Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Y Cadeirydd i roi diweddariad ar unrhyw faterion sydd wedi codi ers cyfarfod balenorol y Pwyllgor.

Dywedodd y Cadeirydd wrth yr Aelodau ei fod wedi bod mewn cyfarfod o’r Fforwm Iaith Gymraeg yn ddiweddar a bod y fforwm bellach yn bwriadu llunio rhaglen o flaenoriaethau.  Mae cyfarfod o’r Gweithgor Iaith Mewnol hefyd ar y gweill.

Dywedodd y Cynghorydd Peter Rogers fod y cyfarfod cyntaf o’r Panel Gosod Tai wedi bod yn gynhyrchiol a bod nifer dda wedi mynychu a’i fod yn adlewyrchu dealltwriaeth dda o’r maes.  Rhaglennwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer mis Gorffennaf.

Bydd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 17 Ebrill, 2014 yn cael ei cyflwyno i’w cadarnhau.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod diwethaf o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 17 Ebrill 2014 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi o’r cofnodion –

•  Cadarnhaodd y Cadeirydd bod amseriad cyfarfodydd wedi ei godi yn y cyfarfod o’r Cyngor Sir a gynhaliwyd ar 8 Mai trwy rybudd o gynigiad a’i fod wedi ei gyfeirio i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd am sylw.

•  Mewn perthynas â’r cyfarfodydd adolygu gwasanaethau, dywedodd y Cadeirydd fod ganddo restr o naw o gyfarfodydd y byddai’n ei chylchredeg yn y cyfarfod hwn.  Gofynnodd i bob Aelod a oedd yn bresennol nodi, erbyn diwedd y cyfarfod hwn, o leiaf un cyfarfod adolygu gwasanaethau y byddent yn dymuno a/neu’n medru eu mynychu.  Dywedodd y Rheolydd Sgriwtini y byddai’r Aelodau yn cael budd o fynychu’r cyfarfodydd adolygu gwasanaethau gan y byddent yn rhoi iddynt ddealltwriaeth o sut mae’r meysydd gwasanaeth yn gweithio. Byddai’r wybodaeth honno wedyn yn hwyluso eu cyfrifoldebau yn y pen draw fel aelodau sgriwtini.

•  Cyfeiriodd y Cadeirydd at gyfarfod o’r Panel Sgriwtineiddio’r Gyllideb a drefnwyd ar gyfer prynhawn dydd Iau, 15 Mai gan nodi y byddai angen Aelod i gymryd lle’r Cynghorydd Jeff Evans nad oedd bellach yn aelod o’r Pwyllgor.

Enwebu un aelod o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol i wasanaethu ar y Panel Rhiantu Corfforaethol.

Cyflwynwyd, er sylw’r Pwyllgor, adroddiad gan y Rheolydd Sgriwtini mewn perthynas ag enwebu aelod o’r Pwyllgor hwn i wasanaethu ar y Panel Rhiant Corfforaethol.

Penderfynwyd ailbenodi’r Cynghorydd Ann Griffith i wasanaethu ar y Panel Rhiant Corfforaethol.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai ynglyn â’r adolygiad o’r Uned Cynnal a Chadw Adeiladau.

Cyflwynwyd i’w ystyried ac ar gyfer sylwadau, adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Tai mewn perthynas â dyfodol yr Uned Cynnal Adeiladau yn y Gwasanaeth Tai (UCA) (y DLO gynt).  Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am yr adolygiad a wnaed o’r UCA a’r opsiynau ynghylch modelau gwasanaeth posib y gellid eu mabwysiadu, ynghyd â gwerthusiad manwl gan Solutions for Housing o’u manteision a’u hanfanteision; cynnydd yn erbyn cynlluniau gweithredu gwasanaeth cyfredol; Cynllun Busnes Tymor Canol ar gyfer y Gwasanaeth Trwsio ac Achos Busnes ar gyfer y model a ffefrir, sef cadw’r gwasanaeth yn fewnol, ynghyd â chrynodeb o’r ymgynghoriad a wnaed gyda thenantiaid ynghylch y newidiadau arfaethedig i’r gwasanaeth trwsio a chynnal.

Cafwyd cyflwyniad gweledol gan y Pennaeth Gwasanaethau Tai a oedd yn canolbwyntio ar y pwyntiau allweddol i’w hystyried.

Rhoddodd yr Aelodau sylw gofalus i’r wybodaeth a gyflwynwyd yn weledol a’r wybodaeth yn yr adroddiad ysgrifenedig.  Yn y drafodaeth helaeth a gafwyd wedyn codwyd y materion isod fel rhai yr oeddent yn dymuno rhagor o eglurhad arnynt.

•Mynegwyd pryder fod hysbyseb ddiweddar am swydd Rheolydd Trosiannol ar gyfer y Gwasanaeth Trwsio, ac yn enwedig y fanyleb ar gyfer y swydd honno, yn cymryd yn ganiataol, fe ymddengys, y byddai’r opsiwn a argymhellir yn cael ei gymeradwyo a bod y camau a gymerwyd yn rhoi’r agraff bod y mater hwn wedi ei benderfynu ymlaen llaw cyn iddo gael ei gymeradwyo’n ddemocrataidd.  Awgrymwyd bod hynny’n tanseilio prosesau llywodraethiant yr Awdurdod mai Aelodau ddylai yrru materion ac nid Swyddogion.  Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai trwy ddweud mai profi’r farchnad oedd hi wrth gyhoeddi’r hysbyseb ac y byddai angen Rheolydd i lenwi’r swydd wag yn sgil ymadawiad y swyddog blaenorol waeth pa opsiwn y penderfynir ei weithredu.

•Er yn cydnabod yr angen i edrych yn ofalus ar effeithlonrwydd y gwasanaeth trwsio, roedd pryderon am ddiswyddiadau posib a’r posibilrwydd y byddai’r £250K a ragwelir fel arbedion trawsnewid yn mynd ar gostau diswyddo.  Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai nad oedd strwythur staffio wedi ei gwblhau hyd yma a’i fod yn anochel y byddai arbedion yn sgil cyfuno swyddi.  Fodd bynnag, bydd unrhyw gostau diswyddo yn sgil hynny yn cael eu talu o’r Cyfrif Refeniw Tai a bydd arbedion eraill yn cael eu cynhyrchu yn sgil rhedeg gwasanaeth yn fwy effeithlon.

•Cyfeiriwyd at wahanol fathau o gontractau a nodwyd fel rhai posib dan opsiwn 2.1.3 - allanoli ochr y contractwr yn unig i gontractwr allanol, fel y fformat modern ar gyfer dyrannu gwaith sy’n tynnu cyfrifoldebau ar y safle oddi ar y cleient, ac awgrymwyd nad oedd yr opsiwn 2.1.2 a ffefrir yn ymgorffori’r trefniadau hyn yn ddigonol.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai bod yr elfennau contract hyn yn dechrau cael eu cyflwyno a’u gweithredu a bod gwaith wedi ei wneud yn y cyswllt hwn.  Y bwriad yw y bydd y prosiect trawsnewid ar gyfer yr UCA yn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorfwrdd Corfforaethol ar ddiwedd Chwarter 4 2013/14.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolydd Rhaglen a Chynllunio Busnes a oedd yn nodi’r sefyllfa mewn perthynas â pherfformiad yn erbyn dangosyddion allweddol yn y meysydd Rheoli Pobl, Rheoli Perfformiad a Gwasanaethau Cwsmer ar ddiwedd Chwarter 4 2013/14 fel y crynhowyd hynny yn y Cerdyn Sgorio Corfforaethol.

Adroddodd y Rheolydd Rhaglen a Chynllunio Busnes i’r Pwyllgor ar welliannau a / neu ddirywiad mewn perfformiad o gymharu â’r chwarter blaenorol a, lle 'roedd hynny’n berthnasol, o gymharu â’r sefyllfa ar ddiwedd blwyddyn 2012/13.  Tynnodd sylw hefyd at y camau cywiro / lliniarol a oedd wedi cyfrannu at y cynnydd.  Gwnaed sylwadau hefyd ar y perfformiad corfforaethol o gymharu â’r dangosyddion cenedlaethol lle 'roedd hynny’n berthnasol.

Yn y drafodaeth ddilynol cyflwynodd yr Aelodau sylwadau ar y materion a ganlyn –

•  Diffyg gwybodaeth ariannol ar gyfer Chwarter 4 - cadarnhaodd y Rheolwr Rhaglen a Chynllunio busnes fod trafodaethau a gwaith yn digwydd o ran gwireddu’r gofyn bod raid adrodd ar y flwyddyn gyfredol.

•  Bwriadau o ran adolygu’r dangosyddion ar gyfer 2014/15 – cadarnhaodd y Rheolwr Rhaglen a Chynllunio Busnes fod Cerdyn Sgorio’n cael ei fireinio ar gyfer adrodd ar y flwyddyn gyfredol a bod gwaith wedi cychwyn i nodi dangosyddion ar gyfer eu tracio.  Cynhelir gweithdai yn y pythefnos nesaf i ddwyn sylw at y dangosyddion mwyaf arwyddocaol.

•  Absenoldeb salwch a’r tanberfformiad mewn perthynas â chynnal cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith.  O gofio bod cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith wedi eu nodi fel teclyn i reoli absenoldeb salwch pwysleisiwyd y disgwylir i’r perfformiad yn erbyn y dangosydd hwn fod yn 100%.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cymuned adroddiad yn benodol ar berfformiad mewn perthynas â’r Gwasanaethau Oedolion, a chan gyfeirio at y ganran o ofalwyr oedolion a gafodd adolygiad / asesiad o’u hanghenion.  Dywedodd bod yr Adran yn uchelgeisiol iawn o ran ei wasanaethau a dangosyddion i ofalwyr a gellir cymryd sicrwydd o’r ffaith ei fod yn perfformio’n sylweddol well yn hyn o beth na’r norm yn genedlaethol.  Mae’r broses yn cael ei hadolygu.  Bu rhaglenni hefyd yn parhau drwy gydol y flwyddyn gyda grwpiau gofalwyr i adolygu’r mathau o wasanaethau y mae defnyddwyr eu hangen ac a fwriadwyd i ychwanegu gwerth.  O ran absenoldeb salwch cadarnhaodd bod rheolwyr ar draws yr Adran wedi cael cais i adolygu a mireinio trefniadau absenoldeb salwch er mwyn cael cysondeb drwy’r Adran gyfan.  Bu mewnbwn y cydlynwr absenoldeb salwch corfforaethol o ran hwyluso’r adroddiadau a gwybodaeth i reolwyr yn hynod o werthfawr.  Roedd yn rhagweld y byddai ffigyrau perfformiad gwell yn y dangosyddion hyn y flwyddyn nesaf.

Dywedodd y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) y bu gwelliant o bron i 15% mewn lefelau absenoldeb salwch erbyn diwedd y flwyddyn ariannol o gymharu â data cyfatebol yn 2012/13 oedd yn golygu 2.28 dydd ar gyfer pob Gweithiwr Amser Llawn cyfartaleddog.  Roedd y perfformiad gyda chynnal cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith hefyd wedi gwella gyda’r ganran yn cynyddu o 34% (Ch1)  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Dysgu Gydol Oes.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Cyfarwyddwr Dysgu Gydol Oes yn nodi’r ffyrdd y mae gofynion mewn perthynas â diogelu plant yn cael eu bodloni o fewn ysgolion yr Awdurdod ynghyd â chynlluniau ar gyfer hyfforddiant parhaol yn y maes hwn.

Ystyriodd Aelodau’r Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a cheisiwyd cael eglurhad o rai materion mewn perthynas â’r data o safbwynt digwyddiadau o fwlio a’r mathau o fwlio a gwaith siecio DGD, ac ymatebodd y Swyddog Ysgolion Uwchradd i’r pwyntiau hynny.  Pwysleisiwyd y pwysigrwydd o sicrhau bod y tair ysgol gynradd nad oeddent eto wedi dychwelyd yr Adroddiad Blynyddol ar ddiogelu i’r Corff Llywodraethol yn gwneud hynny er mwyn cael sicrwydd nad oedd unrhyw faterion diogelu allai godi.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno adroddiad Pennaeth Gwasanaethau’r Amgylchedd a Thechnegol.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Amgylchedd a Thechnegol) mewn ymateb i gais parhaol gan y Cynghorydd Peter Rogers ac a sancsiynwyd gan y Pwyllgor, am adolygiad sgriwtini o gau’r B4419 ym Mhentre Berw ym mis Tachwedd 2013 a Llangaffo yn Rhagfyr 2006/Ionawr 2007 ar “sail gwersi i’w dysgu”. 

Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaeth (Amgylchedd a Thechnegol) grynodeb o gynnwys yr adroddiad a chyfeiriodd at natur y ddau ddigwyddiad, y gwaith a olygodd hynny a sut y gwnaed y gwaith hwnnw, y cyswllt a fu gyda phartïon eraill lle'r oedd hynny’n berthnasol a’r cyfathrebu a wnaed gyda’r gymuned drwy gyfryngau cymdeithasol gyda hynny wedi bod yn llwyddiannus iawn, ynghyd â’r costau adfer i’r Awdurdod.  Rhoddwyd cyflwyniad gweledol hefyd i’r Pwyllgor oedd yn dangos y gwaith a wnaed ym Mhentre Berw wedi’i gwlfert ddisgyn a’r amgylchedd y gwnaed y gwaith ynddo.  Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth (Amgylchedd a Thechnegol) mai’r blaenoriaethau oedd diogelwch, cwblhau’r gwaith cyn gyflymed â phosibl, yn cael ei ddilyn gan y costau a chadarnhaodd y byddai’n delio â’r mater mewn dull tebyg i’r hyn a wnaed pe bai’r un sefyllfa’n digwydd eto.

Dywedodd yr Aelod ei fod wedi gofyn am i’r mater o gau’r ffyrdd gael eu sgriwtineiddio am y rhesymau a ganlyn –

•  Yr effaith niweidiol a gafodd cau’r ffordd am gyfnod gweddol hir o amser ar fusnes y pentref a gollodd hyd at £200 y dydd mewn refeniw a’r anghyfleuster i’r gymuned gyfan oherwydd y tripiau dargyfeirio yr oedd yn rhaid i breswylwyr ei wneud i gael mynediad.

•  Cafodd y rhwystrau ffordd eu symud yng nghanol y nos gan rai nad oedd ganddynt awdurdod i wneud hynny.

•  Nad oedd gwersi wedi eu dysgu pan gaewyd y ffordd yn Llangaffo yn 2006/07 o ran ymgynghori ar gau’r ffordd a pha mor hir y byddai hynny’n parhau.

•  Gosod system un ffordd a gafodd ganlyniadau difrifol wedi hynny.

•  Costau’r gwaith i’r Awdurdod Priffyrdd oherwydd y dull y cafodd ei wneud a hefyd arwyddion a gollwyd.

•  A allai’r digwyddiad ym Mhentre Berw fod wedi cael ei drin mewn ffordd wahanol fyddai wedi lleihau’r tarfu a lleihau’r costau.  Awgrymwyd y gellid bod wedi gwneud arolwg camera i asesu maint y difrod ac os yn bosibl, fe allai’r darnau fod wedi cael eu clirio er mwyn caniatáu rhoi darn o beipen i mewn fel cwrs canolog fel y gallai contractwr mawr wedyn ddelio â’r mater mewn ychydig ddiwrnodiau.  Awgrymwyd bod angen dysgu gwersi o ran agwedd a phe bai digwyddiad tebyg yn digwydd eto fe ddylid ystyried cynnal arolwg priodol o’r difrod i asesu a ellid ei reoli dros dro cyn cyflogi contractwr mawr i ddatrys y broblem yn sydyn.

•  Y gwersi y gellid eu dysgu hefyd mewn perthynas â gofal y cwsmer.  Er enghraifft, roedd yr oedi a’r dryswch ynglŷn ag agor y ffordd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

Cyflwyno’r Blaenrhaglen Waith.

Cyflwynwyd fersiwn gyfredol y Flaenraglen waith a’i nodi.

Tynnodd y Rheolwr Sgriwtini sylw at y canlynol –

•  Cyfarfod o’r Panel Sgriwtini Cyllideb am 2 p.m. Dydd Iau 15 Mai, 2014

•  Pwysau ar y Flaenraglen Waith o ran capasiti.

•  Cyfarfod o Gadeiryddion/Is-Gadeiryddion y pwyllgorau sgriwtini gyda’r Dirprwy Brif Weithredwr i ystyried gwell integreiddiad o Flaenraglenni Gwaith y Pwyllgor Gwaith a Sgriwtini ac i edrych ar ffyrdd o gael gwared o ddyblygu gwaith gan Aelodau a Swyddogion.

DIM CAMAU PELLACH YN CODI