Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan Aelod neu Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno i’w cadarnhau, gofnodion drafft y cyfarfodydd blaenorol o’r Pwyllgor a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol:-

·      19 Hydref 2021 (Arbennig)

·      25 Tachwedd 2021 (Arbennig)

·      31 Mai 2022

Cyflwynwyd gofnodion y cyfarfodydd blaenorol a gynhaliwyd ar y dyddiadau isod a chadarnhawyd eu bod yn gywir:-

•  19 Hydref 2021 (Arbennig)

•  25 Tachwedd 2021 (Arbennig)

•  31 Mai 2022

Ystyried mabwysiadu’r isod:-

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar eitem 4 isod ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno, ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

PENDERFYNWYD:-

“O dan Adran 100 (A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem a ganlyn ar y sail ei bod yn golygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd fel y’i cyflwynwyd”.

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro ynglŷn â phenodi swyddog i rôl statudol y Pennaeth Democratiaeth, yn unol ag argymhelliad y Pwyllgor Penodiadau a gynhaliwyd ar 16 Medi 2022.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cymeradwyo, yn unfrydol, argymhellion y Pwyllgor Penodiadau i benodi Mr Dyfan Siôn yn Bennaeth Democratiaeth newydd y Cyngor.

Llongyfarchodd aelodau’r Pwyllgor Mr Siôn ar ei benodiad.

Cyflwyno adroddiad gan y Rheolwr Datblygu Adnoddau Dynol.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Rheolwr Datblygu Adnoddau Dynol ar y Strategaeth Datblygu Aelodau, sy’n amlinellu ymrwymiad y Cyngor i ddarparu hyfforddiant a chefnogaeth i aelodau yn ystod y pum mlynedd nesaf.

Dywedodd y Rheolwr Hyfforddiant Adnoddau Dynol mai nod y Strategaeth yw rhoi’r sgiliau a’r wybodaeth angenrheidiol i aelodau er mwyn caniatáu iddynt gyflawni eu rolau’n effeithlon ac yn effeithiol. Dywedodd fod egwyddorion Siarter Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) yn parhau i atgyfnerthu rhaglen ddatblygu’r Cyngor. Nodwyd hefyd y bydd y rhaglen hyfforddi a datblygu’n cael ei dosbarthu i aelodau’n rheolaidd a bydd yn cynnwys gwybodaeth am sesiynau hyfforddi fydd yn cael eu cynnal yn y dyfodol.

Gofynnwyd beth yw rôl y Pennaeth Democratiaeth mewn perthynas â datblygu aelodau. Dywedodd y Swyddog Monitro fod hawl gan aelodau, o dan y ddeddfwriaeth llywodraeth leol newydd, i gyfarfod datblygu un i un naill ai gyda’r Pennaeth Democratiaeth neu aelod o’r tîm datblygu i drafod eu hanghenion datblygu.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad, a mabwysiadu’r Strategaeth Datblygu Aelodau.

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro ar ddisgrifiadau rôl aelodau wedi’u diweddaru ac maent yn seiliedig ar dempledi diweddaraf Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC).

Dywedodd y Swyddog Monitro fod disgwyl i’r Cyngor fabwysiadu’r disgrifiadau rôl ar gyfer aelodau, aelodau cyfetholedig ac aelodau lleyg, er mwyn paratoi ar gyfer yr adolygiad o Siarter Cefnogi a Datblygu Aelodau CLlLC. Nodwyd y bydd y disgrifiadau rôl yn llywio’r rhaglenni datblygu ar gyfer y Pwyllgor hwn yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD:-

•  Bod y Swyddog Monitro’n aildrefnu’r “Atebolrwydd” er mwyn rhoi blaenoriaeth i ward pob aelod.  

•  Newid y gair ‘etholwyr’ o dan “Atebolrwydd” a defnyddio term mwy cyffredinol er mwyn cynnwys pawb sy’n byw ac yn gweithio yn ardal y Cyngor.        

•  Sefydlu pam fod y Pwyllgorau Sgiwtini wedi eu cynnwys o dan “Atebolrwydd” yn y disgrifiadau rôl ar gyfer Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Cyngor.  

•  Os yw Cadeirydd y Pwyllgor hwn yn fodlon â’r esboniad, bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cymeradwyo’r disgrifiadau rôl aelodau i’w cyflwyno i aelodau.

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfreithiwr (Llywodraethiant Corfforaethol).

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Cyfreithiwr (Llywodraethiant Corfforaethol) ar Adroddiadau Blynyddol Aelodau ar gyfer 2021/22 a 2022/23.

Dywedodd y Cyfreithiwr (Llywodraethiant Corfforaethol) bod dyletswydd ar Gynghorau i sicrhau fod trefniadau ar waith er mwyn caniatáu i aelodau baratoi adroddiadau blynyddol ar eu gwaith. Dywedodd nad oes rhaid i aelodau gwblhau adroddiadau blynyddol ond, serch hynny, maent yn cael eu hannog i wneud hynny er mwyn hyrwyddo arfer da a thryloywder.

Dywedodd y Cyfreithiwr (Llywodraethiant Corfforaethol) mai’r bwriad yw cyhoeddi adroddiadau blynyddol ar gyfer 2021/22 ym mis Tachwedd 2022, a chyhoeddi’r adroddiadau ar gyfer 2022/23 ym mis Mehefin neu fis Gorffennaf 2023.          

PENDERFYNWYD:-

•  Nodi’r adroddiad.

•  Cytuno fod y Pennaeth Democratiaeth Dros Dro yn hysbysu Arweinyddion Grwpiau am yr angen i’w haelodau gyflwyno eu hadroddiadau ar gyfer 2021/22 erbyn 31 Hydref 2022, i’w cyhoeddi ym mis Tachwedd 2022.

•  Bod aelodau’n defnyddio’r templed adroddiadau, sydd wedi’i gynnwys yn yr adroddiad yn Atodiad A, i gwblhau eu hadroddiadau blynyddol ar gyfer 2022/23.

•  Cytuno ar yr amserlen a gyflwynwyd ar gyfer cyhoeddi adroddiadau blynyddol aelodau ar gyfer 2022/23.

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd – adroddiad statudol gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro ar amseru Pwyllgorau’r Cyngor, y bydd angen i’r Cyngor llawn ei gadarnhau ond y mae angen safbwynt y Pwyllgor hwn arno.

O dan Adran 6(1) Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, mae’n rhaid i’r Cyngor adolygu’r amseroedd y mae cyfarfodydd Pwyllgor yn cael eu cynnal o leiaf unwaith y tymor, gorau oll petai hynny’n fuan ar ôl ethol Cyngor newydd. Nodwyd y daw rheoliadau newydd i rym yn fuan, a bydd rhaid ailadrodd y broses adolygu y flwyddyn nesaf. Bydd y broses honno’n fwy helaeth gan y bydd yn cynnwys hyd cyfarfodydd ac ati.

Anfonwyd holiadur at aelodau, aelodau cyfetholedig, aelodau lleyg a chynrychiolwyr allanol y CYSAG er mwyn derbyn eu safbwyntiau, gydag opsiwn i gychwyn cyfarfodydd am 10.00am, 2.00pm a 6.00pm. Derbyniwyd 17 (48.57%) o ymatebion gan aelodau etholedig. Daethpwyd i’r casgliad fod y mwyafrif o ymatebion a dderbyniwyd o blaid glynu at y trefniadau presennol o gynnal cyfarfodydd yn ystod y dydd.

Bydd angen cynnal trafodaeth bellach ynghylch y Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion, sydd yn cychwyn am 1.00pm ar hyn o bryd, a’r Pwyllgor Safonau, sy’n cychwyn am 2.00pm; gan fod y rhan fwyaf o’r rhai a ymatebodd yn ffafrio amseroedd gwahanol.

Amlygwyd y posibilrwydd o gynnal cyfarfodydd ar ddiwrnodau penodol o’r wythnos, a chyflwynwyd cynnig i gynnal cyfarfodydd ffurfiol ar ddydd Mawrth, dydd Mercher a dydd Iau yn unig, lle bo modd.

PENDERFYNWYD:-

Gofynnir i’r Cyngor ystyried yr argymhellion a ganlyn a wnaed gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn ei gyfarfod ar 4 Hydref 2022:

•  lle bo modd, cadw’r amseroedd cychwyn presennol ar gyfer cyfarfodydd cyffredinol y Cyngor Sir (2.00pm); y Pwyllgor Gwaith (10.00am) a phob pwyllgor arall (2.00pm), yn amodol ar y paragraff nesaf isod;

•  y dylai amseroedd cychwyn y Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion, a’r Pwyllgor Safonau gael eu penderfynu gan y pwyllgorau hynny, ar ôl derbyn cyngor gan eu swyddogion arweiniol;

•  lle bo modd, dylid cynnal cyfarfodydd pwyllgor ar ddydd Mawrth, dydd Mercher a dydd Iau; er mwyn helpu i gyfuno gwaith a chyfrifoldebau eraill gyda rôl aelod;

•  bod y Cyngor yn cymryd y cyfle i godi ymwybyddiaeth am y cymorth ariannol sydd ar gael tuag at gostau gofal a chymorth personol; a

•  nodi, yng ngoleuni canllawiau statudol drafft y mae disgwyl i Lywodraeth Cymru eu cyhoeddi, y bwriedir cynnal adolygiad pellach o amseriad, amlder a hyd cyfarfodydd pwyllgor yn gynnar yn 2024. Bydd yr arolwg drafft a fydd yn cael ei ddosbarthu i aelodau yn cael ei ystyried a’i gymeradwyo’n gyntaf gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.