Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw aelod neu swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 30 Mai, 2013.

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir, gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 30 Mai 2013.

Derbyn Cylch Gorchwyl y Pwyllgor ac ystyried y Flaen Rhaglen Waith sydd wedi’i hawgrymu.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad gan y Rheolwr Sgriwtini yn cynnwys rhaglen waith ddrafft i’r Pwyllgor ar gyfer blwyddyn ddinesig 2013/14.

Cyfeiriodd y Rheolwr Sgriwtini at gefndir a phwrpas y rhaglen waith a hefyd at ddyletswyddau a chylch gorchwyl Sgriwtini Corfforaethol.  Pwysleisiodd bod y rhaglen waith yn ddogfen esblygol sy’n adlewyrchu blaenoriaethau’r Pwyllgor o ran unrhyw faterion sy’n achosi pryder ac / neu ddiddordeb fyddai’n codi ac mewn ymateb i gerrig milltir allweddol o fewn blwyddyn galendr y Cyngor h.y. ymgynghori ar y gyllideb drafft ac ar yr Adroddiad Gwella Blynyddol.  Unwaith y bydd y rhaglen waith wedi ei chytuno, bydd yn cael ei hadrodd yn ôl i bob cyfarfod o’r Pwyllgor i bwrpas adolygu ei chynnwys, ystyried cynnwys eitemau newydd neu dynnu rhai yn ôl neu oedi gyda rhai eitemau a chynllunio ymlaen ar gyfer y cyfarfod nesaf. 

Bu’r Aelodau yn ystyried y rhaglen waith a thrafodwyd y materion canlynol ar y cynnwys -

·         Gofynnwyd am gael cynnwys yn y rhaglen waith eitem mewn perthynas ag effeithiau’r gostyngiad yn swm y budd-dal tai oedd ar gael i unigolion sydd ag ystafell wely sbâr h.y. rhai sy’n rhan o’r rhaglen diwygio lles a adwaenir yn fwy cyffredinol fel treth ystafell wely.

·         Rhesymoli cartrefi preswyl i’r henoed.  Eglurodd y Cadeirydd bod teimlad cryf yn ystod y sesiwn briffio cyn y Pwyllgor bod angen i’r Pwyllgor sgriwtineiddio’r elfen hon o waith y Cyngor a’r amserlenni cysylltiedig yn arbennig yng nghyd-destun gwelyau gwag ac a oes angen dyrannu’r rheini.  Fodd bynnag, ni fyddai’n dymuno dyblygu na amharu ar waith sydd, yn ôl yr hyn a ddeellir, yn cael ei wneud fel rhan o’r Rhaglen Drawsnewid.  Pwysleisiodd y Cadeirydd fodd bynnag y byddai’r Pwyllgor yn dymuno cael mewnbwn i’r mater hwn pan ystyrir bod hynny’n amserol. 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Cymuned wrth y Pwyllgor y bydd y Bwrdd Rhaglen Pobl Hŷn yn adrodd ar raglen waith arfaethedig ac amserlen i’r Bwrdd Rhaglen Rhagoriaeth Gwasanaeth ym mis Medi pryd disgwylir y bydd y mandad a’r rhaglen waith yn cael eu cymeradwyo.  Yng ngoleuni’r ffaith bod angen gwneud gwaith i adolygu’r ddarpariaeth gymunedol a rhagamcanu maint y buddsoddiad sydd ei angen a’r rhagolygon o gael cyllid, nid oedd yn rhagweld y byddai unrhyw benderfyniad yn cael ei wneud yn y tymor byr.  Mae gwaith yn parhau ar hyn o bryd ar gwblhau’r broses ar gyfer cyfathrebu gyda phreswylwyr.

Roedd y Rheolwr Sgriwtini am atgoffa’r Pwyllgor bod y Cynghorydd Peter Rogers yn gwasanaethu ar y Bwrdd Rhaglen Rhagoriaeth Gwasanaeth ac awgrymodd y dylid gofyn i’r Cynghorydd Rogers gael gair gyda Chadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor yn dilyn cyfarfod y Bwrdd ym mis Medi a bod y Pwyllgor yn cael ei ddiweddaru’n ffurfiol ar y rhaglen i drawsnewid gwasanaethau gofal preswyl unwaith y byddai’r broses o ymgynghori gyda’r preswylwyr wedi ei chwblhau.

Penderfynwyd derbyn y rhaglen waith fel yr oedd i’w gweld yn Atodiad 1 ac i nodi ei chynnwys ond gan ychwanegu eitem ar effeithiau gweithredu’r rhan o’r rhaglen diwygio lles sy’n cael ei alw’n dreth ystafelloedd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Ystyried enwebu aelodau i wasanaethu ar y panelau/gweithgor canlynol yn unol â’r adroddiad amgaeëdig –

·        Panel Rhiantu Corfforaethol

·        Panel Rhagoriaeth Gofal Cwsmer

·        Gweithgor Polisi Gosod Tai

·        Bwrdd Prosiect  Gweithio’n Well

Cyflwynwyd i sylw’r Aelodau adroddiad gan y Rheolwr Sgriwtini yn rhestru’r grwpiau ac / neu’r Banelau yr oedd y Pwyllgor hwn yn cael ei wahodd i enwebu cynrychiolydd i wasanaethu arnynt.  Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried enwebu un aelod i wasanaethu ar y Panel Rhiant Corfforaethol; un aelod i wasanaethu ar y Bwrdd Prosiect Rhagoriaeth Gwasanaethau Cwsmer; un aelod i wasanaethu ar y Bwrdd Prosiect Gweithio’n Gallach; un Aelod i wasanaethu ar y Grŵp Tasg Iaith (gyda manylion am hynny ar gael yn yr adroddiad dan eitem 9) a hyd at 4 aelod i wasanaethu ar y Gweithgor Polisi Gosod Tai.  Rhoddwyd amlinelliad byr o gefndir pob panel a’i ddyletswyddau a rhoddwyd syniad am y cyfnod amser y byddai eu gwaith yn parhau lle roedd hynny’n berthnasol.   Yn achos y Bwrdd Prosiect Gweithio’n Gallach, rhoddodd y Rheolwr Sgriwtini grynodeb llafar i’r Aelodau o bwrpas y grŵp hwnnw.

Yn dilyn, trafodaeth penderfynwyd -

·         Penodi’r Cynghorydd Ann Griffith i wasanaethu ar y Panel Rhiant Corfforaethol

·         Penodi’r Cynghorydd Peter Rogers i wasanaethu ar y Bwrdd prosiect Rhagoriaeth Gwasanaethau Cwsmer

·         Penodi’r Cynghorydd Victor Hughes i wasanaethu ar y Bwrdd Prosiect Gweithio’n Gallach

·         Penodi’r Cynghorydd R.Meirion Jones i wasanaethu ar y Grŵp Tasg Iaith Gymraeg

·         Gan na chafwyd enwebiadau yn y cyfarfod, awdurdodwyd y Rheolwr Sgriwtini mewn ymgynghoriad gyda’r Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd i gymryd camau priodol i drefnu cynrychiolaeth ar y Gweithgor Polisi Gosod Tai.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Rheolwr Sgriwtini i gysylltu gyda’r Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd i drefnu cynrychiolaeth ar y Gweithgor Polisi Gosod Tai

Ystyried cais gan Gyngor Pobl Hyn Ynys Môn am adolygiad sgriwtini o gostau gwasanaethau mewn llety preswyl.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor ohebiaeth gan Gyngor Pobl Hŷn Ynys Môn yng nghyswllt costau gwresogi tai gwarchod y Cyngor.  Roedd y llythyr gan Gadeirydd y Cyngor Pobl Hŷn yn cyfeirio at ymateb Rheolwr Gwasanaethau Technegol Tai'r Awdurdod i bryderon a fynegwyd gan y Cyngor ar y mater hwn ac yn gofyn i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ystyried a oedd yn iawn iddo fynd ar ôl y mater hwn o ran monitro’r sefyllfa ac ymchwilio a ellir cael telerau gwell drwy waith negodi.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn credu y byddai natur ymchwiliol y gwaith uchod yn rhywbeth y gallai Panel Canlyniad Sgriwtini y Pwyllgor hwn ddelio ag ef a chynigiodd y dylid sefydlu panel i’r pwrpas.  Cytunodd aelodau’r Pwyllgor gyda’r cynnig.  Yn y drafodaeth a ddilynodd ar y mater, ystyriodd yr Aelodau pa mor ymarferol fyddai ymestyn cylch gorchwyl y Panel Canlyniad i gynnwys grwpiau cymdeithasol allai ddioddef tlodi tanwydd e.e. pobl mewn tai cyngor a thai cymdeithasol a phobl hŷn yn gyffredinol, gyda’r mwyafrif ohonynt ar incwm sefydlog ac o’r herwydd yn fregus i unrhyw gynnydd o ran costau tanwydd.

Dywedodd y Rheolwr Sgriwtini  wrth yr Aelodau iddi gysylltu gyda’r Rheolwr Gwasanaethau Technegol Tai a’i fod yntau wedi cadarnhau y byddai’n hapus i annerch grŵp o’r Pwyllgor hwn ar y testun.  Awgrymodd y gallai gysylltu gyda’r Cadeirydd i sefydlu cylch gorchwyl ar gyfer y Panel gan gymryd i ystyriaeth awgrymiadau’r Aelodau ynglŷn â grwpiau targed posibl.  Dywedodd y Swyddog hefyd mai’r amcan fyddai i ganlyniad y Panel gysylltu i mewn â gwaith y Gweithgor Gosod Tai ac oddi yno fwydo i mewn i’r gwaith sy’n ymwneud â diwygio lles yn gyffredinol.

Penderfynwyd –

·         Nodi’r ohebiaeth a anfonwyd gan Gyngor Pobl Hŷn Ynys Môn

·         Sefydlu Panel Canlyniad Sgriwtini o’r Pwyllgor hwn i ymchwilio i faterion yn ymwneud â chostau gwresogi yn nhai gwarchod y Cyngor

·         I enwebu’r canlynol i wasanaethu ar y Panel Canlyniad Sgriwtini:

Y Cynghorwyr Jim Evans, Ann Griffith, Raymond Jones a Llinos Huws gyda’r Cadeirydd neu’r Is-Gadeirydd i wasanaethu fel Cadeirydd y Panel.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Rheolwr Sgriwtini i gysylltu gyda’r Cadeirydd i gytuno ac i ddiffinio cylch gorchwyl i’r Panel Canlyniad Sgriwtini ac i wneud trefniadau ar gyfer cyfarfod cyntaf.

Ystyried y canlynol  –

·         Rhagdybiaethau ac Amserlen  ar gyfer Cyllideb 2014/15 (Adroddiad a   gyflwynwyd i gyfarfod 15 Gorffennaf y Pwyllgor Gwaith)

·         Diweddariad ar  Raglen Effeithlonrwydd 2012-13

·         Canlyniadau Dros Dro Cyllideb Refeniw 2012/13 (Adroddiad a gyflwynwyd i gyfarfod 10 Mehefin y Pwyllgor Gwaith)

·         Canlyniadau Gyllideb Gyfalaf 2012/13 (Adroddiad a gyflwynwyd i gyfarfod 10 Mehefin y Pwyllgor Gwaith)

·         Diweddariad ar Reoli Risg ac Yswiriant

·         Cyflwynwyd i ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) mewn perthynas â’r Strategaeth Gyllideb Refeniw Tymor Canol (MTRBS) a thybiaethau’r Gyllideb am 2014-15 fel y cawsant eu cyflwyno i gyfarfod o’r Pwyllgor Gwaith ar 15 Gorffennaf.  Roedd yr adroddiad yn rhoi diweddariad ar y Strategaeth Gyllideb Tymor Canol am 2014/15 i 2016/17 yn ogystal â nodi’r egwyddorion fydd yn sylfaenol i Gyllideb 2014/15 a’r targed arbedion i’r Adrannau a’r strategaethau ar gyfer eu sicrhau.

Rhoddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) drosolwg byr i’r Aelodau o sut roedd pethau’n edrych gyda’r gyllideb.  Dywedodd bod y strategaeth cyllideb refeniw a gyflwynwyd i’r Cyngor llawn ar 5 Mawrth yn nodi bwlch cyllido tebygol o £3.1m yn 2014/15 a £4.0m yn 2015/16.  Roedd Llywodraeth Cymru wedi nodi y bydd cyllid am 2014/15 yn newid yn sylweddol o ganlyniad i lai o gyllid o lywodraeth ganolog gyda’r wybodaeth ddiweddaraf yn awgrymu lleihad o 4% am 2014/15 ac o bosibl y tu draw i hynny i Lywodraeth Leol yng Nghymru.  Ni fydd y gostyngiad gwirioneddol i Fôn yn cael ei gadarnhau hyd yn nes ymlaen yn y flwyddyn.  Roedd Tabl 2 yn yr adroddiad yn nodi’r MTRBS diweddaraf yn seiliedig ar y senario fwyaf tebygol o leihad 4% yn y gefnogaeth allanol.  Bydd angen sicrhau’r arbedion drwy drawsnewid gwasanaethau, effeithlonrwydd ac arbedion.  Amcangyfrifir y bydd yr arbedion sydd eu hangen £7.5m yn 2014/5 gyda’r cyfanswm ar draws y 3 blynedd i 2016/17 tua £21.6m.

Aeth y Swyddog ymlaen i gyfeirio’r Aelodau at y tybiaethau oedd wedi eu hadeiladu i mewn i ragamcanion MTRBS fel yr oeddynt i’w gweld yn adran 3.9 yr adroddiad.  Eglurodd hefyd bod nifer o senarios arbedion wedi eu datblygu (Atodiad 3 yr adroddiad) oedd yn nodi’r arbedion y gellid eu sicrhau o gael gostyngiad canrannol mewn cyllidebau yn amrywio o 5.4% i 10.7%.  Roedd y Pwyllgor Gwaith wedi penderfynu symud ymlaen yn seiliedig ar ostyngiad cyllidebol 6.3%.  Yn Adran 7 yr adroddiad, roedd amserlen ar gyfer y broses o osod y gyllideb gyda’r dyddiadau allweddol wedi eu hamlygu.

Pwysleisiodd y Deilydd Portffolio Cyllid yn ei sylwadau i’r Pwyllgor bod y sefyllfa yn eithaf difrifol gyda’r Cyngor yn wynebu lefel o doriadau nas gwelwyd o’r blaen a hynny’n golygu bod amheuaeth ynghylch a fedrir cynnig unrhyw fath o lefel o ddiogelwch i unrhyw wasanaeth.  Mae’r Cyngor yn mynd i mewn i gyfnod hynod o heriol ac mae’r lefel o arbedion sydd eu hangen yn golygu na fydd gwneud toriadau tameidiog yn opsiwn a bod yn rhaid wynebu’r sefyllfa trwy drawsnewid gwasanaeth.

Yn dilyn ystyried yr adroddiad, roedd yr aelodau’n bryderus gyda goblygiadau’r toriadau oedd ar ddod ar forâl staff gan ddweud y byddai’n anodd i staff ddarparu gwasanaeth brwdfrydig pan fo yna ragolygon o resymoli.  Cyfeiriwyd hefyd at ragdybiaeth y byddai cynnydd blwyddyn ar flwyddyn o 5% yn y Dreth Gyngor a phwysleisiwyd y byddai cynnydd ar y lefel honno i Drethdalwyr yr Ynys yn ei gwneud yn fwy hanfodol i ni ddarparu gwasanaethau o safon.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad a’i gynnwys

DIM  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Ystyried y canlynol  –

·        Sgorfwrdd Corfforaethol  Chwarter 1 2013-14

·        Diweddariad  interim ar Adroddiad Perfformiad  2012-13

·        Gwneud Gwahaniaeth – Prosiect Cynllunio Busnes ac Ymgysylltu ynglyn

â’r Gyllideb – Cynllun Marchnata a Chyfathrebu

·         Cafwyd adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) yn ymgorffori Cerdyn Sgorio Corfforaethol am Chwarter 1 blwyddyn ariannol 2013/14.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) wrth yr Aelodau bod y cerdyn sgorio wedi ei ddatblygu er mwyn nodi a rhoi gwybodaeth i’w ddefnyddwyr am gynnydd yn erbyn dangosyddion sy’n dangos yn glir weithrediad llwyddiannus gweithgaredd dydd i ddydd y Cyngor mewn 4 maes - Rheoli Pobl; Rheoli Arian; Rheoli Perfformiad a Gwasanaeth i’r Cwsmer.  Dim ond un rhan o’r naratif am y perfformiad a ddangosir gan y DPA a rhaid cymryd ffactorau eraill sy’n dylanwadu i ystyriaeth megis y cyfnod amser a’r cyd-destun lleol. 

Rhoddodd y Dadansoddydd Perfformiad eglurhad byr i’r Pwyllgor o’r broses o ddewis y DPA ar y cerdyn sgorio.

Roedd Aelodau’r Pwyllgor yn croesawu’r cerdyn sgorio fel dull rhwydd o adrodd yn ôl ac fel model defnyddiol i fonitro perfformiad ac yn y drafodaeth ar y wybodaeth yn y cerdyn sgorio, nodwyd y pwyntiau canlynol –

·                Gan gyfeirio at reolaeth ariannol er enghraifft, gofynnwyd beth fyddai pwynt sbarduno i statws CAG er mwyn i unrhyw ddangosydd newid o ambr i goch a nodwyd y byddai darparu’r math hwn o wybodaeth o gymorth i’r Aelodau wrth iddynt sgriwtineiddio’r cerdyn sgorio.

·                Yr angen i gael mwy o wybodaeth gyd-destunol mewn perthynas â’r DPA oedd yn goch fel bod yr Aelodau’n cael gwybod am unrhyw wybodaeth berthnasol y tu ôl i’r ystadegyn a thrwy hynny wneud y ffigwr DP yn fwy ystyrlon iddynt.  Nodwyd hefyd nad yw bodloni targedau rhifyddol ond yn dweud ychydig iawn wrthym am ansawdd y gwasanaeth a roddir a’r profiadau y tu ôl i hynny.

·                Cyfeiriwyd at y cynnydd mewn hawliadau atebolrwydd yn erbyn y Cyngor o ganlyniad i gyflwr gwael y ffyrdd a holwyd sut y gellir cysoni’r ffeithiau hynny gyda’r DP ar y cerdyn sgorio sydd â statws gwyrdd sy’n golygu bod y perfformiad o fewn targed.

·                P’un a oedd angen i DPA yn ymwneud ag absenoldeb salwch wahaniaethu rhwng adrannau ac/neu wasanaethau unigol er mwyn gallu rhoi hwb i berfformiad yn y cyswllt hwn. 

      Ymatebodd y Swyddogion i’r materion a godwyd a nodwyd hefyd gyda chyfeiriad arbennig at yr anghysondeb ymddangosiadol rhwng y perfformiad mewn perthynas â chynnal a chadw ffyrdd a’r adroddiad blaenorol ynghylch cynnydd mewn hawliadau yn erbyn yr Awdurdod oherwydd cyflwr gwael y ffyrdd, bod y cerdyn sgorio’n adlewyrchu targed lleol yn hyn o beth ac nad oedd y perfformiad yn y maes hwn ar lefel genedlaethol gystal.  Nid yw’r rhaglen sy’n cefnogi’r cerdyn sgorio ar hyn o bryd yn gallu cynnwys gwybodaeth feincnodi am berfformiad yn erbyn rhai awdurdodau eraill.

      Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cymuned eglurhad i’r Pwyllgor am absenoldeb salwch yn y Gwasanaethau Cymdeithasol yn ogystal â pherfformiad yn y Gwasanaethau Plant gan gyfeirio at ymweliadau statudol i blant y gofelir amdanynt a lle'r oedd y perfformiad wedi ei ddynodi’n goch.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Gwasanaethau Oedolion) ymhellach bod fframwaith rheoli perfformiad y Gwasanaeth ei hun yn mapio DPA yn fisol drwy gerdyn sgorio gwasanaeth sy’n ei alluogi i osod targedau  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Ystyried unrhyw wersi i’w tynnu o’r Llythyr sy’n berthnasol i’r gwasanaethau mae’r Cyngor yn eu darparu.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor lythyr blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2012/13 i Gyngor Sir Ynys Môn.

Awgrymodd y Cadeirydd y dylid gohirio ystyried y Llythyr Blynyddol hyd gyfarfod nesaf y Pwyllgor gyda chais i’r Swyddog Gofal Cwsmer ddarparu adroddiad eglurhaol ar y cwynion y cyfeirir atynt a’u cyd-destun. 

Penderfynwyd gohirio ystyried llythyr blynyddol yr Ombwdsmon hyd gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI:  Rheolwr Sgriwtini i gadarnhau’r trefniadau ar gyfer adrodd yn ôl i’r cyfarfod nesaf gyda’r Swyddog Gofal Cwsmer

Cyflwyno’r canlynol er gwybodaeth y Pwyllgor  –

·        Adroddiad ar weithgaredd 2012-13 mewn perthynas â threfniadau diogelu i oedolion sy’n agored i niwed 2012/13

·        Adroddiad monitro i Gomisiynydd y Gymraeg ar gyfer 2012-13

·         Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth (Gwasanaethau Oedolion) yn manylu ar weithgaredd diogelu oedolion am 2012/13 er gwybodaeth y Pwyllgor.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai unrhyw sylwadau a fyddai gan yr Aelodau ar gynnwys yr adroddiad yn cael eu hanfon ymlaen i’r Cyfarwyddwr Cymuned.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

·         Cafwyd adroddiad gan y Prif Weithredwr yn cynnwys Adroddiad Monitro Blynyddol 2012/13 i’r Comisiynydd Iaith Gymraeg, er gwybodaeth i’r Pwyllgor. 

Dywedodd y Rheolwr Polisi a Strategaeth wrth yr Aelodau bod yr adroddiad yn darparu trosolwg o iechyd y Cyngor fel corff corfforaethol yng nghyswllt yr Iaith Gymraeg.  Roedd yr adroddiad wedi ei lunio dan benawdau sy’n cyfateb i anghenion trefniadau adrodd yn ôl Comisiynydd yr Iaith Gymraeg.  Nododd y Swyddog y gall Aelodau’r Pwyllgor gyfeirio unrhyw faterion y maent hwy o’r farn sydd angen sylw i’r Grŵp Tasg Iaith, Grŵp yr oedd ei aelodaeth wedi ei adolygu yn dilyn yr etholiad lleol.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI