Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn cynnwys ail Gerdyn Sgorio blwyddyn ariannol 2019/20 yn portreadu sefyllfa’r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol ar ddiwedd Chwarter 2, ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor ac ar gyfer ei graffu.  

Adroddodd yr Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol, ers i adroddiad Chwarter 1 ar y Cerdyn Sgorio gael ei drafod gan y Pwyllgor ym mis Medi, 2019 fod Mesurau Atebolrwydd Cyhoeddus (PAM) pellach wedi eu cyhoeddi gan Data Cymru yn benodol mewn perthynas â Rheoli Gwastraff a’i fod yn falch o allu cyhoeddi unwaith eto bod gan yr Awdurdod yn Ynys Môn un o’r cyfraddau ailgylchu gorau yng Nghymru, gan ei roi ymysg y gorau yn y byd o ran gwastraff tŷ sy’n cael ei ailgylchu. Dywedodd yr Aelod Portffolio ei bod hefyd yn galonogol gallu adrodd bod y mwyafrif (71%) o ddangosyddion iechyd corfforaethol sy’n cael eu monitro yn parhau i berfformio’n dda yn erbyn y targedau (Gwyrdd neu Felyn RAG) fel oedd yr achos ar ddiwedd Chwarter 1. Mae rhai pwyntiau i’w nodi yn cynnwys –  

•           Presenoldeb yn y gwaith ar ddiwedd Ch2 lle mae'r Cyngor yn WYRDD yn erbyn ei darged gyda 3.96 diwrnod yn cael ei golli fesul gweithiwr (cyfwerth ag amser llawn) yn y cyfnod yn erbyn targed o 4.48 diwrnod. Mae hyn yn welliant o gymharu â’r lefelau a welwyd yn ystod Ch2 2018/19 a Ch2 2017/18, sef y flwyddyn y gwelwyd y perfformiad gorau yn y maes hwn ers i ni ddechrau monitro yn y fath fodd.

•           Mae'r strategaeth ddigidol yn parhau i wneud cynnydd; mae’r rhan fwyaf o’r dangosyddion o dan yr is-bennawd ‘newid i wasanaeth digidol’ yn gweld

tuedd ar i fyny o'i gymharu â Ch2 yn 2018/19 lle mae 83% o’r dangosyddion yn

dangos cynnydd. Mae nifer y defnyddwyr cofrestredig wedi mwy na dyblu o 5,000 ar ddiwedd Ch2 2018/19 i 11,000 sy’n ddatblygiad positif gan fod astudiaethau wedi dangos fod trafodion digidol yn fwy cost effeithiol na chyswllt wyneb yn wyneb. 

•           Mae mwyafrif (75%) y dangosyddion yn perfformio'n dda yn erbyn

targedau o dan yr is-bennawd siartr gwasanaeth cwsmeriaid. Yr unig ddangosydd sy’n Goch yn erbyn targed yw Dangosydd 04b – canran y cwynion ysgrifenedig yr ymatebwyd iddynt gan y Gwasanaethau Cymdeithasol o fewn 15 diwrnod. 

•           Ar sail y sefyllfa ariannol ar ddiwedd yr ail chwarter, bydd y Cyngor yn gorwario £1.410 miliwn ar ei gyllideb refeniw ar gyfer y flwyddyn a ddaw i ben ar 31 Mawrth, 2020 o a hynny’n bennaf oherwydd pwysau o ran costau a chynnydd mewn galw yn y Gwasanaethau Oedolion. Mae’r cyhoeddiad hwyr am setliad y gyllideb amodol ar gyfer awdurdodau lleol am 2020/21 yn gwneud hi’n anoddach cynllunio ymlaen llaw. Bydd adroddiadau cyllideb manylach ar berfformiad rheolaeth ariannol Chwarter 2 yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod 25 Tachwedd, 2019.

•           Mae mwyafrif (85%) y dangosyddion perfformiad yn parhau i berfformio yn uwch na’r targed neu o fewn 5% i’w targedau gyda dim ond 5 o ddangosyddion yn tanberfformio ar draws y tri amcan strategol (yn Tai, Gwasanaethau Plant a Gwasanaethau Cynllunio).

Daeth yr Aelod Portffolio i’r casgliad fod y data yn dynodi, o ran perfformiad cyffredinol, bod Chwarter 2 2019/20 yn cynrychioli pwynt uchel ers i’r Cyngor ddechrau adolygu a monitro perfformiad ei wasanaethau mewn modd systematig. Mae’r wybodaeth am berfformiad ar ddiwedd Chwarter 2 yn galonogol ac yn  dangos bod y Cyngor ar y trywydd cywir o ran gwella perfformiad a chyflawni ei amcanion.

Wrth drafod yr adroddiad, gofynnodd y Pwyllgor am ddadansoddiad ac esboniadau pellach gan Swyddogion mewn perthynas â pherfformiad yn y Gwasanaethau Tai, Plant a Chynllunio yn y meysydd hynny nad oeddent yn cwrdd â’r targed. Dywedwyd wrth y Pwyllgor –  

•           Mewn perthynas â Dangosydd 17 - Gwasanaethau Landlordiaid: cyfartaledd nifer y dyddiau i wneud gwaith trwsio a oedd yn GOCH gyda pherfformiad o 15.14 diwrnod yn erbyn targed o 12 diwrnod. Mae newid yn y Polisi Trwsio a Chynnal a Chadw yn Hydref 2018 a welodd gyflwyno categoreiddiad amser newydd ar gyfer cwblhau gorchmynion gwaith, yn ffactor yn y tanberfformiad. Wrth osod y targed o 12 diwrnod ar gyfer 2019/20, nid oedd gan y Gwasanaeth gyfnod llawn o 12 mis ar gael i fedru cymharu perfformiad blaenorol yn ei erbyn, gallai’r categoreiddiad newydd a’r targedau a osodwyd fod yn rhy isel o ran cyfartaledd nifer y dyddiau. Fodd bynnag, mae 93% o’r archebion gwaith wedi eu cwblhau ar amser. Bydd y Bwrdd Gwasanaethau Tai yn parhau i fonitro’r dangosydd hwn er mwyn ceisio gwella perfformiad. Yn ogystal, mae’r Gwasanaeth yn ceisio gwella effeithlonrwydd sy’n golygu grwpio gwaith mor agos â phosibl i’r dyddiad targed er mwyn sicrhau dyddiadur llawn o ran y gwaith i’w gwblhau gan felly leihau’r angen i deithio o un lle i’r llall.     

•           O ran Dangosydd 36 – Gwasanaethau Landlordiaid: canran y rhent a gollwyd oherwydd bod eiddo yn wag a oedd yn GOCH ar y cerdyn sgorio gyda 1.57% wedi’i golli yn erbyn targed o 1.15%, cafodd perfformiad gwael Dangosydd 35 ar y cerdyn sgorio yn Ch1 (cyfartaledd nifer y dyddiau i osod unedau llety y mae modd eu gosod) effaith uniongyrchol ar Ddangosydd 36 ac er y gwelliant wrth osod unedau yn Ch2, nid yw wedi bob yn bosibl adfer cymaint ag a obeithiwyd. Mae nifer fechan o eiddo hefyd wedi eu cadw’n wag am gyfnod hirach o amser na’r arfer er mwyn cael eu hystyried ar gyfer eu cynnwys yn rhan o gynllun Cartrefi Clyd y Gwasanaethau Plant a chafodd rhai eiddo a oedd angen eu haddasu cyn eu hail-osod eu cadw’n ôl er mwyn cael cyfarwyddiadau gan y Therapydd Galwedigaethol. Yn ogystal, mae gwaith adnewyddu sylweddol wedi’i wneud ar rai eiddo a oedd yn cael eu nodi fel methiannau derbyniol o dan Safonau Ansawdd Tai Cymru (WHQS) gan nad oedd y tenantiaid blaenorol eisiau i’r gwelliannau gael eu gwneud i’w heiddo. Mae’r holl ffactorau hyn wedi dylanwadu ar y dangosydd perfformiad. Bydd y broses symlach a gafodd ei hadnabod yn Ch1 yn parhau i gael ei gweithredu.      

•           O ran Dangosydd 27 – canran yr atgyfeiriadau plant sy’n ail-atgyfeiriadau o fewn 12 mis a oedd yn AMBR ar y cerdyn sgorio gyda pherfformiad o 14.29% yn erbyn targed o 10%, mae adolygiad o’r ffeiliau achos ail-atgyfeirio wedi darganfod eu bod i gyd wedi eu hail-atgyfeirio’n briodol i’r gwasanaeth gyda’r amcan o osgoi ail-atgyfeiriadau dro ar ôl tro. Mae’r Panel Gwella Gwasanaethau Cymdeithasol yn parhau i graffu ar yr holl agweddau perfformiad yn ofalus.  

•           O ran Dangosydd 53 – canran yr apeliadau cynllunio a wrthodwyd a oedd yn AMBR  gyda pherfformiad o 33% yn erbyn targed o 65%, mae’r dangosydd yn delio â niferoedd bach iawn ac ar ddiwedd y chwarter mae’r tanberfformiad yn ganlyniad i 2 allan o’r 3 apêl yn cael eu cadarnhau ar ôl i’r dehongliad o’r polisïau newydd gael ei herio. Bydd y dehongliad o’r polisïau newydd yn gwella. 

•           Mewn perthynas â Dangosydd 43 – canran yr achosion gorfodaeth cynllunio yr ymchwiliwyd iddynt o fewn 84 diwrnod a oedd yn AMBR gyda perfformiad o 69% yn erbyn targed o 80%, mae’r Gwasanaeth wedi elwa o ganlyniad i gynnydd mewn capasiti ac arbenigedd gyda phenodiad Uwch Reolwr; yn ogystal, mae’r swydd Cynorthwy-ydd Gorfodaeth hefyd yn cael ei hysbysebu. Tra bo’r perfformiad dros Chwarter 1 a Chwarter 2 yn 69%, ar gyfer Ch2 yn unig mae’r perfformiad yn 87% sydd yn uwch na’r targed ac sy’n welliant sylweddol. Er y rhagwelir y bydd y gwelliant yn parhau i’r flwyddyn nesaf, mae’n werth nodi y gall rhai achosion fod yn gymhleth ac y gallant gymryd amser i’w datrys.   

•           Mewn perthynas â chwynion, rhoddwyd sicrwydd bod y 4 ymateb yn y Gwasanaethau Cymdeithasol a oedd yn hwyr a heb gytundeb bellach wedi eu datrys. O ran gwella’r broses gwynion, mae’r Swyddog Cwynion Gwasanaethau Cymdeithasol wedi cael mwy o ryddid i ddilyn ymatebion i fyny ac i sicrhau bod ymatebion ysgrifenedig yn cael eu hanfon allan mewn modd amserol neu, lle mae angen, bod estyniad amser yn cael ei gytuno arno. Gall ymateb i gwynion yn aml iawn gynnwys sgyrsiau â nifer o swyddogion/gweithwyr proffesiynol a gall y broses hon gymryd amser ond mae angen sicrhau bod yr ymatebion hyn yn fanwl gywir ac yn ymdrin â’r materion a godwyd.   

•           Mewn perthynas â materion eraill fe ddarparwyd sicrwydd bod perfformiad yn y Gwasanaethau Oedolion yn dda yn enwedig o fewn y Gwasanaethau Gofalwyr a Diogelu; bydd y Gwasanaethau yn parhau i ganolbwyntio ar gefnogi a hwyluso rhyddhad amserol unigolion o’r ysbyty lle mae perfformiad wedi gwella; mae’r Gwasanaeth hefyd yn gweithio i gryfhau capasiti ac adolygu’r gwaith o farchnata gwasanaethau ail-alluogi.       

•           O ran y pwysau cyllidebol o fewn y Gwasanaethau Oedolion, nododd y Pwyllgor bod y Panel Sgriwtini Cyllid wedi derbyn cyflwyniad gan y Gwasanaethau Cymdeithasol yn un o’i gyfarfodydd diweddar. Roedd y Pwyllgor yn hapus i barhau i ddibynnu ar y Panel Sgriwtini Cyllid i barhau i graffu ar berfformiad ariannol yn y maes hwn. 

Ar ôl ystyried yr holl wybodaeth a gyflwynwyd ynghyd â’r esboniadau a ddarparwyd gan swyddogion yn y cyfarfod i’r pwyntiau a godwyd, penderfynwyd argymell i’r Pwyllgor Gwaith y dylai dderbyn y mesurau lliniaru fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad mewn perthynas ag –  

•           agweddau perfformiad yn y Gwasanaethau Tai, Plant a Chynllunio;

•           sgriwtini parhaus o berfformiad ariannol gyda phwyslais a chefnogaeth i’r gwasanaethau hynny sydd o dan bwysau