Rhaglen a chofnodion

Yn absenoldeb y Cadeirydd, y Cynghorydd Douglas Fowlie, cafodd y cyfarfod ei gadeirio gan yr Is-gadeirydd, y Cynghorydd Dyfed Wyn Jones.  Etholwyd y Cynghorydd R. Llewelyn Jones yn Is-gadeirydd ar gyfer y cyfarfod hwn o’r Pwyllgor yn unig.

Croesawodd y Cadeirydd Mr Gwyndaf Parry i’w gyfarfod cyntaf o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol yn ei swydd fel y Rheolwr Cynllunio Perfformiad a Rhaglen Corfforaethol.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o fuddiant yn ystod y cyfarfod hwn.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod arbennig y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 13 Chwefror 2024.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 13 Chwefror 2024 a chadarnhawyd eu bod yn gywir yn amodol ar nodi bod y Cynghorydd Geraint Bebb yn bresennol yn ystod y cyfarfod hwnnw

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid, a oedd yn cynnwys y Cerdyn Sgorio ar gyfer Chwarter 3 2023/24, i’w ystyried gan y Pwyllgor. Mae’r cerdyn sgorio’n dangos safle’r Cyngor ar ddiwedd Chwarter 3 yn erbyn ei amcanion llesiant.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, yr Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer. Nododd mai dyma’r adroddiad chwarter tri mwyaf cadarnhaol ers cyflwyno’r cerdyn sgorio fel arf ar gyfer rheoli perfformiad.  Mae 91% o’r Dangosyddion Perfformiad yn perfformio yn uwch neu o fewn 5% i’r targed. Mewn perthynas â dangosyddion Rheoli Perfformiad yn benodol, mae 97% yn uwch neu o fewn 5% i’r targed. Dim ond un dangosydd sydd yn Goch ar y cerdyn sgorio. Mae rhai llwyddiannau nodedig  wedi’u hamlygu ym mharagraff 4.3 yn yr adroddiad ac mae’r Gwasanaethau Oedolion, Gwasanaethau Plant a Theuluoedd a’r Gwasanaethau Digartrefedd wedi perfformio’n dda yn ogystal, fel y nodir ym mharagraff 4.5 yn yr adroddiad.  Mae dangosyddion perfformiad rheoli gwastraff a dangosyddion gwasanaethau cynllunio i gyd yn dangos yn Wyrdd yn erbyn eu targedau. Nodir rhai meysydd sy’n tanberfformio yn ymwneud á nifer y ceisiadau rhyddid gwybodaeth sy’n derbyn ymateb o fewn yr amserlen, rheoli cwynion gan gwsmeriaid, yr amser a gymerir i ddarparu Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl a’r amser a gymerir i ailosod unedau llety. Mae perfformiad yn gysylltiedig â rheoli perfformiad hefyd yn is na’r targed a’r prif reswm am hynny yw absenoldebau salwch tymor hir. Mae’r pwysau ariannol a’r cynnydd yn y galw am wasanaeth hefyd yn peri risg barhaus.   Mae’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn monitro’r meysydd sy’n tanberfformio ac mae camau lliniarol / adferol yn cael eu rhoi ar waith i wella perfformiad yn y meysydd hyn, fel y nodir yn yr adroddiad.

Bu i’r Pwyllgor gydnabod y perfformiad cadarnhaol a’r cynnydd a diolchodd y Pwyllgor i bawb a gyfrannodd at y canlyniadau yn ystod Ch3. Wrth graffu ar yr adroddiad trafodwyd y materion a ganlyn –

·      Y mesurau lliniaru a roddwyd ar waith i atal dirywiad pellach o ran y dangosyddion sy’n Wyrdd ar y cerdyn sgorio ar hyn o bryd lle mae’r tuedd ar i lawr.

·      A yw cwynion yn cael eu defnyddio mewn modd cadarnhaol ac a yw gwersi’n cael eu dysgu er mwyn gwella prosesau ac ymarfer.

·      Y sefyllfa mewn perthynas â diwygio’r cerdyn sgorio i sicrhau ei fod yn cyd-fynd â Chynllun y Cyngor 2023-28 a’r amserlen ar gyfer rhoi’r cerdyn sgorio newydd ar waith.

Bu i’r Swyddogion a’r Aelodau Portffolio ymatebi i’r pwyntiau a godwyd fel a ganlyn –

·      Mewn perthynas â Dangosydd Perfformiad 10 (Canran y cleientiaid NERS yr oedd eu hiechyd wedi gwella wrth gwblhau’r rhaglen ymarfer corff) lle mae’r tuedd ar i lawr nodwyd bod cronfa ddata newydd wrthi’n cael ei rhoi ar waith a bod y gostyngiad oherwydd bod data’n cael ei gofnodi’n wahanol erbyn hyn. Fodd bynnag, oherwydd y newid yn y modd y caiff yr wybodaeth yma ei chasglu mae’n bosib na fydd y Dangosydd Perfformiad hwn yn cael ei gynnwys ar  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai, a oedd yn cynnwys diweddariad ar hynt adolygiad y Gwasanaethau Tai i Ddangosydd Perfformiad 28 (nifer y dyddiau calendr y mae’n ei gymryd ar gyfartaledd i ddarparu Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl), i’w ystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Nicola Roberts, yr Aelod Portffolio Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Newid Hinsawdd ar ran y Cynghorydd Gary Pritchard, yr Aelod Portffolio Gwasanaethau Plant, Ieuenctid a Thai, a oedd methu â bod yn bresennol oherwydd ymrwymiad arall yn gysylltiedig â’i ddyletswyddau fel aelod portffolio. Cyfeiriodd at ddatganiad a oedd wedi cael ei baratoi ymlaen llaw gan y Cynghorydd Gary Prichard a oedd yn cadarnhau ei fod ef â’r Pennaeth Gwasanaethau Tai wedi bod yn trafod Dangosydd Perfformiad Allweddol 28 ers tro oherwydd pryderon nad oedd y dangosydd yn cyrraedd y targed. Y ddau brif ffactor yw'r penderfyniad i gael gwared ar y prawf modd fel rhan o’r meini prawf cymhwystra ar gyfer Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl ar gyfer addasiadau hyd at £10,000, sydd wedi arwain at fwy o geisiadau, a diffyg contractwyr i wneud yr addasiadau.  Mewn ymgais i fynd i’r afael â’r mater olaf, cynhaliwyd digwyddiad “Cwrdd â’r Prynwr” ym mis Rhagfyr 2023. Daeth nifer o bobl i’r digwyddiad a derbyniwyd sawl datganiad o ddiddordeb. Er na chyrhaeddodd y dangosydd y targed yn Ch3 mae’r tuedd yn Wyrdd ac mae nifer y dyddiau calendr wedi gostwng.  Bydd y sefyllfa a’r data yn parhau i gael ei fonitro i sicrhau bod cynnydd yn cael ei wneud a bod y dangosydd yn symud i’r cyfeiriad cywir.

Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai'r cynnydd mewn ceisiadau am Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl a dywedodd bod achosion yn dod yn fwy cymhleth o ran natur yr addasiadau sydd eu hangen ac felly maent yn cymryd mwy o amser i’w cwblhau. Nid yw Llywodraeth Cymru’n canolbwyntio ar nifer y dyddiad a gymerir i ddarparu’r Grantiau erbyn hyn ac yn lle hynny mae’n canolbwyntio ar wariant ar addasiadau.  Mae’r Gwasanaethau Tai wedi bod yn casglu gwybodaeth am berfformiad awdurdodau eraill wrth ddarparu’r Grantiau fel y gall ddefnyddio’r wybodaeth fel meincnod i fesur ei berfformiad yn erbyn cynghorau eraill.

Bu i’r Pwyllgor drafod y materion a ganlyn –

·      Yr amserlen ar gyfer cwblhau adolygiad y Gwasanaethau Tai o Ddangosydd Perfformiad 28 a pha elfennau o’r gwaith sy’n weddill.

·      A yw cynghorau eraill yn cael yr un broblem wrth ddarparu’r Grantiau.

·      I ba raddau y mae angen datrysiad corfforaethol ar gyfer perfformiad yn erbyn Dangosydd Perfformiad 28.

Bu i’r Pennaeth Gwasanaethau Tai nodi’r canlynol –

·      Mae gwaith ar y gweill i adolygu a diwygio’r polisi a bydd polisi addasiadau newydd yn cael ei gyflwyno i’w gymeradwyo cyn diwedd y mis. Mae Cytundeb Lefel Gwasanaeth â’r cwmni sy’n gwasanaethu fel asiant wrthi’n cael ei gytuno’n ffurfiol fel rhan o’r broses. Bwriedir cynnal sesiwn hyfforddi ar gyfer Therapyddion Galwedigaethol yn y Gwasanaethau Cymdeithasol ym mis Ebrill fel eu bod yn ymwybodol o’r newidiadau i’r polisi.  Mae’r Gwasanaethau tai wedi dyrannu adnoddau gweinyddol ychwanegol i  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai, a oedd yn cynnwys Cynllun Busnes y Cyfrif Refeniw Tai (CRT) ar gyfer 2024 i 2054, i’w ystyried gan y Pwyllgor. Mae’r CRT yn nodi sut y caiff adnoddau eu gwario i gynnal, gwella a datblygu stoc dai’r Cyngor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Nicola Roberts, yr Aelod Portffolio Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Newid Hinsawdd, ar ran y Cynghorydd Gary Prichard, yr Aelod Portffolio Gwasanaethau Plant, Ieuenctid a Thai. Nodwyd bod y Cyngor yn gweithredu yn unol â Deddf Tai Cymru (2014) sy’n gosod dyletswydd statudol ar Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig yng Nghymru i ddarparu, cymryd cyfrifoldeb dros waith cynllunio ariannol a rheoli stoc dai’r Cyngor ac mae wedi ymrwymo i gyrraedd Safonau Ansawdd Tai Cymru (SATC) 2023. Mae’r Cyngor yn parhau i ddarparu tai o ansawdd i drigolion Ynys Môn ac mae ganddo 3,981 o dai yn ei feddiant. Mae’n mynd ati’n rhagweithiol i gynnwys tenantiaid er mwyn gwella’r gwasanaeth a’r ddarpariaeth.

Trafodwyd y pwyntiau a ganlyn gan y Pwyllgor –

·      Y dull ar gyfer dylunio stoc dai’r Cyngor ac i ba radau mae cymeriad a rhinweddau gweledol yn cael eu hystyried wrth ddatblygu tai cyngor newydd.

·      Fforddiadwyedd Cynllun Busnes y CRT yng nghyd-destun adnoddau sy’n prinhau. 

·      A oes modd i’r Cyngor gydweithio â mwy o Gymdeithasau Tai er mwyn darparu mwy o dai cyngor yn unol â’r cynllun 5 mlynedd. 

·      Y syniad y tu ôl i gynhyrchu Cynllun Busnes 30 mlynedd.

·      A yw’r flaenoriaeth i gyflawni Safon Ansawdd Tai Cymru 2023 yn gyraeddadwy.

·      Canran y tai cyngor sy’n addas ar gyfer yr 21ain ganrif.

Aeth y Pennaeth Gwasanaethau Tai a’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 ymlaen i nodi’r canlynol –

·      Mae gan y Cyngor raglen ar waith i gynyddu ei stoc dai a hoffai feddwl ei fod yn cefnogi dyluniadau o ansawdd dda a bod y stadau tai y mae’n helpu i’w datblygu  yn edrych yn ddeniadol. Cyfeiriwyd at y stad newydd yn Llanfachraeth fel enghraifft o ddatblygiad dymunol sy’n cyd-fynd â’r hyn sydd o’i gwmpas.

·      Nod Cynllun Busnes y CRT yw blaen gynllunio i sicrhau bod gan y Cyngor gynllun hyfyw ar gyfer ariannu ei stoc dai. Mae’n rhaid i’r Cyngor sicrhau ei fod yn cynhyrchu digon o elw drwy renti i’w alluogi i gyflawni’r blaenoriaethau sydd wedi’u nodi yn y Cynllun Busnes, yn cynnwys cynnal a chadw’r stoc bresennol i gyrraedd SATC a buddsoddi mewn tai cyngor newydd lle bo modd. Eglurodd y Swyddog Adran 151 y broses ar gyfer profi hyfywedd ariannol y Cynllun Busnes a’r ffactorau y mae’n rhaid eu hystyried, yn cynnwys modelu gwahanol opsiynau yn seiliedig ar bob math o ragdybiaethau yn ymwneud â chwyddiant, cynnydd mewn rhenti, cyfraddau llog a chostau. Tra bydd cronfa wrth gefn y CRT yn cael ei defnyddio i ddatblygu tai newydd, wrth i’r gronfa wrth gefn leihau rhagwelir y bydd rhaid benthyg arian ryw bryd yn y dyfodol ac os ydi’r costau’n dal i fod yn uchel bydd rhaid teilwra’r gyfradd ddatblygu yn unol â hynny. 

·      Mae’r Grant Tai  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo a oedd yn cynnwys y Cynllun Strategol Rheoli Asedau 2024 - 2029, i’w ystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, yr Aelod Portffolio Busnes  Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer  ar ran y Cynghorydd Dafydd Rhys Thomas, yr Aelod Portffolio Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo a oedd methu â bod yn bresennol oherwydd ymrwymiad arall yn gysylltiedig â’i ddyletswyddau fel aelod portffolio. Pwrpas y Cynllun Strategol Rheoli Asedau yw sicrhau bod gan y Cyngor bortffolio asedau sy'n gynaliadwy yn ariannol ac yn amgylcheddol, sydd wedi'i resymoli i fod yn addas i bwrpas ac sy’n ddiogel ar gyfer darparu gwasanaethau. Mae’r Cynllun yn nodi meysydd blaenoriaeth allweddol mewn perthynas ag addasrwydd, cynaliadwyedd, cydweithio, a data, ac mae’n nodi’r risgiau wrth ddarparu’r Cynllun ac yn amlinellu’r trefniadau llywodraethu ac atebolrwydd.

Cyfeiriodd y Pennaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo at y Cynllun fel cynllun corfforaethol sy’n cael ei arwain gan y Gwasanaeth Eiddo mewn cydweithrediad â gwasanaethau eraill o fewn y Cyngor sy’n gyfrifol am asedau megis ysgolion, canolfannau a chartrefi gofal. Nod y Cynllun yw sicrhau bod asedau’r Cyngor yn cael eu rheoli’n dda a’u bod yn addas i bwrpas er mwyn sicrhau arbedion effeithlonrwydd a chyfleoedd i resymoli eiddo fel bod adeiladau’r Cyngor yn gynaliadwy ac yn cyfrannu at ei ymrwymiad i ddatgarboneiddio a dod yn gyngor  sero net.  Mae’r Cyngor yn wynebu heriau rheolaeth asedau sylweddol ar hyn o bryd ar adeg pan fo cyllid cyfalaf yn brin ac mae hyn yn cael ei nodi yn y rhagair i’r Cynllun. Mae’n hanfodol bod data a gwybodaeth gywir a diweddar ar gael er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn gwneud penderfyniadau effeithiol ynglŷn â’i asedau ac yn cyflawni ei amcanion.

Aeth y Prif Swyddog Eiddo ac Asedau ymlaen i sôn mwy am y pedwar maes blaenoriaeth a’r hyn y maent yn ei olygu. Fe amlygodd yr asedau eang ac amrywiol sydd gan y Cyngor, y costau cynnal a chadw sylweddol a’r bwlch rhwng yr hyn yr hoffai’r Cyngor ei wneud a’r hyn y mae’n gallu ei wneud gyda’r adnoddau sydd ar gael iddo.

Mae’r prif bwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor fel a ganlyn –

·       A fyddai’n ddefnyddiol a phriodol pe byddai tabl asedau’r Cyngor yn cynnwys gwybodaeth ychwanegol ynglyn â gwerth pob ased, y gwaith cynnal a chadw sydd ei angen fel y gellir parhau i ddefnyddio’r ased a chost y gwaith hwnnw er mwyn i’r cyhoedd gael gwell dealltwriaeth o gostau rhedeg y Cyngor a’r gost o gynnal a chadw asedau.

·      Y trefniadau i fonitro cyrhaeddiad a mesur llwyddiant

·       Y cyfrifoldeb dros reoli a chynnal a chadw adeiladau rhestredig

Cynghorwyd y Pwyllgor ynglyn â’r canlynol –

·      Mae gwaith ar y gweill i gasglu a chrynhoi data i gael darlun gyflawn o asedau’r Cyngor. Fel y nodir yn y rhagair mae angen dros £300m o gyfalaf ar y Cyngor i’w alluogi i foderneiddio a diweddaru ei asedau fel y gall gyflawni ei amcanion strategol dros y 5 mlynedd nesaf.  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Sgriwtini, a oedd yn cynnwys Blaenraglen Waith y Pwyllgor hyd at Ebrill 2024, i’w ystyried gan y Pwyllgor. 

Wrth gyfeirio at gyfarfod nesaf y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ar 16 Ebrill 2024 cynghorodd y Rheolwr Sgriwtini bod y brif eitem ar y rhaglen (Asesiad o’r Farchnad Dai Leol) wedi’i aildrefnu ac felly argymhellir bod y Pwyllgor yn ystyried canslo’r cyfarfod. Cynigiwyd bod y Cadeirydd a’r Is-gadeirydd yn trafod aildrefnu’r eitem ynghyd â’r fersiwn ddiweddaraf o’r Blaen Raglen Waith ar gyfer 2024/25.

Penderfynwyd –

·      Cytuno’r fersiwn gyfredol o’r Flaenraglen Waith ar gyfer 2023/24 gan ganslo cyfarfod y Pwyllgor ar 16 Ebrill 2024.

·      Nodi’r cynnydd a wnaed hyd yma o ran gweithredu’r Flaenraglen Waith.