Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i'w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darparu sicrwydd ac adolygiadau a gwblhawyd.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn -

•           Bod tri adroddiad Archwilio Mewnol wedi'u cwblhau yn ystod y cyfnod a bod dau ohonynt wedi arwain at ddyfarnu sgôr Sicrwydd Sylweddol - sef Archwiliadau Ardystio Grant  mewn perthynas â Rhentu Doeth Cymru a'r Grant Datblygu Disgyblion. Cynhyrchodd y trydydd adolygiad, a oedd yn ymwneud â Diogelu Corfforaethol, sgôr Sicrwydd Rhesymol ac roedd yn dwyn sylw at 4 mater / risg fawr y mae angen mynd i'r afael â hwy. Dynodwyd y materion / risgiau yn rhai mawr oherwydd eu heffaith bosib yn y maes hwn. Fodd bynnag, ar y cyfan, daeth yr adolygiad i'r casgliad bod y Cyngor wedi gweithredu nifer o reolaethau effeithiol i reoli'r risg y bydd camgymeriad diogelu difrifol yn  achosi neu'n cyfrannu at niwed i'r rheini y mae ganddo gyfrifoldeb i'w hamddiffyn ac, o ganlyniad, roedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gallu rhoi sicrwydd rhesymol o lywodraethu, rheoli risg a rheolaeth yn y maes hwn.

•           Bod tri adroddiad sydd â sgôr Sicrwydd Cyfyngedig wedi'u hamserlennu ar gyfer adolygiad dilyn-i-fyny fel y manylir ym mharagraff 15 yr adroddiad. Cynhelir dau adolygiad dilyn-i-fyny ar hyn o bryd - Casglu Incwm Ysgolion Cynradd (adolygiad dilyn-i-fyny cyntaf) ac Amrywiol Ddyledwyr (ail adolygiad dilyn-i-fyny). Gohiriwyd yr adolygiad dilyn-i-fyny- ar Fynediad Rhesymegol a Gwahanu Dyletswyddau hyd nes y cwblhawyd  ailstrwythuro'r swyddogaeth Cyflogres / Taliadau.

•           Bod Gwasanaeth TG y Cyngor wedi cadarnhau bod y diweddariad i’r system gorfforaethol o’r enw “4 action” ar gyfer tracio camau gweithredu y cyfeiriwyd ato yn adroddiadau chwarterol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y misoedd diwethaf bellach wedi'i gyflunio ac wrthi’n cael ei brofi. Mae'r broses hon wedi amlygu rhai problemau y mae’r cyflenwr yn gweithio i'w datrys ar hyn o bryd. Aethpwyd ar ôl y materion hyn a gobeithir y gellir symud ymlaen yn awr.

•           Ychydig o newid sydd wedi bod o ran y Cynllun Gweithredu ar gyfer 2019/20 yn y chwe wythnos ers y diweddariad diwethaf i’r Pwyllgor. Er bod y tymor gwyliau wedi llesteirio  cynnydd, mae nifer o adroddiadau drafft wedi'u cyhoeddi sy'n aros am ymateb y rheolwyr ac mae'r gwaith wedi parhau ar sawl archwiliad fel y manylir ym mharagraff 19 o'r adroddiad yn ogystal â darn o waith ymgynghori ar fenthyciadau ceir staff.

Wrth ystyried yr adroddiad gofynnodd y Pwyllgor, o gofio effaith bosib y 4 mater / risg a nodwyd mewn maes mor sensitif â diogelu, a ddylai’r adolygiad fod wedi arwain at Sicrwydd Cyfyngedig gan sicrhau felly y byddai'n cael ei ddilyn-i-fyny’n ffurfiol ac yr adroddir ar y canlyniad i'r Pwyllgor hwn.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi gweithio'n agos iawn gyda'r Uwch Reolwyr sy’n gyfrifol am ddiogelu yn ogystal â'r Gwasanaeth Addysg ac ysgolion a bod y darlun gwirioneddol yn fwy cadarnhaol nag y mae'r sefyllfa fonitro gorfforaethol yn ei adlewyrchu. Yn ymarferol, cynhelir gwiriadau ac adnewyddiadau GDG ac mae'r problemau a nodwyd yn ymwneud â materion cadw tŷ arferol sy’n ymwneud â GDG e.e. diffyg cofnodion ffurfiol ar gyfer cyfarfodydd y bwrdd diogelu strategol a diffyg system integredig i gofnodi a monitro cydymffurfiaeth  ac adnewyddiadau GDG gyda dibyniaeth yn cael ei rhoi yn lle hynny ar brosesau maniwal yn y gwasanaethau a oedd yn achosi rhai problemau, yn enwedig i staff ysgolion. Roedd gwaith yn mynd rhagddo yn ystod yr archwiliad ac mae'r materion a amlygwyd wedi'u hystyried ac mae’r Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn dweud y bydd y Cyngor yn caffael system GDG cyn bo hir lle gellid cyflwyno nifer uchel o geisiadau GDG gyda’i gilydd ar un tro.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg, er na fydd yr adolygiad yn cael ei ddilyn-i-fyny yn yr un modd ag ar gyfer adolygiad Sicrwydd Cyfyngedig, bydd yn ofynnol i Swyddogion ddiweddaru'r system dracio gorfforaethol i dracio’r cynnydd a wnaed gyda rheoli'r risgiau a nodwyd ac ni fydd y rhain yn cael eu cau i lawr hyd nes bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn fodlon eu bod wedi cael sylw llawn neu eu lliniaru’n llwyr. Pe bai unrhyw un o'r Materion / Risgiau yn parhau i fod heb gael sylw, yna fel risgiau mawr neu ambr byddant yn dod i sylw'r Pwyllgor fel rhan o'r adroddiadau bob chwe mis ar Faterion / Risgiau Archwilio Mewnol sydd angen sylw. Mae Diogelu Corfforaethol hefyd yn cael ei adolygu'n flynyddol fel elfen o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol.

Penderfynwyd derbyn a nodi'r cynnydd diweddaraf gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth, rhoi sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd a'i berfformiad a'i effeithiolrwydd o ran gyrru gwelliant.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL