Rhaglen a chofnodion

Rhoddodd y Cadeirydd groeso i bawb oedd yn bresennol i’r cyfarfod ac estynnodd groeso arbennig i’r Cynghorydd Jim Evans oedd yn y cyfarfod ar ôl cyfnod o anhwylder.

Derbyn unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cadeirydd y Pwyllgor i roi diweddariad.

Cyfeiriodd y Cadeirydd ar y materion a ganlyn –

•  Y byddai ef a’r Rheolwr Sgriwtini a’r Swyddog Sgriwtini yn mynychu cynhadledd (Llawer o Ddwylo - Rhannu Atebolrwydd Cyhoeddus yng Nghymru) yn Llandrindod Ddydd Gwener 27 Mawrth 2015 a byddai’n adrodd yn ôl i’r Pwyllgor yn dilyn hynny ar sylwedd y gynhadledd.

•  Sgriwtini’r Gyllideb.  Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn siomedig bod yr adroddiad Sgriwtini Cyllideb a luniwyd i adlewyrchu gwerthusiad y Pwyllgor hwn o gynigion Cyllideb 2015/16 y Pwyllgor Gwaith o’i gyfarfodydd ar 3 a 10 Chwefror fel rhan o’r broses ymgynghori ar y Gyllideb ( oedd wedi eu cylchredeg i Aelodau’r Pwyllgor) heb ei gyflwyno i gyfarfod Cyllideb y Pwyllgor Gwaith ar 16 Chwefror.  Nid oedd y wybodaeth a gyflwynwyd i’r cyfarfod hwnnw yn ei farn ef ond wedi rhoi yn rhannol safbwyntiau’r Pwyllgor ynglŷn â’r cynigion ac nid oedd yn adlewyrchiad llawn o atborth a chyfraniad y Pwyllgor.  Cyfeiriodd at yr amserlen ar gyfer adrodd yn arwain i fyny at gyfarfod y Pwyllgor Gwaith ar 16 Chwefror a’r materion oedd wedi codi o’r cyfarfod hwnnw, a materion eraill ar wahân i’r rheini a oedd wedi arwain at beidio â chyflwyno’r adroddiad Sgriwtini Cyllideb gwreiddiol.  Fodd bynnag, roedd wedi cael cyfle i annerch y Pwyllgor Gwaith ar 16 Chwefror ac roedd wedi cyfleu prif neges yr adroddiad gwreiddiol i’r cyfarfod hwnnw a hefyd sylwadau’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol mewn perthynas â chynigion Cyllideb 2015/16.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth Adnoddau a Swyddog 151 Dros Dro.

Cyflwynwyd er ystyriaeth a sylwadau’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn nodi’r dyledion dros £5,000 oedd yn cael eu hargymell ar gyfer eu dileu.  Ynghlwm yn Atodiadau B, C a CH roedd dadansoddiad o werth y dyledion a godwyd, yr hyn oedd wedi cael ei gasglu a hefyd y dyledion fyddai’n cael eu dileu ar gyfer amrywiol Gredydwyr, Treth Gyngor a Threthi Busnes.

Dywedodd y Deilydd Portffolio Cyllid ei fod yn credu ei bod yn briodol y dylai’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol werthuso a ellid dysgu gwersi o restr yr Awdurdod o ddyledwyr yn nhermau rheoli dyledion yn y dyfodol cyn i’r dyledion hynny gael eu dileu gan y Deilydd Portffolio Cyllid a’r Swyddog Adran 151 o dan eu pwerau dirprwyedig, ac yn ddelfrydol byddai’r dasg honno wedi ei chwblhau erbyn diwedd y mis.

Mewn ymateb i sylw a wnaed gan y Cadeirydd nad oedd wedi deall bod yn rhaid gwneud penderfyniad i ddileu’r dyledion erbyn mis Ebrill ac y byddai hynny’n ei gwneud yn anymarferol i’r Pwyllgor ddilyn y cwrs gweithredu yr oedd wedi ei fwriadu ac a gytunwyd yn y cyfarfod briffio cyn y cyfarfod i sefydlu panel i sgriwtineiddio’r dyledion mewn manylder, cadarnhaodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro y byddai’n well pe bai’r dyledion yn cael eu dileu erbyn yr amser hwnnw fel y gellir gwneud cyfrif amdanynt yn y datganiad cyfrifon am y flwyddyn ariannol gyfredol.  Tra bod sefydlu panel i ystyried dileu dyledion a rheoli dyled yn rhywbeth rhesymol iawn, roedd cynnig ei fod hefyd yn ystyried y dyledion unigol cyn iddynt gael eu dileu yn rhywbeth allai fod yn fwy problemus gan ei fod yn golygu y byddai’n rhaid i’r dyledion hynny, pe na chaent eu dileu erbyn 31 Mawrth orfod cael eu cario fel dyledion heb eu casglu ar y fantolen ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Yn y drafodaeth a dilynodd ar yr adroddiad, fe wnaed y pwyntiau cyffredinol a ganlyn  –

•  Nododd y Pwyllgor na fyddai unrhyw bwrpas buddiol iddo ystyried mewn manylder y dyledion yr oedd eu hadennill erbyn hyn wedi ei wahardd drwy statud ac fe ddylai felly gyfyngu ei sylw i’r dyledion gweddilliol oedd ar y rhestr.

•  Yr oedd y Pwyllgor yn siomedig bod cyrff cyhoeddus wedi eu cynnwys ar y rhestr o ddyledwyr.

•  Roedd y Pwyllgor yn bryderus gydag oed rhai o’r dyledion ar y rhestr a hefyd hyd yr amser yr oeddent wedi parhau ar gofnodiadau’r Cyngor a hynny’n dangos diffyg gweithredu ar ran yr Awdurdod drwy iddo beidio â delio â hwy naill ai drwy broses gyfreithiol neu fel arall wrth eu dileu.

•  Roedd y Pwyllgor hefyd yn bryderus gyda nifer o enghreifftiau o ddiffyg gweithredu ac/neu oedi gyda gweithredu ar ran y Cyngor a hynny wedi golygu methiant i adennill dyled pryd y gallai ei hadennill fod wedi bod yn bosibl pe bai camau priodol  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad monitro’r  Gyllideb Refeniw am Chwarter 3 2014/15.

(Adroddiad i gyfarfod 16 Chwefror, 2015 y Pwyllgor Gwaith)

Cyflwynwyd i ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro mewn perthynas â sefyllfa’r Gyllideb Refeniw ar ddiwedd Chwarter 3 2014/15.

Cynigiodd y Cadeirydd, a chytunwyd, bod yr eitem hon a’r ddwy eitem oedd i ddilyn ar y rhaglen h.y. Eitem 4 - Monitro’r Gyllideb - Cyllideb Gyfalaf Chwarter 3 2014/15, ac Eitem 5 - Rheoli Perfformiad - Cerdyn Sgorio Corfforaethol Chwarter 3 2014/15 yn cael eu hystyried ar y cyd fel cyfres o ddata perfformiad ar gyfer Chwarter 3 2014/15.

Nododd y Pwyllgor bod y tri adroddiad wedi’u cyflwyno a’u hystyried gan y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 16 Chwefror ac roedd y Pwyllgor yn teimlo bod hynny’n anorfod wedi mynd â’r min oddi ar unrhyw faterion y byddai’n dymuno eu hamlygu neu sylwadau y byddai’n dymuno eu gwneud gan y byddai’n rhy hwyr.  Ceisiodd y Pwyllgor sefydlu pam yr oedd y drefn o adrodd yn ôl wedi torri i lawr yn Chwarter 3 o ran peri bod y wybodaeth angenrheidiol ar gael i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ar yr amser iawn fel y gallai roi mewnbwn cyn cyflwyno’r wybodaeth i’r Pwyllgor Gwaith.

Awgrymodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod y canolbwyntio ymdrechion a fu i geisio cwblhau cyllideb statudol 2015/16 wedi bod yn ffactor yn oedi cyflwyno’r data perfformiad Chwarter 3 i gyfarfod 10ed Chwefror o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol.  Rhoddodd sicrwydd y byddai’r Gwasanaeth Cyllid yn gwneud ei orau i gynhyrchu adroddiadau yn unol â gofynion y Pwyllgor a dywedodd hefyd bod ystyriaeth wedi ei rhoi i newid y patrwm o adroddiadau misol ar y gyllideb fel y ceir llif mwy aml o wybodaeth gyllidebol pan fydd y system ar ei thraed. 

Dywedodd y Rheolwr Sgriwtini bod y drefn adrodd wedi’i chytuno ar ddechrau’r flwyddyn ddinesig ac wedi’i hymgorffori yn rhaglen waith y Pwyllgor ym Mai 2014.  Fodd bynnag, yn ystod cyfnod Chwarter 3, roedd swm sylweddol o waith paratoadol ychwanegol ar gyfer yr Asesiad Corfforaethol wedi ei wneud gan y Rheolwr Cynllunio Rhaglen a Busnes ac roedd llithriad gyda chyflwyno adroddiadau i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth gyda hynny’n golygu bod yr adroddiadau hynny wedyn wedi colli’r dyddiad cyhoeddi rhaglen ar gyfer cyfarfod 10ed Chwefror o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol.

Nododd y Pwyllgor yr esboniadau a roddwyd fel rheswm dros fethu’r dyddiadau cau ar gyfer ei gyfarfod ar 10ed Chwefror ac fe wnaed y pwyntiau a ganlyn –

•  O ystyried bod y drefn o adrodd yn ôl ar berfformiad wedi’i sefydlu a’i chytuno a’i bod yn wybyddus a’i bod wedi ei dogfennu a’i hatgyfnerthu drwy Flaenraglen waith y Pwyllgor, roedd y Pwyllgor yn siomedig nad oedd y data perfformiad cynlluniedig ar gael ar gyfer ei gyfarfod mis Chwefror.

•  Yn ogystal â dal y Pwyllgor Gwaith i gyfrif am benderfyniadau a wnaed, roedd cyfrifoldebau sgriwtini hefyd yn golygu cyfrannu’n rhagweithiol i faterion cyn iddynt gael eu hystyried / cwblhau gan y Pwyllgor Gwaith, ac er mwyn gallu  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Penderfynwyd o Dan Adran 100 (A)(4) Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gyrru’r wasg a'r cyhoedd allan o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem a ganlyn, oherwydd y tebygrwydd y câi gwybodaeth ei rhyddhau a honno'n wybodaeth y gwna Atodlen 12A y Ddeddf eithriad ohoni fel y diffinnir y wybodaeth yn y Ddeddf ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm.

Cyflwyno adroddiad y Panel Canlyniad Sgriwtini ac atodiadau perthnasol.

Cynigiodd y Cadeirydd, ac fe gytunwyd y gellid cyplu ystyried yr eitem hon ag eitem 10 ar y rhaglen – Panel Canlyniad Sgriwtini: Arbedion Effeithlonrwydd.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor Adroddiadau’r Panel Canlyniad Sgriwtini – Absenoldeb Salwch ac adroddiad y Panel Canlyniad Sgriwtini: Arbedion Effeithlonrwydd a hefyd sylw’r Swyddog ar gynnwys y ddau adroddiad fel atodiadau iddynt.

Eglurodd y Cadeirydd bod y broses o gyflwyno adroddiadau’r ddau Banel Canlyniad Sgriwtini i’r Pwyllgor Gwaith wedi’i hoedi hyd nes y gellid gwirio a chytuno ar eu cynnwys a bod yr adroddiadau yn awr wedi eu hamserlennu i’w cyflwyno i gyfarfod mis Ebrill o'r Pwyllgor Gwaith.  Roedd yr adroddiadau drafft wedi’u cymeradwyo gan y Pwyllgor hwn yn ei gyfarfod ar 13 Ionawr 2015.

Rhoddodd y Prif Weithredwr, y Pennaeth Adnoddau Dros Dro ac yn achos adroddiad y Panel Canlyniad Sgriwtini ar Absenoldeb Salwch, y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) eu safbwyntiau proffesiynol hwy ar yr adroddiadau a lle yr oeddent wedi cynnig mewnbwn, rhoddasant eglurhad o’u sylwadau.

Mewn trafodaeth fanwl, rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’r sylwadau a wnaed gan roi sylw arbennig i sut y mae adroddiadau’r Pwyllgor Sgriwtini / Panel canlyniad Sgriwtini, oherwydd eu bod yn cael eu harwain gan Aelodau yn hytrach na chan Swyddogion, yn ffitio i mewn i’r broses adrodd yn ôl gorfforaethol o safbwynt drafftio a chwblhau adroddiadau i’r Pwyllgor Gwaith yng nghyswllt amseru gwaith ymgynghori â swyddogion statudol a swyddogion eraill a phartïon perthnasol ac wedyn, o ran sicrhau cadarnrwydd y wybodaeth sy’n cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith.  Roedd y Cadeirydd yn cydnabod y byddai’n dda pe bai ymgynghori wedi digwydd gyda’r swyddogion perthnasol cyn i’r adroddiadau drafft gael eu rhyddhau i Aelodau’r Pwyllgor, fel y gallent hwy wedyn benderfynu a oeddent yn cytuno â’r sylwadau a wnaed cyn cwblhau’r adroddiadau i’r Pwyllgor Gwaith.

Yn dilyn trafodaeth, penderfynwyd awdurdodi’r Panel Canlyniad Sgriwtini - Absenoldeb Salwch a’r Panel Canlyniad Sgriwtini – Arbedion Effeithlonrwydd ystyried sylwadau / addasiadau’r Swyddog o’u hadroddiadau perthnasol a dod i benderfyniad ar y fersiynau terfynol i’w cyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith.