Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Derbyn diweddariad gan y Cadeirydd ynglyn ag unrhyw ddatblygiadau ers y cyfarfod blaenorol.

Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad i’r Aelodau ar y materion a ganlyn:

•  Ei fod wedi mynychu nifer o gyfarfodydd adolygu gwasanaeth ers y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf ac roedd wedi eu cael yn gyfarfodydd defnyddiol i baratoi ar gyfer yr ymgynghori ar osod Cyllideb 2015/16.

•  Bod sesiwn hyfforddi wedi ei drefnu i’r Aelodau gan y Dirprwy Brif Weithredwr ar destun Sgriwtini Gwerth Ychwanegol ar 24 Medi yn Adeilad Archifdy’r Cyngor.

•  Y bydd y Panel Canlyniad Sgriwtini Arbedion yn cyfarfod nesaf ar 24 Medi am 2:00 p.m.

•  Y bydd y Rheolwr Sgriwtini yn cysylltu â’r Aelodau ynglŷn â threfnu cyfarfod o’r Panel Canlyniad Sgriwtini Absenoldeb Salwch.  Cadarnhawyd y byddai Aelodau’r Panel yn cynnwys y Cynghorydd G.O. Jones fel Cadeirydd ynghyd â’r Cynghorwyr Jim Evans, Victor Hughes a Peter Rogers.

•  Soniodd y Cynghorydd Ann Griffith am y prif feysydd trafod yn y cyfarfod o’r Panel Rhiant Corfforaethol a gynhaliwyd ar 2 Mehefin, 2014 ac roedd y cofnodion o’r cyfarfod hwnnw wedi eu cyflwyno i’r cyfarfod o’r Pwyllgor Gwaith ar 14 Mehefin.

CAMAU’N CODI: Y Rheolwr Sgriwtini i drefnu cyfarfod cychwynnol o’r Panel Canlyniad Sgriwtini Absenoldeb Salwch.

Bydd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd  ar 1 Gorffennaf, 2014 yn cael eu cyflwyno i’w cadarnhau.

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 1 Gorffennaf 2014.

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol am Chwarter 1 2014/15.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor i’w ystyried gwybodaeth am berfformiad yn erbyn dangosyddion allweddol mewn perthynas â Rheoli Pobl, Rheolaeth Ariannol, Rheoli Perfformiad a Gwasanaeth Cwsmer ar ddiwedd Chwarter 1 2014/15 fel oedd wedi ei grynhoi yn y Cerdyn Sgorio Corfforaethol.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y broses a’r dangosyddion ar gyfer yr ail flwyddyn wedi eu mireinio yn dilyn ymgynghori gyda’r Uwch Dim Arweinyddiaeth a’r Pwyllgor Gwaith a’r Pwyllgor Gwaith Cysgodol. 

Rhoddodd yr Aelodau ystyriaeth i’r adroddiad a thynnu sylw at y materion canlynol fel rhai oedd angen eglurhad pellach:

•  Y tanberfformiad yng nghyswllt dangosyddion SCA/018b: y ganran o ofalwyr oedolion oedd wedi cael asesiad neu adolygiad o’u hanghenion yn ystod y flwyddyn a SCA/018c: y ganran o ofalwyr oedolion oedd wedi eu hasesu neu eu hail-asesu yn ystod y flwyddyn ac a gafodd wasanaeth.  Roedd y Pwyllgor yn bryderus am y dirywiad mewn perfformiad yn erbyn y ddau ddangosydd hyn ac awgrymwyd bod angen parhau i’w monitro yn ofalus er mwyn osgoi unrhyw ddirywiad pellach.

Roedd y Deilydd Portffolio Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol yn cydnabod bod y data perfformiad yn y ddau faes hwn yn siomedig ac roedd pwysau gwaith sylweddol wedi bod ar y tîm gwasanaeth.  Pwysleisiodd y Cyfarwyddwr Cymuned bod gwasanaethau i ofalwyr yn bwysig a bod Ynys Môn yn cael ei gydnabod fel awdurdod sy’n perfformio’n eithaf da yn y cyd-destun hwn.  Mae hwn yn faes lle mae’r tîm gwasanaeth wedi cynnwys ond un neu ddau unigolyn penodol yn delio â cheisiadau am asesiadau gan olygu bod unrhyw absenoldeb yn cael mwy o effaith ar y mesur o safbwynt yr asesiadau a wnaed.  Roedd y proses wedi cronni oherwydd materion yn ymwneud ag argaeledd staff i ddelio â'r gwaith.  Bydd Pennaeth y Gwasanaeth Oedolion yn adolygu’r system gyfan ynghyd â chysondeb y broses gofnodi ac y mae eisoes wedi dechrau ar y dasg honno.  Hefyd, targedau yw’r dangosyddion sy’n cael eu gosod yn lleol ac nid oedd yn bosibl cymharu tebyg at ei debyg mewn perthynas â siroedd eraill.  Felly os yw’r gofalwyr yn derbyn gwasanaeth y tu allan i system y Cyngor, yna ni fyddai hynny wedi ei gyfrif fel ymateb.  Felly mae yna nifer o ffactorau o fewn y broses sy’n egluro’r dirywiad mewn perfformiad yn y ddau faes hwn.

•  Y patrwm at i lawr yn y perfformiad o ran dangosydd SCC/43a mewn perthynas â chanran yr asesiadau craidd a gwblheir o fewn 35 diwrnod.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y dangosydd uchod yn un o dros 40 y gofynnir i’r Gwasanaethau Plant ymateb iddynt ar lefel Cymru gyfan.  Mae yna hefyd ddangosyddion lleol sydd wedi eu mabwysiadu.  Eglurodd y Swyddog beth oedd hanfod asesiad craidd yng nghyd-destun y Fframwaith Asesu ar gyfer Plant a Theuluoedd a’r hyn y mae’n ei olygu o ran adeiladu ar wybodaeth gychwynnol, yn ogystal â’r math o wybodaeth y mae’n ei ddarparu sy’n helpu gyda  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad monitro’r Gyllideb Gyfalaf am Chwarter 1 2014/15.

(Adroddiad a gyflwynywd i Bwyllgor Gwaith 8^ed Medi, 2014)

Cyflwynwyd adroddiad Pennaeth Dros Dro Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 ar y sefyllfa gyda’r gyllideb gyfalaf ar ddiwedd Chwarter 1 2014/15 i sylw’r Pwyllgor.  Roedd crynodeb o wariant yn erbyn y gyllideb hyd ddiwedd Mehefin 2014 ynghlwm fel Atodiad A.

Rhoddodd y Deilydd Portffolio Cyllid adroddiad ar y chwarter cyntaf a nododd bod gwariant ar gynlluniau cyffredinol hyd ddiwedd Mehefin yn £1.3m oedd yn cyfateb i 5.9% o’r holl gyllideb o gymharu  â £2.2m neu 13% am yr un cyfnod y flwyddyn ddiwethaf ac mai’r rheswm am hyn oedd oherwydd bod rhai o’r prosiectau ar gam cynnar iawn.  Tynnodd yr Aelod sylw’r Pwyllgor at sefyllfa yng nghyswllt derbynion cyfalaf fel oedd yn cael ei adlewyrchu yn adran 3.2 yr adroddiad ac a oedd yn sefyll ar £288k ar ddiwedd y chwarter cyntaf.  Fodd bynnag, roedd wedi cael ar ddeall gan y Deilydd Portffolio Eiddo bod disgwyl y ceir derbynion cyfalaf £700k yn yr ail chwarter a thua £500k yn y trydydd chwarter heb gynnwys incwm a ragwelir o werthu mân-ddaliad sylweddol yn yr wythnosau i ddod.  Felly roedd y rhagamcanion o safbwynt derbynion cyfalaf yn awgrymu sefyllfa fydd yn gwella o gymharu â’r flwyddyn ddiwethaf.

Rhoddodd yr aelodau ystyriaeth i’r adroddiad ac amlygwyd y materion canlynol ar y wybodaeth a gyflwynwyd:

•  Roedd pryder parhaol ynglŷn â’r diffyg mewn derbynion cyfalaf o werthiant y mân-ddaliadau ac awgrymwyd y byddai’n elwa o farchnata cadarnach a mwy rhagweithiol yn arbennig o ystyried pwysigrwydd a gwerth y portffolio o dir ac eiddo mân-ddaliadau.  Awgrymwyd na fyddai cyflogi un asiant i ddelio â gwerthiant mân-ddaliadau ar draws yr Ynys y trefniadau mwyaf effeithiol.  Awgrymwyd ymhellach y gallai’r amodau llym sydd yn aml ynghlwm wrth denantiaethau mân-ddaliadau fod yn tynnu oddi wrth eu gwerthu.  Pwysleisiwyd hefyd bod angen cwblhau’r broses werthu mân-ddaliadau yn gyflymach. 

Gofynnodd y Cadeirydd i’r Deilydd Portffolio Cyllid gyfeirio pryderon y Pwyllgor ar y mater hwn i’r Deilydd Portffolio Eiddo.

•  Tynnodd yr Aelodau sylw at y fformat adrodd ac i’r adrannau oedd heb eu cwblhau o fewn yr adroddiad.

   Dywedwyd wrth y Pwyllgor y bydd archwiliad corfforaethol o adroddiadau’n cael ei wneud er mwyn sicrhau eu bod yn gyflawn. 

Penderfynwyd nodi a derbyn eglurhad lliniaru’r Aelod Portffolio am fethu’r targedau gwariant yn erbyn y gyllideb gyfalaf hyd ddiwedd mis Mehefin, 2014.

CAMAU’N CODI:

   •  Y Pwyllgor i dracio’r dataganiad gan yr Aelod Portffolio Eiddo am y derbynion cyfalaf y disgwylir eu gwireddu - £700k yn Chwarter 2 a £500k yn Chwarter 3 heb gynnwys incwm a ragwelir o werthu mân-ddaliad sylweddol yn yr wythnosau i ddod.

   •  Y Rheolwr Sgriwtini i ganfod canlyniadau’r awdit corfforaethol o adroddiadau erbyn cyfarfod y Pwyllgor ym mis Ionawr.

Cyfwyno adroddiad monitro’r Gyllideb Refeniw am Chwarter 1 2014/15.

(Adroddiad a gyflwynywd i Bwyllgor Gwaith 8^ed Medi, 2014)

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Rheolwr Gwasanaethau Cyfrifo Gweithredol yn amlinellu’r sefyllfa ar wariant refeniw y Cyngor am chwarter cyntaf 2014/15 a hefyd ragamcan o’r sefyllfa am flwyddyn gyfan.

Dywedodd y Deilydd Portffolio mai’r sefyllfa ariannol a ragwelir yn gyffredinol yw gorwariant o £652k ac roedd yr amrywiaethau yn y gwasanaethau wedi eu nodi yn yr adroddiad.

Rhoddodd yr Aelodau ystyriaeth i’r adroddiad a cheisiwyd cael eglurhad pellach ynglŷn â’r materion a ganlyn:

•  Y gorwariant £482k oedd yn cael ei ragamcanu i’r Gwasanaeth Cyllid ac a oedd y patrwm hwn yn debygol o gael ei ailadrodd yn Chwarter 2.  Gwnaeth yr Aelodau sylwadau ar y diffyg nodiadau eglurhaol mewn perthynas â gorwariant / tanwariant y gwasanaeth oedd wedi ei nodi yn yr adroddiad ac roedd teimlad bod hynny’n rhwystro i’r ffigyrau gael eu sgriwtineiddio’n agos.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor y byddai adroddiad llawnach ar gael ar gyfer y chwarter nesaf yn dilyn trosglwyddo gwybodaeth i’r System Ledjer newydd.

Dywedodd y Deilydd Portffolio Cyllid bod adnoddau ychwanegol wedi eu defnyddio gan y Swyddogaeth Adnoddau i gefnogi’r broses o gau’r cyfrifon o fewn y cyfnod amser statudol, gyda hynny bellach wedi ei wneud yn llwyddiannus.  Yr amcan yw lleihau dibyniaeth ar gefnogaeth asiantaeth a thrwy bod y contractau penodol hynny’n dod i ben byddir yn ceisio recriwtio ar sail barhaol.  Tra bod staff asiantaeth o fewn y Swyddogaeth Adnoddau wedi gwneud cyfraniad gwerthfawr a phwysig i gwblhau’r cyfrifon, rhaid cael y nod yn awr o reoli’r gorwariant i rwystro i bethau waethygu ymhellach ac i roi ar droed gynllun gweithredu i gael gwared o’r diffyg tros gwrs y flwyddyn ac efallai y tu hwnt i hynny.

•  Awgrymwyd y dylai’r Awdurdod fod yn adolygu asedau y mae’n parhau i’w rhedeg ar golled a chyfeiriwyd at Glwb Golff Llangefni fel enghraifft o hynny.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod adroddiad yn amlinellu opsiynau yng nghyswllt Clwb Golff Llangefni yn cael ei baratoi a byddai ar gael fel rhan o’r broses ddemocrataidd yn y man.

•  Ynghlwm wrth y driniaeth o asedau, ailadroddodd Aelod y pryderon ynglŷn â’r agwedd tuag at werthu a marchnata’r portffolio mân-ddaliadau a dywedodd ei fod wedi dwyn hyn i sylw’r Prif Weithredwr.

Mewn ymateb dywedodd y Prif Weithredwr ei fod yn ymwybodol o’r oedi a all ddigwydd mewn cael gwared o asedau yn arbennig pan fo’r asedau hynny’n cael eu cyfrif yn rhai gwerthfawr gan gymunedau lleol.  O safbwynt marchnata’r portffolio mân-ddaliadau, bydd y gwasanaeth yn cael ei roi allan i dendr yn flynyddol gyda manylebau llym ynglŷn â’r gofynion a byddir yn dilyn proses dendro gystadleuol yn unol â Rheolau Gweithdrefn Contract y Cyngor.  Mae gan yr Awdurdod arbenigedd mewnol hefyd drwy’r Swyddog Prisio o ran sicrhau gwerth am arian a sicrhau bod eiddo yn cael eu rhoi ar y farchnad ar yr amser gorau posibl.

Awgrymodd y Cadeirydd – pan ddaw’r contract i ben efallai y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Ystyried cyfeiriad gan y Cynghorydd T Victor Hughes (llafar).

Rhoddwyd ystyriaeth i gais gan Aelod o’r Pwyllgor i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol graffu’r penderfyniad a wnaed i gau Parc Sglefrio Llangefni tu allan i Ganolfan Hamdden Plas Arthur.

Dywedodd y Cadeirydd mai’r farn oedd bod hwn yn fater rhy sylweddol i’w drafod o fewn y rhaglen heddiw ac felly cynigiodd y dylid galw cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor i roi sylw i’r mater.  Ehangodd y Rheolwr Sgriwtini ar y trefniadau ar gyfer y cyfarfod arfaethedig o ran y rhai fyddai’n cael eu gwahodd a darparu cefndir a dogfennau cefnogol fel y gallai’r Pwyllgor sgriwtineiddio’r mater mewn dyfnder ac y byddai’r holl wybodaeth ganddo i’w ddefnyddio.

Penderfynwyd y dylid galw pwyllgor arbennig o’r Pwyllgor hwn i ystyried y mater o gau Parc Sglefrio Llangefni ar ddyddiad ac amser i’w cadarnhau.

CAMAU’N CODI: Y Rheolwr Sgriwtini i gadarnhau dyddiad y cyfarfod arbennig ac i gyd-lynu trefniadau ynglŷn â gofyn i swyddogion fod yn bresennol a darparu dogfennau.

Cyflwyno’r Flaenraglen Waith.

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith Flynyddol y Pwyllgor hyd ddiwedd Mawrth 2015.  Roedd y Rhaglen Waith yn dangos nifer o newidiadau mewn eitemau a hynny wedi digwydd ers iddi gael ei gosod ar y cychwyn ym Mai 2014.  Nododd y Pwyllgor y newidiadau.

CAMAU’N CODI: Y Rheolwr Sgriwtini i ddiweddaru’r Flaen Raglen Waith.

Ystyried mabwysiadu'r canlynol: -

"Dan Adran 100 (A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitemau a ganlyn, oherwydd y posibilrwydd y  caiff gwybodaeth eithriedig ei rhyddhau fel y diffinnir hi yn Atodlen 12A y Ddeddf a'r Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm".

Penderfynwyd dan Adran 100 (A)(4) Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gyrru’r wasg a'r cyhoedd allan o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem a ganlyn, oherwydd y tebygrwydd y câi gwybodaeth ei rhyddhau a honno'n wybodaeth y gwna Atodlen 12A y Ddeddf eithriad ohoni fel y diffinnir y wybodaeth yn y Ddeddf ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm.

Cyflwyno adroddiad gan y Rheolwr Trawsnewid Strategol (Gofal Cymdeithasol i Oedolion).

(Mae hwn ar gyfer sgriwtini ac adborth cychwynnol, ac i roi amser i swyddogion ddarparu’r hyn fydd ei angen ar gyfer y cyfarfod o’r Pwyllgor Gwaith fis Hydref).

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad drafft cychwynnol yn rhoi’r ystyriaethau mewn perthynas â datblygu darpariaeth gofal ychwanegol yn Amlwch a Llangefni.

Bu’r Pwyllgor yn ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd ac yn trafod ymarferoldeb y cynigion gerbron a cheisiwyd cael eglurhad ar nifer o faterion ymarferol.  Pwysleisiodd yr Aelodau yr angen am i gyfleusterau gofal ychwanegol gael eu lleoli yn agos i drefi Amlwch a Llangefni er mwyn sicrhau y gallai eu defnyddwyr fwynhau manteision cymdeithasol y cymunedau hynny.

Penderfynwyd cefnogi’r cynigion oedd yn yr adroddiad fel sail i allu symud ymlaen gyda thrafodaethau yng nghyswllt datblygu’r ddarpariaeth gofal ychwanegol yn Amlwch a Llangefni.

CAMAU’N CODI: Rheolwr Trawsnewid Strategol (Gofal Cymdeithasol Oedolion) i gyflwyno adroddiad Cam 2 i gyfarfod y Pwyllgor a drefnwyd ar 14 Hydref, 2014.