Eitem Rhaglen

Adroddiad gan y Cyfreithiwr (Llywodraethiant Corfforaethol) ar yr adolygiad a gynhaliwyd gan y Pwyllgor Safonau yn 2017/2018.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Cyfreithiwr (Llywodraethiant Corfforaethol) ar yr adolygiad o Gofrestrau Diddordeb yr Aelodau Etholedig a’r aelodau cyfetholedig a gynhaliwyd rhwng Rhagfyr 2017 a Chwefror 2018.

Yn ei gyfarfod ar 13 Medi 2017, penderfynodd y Pwyllgor Safonau y byddai gohebiaeth yn cael ei chylchredeg i’r holl Aelodau yn cadarnhau canlyniad yr adolygiad.

Mynychodd Cadeirydd y Pwyllgor Safonau gyfarfod yr Arweinyddion Grwpiau ar 26 Ebrill 2018 a’r sesiwn friffio i Aelodau ar 3 Mai 2018 i drafod y materion a oedd yn codi o’r Adolygiad o’r Cofrestrau.

Anfonwyd llythyr yn cynnwys cyngor cyffredinol i holl aelodau etholedig a chyfetholedig y Cyngor ar 3 Mai 2018.  

Dywedodd y Cyfreithiwr (Llywodraethiant Corfforaethol) bod materion TGCh a chyfathrebu yn faterion yr oedd angen rhoi sylw iddynt. Nodwyd bod cynnydd wedi ei wneud o ran newid tudalen hafan yr Aelodau a bod tabiau newydd wedi cael eu hychwanegu fel y gellir cael mynediad at y wybodaeth isod:-

•  Presenoldeb mewn cyfarfodydd;

•  Hyfforddiant;

•  Adroddiadau Blynyddol;

•  Lwfansau Cynghorwyr;

•  Manylion ‘cymorthfeydd’ ar gyfer apwyntiadau rheolaidd;

•  Dolenni i gyfrifon Facebook/Twitter yr Aelodau.

Nodwyd ymhellach fod 9 Aelod wedi derbyn llythyrau personol i gywiro camgymeriadau a bod ymatebion wedi cael eu derbyn gan bod un ohonynt ac eithrio un.  

Dywedodd y Cyfreithiwr (Llywodraethiant Corfforaethol) y cynhaliwyd adolygiad o 5 aelod annibynnol y Pwyllgor Safonau gan y ddau aelod o’r Cynghorau Tref a Chymuned ym mis Mehefin 2018, a bod casgliadau adolygiad hwnnw wedi cael eu rhannu gydag aelodau’r Pwyllgor Safonau.

Anfonwyd llythyrau unigol yn cynnwys cyngor at y 5 aelod annibynnol o’r Pwyllgor Safonau ar 12 Gorffennaf 2018.  Gofynnwyd i un aelod adolygu manylion ei Gofrestr/Chofrestr Sefydlog ac mae’r aelod wedi ymateb ac wedi gweithredu ar y cyngor.

Oherwydd bod cofnodiadau hyfforddiant yn cael eu cadw’n ganolog gan y Cyngor, mynegodd Aelodau’r Pwyllgor Safonau bryder nad yw’r holl hyfforddiant a gwblheir gan Aelodau ac aelodau’r Pwyllgor Safonau’n cael ei gofnodi ac nid yw ar gael ar-lein.

Rhoes y Rheolwr TGCh grynodeb o System y Cyngor ar gyfer Rheol’r Berthynas gyda’r Cwsmer a fydd yn weithredol erbyn diwedd y flwyddyn. Dywedodd y bydd y system yn gwneud gwelliannau sylweddol i wefan y Cyngor ac y bydd yn llawer haws i gael at wybodaeth.

Dygodd y Swyddog Monitro sylw at faterion sy’n peri pryder mewn perthynas â’r system Modern.Gov o ran cael mynediad i wybodaeth ynghylch aelodau cyfetholedig. Nodwyd nad oes unrhyw ddewislen ar gyfer aelodau etholedig, dim ond ar gyfer aelodau Etholedig, sef ‘Datganiadau o Ddiddordeb’, ‘Rhoddion a Lletygarwch’ a ‘Hyfforddiant’. 

Dywedodd y Rheolwr TGCh fod yr Adran TGCh wedi ymchwilio i weld a fyddai modd ychwanegu testun i’r system.  Yn ôl ymateb Modern.Gov, mae cyfyngiadau i’r system a’i bod wedi cael ei dylunio ar gyfer Aelodau Etholedig yn unig. Nodwyd bod TGCh yn awr wedi ychwanegu nodyn ar wefan y Cyngor yn egluro sut i chwilio am wybodaeth am aelodau cyfetholedig.

PENDERFYNWYD:-

•  Nodi cynnwys yr adroddiad .

•  Nodi cynnwys Atodiad 1 yr adroddiad.

•  Ysgrifennu at y Cynghorydd Bryan Owen, Arweinydd Grŵp ynghylch methiant y Cynghorydd Eric Wyn Jones i ymateb i geisiadau ysgrifenedig mewn perthynas â’i Gofrestr Ddiddordebau. 

•  Rhoi gwybod i’r Cynghorydd Bryan Owen fod Is-gadeirydd y Pwyllgor Safonau (fel yr aelod o’r Pwyllgor Safonau a gynhaliodd yr arolwg o Gofrestr Ddiddordebau’r Cynghorydd Eric Wyn Jones) ar gael i drafod y mater gyda’r Cynghorydd Eric Wyn Jones, os bydd angen.

•  Nodi y bydd angen i aelodau cyfetholedig sicrhau eu bod yn cadw cofnod o’u presenoldeb mewn hyfforddiant o hyn allan.

•  Bod Dadansoddwr Gwasanaethau Digidol yr Adran TGCh yn cysylltu â Modern.Gov i drafod y mater o ychwanegu naratif at y system ac i ymholi am y gost.

•  Bod y Pwyllgor Safonau’n cyflwyno ei gynnig ar gyfer adolygiad 2019 i Aelodau etholedig i Arweinyddion y Grwpiau ar gyfer ei gymeradwyo, h.y. bydd yn ymarfer wyneb yn wyneb gydag un aelod o’r Pwyllgor Safonau a’r Aelod etholedig yn ystyried Cofrestr Ddiddordebau’r aelod hwnnw/honno. Bwriedir cynnal yr adolygiad o gwmpas mis Gorffennaf 2019 wedi i’r Adroddiadau Blynyddol gael eu cyhoeddi (ym mis Mehefin 2019 yn unol â’r amserlen y cytunwyd arni). 

Gweithredu: Gweler y Penderfyniad uchod.