Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai.

Cyflwynwyd i'w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai yn darparu gwybodaeth am waith y Gwasanaeth Tai Cymunedol mewn perthynas â phroffilio tenantiaid. Cyflwynwyd y wybodaeth yn dilyn cyflwyno adroddiad archwilio mewnol i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 23 Gorffennaf, 2019 a gododd y diffyg proffilio tenantiaid fel “Mater / Risg.” Roedd y Pwyllgor wedi gofyn i'r Pennaeth Gwasanaethau Tai ddod i’w gyfarfod nesaf i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa ynghylch proffilio tenantiaid.

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Tai ei fod yn deall pryder y Pwyllgor nad oedd cymaint o gynnydd ag y gobeithiwyd wedi'i wneud gyda phroffilio tenantiaid a bod rhesymau dilys am hynny. Derbyniodd y Swyddog ei fod yn hollbwysig sicrhau bod y wybodaeth sydd gan y Gwasanaeth am ei denantiaid yn gyfredol er mwyn sicrhau bod y gwasanaethau a ddarperir yn briodol a’u bod yn cwrdd ag anghenion tenantiaid.

Hysbysodd y Rheolwr Gwasanaeth (Tai Cymunedol) y Pwyllgor fod yr holl dai Cyngor yn cael eu cofnodi ar System Rheoli Perthynas â Chleientiaid, sef Orchard. Yn ogystal â chadw gwybodaeth am bob tenant, mae’r system Orchard hefyd yn cynnwys gwybodaeth am hanes tenantiaethau, gwybodaeth am ôl-ddyledion, rhyngweithiau rhwng swyddogion, cofnod o dor-tenantiaethau  a dadansoddiad o gynhwysiad ariannol. Gall cael proffiliau cywir o’r tenantiaid helpu’r adran i ddatblygu gwasanaethau yn y dyfodol ochr yn ochr â’r gwasanaethau cyfredol, megis yr ymateb i Gredyd Cynhwysol. Yn weithredol, cyfrifoldeb y tîm gwasanaeth cwsmeriaid yw proffilio tenantiaid, sef tîm sy'n cynnwys yr hyn sy’n cyfateb i chwe swyddog amser llawn sy'n delio ag ymatebion i ymholiadau am waith cynnal a chadw o ddydd i ddydd, ymateb cyswllt cyntaf ar gyfer gosod tai, ynghyd â digartrefedd a phroffilio tenantiaid. Mae lefelau staffio yn y maes gofal cwsmer wedi amrywio trwy gydol y flwyddyn ac mae hynny wedi bod yn rhwystr rhag diweddaru proffiliau tenantiaid ar sail barhaus. Mae nifer y bobl sydd wedi cysylltu oherwydd digartrefedd wedi cynyddu ac mae hynny wedi arwain at fwy o alwadau i'r tîm gofal cwsmer er mwyn helpu’r rheini sy’n ddigartref, neu sydd dan fygythiad o ddod yn ddigartref. Hefyd, mae'r tîm gwasanaeth cwsmeriaid ar hyn o bryd yn gweithredu o ddwy swyddfa ac ynddynt dri swyddog yr un bob diwrnod gwaith. Ystyrir bod  gweithio o ddwy swyddfa yn her; mae cael tîm ar wasgar gyda lefelau staffio cyfnewidiol yn golygu mai ymateb i’r galwadau sy'n dod i mewn fu blaenoriaeth y tîm. I’r dyfodol, mae'r tîm Uwch Reolwyr Tai wedi cytuno y bydd y tîm Gofal Cwsmer yn gweithio o un lleoliad ac mae trafodaethau wedi cychwyn i benderfynu pa swyddfa fyddai fwyaf addas yn y tymor hir. Unwaith y bydd y tîm wedi ymgartrefu mewn un lleoliad, bydd un swyddog yn canolbwyntio ar broffilio bob dydd. Mae mwyafrif y tenantiaid yn parhau i gysylltu â'r Gwasanaethau Tai dros y ffôn gan olygu bod y gwasanaeth yn ymateb yn barhaus i alwadau. O fis Ionawr, 2020, bydd y ffocws ar gynllun 2 flynedd lle bydd tenantiaid yn gallu rhoi gwybod am faterion a rheoli eu tenantiaethau ar blatfform digidol sy'n gysylltiedig â’r system Orchard. Fel sicrwydd pellach i’r Pwyllgor, mae’r Gwasanaethau Tai yn gweithio’n agos gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau, y Ganolfan O’Toole a Chyngor ar Bopeth ar faterion mewn cysylltiad â Chredyd Cynhwysol. Mae'r Cyngor wedi comisiynu adroddiadau gweithredu polisi dair gwaith y flwyddyn sy'n tynnu sylw at ardaloedd problemus o ran Credyd Cynhwysol ac mae'r hyb Credyd Cynhwysol wedi'i ddiweddaru i ganolbwyntio ar ffactorau sy’n gysylltiedig â materion sy’n codi ar ôl gweithredu Credyd Cynhwysol, gan gynnwys rhannu gwybodaeth, data gwybodaeth a chasglu gwybodaeth mewn perthynas â'r rheini yr effeithir arnynt gan newid yn eu budd-dal.

Cyfeiriodd y Swyddog at y ffyrdd o broffilio tenantiaid a ddefnyddiwyd cyn Mehefin 2019,  cyn yr adolygiad archwilio, ac wedyn ar ôl Mehefin, 2019 ar ôl cynnal yr adolygiad archwilio. Bydd dulliau proffilio tenantiaid yn y dyfodol yn cynnwys datblygu strategaeth proffilio tenantiaid; lansio'r strategaeth yn fewnol a gweithio ar brif ffrydio gwaith proffilio tenantiaid gyda'r gwasanaethau tai; lansio'r strategaeth yn allanol gyda thenantiaid, gan bwysleisio pwysigrwydd proffilio tenantiaid a rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Gwasanaeth Tai am newidiadau i'r proffil; annog tenantiaid i gwblhau eu proffil eu hunain ar y porth tenantiaid digidol o fis Ionawr 2020 ymlaen a swyddogion gofal cwsmeriaid yn targedu tenantiaid trwy gael eu gweld yn amlycach ar stadau tai.

Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Tai hefyd, er budd rhoi sicrwydd, nad mater mo hwn ynghylch a oes gan y Gwasanaeth wybodaeth am ei denantiaid  – oherwydd bod y wybodaeth honno ganddo eisoes– yn hytrach mae’n ymwneud ag yw'r wybodaeth sydd ganddo mor gyflawn a chyfredol ag y gallai fod. Mae gan y Gwasanaeth raglen ar gyfer cynyddu ei wybodaeth am y proffil tenantiaid, gan gynnwys gofyn i denantiaid gwblhau holiadur proffilio a dod ag ef gyda nhw pan fônt yn arwyddo i dderbyn eiddo. O ystyried bod system Orchard yn cael ei diweddaru'n rheolaidd a dim ond y mis hwn wedi cynhyrchu llif gwaith i hwyluso gwaith proffilio tenantiaid, y gobaith yw y bydd proffilio tenantiaid bellach yn dod yn rhan annatod o’r gwaith dydd i ddydd. Mae'r Gwasanaethau Tai wedi ymrwymo i wella gwaith proffilio tenantiaid er mwyn cefnogi eu gwasanaethau, ac unwaith y bydd y tîm Gofal Cwsmer mewn un lleoliad, bydd mesurau ar waith i sicrhau dull mwy rhagweithiol o broffilio. Yn ogystal, mae'r Gwasanaeth yn adrodd ar berfformiad i'r Bwrdd Gwasanaethau Tai ac yn bwriadu cynnwys proffilio fel un o'r meysydd yr adroddir arno.

Wrth groesawu'r adroddiad - ac yn benodol y bwriad i ddatblygu strategaeth proffilio tenantiaid – fel un oedd yn rhoi sylw i’w bryderon o’r cyfarfod diwethaf, gofynnodd y  Pwyllgor am eglurhad ynghylch pa gynnydd yr oedd y Gwasanaeth yn ystyried y byddai wedi ei wneud gyda phroffilio tenantiaid erbyn chwe mis o rŵan. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth (Tai Cymunedol), a siarad yn realistig, ac yng ngoleuni bod blaenoriaeth wedi cael ei rhoi i waith ar yr Arolwg Cwsmer STAR yn ddiweddar, ei fod yn rhagweld y gellir gwneud gwelliant o 8% erbyn diwedd y flwyddyn yn y sefyllfa proffilio tenantiaid ar ôl anfon gwybodaeth ychwanegol at yr holl denantiaid.

Penderfynwyd bod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu –

•           Yn derbyn bod mesurau ar waith i wella proffilio tenantiaid yn yr Adran Dai;

•           Yn cytuno bod angen datblygu strategaeth proffilio tenantiaid i sicrhau bod yr agwedd hon yn cael ei phrif ffrydio o fewn yr adran; a

•           Cytuno hefyd bod angen i'r Bwrdd Gwasanaethau Tai mewnol adolygu gwaith proffilio tenantiaid bob chwarter am gyfnod cychwynnol o 12 mis.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL