dywedodd y gallai cwyn am dorri’r Côd Ymddygiad ddilyn.

PENDERFYNWYD argymell yn y man fod cyfathrebiad yn cael ei hanfon at yr holl Aelodau yn dwyn eu sylw at gyngor yr Ombwdsmon fel y’i gwelir yn ATODIAD 3 yr adroddiad.

Gweithredu:  Y Swyddog Monitro i anfon copïau caled o’r Taflenni Ffeithiau a linc i’r Cynghorau Cymuned.

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro.

(PAPUR  DD)

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Swyddog Monitro ar yr uchod.

Dywedodd y Swyddog Monitro bod y Côd Ymddygiad i Swyddogion y tu allan i awdurdod y Pwyllgor Safonau.  Dywedodd bod yna Gôd Ymddygiad statudol yn y Cyfansoddiad, ac mae staff yn arwyddo i’w dderbyn pan fyddant yn cychwyn contract cyflogaeth gyda’r Cyngor.  Mae’r Côd Ymddygiad yn wahanol i Gôd yr Aelodau oherwydd mae Côd yr Aelodau wedi esblygu i gynnwys cysyniadau o ddiddordebau personol a rhagfarnus ond nid yw’r Côd ar gyfer y Swyddogion yn gwahanu rhwng y diddordebau hynny.

Awgrymodd y Swyddog Monitro y dylai’r Cyngor edrych ar ddrafftio Canllawiau Lleol ar y Côd i Reolwyr a Swyddogion i gynorthwyo ei staff.  O ran mynychu cyfarfodydd, mae’r sefyllfa yn syml yn gyffredinol ond mae ymwneud gweithredol o ddydd i ddydd yn fwy anodd e.e. proses gaffael lle mae aelod o’r teulu yn rhan ohoni.  Mewn achosion o’r fath, bydd angen i swyddogion ddod ymlaen i ddatgelu unrhyw gysylltiadau a bydd angen i reolwyr sefydlu ‘gwahanfuriau’.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn cefnogi’r Canllawiau Lleol Drafft ar y Côd Ymddygiad i Swyddogion ac yn argymell eu cymeradwyo i bwrpas ymgynghori.

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro.

(PAPUR E)

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Swyddog Monitro mewn perthynas â’r uchod.

Rhoes y Swyddog Monitro diweddariad i’r Aelodau ar gwynion sydd wedi cael eu cyflwyno.  Dywedodd bod dau adroddiad, un yn ymwneud â Chynghorydd Sir a’r ail yn ymwneud â Chynghorydd Tref a Chymuned.

Dywedodd y Swyddog bod y gŵyn gyntaf wedi bod gerbron y Panel Dyfarnu ac nad yw’r mater wedi gorffen yn llwyr. Mae’r materion eraill y mae’r Ombwdsmon wedi eu hystyried naill ai wedi cael eu gwrthod neu, mewn un achos, penderfynodd yr Ombwdsmon ymchwilio ond defnyddiodd ei bwerau i ddwyn yr ymchwiliad i ben gan anfon nodyn cynghori i’r Aelod ynglŷn â’i ymddygiad.  Dywedodd y Swyddog mai dim ond un mater sy’n parhau i fod angen sylw ac nad oes unrhyw gwynion newydd wedi dod i law yn erbyn Aelodau.  O ran Cynghorau Tref a Chymuned, dywedodd bod y cyfan o’r cwynion a gyflwynwyd wedi cael eu gwrthod gan yr Ombwdsmon.

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro.

(PAPUR F)

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Swyddog Monitro mewn perthynas â’r uchod.

Dywedodd y Swyddog Monitro fod yr Aelodau wedi gofyn am y cyfle i drafod yr Adolygiad diwethaf o’r Cofrestrau cyn cychwyn ar y broses ar gyfer yr adolygiad nesaf.

Dywedodd y Swyddog Monitro fod Aelodau’r Pwyllgor Safonau wedi cysylltu gyda’r aelodau i gael eglurhad ynghylch rhai manylion yn y cofrestrau. Yn y gorffennol, ymarfer bwrdd gwaith yn unig fu hwnnw.  Yn dilyn atborth gan y Pwyllgor Safonau, anfonwyd nodyn cynghori allan.  Anfonwyd nodyn tebyg eleni.

Roedd yr Aelodau wedi dweud bod nifer o faterion TGCh yn parhau i fod angen sylw gydag anghysonderau rhwng fersiynau Cymraeg a Saesneg y Cofrestrau.

Dywedodd y Swyddog Monitro y byddai’n costio oddeutu £10,000 i unioni’r diffyg hwnnw a bod y cynnig wedi cael ei wrthod ar y cyd gan y Prif Weithredwr, y Swyddog Monitro a’r Rheolydd Gwasanaethau Ar-lein.  Mabwysiadwyd dull llai technegol gyda chefnogaeth gan yr adain Gyfieithu ac mae’r dull hwnnw’n gweithio.

PENDERFYNWYD trafod y broses o adolygu’r cofrestrau yn 2016 a phenderfynu pa welliannau y gellir eu gwneud.

Gweithredu:

·         Y Swyddog Monitro i ddrafftio llythyr at yr holl Aelodau ar ddiwedd y flwyddyn yn cadarnhau y bydd y Pwyllgor Safonau yn dilyn yr un broses y flwyddyn nesaf.

·         Y Pwyllgor Safonau i gynghori Aelodau a chaniatáu amser iddynt ddiweddaru’r cofrestrau os oes unrhyw faterion yn parhau i fod angen sylw o ran y “Gofrestr o Roddion a Lletygarwch” a’r “Gofrestr Sefydlog”;

·         Cynnwys adolygiad o’r Adroddiadau Blynyddol a Hyfforddiant.

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro.

(PAPUR FF)

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Swyddog Monitro ar yr uchod.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad ar Raglen Waith y Pwyllgor Safonau ar gyfer y flwyddyn gyfredol o ran hyfforddiant ar gyfer Cynghorau Tref.  Dywedodd fod cyfarfodydd wedi cael eu trefnu yn yr ardaloedd a ganlyn:-

Caergybi

Porthaethwy

Biwmares

Llangefni

Dyddiad dros dro ar gyfer Amlwch.

Cynigiodd y Swyddog Monitro fod un Aelod o’r Pwyllgor Safonau yn mynychu cyfarfod o bob Cyngor Tref.  Y farn wreiddiol oedd i Aelodau fynychu cyfarfod cyffredin am awr ond gwrthodwyd y syniad hwnnw gan y Cynghorau Tref oherwydd bod yn well ganddynt gael sesiwn hyfforddi ar wahân.  Byddai sesiwn cwestiwn ac ateb yn rhan o’r drafodaeth.

Rhoes y Swyddog Monitro i bob Aelod restr o gyfarfodydd gyda dyddiadau a lleoliadau i fynychu cyfarfodydd y Cynghorau Tref.  Awgrymodd pob Aelod yn wirfoddol y cyfarfod y byddant yn hoffi ei fynychu.

PENDERFYNWYD:

·         Bod y Pwyllgor Safonau yn cadarnhau/diwygio cynnwys y sleidiau.

·         Nodi unrhyw faterion penodol i’w codi gyda’r Cynghorau Tref.

·         Cadarnhau y bydd pob Aelod annibynnol o’r Pwyllgor Safonau yn mynychu sesiynau hyfforddi yn ardal pob Cyngor Tref gyda’r Swyddog Monitro.

Derbyn adroddiad gan Gadeirydd y Pwyllgor Safonau.

(PAPUR G)

Cyflwynwyd - adroddiad gan Gadeirydd y Pwyllgor Safonau ynghylch yr uchod.

Rhoes y Cadeirydd ddiweddariad ar y cyfarfod o Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd ar 16 Mehefin 2015.  Cyfeiriodd at agweddau cadarnhaol y Fforwm a oedd yn cynnwys hyfforddiant ar gyfer Cynghorwyr ac sydd eisoes wedi cael ei weithredu gan y Pwyllgor hwn. 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at ddyfodol y Pwyllgorau Safonau Rhanbarthol sy’n ansicr ar hyn o bryd ac y byddai angen ei ailystyried yn dilyn unrhyw ad-drefnu gan Lywodraeth Cymru.

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.

Gweithredu:  Aelodau’r Pwyllgor Safonau i godi unrhyw faterion a all fod ganddynt ar gyfer cyfarfod nesaf y Fforwm Pwyllgor Safonau Rhanbarthol (dim dyddiad wedi ei bennu hyd yma).

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro.

(PAPUR NG)

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Swyddog Monitro ar yr uchod.

Dywedodd y Swyddog Monitro y bydd Cynhadledd Pwyllgorau Safonau Cenedlaethol Cymru yn cael ei chynnal yng Nghaerdydd ac y bydd Cadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor Safonau yn mynychu ynghyd â’r Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol/Dirprwy Swyddog Monitro.  Eglurodd fod y mater wedi cael ei ddwyn i sylw’r Pwyllgor Safonau er mwyn gofyn i Aelodau pa weithdai sy’n flaenoriaeth ganddynt.  Dywedodd y cynhelir 6 o weithdai a bod modd i gynrychiolwyr fynychu’r cyfan o’r 6 os ydynt yn dymuno.

PENDERFYNWYD:

·         Mynychu’r holl sesiynau:-

1.    Cyfryngau Cymdeithasol – Cadw Allan o Drwbl

2.    Chwythu’r Chwiban – Addasu i ddelio â modelau gweithredu newydd i’r gwasanaethau cyhoeddus.

3.    Cynghorau Cymuned - Llywodraethau a Safonau

4.    Datrys Problemau’n Lleol – yn ymarferol.

5.    A yw Egwyddorion Nolan yn addas at y diben yn yr hinsawdd bresennol a thros yr 20 mlynedd nesaf.

6.    Cywirdeb ym maes Cynllunio – diweddariad.

7.     

·         Anfon unrhyw feysydd penodol neu gwestiynau i’r Cadeirydd/Is-Gadeirydd rhoddi sylw iddynt yn ystod y Gynhadledd.

·         Y Cadeirydd/Is-Gadeirydd i baratoi adroddiad ffurfiol o’r Gynhadledd i’r Pwyllgor Safonau ar 10 Rhagfyr 2015.