Eitem Rhaglen

Adroddiad y Swyddogion Adolygu Annibynnol

Cyflwyno adroddiad y Swyddogion Adolygu Annibynnol.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i’r Panel ei ystyried, adroddiad y Swyddog Adolygu Annibynnol (Uned Diogelu ac Ansawdd) ar y cynnydd a wnaed ar faterion a godwyd ers cyflwyno adroddiad  yr Uned Ddiogelu ac Ansawdd yn y diwyg hwn am y tro cyntaf i’r Panel ym mis Mawrth, 2018.

 

Tynnodd y Swyddogion Adolygu Annibynnol sylw at brif bwyntiau’r adroddiad, fel a ganlyn –

 

           Bod anghysondeb yn ansawdd yr asesiadau ar gyfer Plant sy’n Derbyn Gofal yn parhau i fod yn broblem – o’r archwiliad o 15 achos, roedd yr asesiadau achosion ar gyfer 9 o blant yn gyfredol (60%), er y gwelwyd enghreifftiau o asesiadau ardderchog hefyd, gyda chamau gweithredu clir i wella’r canlyniadau ar gyfer y plentyn.

           O’r 70 o adolygiadau statudol a gynhaliwyd yn ystod mis Mehefin a Gorffennaf, 2019, dim ond mewn 30 o adolygiadau (44.2%) y cafwyd dogfen Rhan 6. Roedd y ddogfen wedi cael ei diweddaru mewn 30 o adolygiadau (42.8%). Mae’r Swyddogion Adolygu Annibynnol yn ymwybodol o’r ymdrech fawr a wnaed i baratoi’r dogfennau angenrheidiol ar gyfer adolygiadau ac yn cydnabod ymateb y Gwasanaeth bod y cyfnod hwnnw wedi bod yn un heriol o safbwynt absenoldebau staff, a bod hynny yn ôl pob tebyg wedi effeithio ar berfformiad.

           Mae’r Swyddogion Adolygu Annibynnol yn ystyried bod y ddogfen Gofal a Chefnogaeth Adran 6 yn aneffeithiol o ran hwyluso’r broses adolygu ac yn falch bod y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd wedi rhoi ystyriaeth fanwl i wneud newidiadau i’r ddogfen.

           Ar gyfer y ddau adroddiad blaenorol i’r Panel, cynhaliwyd archwiliad o achosion er mwyn mesur i ba raddau y mae nodiadau’r achos yn gyfredol. Amlygodd y ddau archwiliad bod nodiadau achos cyfredol ar gael ar gyfer pob achos y craffwyd arno. Mae’r Swyddogion Adolygu Annibynnol o’r farn fod y cynnydd rhagorol wedi ei gynnal mewn perthynas ag ansawdd a chysondeb y nodiadau achos a gedwir, gydag enghreifftiau o nodiadau’n cael eu hychwanegu sawl gwaith y dydd. O ganlyniad, ni chynhaliwyd archwiliad penodol ar gyfer yr adroddiad hwn.

           Gwahoddir y Swyddogion Adolygu Annibynnol i gyfarfodydd cynllunio gofal parhaol gan eu galluogi i fynegi barn ar lafar neu ar e-bost ymlaen llaw. Croesewir y datblygiad hwn yn fawr. Mae cyfarfodydd chwarterol yn cael eu cynnal hefyd rhwng y Swyddogion Adolygu Annibynnol a Rheolwyr y Gwasanaeth i drafod materion penodol – mae’r adroddiad yn rhoi crynodeb o’r materion a’r pryderon a godwyd yn yr ail o’r cyfarfodydd hynny a gynhaliwyd ers sefydlu’r broses newydd hon, ynghylch absenoldebau staff a newid mewn gweithwyr cymdeithasol, llwyth gwaith a disgwyliadau a materion ynghylch ymarfer (cyfeirir ato ym Mharagraff 5 (a) i (f) yr adroddiad).

           Roedd sampl o 6 o achosion lle'r oedd angen Cynllun Dysgu Ôl-16 yn dangos nad oedd y cynlluniau wedi cael eu diweddaru i adlewyrchu anghenion presennol y plentyn.

           Mae’r Swyddogion Adolygu Annibynnol yn parhau i ymateb i’r her o safbwynt sicrhau effeithlonrwydd y broses adolygu ac i ddefnyddio dulliau gwahanol i gynnwys ac ymgysylltu â phlant a phobl ifanc mewn cyfarfodydd. Mae’r Swyddogion Adolygu Annibynnol yn adolygu eu gwaith presennol yng nghyd-destun Safonau a Chanllawiau Ymarfer Swyddogion Adolygu Cymru. Mae’r Rheolwr Gwasanaeth wedi paratoi adroddiad sydd yn ystyried goblygiadau’r safonau hyd, sydd yn cynyddu’r disgwyliadau ar adeg pan mae nifer y plant mewn gofal yn cynyddu hefyd. Efallai y byddai’r Panel yn dymuno gofyn am gael trafod yr adroddiad hwn.

           Ym marn y Swyddogion Adolygu Annibynnol, y prif faterion yn codi o’u hadroddiad diweddaraf yw’r angen i sicrhau cysondeb o ran cyflwyno dogfennau Rhan 6 ym mhob achos ar gyfer Adolygiadau Plant sy’n Derbyn Gofal ac, yn yr un modd, y dylai’r Cynlluniau Llwybr adlewyrchu anghenion presennol y plant.

 

Wrth ymateb i’r adroddiad, cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth yr eglurhad a’r sicrwydd canlynol –

 

           Adolygiadau statudol/Cynllun Gofal a Chefnogaeth Rhan 6 – mae disgwyl i weithwyr cymdeithasol gwblhau a diweddaru’r cynllun ar blant mewn gofal ar gyfer adolygiad gofal pob plentyn ac, os nad yw hyn mewn lle, teimlir y dylai’r Swyddog Adolygu Annibynnol ohirio ac aildrefnu’r adolygiad er mwyn sicrhau fod y wybodaeth yn cael ei diweddaru a thrafod y mater gyda’r Arweinydd Ymarfer er mwyn eu hatgoffa o’r disgwyliad hwn.

 

Bydd y Rheolwr Gwasanaeth yn trafod yr archwiliad o adolygiadau statudol a gynhaliwyd ym mis Mehefin a Gorffennaf gyda’r Swyddogion Adolygu Plant mewn Gofal i sicrhau fod cynllun gweithredu mewn lle i ymateb yn briodol i’r canfyddiadau.

 

           Materion eraill yn ymwneud ag Ymarfer – amlinellodd y Swyddog drefniadau’r Gwasanaeth i sicrhau parhad mewn gofal plant sy’n derbyn gofal pan fydd staff yn absennol oherwydd salwch neu ar absenoldeb estynedig. Er bod newidiadau staff yn anorfod, mae’r Gwasanaeth yn ceisio sicrhau fod plant mewn gofal yn cael sefydlogrwydd ac yn parhau i fyw gyda’r un gofalwr maeth. Os nad yw Cynlluniau Llwybr yn adlewyrchu anghenion presennol y plentyn, teimlir y dylai’r Swyddog Adolygu Annibynnol ohirio ac aildrefnu’r adolygiad er mwyn sicrhau bod y wybodaeth yn cael ei diweddaru a thrafod y mater gyda’r Gweithiwr Cymdeithasol a’r Arweinydd Ymarfer i’w hatgoffa o’r disgwyliad bod cynlluniau’n cael eu diweddaru. Bydd y Rheolwr Gwasanaeth yn trafod y Cynllun Llwybr gyda’r Swyddogion Adolygu i sicrhau fod prosesau ar gyfer uwchgyfeirio materion i’r Gwasanaeth yn glir. Mewn perthynas â gwaith Stori Bywyd, sy’n helpu plant mewn gofal i gael persbectif o’u bywydau, mae staff wedi derbyn hyfforddiant ar y gwaith hwn a bydd trafodaethau pellach yn digwydd gyda staff i geisio deall a goresgyn y rhwystrau sy’n atal y gwaith rhag cael ei gwblhau yn gyson ac yn amserol.

Wrth drafod yr adroddiad, nododd y Panel y materion a godwyd gan y Swyddogion Adolygu Annibynnol mewn perthynas ag anghysonderau mewn rhai meysydd ymarfer, llwyth gwaith gweithwyr cymdeithasol, a newid mewn gweithwyr cymdeithasol, boed hynny oherwydd absenoldebau dros dro neu drosiant staff, ac effaith bosib hynny ar les plant sy’n derbyn gofal, a gofynnwyd am sicrwydd ynghylch y materion hynny. Mewn ymateb, eglurodd y Swyddogion ymhellach –

 

           Mae llwyth gwaith Gweithwyr Cymdeithasol yn cael ei arolygu a’i oruchwylio’n rheolaidd gan reolwyr a dyrennir llwyth achosion ysgafnach i weithwyr cymdeithasol llai profiadol na’r rhai sydd â mwy o brofiad. Mae pwysau o ran llwyth gwaith yn anorfod weithiau oherwydd natur y gwaith. Fodd bynnag, mae’r Gwasanaeth yn ceisio rheoli’r llwyth gwaith ac mae’n fodlon â llwyth achosion ei garfan o weithwyr cymdeithasol llai profiadol.

           Mae newid mewn staff yn gallu bod yn fwy heriol i’w reoli mewn perthynas â chael y bobl gywir sy’n meddu ar y sgiliau cywir i lenwi’r bwlch. Pan fydd staff yn absennol, gwneir trefniadau interim i sicrhau fod yr un lefel o wasanaeth yn parhau ar gyfer plant mewn gofal. Mae’r Arweinydd Ymarfer yn gyfrifol am sicrhau fod y trefniadau hynny mewn lle er mwyn cefnogi’r plant a’r lleoliadau.

 

Mewn trafodaeth bellach ar y materion yn codi, cydnabu’r Panel y pwysau ar weithwyr cymdeithasol plant ac roedd yn derbyn bod amserlenni’r llysoedd yn gallu ychwanegu at y pwysau hynny. Nododd y Panel fod y Gwasanaeth yn defnyddio staff dros dro i ddatrys problemau tymor byr mewn perthynas â phwysau gwaith a swyddi gwag a bod newid staff yn gallu achosi amrywiaeth yn safon yr ymarfer. Mae’r Panel yn derbyn ac yn nodi adroddiad y Swyddogion Adolygu Annibynnol ac yn argymell -

 

           Pan fydd staff yn gadael neu’n absennol, bod gan y Gwasanaeth drefniadau mewn lle i sicrhau, lle bynnag y bo’n bosib, bod trosglwyddiad effeithiol a llyfn yn digwydd rhwng gweithwyr cymdeithasol er mwyn lleihau unrhyw darfu neu effaith ar y plentyn. Yn ddelfrydol, dylid cyflwyno’r gweithiwr cymdeithasol i’r plentyn a’r teulu mewn da bryd cyn y trosglwyddiad.

           Bod y Panel yn derbyn adborth ar y 15 achos a archwiliwyd gan y Swyddogion Adolygu Annibynnol i wirio a oedd yr asesiadau yn gyfredol, gyda dadansoddiad yn dangos a oedd staff dros dro neu barhaol yn delio â’r achosion.

           Bod y Rheolwr Gwasanaeth yn trafod y materion ymarfer sy’n codi gyda’r Swyddogion Adolygu Annibynnol ac yn diweddaru’r Panel am unrhyw newidiadau/datblygiadau mewn ymarfer o ganlyniad i hynny.

           Bod yr adran yn adroddiad y Swyddogion Adolygu Annibynnol dan y pennawd “Llwyddiant ein Plant” yn cael ei ailenwi gan y gallai wneud i blant/pobl ifanc sydd ddim yn rhannu’r un cyflawniadau deimlo nad ydynt yn llwyddiannus.

 

Dogfennau ategol: