Rhaglen a chofnodion

Derbyn datganiad o ddiddordeb gan Aelod neu Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno i’w cadarnhau, gofnodion drafft y cyfarfodydd blaenorol o’r Pwyllgor a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol:-

·     22 Mawrth 2023

·     23 Mai 2023

Cyflwynwyd cofnodion drafft cyfarfodydd y Pwyllgor a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol a chadarnhawyd eu bod yn gywir: -

•  22 Mawrth 2023

•  23 Mai 2023

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarfwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Cyfreithiwr (Llywodraethiant Corfforaethol) er mwyn ceisio dod i gytundeb ynghylch ymestyn cylch gorchwyl y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd (PGD) i gynnwys y ddarpariaeth ganlynol: -

“Pan fydd angen trafodaeth, penderfyniad ar ddewis lleol neu ymateb i ymgynghoriad mewn perthynas â materion cyfansoddiadol, gall y Swyddog Monitro, gyda chaniatâd Cadeirydd y Pwyllgor, gyflwyno materion o’r fath i’w hystyried gan y Pwyllgor cyn gwneud unrhyw argymhelliad terfynol i'r Cyngor llawn neu cyn anfon unrhyw ymateb i ymgynghoriad ("y cynnig")”.

Dywedodd y Cyfreithiwr (Llywodraethiant Corfforaethol), yn achos rhai materion sy’n debygol o arwain at newidiadau cyfansoddiadol a fydd yn cael eu cymeradwyo gan y Cyngor llawn, mae angen eu trafod yn fanwl cyn y gwneir penderfyniad. Nid yw’n bosib trafod materion mewn llawer o fanylder mewn cyfarfodydd o’r Cyngor Sir. Byddai ymestyn cylch gorchwyl y PGD yn caniatáu i’r Pwyllgor ystyried newidiadau cyfansoddiadol mewn manylder; trafod opsiynau/manteision/anfanteision a chynnig ei argymhellion cyn i’r Cyngor llawn wneud penderfyniad. Byddai’r newid hefyd yn caniatáu i’r PGD ystyried ymgynghoriadau a llunio ymatebion iddynt.

PENDERFYNWYD: -

•  Bod y PGD yn cytuno ar y newidiadau i gylch gorchwyl y Pwyllgor, fel y cânt eu cynnwys yn y cynnig a’u nodi yn Atodiad 1 yn yr adroddiad.

•  Bod y PGD yn argymell bod y Pwyllgor Gwaith a’r Cyngor llawn yn cymeradwyo’r cynnig a gynhwysir yn yr adroddiad.

•  Bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod o’r Pwyllgor Gwaith yn cynnwys argymhellion y PGD ei fod yn gwneud argymhelliad i’r Cyngor llawn ynghylch y cynnig a’r newidiadau y bydd angen eu gwneud i Gyfansoddiad y Cyngor o ganlyniad i newid o’r fath; a

•  Wedi hynny, bod adroddiad yn cael ei gyflwyno gerbron cyfarfod o’r Cyngor llawn i gymeradwyo’r cynnig a’r newidiadau cyfansoddiadol y bydd rhaid eu gwneud o ganlyniad i ddiwygio/ychwanegu at gylch gorchwyl y PGD.

Cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Democratiaeth.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Pennaeth Democratiaeth mewn ymateb i bryderon a godwyd yng nghyfarfod y Pwyllgor Safonau ym mis Rhagfyr 2022 ynghylch y nifer isel o adroddiadau blynyddol a gyflwynwyd gan aelodau.

Dywedodd y Pennaeth Democratiaeth fod trefniadau ar waith i godi ymwybyddiaeth ac annog aelodau newydd i gyflwyno a chyhoeddi adroddiadau blynyddol ar eu gwaith. Dywedodd nad oes gofyn statudol i aelodau gwblhau adroddiadau blynyddol ond mae’n cael ei ystyried yn arfer dda.

Nodwyd fod 25 adroddiad allan o 35 (70%) wedi cael eu cyflwyno hyd yma ar gyfer 2022/23, ac mae’n cymharu’n dda â’r sefyllfa mewn blynyddoedd a fu.

Dywedodd y Pennaeth Democratiaeth ei fod yn bwriadu cymryd y camau canlynol er mwyn rhoi pob cyfle i aelodau ymateb: -

•  Trafod gydag aelodau unigol ffyrdd o oresgyn unrhyw rwystrau a all fodoli mewn perthynas â chwblhau a chyhoeddi adroddiadau blynyddol.

•  Trafod gyda Chynghorau Sir eraill ffyrdd o nodi arfer dda/gwersi er mwyn gwella nifer yr aelodau sy’n cwblhau adroddiadau blynyddol.

•  Datblygu’r templed ar gyfer cwblhau adroddiadau i sicrhau ei fod yn hawdd ei ddefnyddio, a darparu fersiwn ddigidol o’r templed.

Canmolodd Aelodau’r Pwyllgor y cynnydd a welwyd hyd yma o ran nifer yr adroddiadau a gyflwynwyd. Gofynnwyd am ragor o wybodaeth ynghylch enwi aelodau nad ydynt yn cyflwyno adroddiadau. Dywedodd y Pennaeth Democratiaeth nad oedd yn briodol enwi aelodau unigol yn yr adroddiad ond y byddai’n cysylltu ag Arweinyddion Grwpiau i rannu gwybodaeth berthnasol gyda nhw.

PENDERFYNWYD: -

•  Y byddai’r Pennaeth Democratiaeth yn cysylltu ag Arweinyddion Grwpiau i ofyn iddynt drosglwyddo gwybodaeth am aelodau nad ydynt wedi cyflwyno adroddiadau blynyddol i aelodau o fewn pob Grŵp unigol.

•  Ystyried cynnwys yr adroddiad a chytuno ar y camau gweithredu uchod, a gyflwynir ym mharagraff 10 yr adroddiad, gyda newidiadau.

Cyflwyno adroddiad gan y Rheolwr Hyfforddiant Adnoddau Dynol.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Rheolwr Hyfforddiant Adnoddau Dynol ar y Cynllun Hyfforddi a Datblygu Aelodau Etholedig.

Dywedodd y Rheolwr Hyfforddiant AD fod y Strategaeth Datblygu Aelodau yn gosod dyletswydd ar awdurdodau lleol i gynorthwyo aelodau i baratoi a chyhoeddi adolygiadau blynyddol o’u hanghenion hyfforddiant. Dywedodd fod trefniadau ar waith ar gyfer Cynllun Hyfforddi 2023/24. Ymgynghorwyd ar y Cynllun Drafft gyda’r Tîm Arweinyddiaeth a Phenaethiaid Gwasanaeth a’u gwahodd i gyflwyno unrhyw anghenion datblygu a hyfforddi posib ar gyfer aelodau.

Nodwyd y bydd Arweinyddion Grwpiau, o fis Gorffennaf ymlaen, yn derbyn adroddiadau bob chwarter a fydd yn cynnwys manylion am bresenoldeb aelodau mewn sesiynau hyfforddi, gan gynnwys hyfforddiant gorfodol a fydd yn cael ei fonitro. Yn ogystal â’r Cynllun Hyfforddi, cyhoeddwyd a dosbarthwyd Bwletinau ar gyfer Aelodau Etholedig sy’n cynnwys gwybodaeth gryno am yr hyfforddiant sydd ar gael ar y Gronfa Ddysgu. Erbyn hyn mae’r modiwlau E-Ddysgu yn cynnwys Iechyd a Llesiant a modiwlau cyffredinol, yn ogystal â modiwlau penodol ar gyfer rolau aelodau.

Nodwyd y bydd cynnal mwy o sesiynau hyfforddi hybrid/wyneb yn wyneb yn cael ei ystyried yn awr. Ychwanegwyd fod amseriad yr hyfforddiant yn cael ei adolygu’n barhaus er mwyn cynnig hyblygrwydd ac ymateb i anghenion unigolion sy’n gweithio neu sydd ag ymrwymiadau fel gofalwyr. Anogir aelodau hefyd i gwblhau ffurflenni adborth ar ddiwedd sesiynau hyfforddi er mwyn amlygu unrhyw anghenion am hyfforddiant pellach. 

PENDERFYNWYD: -

•  Nodi cynnwys yr adroddiad a’r Cynllun Hyfforddi ar gyfer 2023/24.

•  Hysbysu aelodau y caiff adroddiadau diweddaru chwarterol ar hyfforddiant aelodau eu cyflwyno i Arweinyddion Grwpiau o fis Gorffennaf. Bydd y wybodaeth hon yn cael ei chynnwys mewn gohebiaeth pan rennir y Cynllun Hyfforddi gydag aelodau.

Dywedodd y Rheolwr Hyfforddi AD mai hwn oedd ei chyfarfod olaf o’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a diolchodd y Pwyllgor am ei gefnogaeth yn ystod y 25 mlynedd diwethaf. Ar ran y Pwyllgor, dymunodd y Cadeirydd ymddeoliad hir a hapus iddi.

Cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Democratiaeth.

Cyflwynwyd - adroddiad gan y Pennaeth Democratiaeth ar y Protocol ar gyfer cynnal cyfarfodydd o’r Cyngor a phwyllgorau gydag aelodau’n mynychu o bell ac mewn person.

Dywedodd y Pennaeth Democratiaeth fod y Cyngor, ar hyn o bryd, yn adolygu ei “Brotocol ar gyfer cynnal Cyfarfodydd Cyngor/Pwyllgor Hybrid” a “Canllawiau mynychu cyfarfodydd o bell i Aelodau” er mwyn diweddaru gwybodaeth a chyfuno’r ddwy ddogfen mewn un. Dywedodd ei bod yn bwysig atgoffa aelodau o’r hyn a ddisgwylir ganddynt pan fyddant yn mynychu cyfarfodydd o bell, a’r egwyddor y dylai cyfarfodydd hybrid neu gyfarfodydd o bell gael eu cynnal mor broffesiynol â chyfarfodydd a gynhelir mewn un lleoliad.

Canolbwyntiodd y drafodaeth ar y posibilrwydd o fabwysiadu’r model gweithio’n hybrid newydd ar gyfer Panelau Sgriwtini, yn hytrach na chynnal cyfarfodydd rhithwir. Dywedodd y Pennaeth Democratiaeth fod pob cyfarfod Pwyllgor ffurfiol yn cael ei gynnal yn hybrid ac nad oes capasiti i ymestyn y trefniant hwn ar hyn o bryd. Dywedodd fod y Calendr Cyfarfodydd wedi cael ei ystyried, gyda chyfarfodydd yn cael eu cynnal o ddydd Mawrth i ddydd Iau. Nodwyd y bydd y trefniadau presennol yn cael eu hadolygu’n gynnar yn 2024.

Cyfeiriwyd hefyd at baragraff 3.9 yn y Protocol sy’n datgan y dylai aelodau sicrhau fod eu camerâu yn cael cadw ymlaen yn ystod cyfarfodydd. Nodwyd fod rhai aelodau’n diffodd eu camerâu mewn cyfarfodydd. Mewn ymateb, dywedodd y Pennaeth Democratiaeth y dylai aelodau gysylltu â swyddogion sy’n bresennol os oes angen iddynt ddiffodd eu camerâu neu adael am gyfnod byr a gall y Cadeirydd ategu hyn hefyd er mwyn cryfhau’r trefniant hwn. Nodwyd hefyd fod y Protocol yn berthnasol yn bennaf i aelodau sy’n pleidleisio a swyddogion, yn hytrach nag aelodau sy’n mynychu i wrando ar gyfarfodydd.  

Mynegwyd pryderon fod delweddau aelodau sy’n mynychu cyfarfodydd hybrid mewn person yn ymddangos yn llai ar y gweddarllediad na delweddau aelodau sy’n mynychu o bell. Dywedodd y Pennaeth Democratiaeth y byddai’n rhaid, yn ôl pob tebyg, dalu costau ychwanegol i Public-i er mwyn newid y dull hwn o weddarlledu, ond nid yw hynny’n bosib ar hyn o bryd.

PENDERFYNWYD: -

•  Nodi’r sylwadau uchod gan y Pwyllgor mewn perthynas â’r Protocol drafft.

•  Argymell fod y Cyngor Sir yn cymeradwyo’r Protocol Drafft maes o law.

Daeth y cyfarfod i ben am 3:05 pm

Y CYNGHORYDD KEITH ROBERTS

CADEIRYDD