Eitem Rhaglen

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 19 Medi, 2018.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 19 Medi, 2018, a chadarnhawyd eu bod yn gywir yn amodol ar newid y cyfeiriad at 31 Mawrth, 2017 yn y pwynt bwled cyntaf o dan eitem 8.2 i 31 Mawrth, 2018.

Materion yn codi –

•           Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Pwyllgor Gwaith wedi cymeradwyo Cylch Gorchwyl diwygiedig y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 29 Hydref ac fe’i cyflwynir i’r Cyngor Llawn er mwyn ei gymeradwyo ar 11 Rhagfyr 2018.

Nododd y Pwyllgor fod y cylch gorchwyl newydd yn ymestyn ei gyfrifoldebau yn sylweddol; roedd y Pwyllgor yn pryderu nad yw’n cyfarfod â’r disgwyliadau hynny ar hyn o bryd a gofynnodd am sicrwydd y bydd modd iddo gyflawni popeth sy’n ddisgwyliedig ganddo o fewn yr amserlen o gyfarfodydd a drefnwyd ar gyfer y Pwyllgor yn ystod y flwyddyn.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod canllawiau newydd CIPFA ynghylch swyddogaeth a gweithrediad Pwyllgorau Archwilio mewn sefydliadau llywodraeth leol a’r heddlu wedi cynyddu eu cyfrifoldebau ac o ganlyniad bydd rhaid darparu gwybodaeth i’r Pwyllgor fydd yn caniatáu iddo gyflawni ei holl gyfrifoldebau goruchwylio. Mae’n annhebygol bod pob pwyllgor archwilio yn cydymffurfio’n llwyr â chylch gorchwyl CIPFA ar hyn o bryd; mae canllawiau CIPFA hefyd yn cynnwys hunan-arfarniad o arfer dda a bydd y Pwyllgor Archwilio yn ei gwblhau er mwyn sefydlu beth yw ei sefyllfa bresennol; a oes angen darparu hyfforddiant ac er mwyn asesu pa adroddiadau a phapurau fydd y Pwyllgor eu hangen yn y dyfodol er mwyn cyflawni ei rôl oruchwylio uwch ac i berfformio’n effeithiol. Dywedodd y Swyddog nad oedd hi’n pryderu’n ormodol am y disgwyliadau newydd ar bwyllgorau archwilio mewn perthynas â’r Pwyllgor hwn yn benodol oherwydd proses gam wrth gam fydd ymgymryd â’r cyfrifoldebau newydd a’r bwriad yw cyflwyno’r dyletswyddau newydd yn raddol. Hefyd, mae is-grŵp Partneriaeth Archwilwyr Gogledd a Chanolbarth Cymru (Penaethiaid Archwilio) yn edrych ar y mater o safbwynt datblygu pwyllgorau archwilio er mwyn sicrhau eu bod yn gwneud yr hyn y mae disgwyl iddynt ei wneud. Bydd yr is-grŵp yn cyfarfod ym mis Ionawr, 2019 ac yn ystyried cynllun gweithredu er mwyn galluogi pwyllgorau archwilio i gydymffurfio’n llawn. Maent yn gweithio ar gynllun rhanbarthol ac un awgrym yw y byddai’n fuddiol i aelodau Pwyllgor Archwilio fynychu cyfarfod pwyllgor archwilio mewn awdurdod lleol arall er mwyn arsylwi arferion mewn pwyllgorau archwilio eraill.

•           Nododd y Pwyllgor fod trefn yn arfer bodoli lle ‘roedd y Cadeirydd a’r Is-gadeirydd yn gallu cael cyfarfod preifat gyda’r Archwiliwr Mewnol/Allanol a bod hynny’n ddefnyddiol er mwyn codi materion ac yna adrodd yn ôl i’r Pwyllgor yn ôl yr angen.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Cylch Gorchwyl newydd yn ffurfioli trefniadau i’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd gwrdd yn breifat ag Archwilio Mewnol ac Allanol heb i Reolwyr fod yn bresennol.

Nodwyd y wybodaeth ac ni chafodd unrhyw gamau gweithredu ychwanegol eu cynnig.