Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Adran 151 yn amlinellu newid arfaethedig i broses cymeradwyo cyfrifon 2018/19.

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 bod newidiadau i'r amserlen statudol ar gyfer cyhoeddi'r Datganiadau Ariannol drafft a therfynol o dan Reoliad Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) fel y'i diwygiwyd gan y Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) (Diwygio). Mae Rheoliadau 2018 yn golygu bod yn rhaid i'r datganiadau ariannol drafft gael eu llofnodi a'u cyhoeddi erbyn 15 Mehefin (yn hytrach na 30 Mehefin mewn blynyddoedd blaenorol) ar gyfer blynyddoedd ariannol 2018/19 a 2019/20 a rhaid i'r datganiadau ariannol archwiliedig terfynol gael eu hystyried, eu cymeradwyo a'u cyhoeddi erbyn 15 Medi (o'i gymharu â 30 Medi yn flaenorol). Mae hyn mewn paratoad ar gyfer y flwyddyn ariannol 2020/21 a thu hwnt pan fydd y dyddiad ar gyfer cyhoeddi'r cyfrifon drafft yn cael ei ddwyn ymlaen ymhellach i 31 Mai gyda'r cyfrifon archwiliedig i'w cyhoeddi erbyn 31 Gorffennaf. Mae'r amserlen yn 2.2 yr adroddiad yn nodi'r dyddiadau allweddol yn y broses o baratoi’r cyfrifon, eu cyhoeddi a’u cymeradwyo gan y pwyllgor fel y maent yn berthnasol i flwyddyn ariannol 2017/18 ac fel y byddant yn berthnasol yn dilyn y newidiadau, i 2018/19, 2019/20 ac yna i 2020/21 ymlaen. Bydd yr amserlen ddiwygiedig yn heriol iawn, yn bydd yr angen i gwblhau’r cyfrifon terfynol drafft erbyn 14 Mai, dim ond 6 wythnos ar ôl diwedd y flwyddyn ariannol, yn anodd iawn i'r staff dan sylw. Yn ogystal, gallai’r angen i gwblhau erbyn canol mis Mai effeithio ar gywirdeb ac ansawdd y datganiadau ariannol drafft a gallai arwain at lefel uwch o waith archwilio allanol ac addasiadau dilynol wedi’r archwiliad.

Dywedodd y Swyddog, oherwydd yr amserlen fyrrach sydd ar gael ar gyfer cwblhau'r datganiadau ariannol drafft a'r anawsterau ymarferol a ddaw yn ei sgil, ac o gofio nad oes angen cymeradwyaeth ffurfiol ar gyfer Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 a Chod Ymarfer cysylltiedig CIPFA o'r datganiadau ariannol drafft gan Bwyllgor o’r Cyngor cyn iddynt gael eu cyhoeddi a'u cyflwyno i'w harchwilio, cynigir bod y datganiadau ariannol drafft yn cael eu llofnodi gan y Swyddog Adran 151 (y Swyddog Ariannol cyfrifol) a'u cyflwyno i'w harchwilio cyn iddynt gael eu hystyried gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu. Byddai'r newid arfaethedig yn caniatáu amser ychwanegol ar gyfer cwblhau'r datganiadau ariannol drafft. Gan gyfeirio at galendr pwyllgorau’r Cyngor, mae cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu wedi'i raglennu yn y calendr ar gyfer mis Mehefin a mis Gorffennaf, 2019 gyda chyfarfod mis Mehefin wedi’i raglennu i’r pwrpas penodol o gymeradwyo datganiadau ariannol drafft 2018/19. Yng ngoleuni'r cynnig bod y datganiadau ariannol drafft yn cael eu llofnodi gan y Swyddog Adran 151 cyn iddynt gael eu dwyn gerbron y Pwyllgor, gellid cyflwyno'r datganiadau drafft i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Gorffennaf yn lle hynny.

Wrth gefnogi'r newid a'r amserlen ddiwygiedig a gynigiwyd gan y Swyddog Adran 151, nododd y Pwyllgor y newidiadau i'r amserlen statudol gyda rhai amheuon gan gredu bod y newidiadau yn rhoi pwysau ar yr Adrannau Cyllid i baratoi a chwblhau'r datganiadau ariannol drafft mewn amserlen afrealistig o dynn gyda goblygiadau posibl o ran cywirdeb ac ansawdd y datganiadau ariannol.

Penderfynwyd -

•           Cymeradwyo'r newid yn yr amserlen a chaniatáu i'r Swyddog Adran 151 lofnodi'r datganiadau ariannol drafft cyn iddynt gael eu hystyried gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

•           Cytuno bod datganiadau ariannol 2018/19 yn cael eu cyflwyno i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a drefnwyd ar gyfer Gorffennaf, 2019.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL