Eitem Rhaglen

·        Cyflwyno’r Datganiad o’r Cyfrifon 2018/19.

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ar y Datganiadau Ariannol.

4.1       Cyflwynwyd i'w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 yn ymgorffori'r Datganiad Terfynol ar Gyfrifon 2018/19 yn dilyn eu harchwilio.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 y llwyddwyd unwaith eto i gwrdd â’r dyddiad cau statudol ar gyfer cwblhau cyfrifon archwiliedig 2018/19. Gwnaed y gwelliannau a nodwyd yn y broses archwilio y llynedd ac maent yn parhau. Ymdriniwyd yn brydlon ac yn foddhaol â'r holl faterion oedd  wedi codi yn yr archwiliad.

Dywedodd y Swyddog fod manylion y prif welliannau i’r cyfrifon drafft wedi’u nodi yn adroddiad yr Archwilwyr Allanol ar y Datganiadau Ariannol isod. Mae'r holl welliannau y cytunwyd arnynt fel rhai y mae’r archwilwyr, Deloitte wedi dweud bod gofyn eu  hailddatgan wedi cael eu prosesu a’u cynnwys yn y Datganiad o'r Cyfrifon. Nid oedd y diwygiadau i'r Datganiad drafft yn sylweddol ac maent wedi'u cyfyngu i raddau helaeth i ddiwygiadau i nifer fach o nodiadau datgelu a'r Datganiad Llif Arian. Ar hyn o bryd ni wnaed unrhyw newidiadau ariannol i refeniw na chyfalaf sy'n golygu bod y prif ddatganiadau ariannol yn aros yr un fath. Mae adroddiad yr Archwilwyr yn tynnu sylw at gamddatganiad parhaus sydd heb ei gywiro o 2017/18 mewn cysylltiad â sut y triniwyd y lwmp swm pensiwn ar gyfer costau pensiwn hanesyddol nad ydynt wedi eu hariannu.  Mae hyn yn ymwneud â dehongliadau gwahanol o'r trefniadau cyfrifyddu ar gyfer y lwmp swm a dalwyd yn 2017/18 ar gyfer y costau hyn a arweiniodd at arbediad oddeutu £ 200k. Ni chafodd hyn ei newid oherwydd y gwahaniaeth yn nehongliad yr Awdurdod a'r Archwilydd o ganllawiau ysgrifenedig ar y mater.

Yn dilyn eu gwaith ar y Datganiad Cyfrifon, mae'r Archwilwyr wedi gwneud 3 argymhelliad mewn perthynas â chyfrifyddu a rheoli’r gyflogres; 1 argymhelliad mewn perthynas â TG ac 1 argymhelliad mewn perthynas â rheolaethau corfforaethol y manylir arnynt yn eu hadroddiad ISA 260.

O ran y camddatganiad na chafodd ei gywiro, eglurodd y Swyddog fod yr Awdurdod, yn 2017/18, wedi gwneud taliad lwmp swm o£3.66m i Gronfa Bensiwn Gwynedd am y  tair blynedd hyd at 2019/20 ar y sail y byddai'r swm hwn yn cael ei fuddsoddi ac y byddai'r Awdurdod yn derbyn disgownt (byddai'r enillion ar y buddsoddiad fel rhan o arian y gronfa bensiwn gyfun yn fwy na phe bai'r Awdurdod wedi buddsoddi'r swm ar ei ben ei hun). Mae'r Archwilwyr o'r farn y dylai'r taliad fod wedi'i godi ar y cyfrif refeniw fel gwariant yn 2017/18 yn y flwyddyn y cafodd ei wneud. Mae’r Awdurdod o  wahanol farn ac, o ganlyniad, er mwyn lleihau effaith y taliad ar falans cronfa gyffredinol y Cyngor, cytunwyd i greu cronfa wrth gefn negyddol a fydd yn dirwyn i ben dros y tair blynedd gan olygu y bydd y swm wedi diflannu o'r cyfrifon erbyn y flwyddyn nesaf.

4.2       Cyflwynwyd adroddiad yr Archwiliwr Allanol ar yr archwiliad o'r Datganiadau Ariannol ar gyfer 2018/19 (adroddiad ISA 260) i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Cadarnhaodd Mr Ian Howse, Arweinydd Ymgysylltu ar gyfer yr Archwiliad Ariannol, yn amodol ar gwblhau’r gwaith sy'n weddill yn foddhaol fel yr amlinellir ym mharagraff 6 o'r adroddiad, mai bwriad yr Archwilydd Cyffredinol yw cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol unwaith y bydd yr Awdurdod wedi darparu Llythyr Sylwadau yn seiliedig ar yr hyn a nodir yn Atodiad 1 i'r adroddiad. O ran canlyniadau archwilio, mae'r adroddiad yn tynnu sylw at gamddatganiad nad yw wedi'i gywiro gan y Rheolwyr mewn perthynas â chategoreiddio cyfraniad o £3.66m a wnaed gan y Cyngor i Gronfa Bensiwn Gwynedd ar gyfer yr elfen sefydlog o gyfraniadau'r cyflogwr am y Cyfnod 3 blynedd 2017/18 i 2019/20, (Yn ôl safonau cyfrifyddu mae’n rhaid  cydnabod rhai eitemau yn ystod y flwyddyn y gwneir y taliad yn hytrach na'i wasgaru dros gyfnod o amser fel mae'r Awdurdod wedi ei wneud gyda’r taliad cyfraniad pensiwn). Amlinellir camddatganiadau a gywirwyd gan y Rheolwyr ym mharagraff 10 yr adroddiad. Roedd y Cynllun Archwilio Ariannol a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ym mis Ebrill yn darparu gwybodaeth ynghylch y risgiau archwilio sylweddol a nodwyd yn ystod proses gynllunio’r Archwilwyr. Mae’r tabl yn adran 12 yr adroddiad yn nodi canlyniad gweithdrefnau archwilio’r Archwilwyr wrth fynd i’r afael â’r risgiau hynny. Cynhaliwyd yr archwiliad yn unol â'r Cynllun Archwilio Ariannol. Nid oes gan yr Archwilwyr unrhyw bryderon ynghylch agweddau ansoddol yr arferion cyfrifyddu a threfniadau adrodd ariannol y Cyngor a chanfuwyd bod y wybodaeth a ddarparwyd yn berthnasol, yn ddibynadwy, yn gymharol, yn berthnasol ac yn hawdd ei deall. Mae polisïau ac amcangyfrifon cyfrifyddu yn briodol ac mae datgeliadau ar ddatganiadau ariannol yn ddiduedd, yn deg ac yn glir. Ni ddaethpwyd ar draws unrhyw broblemau arwyddocaol yn ystod yr archwiliad ac nid oes unrhyw faterion arwyddocaol y mae angen adrodd arnynt o ran goruchwylio'r broses adrodd ariannol. Dangosir yr argymhellion sy'n codi o'r gwaith archwilio ariannol ynghyd ag ymateb y Rheolwyr iddynt yn Atodiad 3. Mae'r rhain yn feysydd lle mae’r Archwilwyr Allanol wedi nodi cyfleoedd i wella pe bai adnoddau'n caniatáu, ond nid ydynt yn effeithio ar y farn archwilio gyffredinol. Rhoddir sylw i’r rhain y flwyddyn nesaf a bydd unrhyw faterion sy'n weddill yn cael eu cynnwys yn adroddiad archwilio'r flwyddyn nesaf.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaeth y pwyntiau isod –

•           Nododd y Pwyllgor fod gwahaniaeth barn o ran trin y taliad o £3.66m a wnaed gan y Cyngor i Gronfa Bensiwn Gwynedd. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod yr Archwilwyr Allanol yn gyffyrddus ag agwedd yr Awdurdod tuag at y mater a'r ffordd y mae wedi cyfrif am y taliad yn y datganiadau ariannol. 

Cadarnhaodd Mr Ian Howse nad yw'r Archwilwyr Allanol yn ystyried bod y camddatganiad yn berthnasol (y lefelau lle ystyrir bod camddatganiadau o'r fath yn berthnasol yn achos Cyngor Sir Ynys Môn yw £4.91m) o ran effeithio ar farn y darllenwyr am y cyfrifon o ran y casgliadau y gallent ddod iddynt ar sefyllfa ariannol gyffredinol yr Awdurdod, a dyna pam yr argymhellwyd bod yr Archwilydd Cyffredinol yn cyhoeddi barn ddiamod ar y datganiadau ariannol. Pe bai'r Archwilwyr wedi bod yn anghyffyrddus â'r camddatganiad yna byddent wedi argymell y dylid cyhoeddi barn archwilio amodol.

•           Gan gyfeirio at argymhellion yr Archwilwyr mewn perthynas â pharamedrau cyfrineiriau, gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod dull yr Awdurdod o sicrhau diogelwch cyfrineiriau a rheoli cyfrineiriau yn briodol gadarn. Eglurodd y Swyddogion fod staff bellach yn cael eu cynghori i ddefnyddio cyfrinair gyda 9 nod (yn hytrach na  7 fel yn flaenorol) a bod hynny’n cynnig mwy o ddiogelwch ond nid yw mor gymhleth fel ei fod yn gwneud cyfrineiriau yn anodd eu cofio, sy’n golygu bod staff yn llai tebygol o'u hysgrifennu sy'n groes i bolisi. Mae’r cyfrineiriau mewn grym am gyfnod hwy hefyd. Mae defnyddwyr yn cael eu cloi allan ar ôl tair ymdrech aflwyddiannus i fewngofnodi a phan fo hynny’n digwydd mae'n rhaid i'r defnyddiwr gysylltu â’r Ddesg Wasanaeth / Gweinyddwr y Systemau Gwasanaeth TG i ofyn iddynt ddatgloi’r cyfrifiadur. Gyda rhai systemau (ond nid yr un ar gyfer y Gyflogres) mae cyfrinair y system wedi'i gysylltu â chyfrinair y rhwydwaith ac felly nid oes angen dau gyfrinair ar wahân.

O ran yr argymhellion a wnaed gan yr Archwiliad Allanol, rhoddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 sicrwydd i’r Pwyllgor fod y rhain yn cael sylw ond y gall yr argymhellion sy'n ymwneud â rheolaethau’r gyflogres gymryd mwy o amser i fynd i'r afael â hwy oherwydd ailstrwythuro'r Gwasanaeth Cyflogres / Taliadau sy'n broses hir. Bydd yr ailstrwythuro, unwaith y bydd wedi'i gwblhau, yn mynd i'r afael â’r materion gwahanu dyletswyddau y mae'r Archwilwyr wedi'u hamlygu. Fodd bynnag, weithiau gall fod yn anoddach gwahanu dyletswyddau'n glir mewn tîm llai ac yn arbennig felly ar adegau o absenoldebau staff, gan olygu y bydd yn rhaid gwneud gwiriadau ar adegau o'r fath ar ôl talu yn hytrach na chyn talu.

Penderfynwyd –

•           Derbyn a nodi'r Datganiad o'r Cyfrifon ar gyfer 2018/19 ac argymell bod y  Cyngor Llawn yn ei dderbyn.

•           Nodi Adroddiad yr Archwilwyr Allanol ar y Datganiadau Ariannol ar gyfer 2018/19.

•           Cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2018/19 a chyfeirio'r Datganiad at Arweinydd y Cyngor a'r Prif Weithredwr i'w lofnodi.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL