Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i sylw'r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynnwys y Strategaeth Archwilio Mewnol a'r Cynllun Blynyddol ar gyfer 2019/20.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg ar y prif bwyntiau fel a ganlyn -

•           Bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, ers mis Ebrill 2017, wedi mabwysiadu ymagwedd at ei waith sy’n gwbl seiliedig ar risg, a bod arbedion effeithlonrwydd pellach wedi'u cyflawni trwy fabwysiadu dull archwilio darbodus, sef methodoleg sy’n seiliedig ar Feddwl drwy systemau.

•           Yn draddodiadol, roedd archwilio yn canolbwyntio'n bennaf ar werthuso'r gorffennol a sicrhau cydymffurfiaeth. Cyfrifoldeb Rheolwyr yw cydymffurfiaeth gydag Archwilio Mewnol yn rhoi sicrwydd ar briodoldeb ac effeithiolrwydd system rheolaeth fewnol y Cyngor fel y'i gweithredir gan y Rheolwyr. Yn benodol, bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn darparu sicrwydd cyflawn i'r Pwyllgor ac i uwch reolwyr ynghylch effeithiolrwydd prosesau llywodraethu a risg mewnol ac yn darparu sicrwydd i gefnogi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

•           Mae yna hefyd ffynonellau eraill y gellir eu defnyddio i ddarparu sicrwydd bod risgiau'n cael eu rheoli'n effeithiol. Mae'r model tair llinell amddiffyn (fel y’i disgrifir yn yr adroddiad) yn fframwaith y gellir ei ddefnyddio i ddod â'r ffynonellau sicrwydd hyn at ei gilydd a bydd yn rhoi sicrwydd i Aelodau, rheoleiddwyr y sector ac archwilwyr allanol bod rheolaethau a phrosesau priodol yn eu lle ac yn gweithredu'n effeithiol. Mae meddalwedd rheoli risg newydd y Gwasanaeth (4risk) yn darparu cyfleuster i gofnodi'r tair llinell sicrwydd amrywiol mewn un lle, a bydd yn cael ei gyflwyno yn 2019/20.

•           Er mwyn darparu ymagwedd hyblyg a chymryd i ystyriaeth newidiadau yn y sefydliad a'r amgylchedd risg, mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi alinio ei waith â'r gofrestr risg gorfforaethol a bydd yn cyfarfod ag uwch reolwyr i drafod eu risgiau, eu pryderon a’u gofynion diweddaraf. Yn y modd hwn, bydd y Gwasanaeth yn gwbl gyfarwydd â, ac yn ymwybodol o, faterion sy'n dod i'r amlwg a byddant yn gallu canolbwyntio eu hadnoddau ar y meysydd ble mae’r flaenoriaeth a’r risg fwyaf.

•           Felly, yn hytrach na bod yn gynllun sefydlog am flwyddyn, bydd y Cynllun Archwilio ar gyfer 2019/20 yn newid yn ystod y flwyddyn yn dilyn newidiadau i'r gofrestr risg gorfforaethol. O ganlyniad, nid yw'r Strategaeth yn darparu rhestr derfynol o'r prosiectau y bydd y Gwasanaeth yn eu cyflawni yn ystod 2019/20 ond yn hytrach yn darparu'r archwiliadau y mae'r Cyngor wedi'u nodi fel ei brif flaenoriaethau ar hyn o bryd fel y'u rhestrir yn Atodiad A yr adroddiad.

•           Yn unol â'r Siarter Archwilio Mewnol y cytunwyd arni, bydd yr holl risgiau / materion a gynhwysir mewn adroddiadau archwilio sydd â  graddfeydd Cyfyngedig neu Dim Sicrwydd (yn ôl y diffiniad o raddfeydd sicrwydd a nodir yn Atodiad B yr adroddiad) yn cael eu dilyn i fyny.

•           Bydd adroddiad un dudalen newydd yn ategu protocol adrodd dwyieithog newydd, a fydd hefyd, am y tro cyntaf, yn fodd i’r Gwasanaeth ddarparu adroddiadau archwilio mewnol terfynol y cytunwyd arnynt ar gyfer yr Aelodau Portffolio ar y Pwyllgor Gwaith ac aelodau'r Pwyllgor hwn a thrwy hynny gynyddu tryloywder ac atebolrwydd a gwella ansawdd y sicrwydd a ddarperir. Bydd cynlluniau gweithredu y cytunwyd arnynt yn cael eu cofnodi mewn dogfen weithredol ar wahân a rennir rhwng y Gwasanaeth ac Archwilio Mewnol yn unig.

•           Mae gan y Gwasanaeth raglen sicrwydd a gwella ansawdd ar waith er mwyn sicrhau gwelliant parhaus y Gwasanaeth Archwilio Mewnol. Bydd y Gwasanaeth yn mabwysiadu cyfres symlach o fesurau perfformiad fel yr amlinellir yn Atodiad C yr adroddiad er mwyn penderfynu pa mor effeithiol yw ei waith.

•           Bydd cyflawni’r strategaeth yn galluogi'r Pennaeth Archwilio a Risg i gwrdd â’r gofyniad i gynhyrchu barn archwilio fewnol flynyddol i gefnogi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a gwnaeth y pwyntiau a ganlyn -

•                      Nododd y Pwyllgor fod ffocws gwaith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn y strategaeth wedi newid o sicrhau cydymffurfiaeth (sicrhau bod polisïau, prosesau neu weithdrefnau yn cael eu gweithredu) i ddarparu sicrwydd (sicrhau priodoldeb polisïau, prosesau neu weithdrefnau at ddibenion rheoli risg a chwrdd â rheoliadau). Holodd y Pwyllgor a fyddai hyn yn ehangu'r swyddogaeth Archwilio Mewnol.

Yn seiliedig ar y Strategaeth, eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg, na fydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ceisio dweud wrth Reolwyr beth i'w wneud ond yn hytrach yn cynghori Rheolwyr y gall yr hyn y maent yn ei wneud, neu ddim yn ei wneud, beri i’r Cyngor fod yn agored i risg.

•           Nododd y Pwyllgor y bydd cynlluniau gweithredu y cytunwyd arnynt yn cael eu rhannu rhwng y gwasanaeth ac Archwilio Mewnol yn unig, sy'n golygu na fydd y Pwyllgor yn eu gweld. Gofynnodd y Pwyllgor a oedd y cafeat hwn yn cyfyngu ar allu'r Pwyllgor i arfer ei rôl oruchwylio o ran sicrhau bod y Rheolwyr yn ymateb i faterion / risgiau a godwyd yn y ffordd iawn ar yr adeg iawn.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg y bydd y cynlluniau gweithredu sy'n deillio o adroddiadau Cyfyngedig neu Dim Sicrwydd yn parhau i gael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio. Ar gyfer adolygiadau lle mae graddfa Sicrwydd yn Rhesymol, nid yw'r risgiau a nodwyd yn debygol o fod yn ddigon sylweddol i warantu eu dwyn i sylw'r Pwyllgor. Y nod yw sicrhau bod y Pwyllgor Archwilio yn cael mewnwelediad i ffynonellau risg allweddol yn y Cyngor a’r modd y cânt eu rheoli yn hytrach na chyflwyno i'r Pwyllgor pob un risg / cam gweithredu a godir. Caiff arwyddocâd risg ei bennu gan archwaeth risg y Cyngor gyda phob risg yn cael ei sgorio yn erbyn matrics risg y Cyngor. Mae'r risg yn cael ei gosod yn ôl risgiau coch, ambr a melyn y Cyngor. Mae meysydd lle mae risgiau coch ac ambr wedi'u nodi yn debygol o fod yn destun adroddiad archwilio sicrwydd cyfyngedig a byddant o’r herwydd yn dod gerbron y Pwyllgor. Yn unol ag archwaeth risg y Cyngor, nid oes angen dwyn sylw'r Pwyllgor at feysydd lle mae'r risgiau'n Felyn neu'n gymedrol.

•           Holodd y Pwyllgor a oedd mabwysiadu ymagwedd fwy strategol tuag at reoli risg yn cynyddu’r tebygolrwydd y byddai problem bosibl yn cael ei cholli.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod angen i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol, er mai tîm bychan ydyw, ganolbwyntio ar y risgiau y mae'r Cyngor yn eu hystyried sydd fwyaf arwyddocaol ac a fyddent, petaent yn cael eu gwireddu, yn debygol o effeithio ar allu’r sefydliad i gyflawni ei amcanion corfforaethol. Mae'r Cyngor wedi penderfynu mai'r risgiau sydd yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol yw'r rhai pwysicaf, ac o’r herwydd, mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn alinio ei waith â'r gofrestr risg gorfforaethol fel y ffordd fwyaf effeithiol a phendant o sicrhau bod y risgiau hynny'n cael eu rheoli. Dywedodd y Swyddog y bydd y Gwasanaeth, yn ystod 2019/20, hefyd yn ymgymryd â darn o waith ar dwyll yn benodol, maes ble mae'r potensial am dwyll a / neu afreoleidd-dra ar ei fwyaf. Felly mae sawl agwedd ar ddull y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o adolygu effeithiolrwydd system y Cyngor ar gyfer rheolaeth fewnol ac mae’n cwmpasu’r gofrestr risg gorfforaethol, yn asesu pa mor agored yw'r Cyngor i dwyll ac yn edrych i’r gorwel i weld a oes unrhyw faterion yn dod i'r amlwg mewn mannau eraill a all effeithio ar Cyngor.

•           Nododd y Pwyllgor fod monitro cynnydd yn erbyn cynllun sy'n newid yn gyson yn cael ei gydnabod fel her yn y Strategaeth. Ceisiodd y Pwyllgor eglurhad ynghylch a oedd y Gwasanaeth dal yn bwriadu cynhyrchu blaen raglen o weithgaredd a fydd hefyd yn rhoi manylion am y drefn y bydd adolygiadau’n cael eu cynnal gyda’r rhesymeg fod rhaglen strwythuredig gydag amserlenni yn fwy defnyddiol i'r Pwyllgor o ran gwybod beth sy’n cael ei gynllunio, pryd y bydd yn digwydd a phryd y bydd y Pwyllgor yn gwybod amdano.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y rhestr o feysydd blaenoriaeth ar gyfer eu harchwilio fel y'i cyflwynwyd yn ystyried y dyddiau sydd ar gael i'r Gwasanaeth a bod y rhestr yn cynrychioli’r hyn y mae'r Gwasanaeth yn ceisio ei gyflawni yn y cyfnod. Fodd bynnag, o ystyried y ffaith bod amgylchiadau'n newid ac y gall materion newydd ddod i'r amlwg, gall meysydd y rhoddir llai o flaenoriaeth iddynt ddisgyn oddi ar y rhestr. Dywedodd y Swyddog ei bod yn bwysig bod y rhestr o flaenoriaethau yn cynnwys elfen o hyblygrwydd, gan ganiatáu cyfle i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol ymateb i faterion a all ymddangos ar fyr rybudd. Bydd yr adroddiad diweddaru ar y gwasanaeth Archwilio Mewnol y mae'r Pwyllgor yn ei dderbyn bob chwarter yn nodi’r dyddiad targed / dyddiad gwirioneddol ar gyfer adrodd ar bob maes i'r Pwyllgor ac a yw hyn wedi'i gyflawni.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a fydd y symudiad tuag at ddull archwilio sy’n seiliedig ar risg yn effeithio ar gynhyrchiant y Gwasanaeth gan fod gwaith y Gwasanaeth yn fwy tebygol o fod yn waith ymatebol na gwaith a gynlluniwyd, gan olygu y bydd yn rhoi’r gorau i weithio ar yr aseiniad sydd dan sylw er mwyn ymateb i bethau eraill wrth iddynt godi.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg na fydd y Gwasanaeth yn buddsoddi adnoddau gwerthfawr mewn adolygiadau cynllunio ymhell ymlaen llaw, rhai na fyddant efallai’n cael eu cyflawni pan ddaw yr amser oherwydd eu bod wedi cael eu disodli gan ddigwyddiadau neu ofynion eraill pwysicach. Er bod y Gwasanaeth wedi ymrwymo i gynnal a chwblhau adolygiad y mae wedi paratoi ar ei gyfer, bydd y ffordd hyblyg newydd o weithio yn ei alluogi i gwestiynu cwmpas yr archwiliadau o ran a ydynt yn parhau i fod yn berthnasol.

Penderfynwyd cymeradwyo'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20.

NI  CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL.