Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD a Thrawsnewid).

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid, yn cynnwys Cerdyn Sgorio Corfforaethol Chwarter 3 ar gyfer 2018/19, ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn cyfleu sefyllfa’r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol fel y’u hamlinellwyd a’u cytuno arnynt ar ddechrau’r flwyddyn ac ar ddiwedd y trydydd chwarter. 

Adroddodd yr Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol fod y Cerdyn Sgorio yn gyffredinol yn adlewyrchu perfformiad da iawn y gwasanaethau a’r perfformiad gorau yn erbyn y Dangosyddion Perfformiad ar ddiwedd Chwarter 3 ers i’r Cyngor ddechrau monitro a thracio perfformiad yn y fformat hwn. Mae’r adroddiad yn amlygu’r tri maes lle mae perfformiad yn is na’r targed, dau ohonynt yn y Gwasanaethau Oedolion – PM20a –Canran yr oedolion a oedd wedi cwblhau cyfnod o ailalluogi ac sy’n derbyn pecyn gofal a chymorth ar lefel is 6 mis yn ddiweddarach a PAM/025 (PM19) – Cyfradd y bobl a gedwir yn yr ysbyty tra’n aros am ofal cymdeithasol fesul 1,000 o’r boblogaeth 75+ oed; mae’r trydydd maes sy’n tanberfformio (PAM018) yn y Gwasanaeth Rheoleiddio a Datblygu Economaidd ac mae’n ymwneud â chanran yr holl geisiadau cynllunio y penderfynir arnynt mewn pryd. Mae’r adroddiad yn cyfeirio at ffactorau a fyddai wedi cyfrannu at y perfformiad is na’r targed yn y meysydd hynny ac yn amlinellu’r camau lliniaru a fydd yn cael eu cymryd er mwyn gwella perfformiad erbyn Chwarter 4.  

Cyfeiriodd yr Aelod Portffolio at Reoli Pobl a chadarnhaodd bod lefelau absenoldeb salwch ar yr un lefel â’r ffigwr ar gyfer yr un chwarter yn 2017/18 sef 2.69 Cyfwerth ag Amser Llawn o ddyddiau wedi eu colli. Mae sicrwydd yn parhau bod Gwasanaethau yn dilyn gweithdrefnau yn unol â’r polisi rheoli absenoldebau. 

Mewn perthynas â Gwasanaeth Cwsmer mae nifer defnyddwyr cofrestredig ApMôn a gwefan y Cyngor yn parhau i dyfu sy’n ganlyniad positif o ystyried yr oedi wrth gyflwyno gwefan y Cyngor o ganlyniad i faterion technegol. Unwaith y bydd y wefan yn weithredol, bydd yn arwain at gynnydd yn y defnydd o ffurflenni ar-lein a chyswllt ar-lein ynghyd â thaliadau ar-lein. Oherwydd absenoldeb salwch hirdymor swyddog o fewn y tîm sydd â chyfrifoldeb am gasglu data, nid yw’n bosib adrodd ar Gwynion Cwsmeriaid na cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth ar gyfer y chwarter. Yn y Gwasanaethau Cymdeithasol, mae graddfa’r ymatebion ysgrifenedig i gwynion o fewn yr amserlen yn y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd yn parhau i fod yn is na’r targed gyda dim ymatebion ysgrifenedig wedi eu darparu o fewn yr amserlen ar gyfer 13 o’r 27 o gwynion Cam 1 – er ar gyfer 22 o’r cwynion hynny, cynhaliwyd trafodaeth â’r achwynydd o fewn yr amserlen. Mae graddfa’r ymatebion ysgrifenedig yn y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd wedi’i hamlygu gan yr UDA fel maes y mae angen ei wella. Dywedodd yr Aelod Portffolio fod Atodiad B o’r adroddiad yn darparu trosolwg o berfformiad prosiectau trawsnewid gwasanaeth presennol y Cyngor hyd yma.  

Yn nhrafodaeth ddilynol y Pwyllgor ar yr adroddiad, codwyd y materion canlynol –

•           Bod yr adroddiad yn dangos bod Gwasanaethau Cyngor yn gwella ond bod rhai pocedi o dan-berfformiad. Yr her yw cynnal a chyfnerthu’r lefel hon o berfformiad yn Chwarter 4 a thu hwnt tra’n mynd i’r afael â meysydd penodol lle mae perfformiad ar ei hôl hi.

•           Bod ymateb yn amserol i gwynion yn y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd yn cael ei amlygu yn yr adroddiad fel problem ac y bu’n ffynhonnell o danberfformiad mewn chwarteri blaenorol. Oes yna rôl ychwanegol i’r Panel Gwella Gwasanaethau Plant o ran cefnogi a monitro gwelliant?

•           Bod y cerdyn sgorio yn dynodi tuedd at i lawr mewn perfformiad ar gyfer prosesu a phenderfynu ar geisiadau cynllunio ar amser yn rhannol oherwydd absenoldeb staff a llwyth gwaith trwm o ganlyniad i weithredu’r system gynllunio newydd. Pa gamau sy’n cael eu cymryd i oresgyn yr anawsterau hyn? 

•           Bod gostyngiad blwyddyn ar flwyddyn wedi’i weld ers 2016/17 yn y perfformiad o ran canran yr oedolion a gwblhaodd gyfnod o ailalluogi ac sy’n derbyn pecyn gofal ar lefel is 6 mis yn ddiweddarach; mae perfformiad yn parhau yn is na’r targed yn Chwarter 3 2018/19. Beth sy’n cael ei wneud i wrthdroi’r dirywiad ac i wella perfformiad er mwyn cyrraedd lefel  targed?

•           Mae presenoldeb yn y gwaith yn y sector addysg cynradd yn faes sydd wedi’i nodi’n GOCH tra ei fod wedi’i nodi fel GWYRDD ar gyfer y sector uwchradd. Beth yw’r rheswm am y gwahaniaeth mewn perfformiad a pha gynlluniau sydd gan y Gwasanaeth Dysgu i gefnogi ysgolion i wella presenoldeb yn y gwaith?

•           Bod perfformiad mewn perthynas â chanran y rhai sydd wedi gadael Blwyddyn 11 nad ydynt mewn Addysg, Hyfforddiant na Chyflogaeth (NEET) yn dangos ei fod yn y chwartel isaf (COCH). Does dim gwybodaeth am berfformiad na thargedau wedi’i darparu er mwyn rhoi cyd-destun.

•           A oes unrhyw risgiau i’r Cyngor o ganlyniad i’r raddfa uwch o Oedi wrth Drosglwyddo Gofal? 

•           Oes yna unrhyw rwystrau penodol ar gyfer gwella perfformiad mewn perthynas â Cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith i lefel darged RAG GWYRDD?

Darparwyd cadarnhad/esboniad i Swyddogion ac Aelodau Portffolio fel a ganlyn –  

•           Bod perfformiad Gwasanaethau Plant o ran cynnal sgwrs ag achwynwyr yn dda ond nid yw’r Gwasanaeth wedi bod mor effeithiol wrth ddarparu ymateb ysgrifenedig ar amser. Mae’r sefyllfa’n gwella. Yn Chwarter 1, allan o 5 achwynydd fe dderbyniodd 2 ymateb ysgrifenedig ar amser; ar gyfer Chwarter 2 fe dderbyniodd 7 allan o 14 achwynydd ymateb ysgrifenedig ar amser ac ar gyfer Chwarter 3 fe ddarparwyd ymateb ysgrifenedig ar amser i 5 allan o’r 8 achwynydd. Yn y 3 achos lle na roddwyd ymateb ysgrifenedig ar amser – roedd un o ganlyniad i’r ffaith bod y Gweithiwr Cymdeithasol ar wyliau, roedd yr ail angen ymateb gan nifer o wahanol bobl a gofynnwyd i’r achwynydd gytuno i estyniad o ran yr amserlen ac roedd yr oedi gyda’r trydydd i’w briodoli i lwyth gwaith y Rheolwr Gwasanaeth ar y pryd. Mae’r broses ymateb bellach wedi ei diwygio er mwyn gallu darparu datrysiad anffurfiol i’r achwynydd o fewn 48 awr; mae proses o gyfri i lawr wedi ei rhoi ar waith er mwyn i reolwyr gwasanaeth gael eu hatgoffa o faint o ddyddiau sydd ganddynt ar ôl er mwyn anfon ymateb ysgrifenedig ac, mewn sefyllfa lle byddai rhaid i Reolwr Gwasanaeth ddelio â nifer o gwynion, bydd y gwaith yn cael ei rannu rhwng staff rhag i’r achwynydd orfod disgwyl am ymateb. Mae gan y Panel Gwella Gwasanaethau Plant raglen waith lawn ar hyn o bryd ac nid ystyrir ei fod yn briodol iddo ymgymryd â gwaith ychwanegol o ran monitro cwynion.   

•           Bod y llwyth gwaith yn y Gwasanaeth Cynllunio wedi cynyddu o ran faint o waith sydd ynghyd â pha mor gymhleth ydyw; mae hyn wedi’i ddwysáu gan swyddi gwag ac absenoldebau salwch ymysg y swyddogion cynllunio proffesiynol sy’n asesu’r ceisiadau cynllunio. Mae ailstrwythuro wedi digwydd ac mae penodiadau wedi eu gwneud. Bydd y strwythur staffio yn cael ei adolygu eto er mwyn gweld a oes unrhyw feysydd sydd angen eu cryfhau ymhellach.

•           O ran perfformiad mewn perthynas â chanran yr oedolion a gwblhaodd gyfnod o ailalluogi ac sy’n derbyn pecyn gofal a chymorth ar lefel is 6 mis yn ddiweddarach, er bod agwedd y Gwasanaeth tuag at ailalluogi wedi parhau yn gyson, mae rhai o’r achosion a gafwyd yn ddiweddar wedi cynnwys anghenion cymhleth gyda’r canlyniad fod y sgôp i wella sefyllfa’r unigolion perthnasol yn is o gymharu â’r hyn y mae’r Gwasanaeth wedi gallu ei gyflawni yn hanesyddol. Mae perfformiad yn erbyn y dangosydd hefyd wedi’i ddylanwadu gan y nifer fechan o achosion. Ystyrir felly bod y gostyngiad diweddar mewn perfformiad i’w briodoli i’r ffactorau penodol hyn ac nad yw’n golygu unrhyw duedd barhaus. 

•           O ran gwella presenoldeb yn y gweithle mewn ysgolion, mae gwaith sylweddol wedi’i wneud yn y sector uwchradd er mwyn cynorthwyo ysgolion i wella eu graddfeydd absenoldeb salwch ac mae hyn wedi’i adlewyrchu yn y gwelliant mewn perfformiad. Yn y sector cynradd, mae 10 ysgol â graddfeydd salwch uwch wedi cael eu nodi a’u targedu i dderbyn cymorth er mwyn sicrhau eu bod yn gweithredu’r broses rheoli absenoldebau salwch priodol. Mae arwyddion cynnar yn awgrymu bod yr ymyrraeth hon yn cael canlyniadau yn y rhan fwyaf o ysgolion a dargedwyd. Mae’r Awdurdod wedi ymrwymo i weithio gydag ysgolion cynradd er mwyn mynd i’r afael â chyfraddau absenoldebau salwch ac er mwyn sicrhau eu bod yn cadw at y gweithdrefnau y cytunwyd arnynt ar gyfer rheoli salwch gan wybod hefyd fod yna bwysau ar staff addysgu.     

•           O ran NEET, mae’r Gwasanaeth Dysgu yn ymwybodol o amgylchiadau’r 27 unigolyn sy’n dod dan y categori hwn. Nid yw rhai o'r 27 unigolyn mewn cyflogaeth, addysg na hyfforddiant o ganlyniad i faterion iechyd meddwl, digartrefedd ac o ganlyniad i fod yn rhiant neu mewn un achos oherwydd bod yr unigolyn gwrthod ymgysylltu. Mae’r prosiect ADTRAC sy’n ceisio cefnogi pobl ifanc rhwng 16 a 24 oed y cyfeirir atynt fel NEET i gael swydd neu i wneud cais am hyfforddiant, bellach wedi’i sefydlu yn Ynys Môn ac mae’n dechrau cael effaith.

•           Mewn perthynas ag oedi mewn Trosglwyddo Gofal, mae’r contract Gofal Cartref fesul ardal sydd newydd gael ei chomisiynu yn dechrau cael effaith gadarnhaol ar y ffigyrau ac mae perfformiad yn Chwarter 3 (1.53) yn welliant o gymharu â pherfformiad yn Chwarter 2 (1.79) ac yn fwy sylweddol ar berfformiad Chwarter 1 (2.30). Mae’r gwaith ar hyn o bryd yn canolbwyntio ar sicrhau capasiti digonol er mwyn bodloni’r galw cynyddol i allu datrys unrhyw bryderon o ran perfformiad yn Chwarter 4 ac ar y cyd â’r Bwrdd Iechyd, sicrhau bod y broses codio data yn gadarn ac nad oes unrhyw gleientiaid yn cael eu codio n anghywir.  

•           O ran y Cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith, mae rhan o’r her yn gysylltiedig â bodloni’r amserlenni ar gyfer gallu cynnal cyfweliadau mewn amgylchiadau lle efallai y bydd y Rheolwr Llinell i ffwrdd o’r gwaith neu lle mae staff wedi eu lleoli oddi ar y safle e.e. glanhawyr, staff gofal cartref ac ati. Byddai cynnal cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith ar-lein yn golygu colli’r cyswllt wyneb yn wyneb y mae’r cyfweliad yn ei roi ac nid oes gan bob aelod o staff fynediad i’r rhyngrwyd.  

Wedi ystyried yr holl wybodaeth a gyflwynwyd ynghyd â’r cadarnhad a ddarparwyd gan y Swyddogion/Aelodau Portffolio ar y pwyntiau a godwyd, penderfynwyd bod y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol yn – 

•           Nodi’r meysydd lle mae’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn llwyddo i sicrhau gwelliannau ar gyfer y dyfodol fel yr amlinellir yn yr adroddiad mewn perthynas â Gwasanaethau Oedolion, y Gwasanaeth Cynllunio, Presenoldeb yn y Gwaith a threfniadau Rheoli Cwynion o fewn Gwasanaethau Plant ac ei fod

•           Yn argymell mesurau lliniaru ar gyfer y meysydd hynny fel y nodir yn yr adroddiad.

NI CHAFODD UNRHYW WEITHREDOEDD YCHWANEGOL EU HARGYMELL