Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Bu i’r Cynghorydd Jackie Lewis ddatgan diddordeb personol pan drafodwyd eitem 5 oherwydd ei bod yn cael ei chyflogi gan Fenter Môn, menter y cyfeirir ati yn y Ddogfen Gyflawni.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol –

·      27 Chwefror 2024

·      12 Mawrth 2024

·      21 Mai 2024

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Chwefror, 2024, 12 Mawrth, 2024 a 21 Mai 2024 (ethol Cadeirydd ac Is-gadeirydd) a chadarnhawyd eu bod yn gywir

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid sy'n cynnwys y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 4 2023/24 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad cerdyn sgorio yn portreadu sefyllfa diwedd blwyddyn 2023/24 yn erbyn amcanion llesiant y Cyngor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer fel yr adroddiad cerdyn sgorio Ch4 â’r perfformiad gorau ers cyflwyno'r cerdyn sgorio fel adnodd rheoli perfformiad gyda 92% o'r dangosyddion perfformiad yn rhagori o 5% ar eu targedau ar gyfer y flwyddyn. Cyfeiriodd at enghreifftiau penodol o berfformiad nodedig gan gynnwys o fewn Gwasanaethau Oedolion, Gwasanaethau Plant a Theuluoedd a'r Gwasanaeth Digartrefedd lle'r oedd y perfformiad wedi cyrraedd neu ragori ar y targedau ar gyfer y flwyddyn. Roedd enghreifftiau eraill o berfformiad da i'w gweld mewn perthynas â chanran y disgyblion a aseswyd yn y Gymraeg ar ddiwedd y Cyfnod Sylfaen (100%), nifer yr eiddo a ddaeth yn ôl i ddefnydd (71 yn erbyn targed o 50) a'r rhaglen NERS lle'r oedd 81% o'r cleientiaid a oedd yn mynychu'r rhaglen yn teimlo ei bod wedi bod o fudd i'w hiechyd. Roedd dangosyddion Cynllunio a Rheoli Gwastraff hefyd wedi cyrraedd eu targedau. Mae'r adroddiad yn tynnu sylw at rai o'r heriau sy'n weddill o ran prosesu ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth ac ymateb iddynt, canran y rhai sy'n gadael Blwyddyn 11 sy'n cael eu hystyried yn NEET a'r nifer cyfartalog o ddiwrnodau a gymerir i ddarparu Grant Cyfleusterau i'r Anabl (DFG) lle nad oedd targedau wedi'u cyrraedd. Bydd y meysydd hyn yn cael eu monitro gan y Tîm Arweinyddiaeth i sicrhau gwelliannau i'r dyfodol.

Diolchodd y Pwyllgor i Swyddogion a staff am eu cyfraniad tuag at adroddiad cerdyn sgorio diwedd blwyddyn cadarnhaol a nododd yr Aelodau yr enghreifftiau o berfformiadau nodedig yn ystod y flwyddyn. Wrth graffu ar yr adroddiad dyma’r pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

• Tanberfformiad Dangosydd 3 (NEET) - roedd 4% yn is na'r targed ac yn ostyngiad o gymharu â pherfformiad y ddwy flynedd flaenorol. Gofynnwyd cwestiynau am y cyd-destun i'r dangosydd, y rhesymau dros fethu’r targed yn ogystal â'r mesurau lliniaru sydd yn eu lle i atal y gostyngiad a gwella'r perfformiad yn y maes hwn.
• Y trefniadau ar gyfer sicrhau bod dylanwad cadarnhaol ar y dangosyddion hynny lle mae'r perfformiad presennol ar y targed ond lle mae'r duedd ar i lawr.
• Perfformiad dangosydd 09 (canran yr ymatebion i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth o fewn yr amserlen) oedd yn 80%, sef 10% yn is na’r targed. Awgrymwyd dulliau posibl i wella perfformiad trwy ganolbwyntio ar ddatgelu rhagweithiol, eglurder a hygyrchedd, cyfathrebu ac adborth a thrafod ceisiadau sylfaenol yn effeithlon, a chyfeiriwyd at ddau gyhoeddiad fel ffynonellau gwybodaeth/astudiaethau achos y gellid edrych arnynt i wella'r ffordd yr ymdrinnir â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth ac i roi sylw i'r rhai sy’n dal heb eu hateb.
• Tanberfformiad parhaus dangosydd 28 (gwaith DFGs) a ph’un ai a yw'r ffaith nad yw contractwyr ar gael a chyfyngiadau cyllidebol yn effeithio ar y perfformiad. Gofynnwyd cwestiynau hefyd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid sy’n cynnwys adroddiad hunanasesu blynyddol y Cyngor ar gyfer 2023/24 i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer fel y trydydd adroddiad hunanasesu a baratowyd gan y Cyngor o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021. Mae'r adroddiad yn darparu sail dystiolaeth ar gyfer sut mae'r Cyngor wedi perfformio dros y flwyddyn gan ddefnyddio'r adnoddau sydd ar gael wrth reoli a lliniaru risgiau cysylltiedig. O'r saith maes allweddol y canolbwyntir arnynt yn yr hunanasesiad, asesir bod pedwar maes (cynllunio gwasanaethau, cynllunio ariannol, cynllunio'r gweithlu a rheoli perfformiad) yn rhagori ar ddisgwyliadau tra asesir bod tri maes (rheoli asedau, caffael a rheoli contractau, a rheoli risg ac archwilio) yn bodloni disgwyliadau. Yn ogystal â hyn, mae'r adroddiad yn nodi bod lle i wella a monitro sawl maes yn ystod 2024/25.

Wrth ystyried yr adroddiad, trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor –

• Y cynllun gweithredu a'r amserlenni i sicrhau gwelliant parhaus o ran rheoli asedau sy'n faes a asesir fel un sy'n bodloni disgwyliadau (melyn).
• P'un ai y gellir rhoi sicrwydd y bydd y tri maes allweddol a aseswyd fel rhai sy'n bodloni disgwyliadau yn parhau i wella.
• O ran caffael a rheoli contractau, gofynnwyd am eglurhad o'r contract cyfreithiol arbenigol gwerth £3m.

Ymatebodd swyddogion i'r pwyntiau a godwyd fel a ganlyn –

• Bod Cynllun Strategol Rheoli Asedau newydd ar gyfer 2024 i 2029 wedi'i gymeradwyo gan y Cyngor ym mis Mai 2024. Mae’n canolbwyntio ar bedwar maes blaenoriaeth allweddol mewn perthynas ag addasrwydd asedau'r Cyngor, cynaliadwyedd ei asedau, cydweithredu wrth gynllunio a rheoli asedau fel adnodd corfforaethol, a chynllunio asedau sy'n cael ei yrru gan ddata. Mae'r rhain yn nodi nifer o gamau i'w cymryd i wella trefniadau rheoli asedau'r Cyngor. Dyddiau cynnar yw hi o ran gweithredu'r Cynllun sy'n rhychwantu'r tymor canolig, ac mae'r amserlenni ar gyfer y camau a nodwyd yn cael eu pennu. Y flaenoriaeth yw sefydlu cronfa ddata gadarn o wybodaeth am asedau a fydd yn sbarduno camau dilynol yn y meysydd blaenoriaeth eraill.
• Bod arbenigwr caffael allanol yn edrych ar drefniadau caffael presennol y Cyngor i weld a yw’n barod ar gyfer y newidiadau sylweddol sydd i'w cyflwyno i drefn gaffael y sector cyhoeddus ym mis Hydref 2024 yn sgil y Ddeddf Gaffael newydd a fydd hefyd yn berthnasol yng Nghymru. Maent wedi datblygu cynllun gweithredu dwy flynedd ar gyfer gwelliannau sy'n canolbwyntio ar greu strategaeth gaffael newydd a'i hintegreiddio i gynlluniau gwasanaeth a’r drefn lywodraethu. Bydd rheoliadau newydd yn cael eu cynnwys yng Nghyfansoddiad y Cyngor, crëir llawlyfr caffael ar gyfer staff, diffinnir rolau a chyfrifoldebau, strwythur a sgiliau'r tîm Caffael, cesglir data ac adroddir ar berfformiad ar weithgarwch caffael. Gofynnwyd hefyd i’r arbenigwr caffael allanol ddarparu cymorth i gyflawni'r cynllun gweithredu.
• Bod rheoli risg sydd ar hyn bryd yn dod o fewn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cynnwys trefniadau ar gyfer adolygu cofrestri risg corfforaethol a gwasanaeth a sicrhau eu bod yn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid sy'n cynnwys y Ddogfen Gyflawni Flynyddol ar gyfer 2024/25 i'w hystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer fel un sy'n nodi ffrydiau gwaith allweddol y Cyngor ar gyfer 2024/25 a fydd yn cyfrannu at gyflawni amcanion strategol Cynllun y Cyngor 2023-2028.

Wrth ystyried cynnwys y Ddogfen Gyflawni Flynyddol, trafodwyd y canlynol gan y Pwyllgor –

• Y ffyrdd y mae'r Ddogfen Gyflawni arfaethedig yn cyd-fynd â Chynllun y Cyngor.
• Y rhesymeg dros osod targed i drochi 96 o ddisgyblion heb fawr ddim sgiliau Cymraeg neu ddim sgiliau Cymraeg drwy ganolfannau iaith.
• O ystyried ymestyn hawliau pleidleisio i bobl ifanc 16 oed yn y Senedd ac etholiadau lleol yng Nghymru ac ymrwymiad y Cyngor i sicrhau bod cyfleoedd i glywed lleisiau plant a phobl ifanc, y ffyrdd y mae'r Cyngor yn bwriadu ymgysylltu'n well â phobl ifanc mewn democratiaeth leol a defnyddio eu pleidlais, a ph’un ai a ddylai ysgolion fod yn addysgu pobl ifanc am wahanol ffurfiau, strwythur a datblygiad democratiaeth.
• Y risgiau a'r heriau wrth geisio cyflawni'r blaenoriaethau a bennwyd ar gyfer 2024/25.
• P'un a yw'r ymrwymiad i ddatblygu 30 o gartrefi newydd yn ddigon uchelgeisiol.
• Sut mae'r Cyngor yn bwriadu cyrraedd a dylanwadu ar gymunedau o ran ei uchelgeisiau newid hinsawdd.
• Y cyhoeddusrwydd a roddwyd i ddogfen Cytundeb Cyflawni Cynllun Datblygu Lleol Ynys Môn a’i ddosbarthiad/gylchrediad ar gyfer ymwybyddiaeth y cyhoedd.
• Yn wyneb arwyddocâd a phwysigrwydd strategol datblygu niwclear i economi'r Ynys ac ymhellach i ffwrdd, awgrymodd y Pwyllgor fod cyfeiriad penodol ac ar wahân ar gyfer Wylfa yn cael ei chynnwys o dan ymrwymiadau economaidd y Ddogfen Gyflawni, a chefnogwyd hynny. Yn yr un modd, awgrymodd y Pwyllgor fod cyfeiriad penodol at ymrwymiad y Cyngor i ymgysylltu â'r sector busnes hefyd yn cael ei gynnwys yn yr un rhan o'r Ddogfen, a chefnogwyd hynny.

Ymatebodd swyddogion i'r pwyntiau a godwyd fel a ganlyn –

• Bod y Ddogfen Gyflawni wedi'i llunio i gyd-fynd â blaenoriaethau strategol Cynllun y Cyngor ac yn cynnwys y gweithgareddau y bydd y Cyngor yn eu cyflawni yn 2024/25 a sut mae'r rheini'n adlewyrchu'r hyn y mae'r Cyngor wedi ymrwymo i'w gyflawni erbyn 2028 yng Nghynllun y Cyngor. Bydd perfformiad y Cyngor yn cael ei adolygu ar ddiwedd 2024/25 i asesu i ba raddau y mae wedi cyflawni ei amcanion ar gyfer y flwyddyn a sut mae'r rheini wedi cyfrannu tuag at wireddu blaenoriaethau Cynllun y Cyngor.

• Gofyn i Gyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc egluro sail y targed ar gyfer trochi 96 o ddisgyblion heb fawr ddim sgiliau Cymraeg neu ddim sgiliau Cymraeg drwy ganolfannau iaith a'r wybodaeth a ddosbarthwyd i aelodau'r Pwyllgor.
• Bod swyddog o fewn y Cyngor, sydd fel rhan o’i gyfrifoldebau, yn gyfrifol am hyrwyddo a thynnu sylw at bwysigrwydd pleidleisio ymhlith pobl ifanc 16 oed a bod rhaglen waith wedi'i datblygu i gefnogi'r gwaith hwnnw yn bennaf trwy’r rhwydweithiau presennol a thrwy gydweithio â'r colegau a dosbarthiadau chweched dosbarth  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Grwp Tasg a Gorffen Sgriwtini.

Cyflwynwyd adroddiad Grŵp Tasg a Gorffen Sgriwtini y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol i archwilio perfformiad dangosydd 29 (nifer cyfartalog y diwrnodau calendr a gymerwyd i osod uned llety sy’n rhai y mae modd eu gosod ac eithrio unedau Anodd eu Gosod) gyda'r bwriad o wella'r perfformiad i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad a chanfyddiadau'r Panel gan y Cynghorydd Ieuan Williams, Cadeirydd y Panel a roddodd drosolwg o gwmpas, methodoleg ac amcanion y Panel ynghyd â'i gasgliadau a'i argymhellion fel y manylir yn Atodiad 1 yr adroddiad. Roedd y Panel wedi gwneud pedwar argymhelliad i'r Pwyllgor Gwaith fel ffordd o wella'r perfformiad lleol yn erbyn Dangosydd Perfformiad Allweddol 29. Cyfeiriodd y Cynghorydd Ieuan Williams hefyd at y gwersi a ddysgwyd o'r prosiect tasg a gorffen a gofynnodd ai trefnu bod grŵp o'r math hwn cynnal ymarfer wedi’i gyfyngu o ran amser yw'r ffordd fwyaf effeithiol o ymchwilio i berfformiad. Awgrymwyd dulliau eraill posibl ar gyfer gwella’r gwaith a’r perfformiad.

Diolchodd y Pwyllgor i'r Panel am ei amser a'i waith ac i'r Swyddogion a adroddodd i'r Panel a'r rhai a gefnogodd y Panel i ymgymryd â’r dasg.

Ychwanegodd y Prif Weithredwr ei ddiolch am y gwaith a wnaed ac argymhellodd fân welliant i eiriad yr argymhelliad (1) i gynnwys cyfeiriad at y flwyddyn y byddai'r targed perfformiad yn berthnasol i'r perwyl bod y targed perfformiad lleol ar gyfer DPA 29 ar gyfer 2025/26 yn cael ei osod yn 35 diwrnod calendr i ailosod unedau llety y gellir eu gosod (ac eithrio unedau anodd eu gosod).

Penderfynwyd –

• Cymeradwyo adroddiad terfynol y Grŵp Tasg a Gorffen Sgriwtini ynghyd â'i brif ganfyddiadau a’r 4 argymhelliad unigol fel y manylir arnynt yn Atodiad 1 i'r adroddiad gyda'r gwelliant i eiriad argymhelliad (1) fel yr amlinellwyd.
• Cytuno bod yr adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno i'w gymeradwyo gan y Pwyllgor Gwaith.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Sgriwtini sy'n cynnwys Blaen Raglen Waith y Pwyllgor ar gyfer 2024/25 i'w hystyried.

Penderfynwyd cytuno ar fersiwn gyfredol y Blaen Raglen Waith ar gyfer 2024/25 fel y'i cyflwynwyd.