Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i'w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg a oedd yn rhoi diweddariad ar gynnydd a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darpariaeth gwasanaeth, darparu sicrwydd ac adolygiadau a gwblhawyd.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg ar y prif ystyriaethau fel a ganlyn -

•           Bod pum adroddiad wedi'u cwblhau yn ystod y cyfnod a oedd oll yn archwiliadau ardystio grantiau – sef Grant Datblygu Disgyblion (Plant sy'n Derbyn Gofal); Dyfarniadau Tâl Athrawon a Phwysau Cost; Grant Datblygu Disgyblion (Mynediad); Grant Dysgwyr o Gefndir Ethnig, Lleiafrifol, Sipsi, Roma neu Deithwyr a Grant Costau Prydau Ysgol Am Ddim Ychwanegol oherwydd cyflwyno Credyd Cynhwysol (Darparwyd copïau i aelodau'r Pwyllgor). Cynhyrchodd y pedwar adolygiad cyntaf farn Sicrwydd Sylweddol tra bod y pumed wedi cael sgôr Sicrwydd Rhesymol. Ni nododd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol bod unrhyw risgiau yr oedd angen i reolwyr roi sylw iddynt yn unrhyw un o'r pum adolygiad.

•           Daeth yr ail adolygiad dilyn-i-fyny o’r maes Dyledwyr Amrywiol (roedd yr adolygiad gwreiddiol a'r adolygiad dilyn-i-fyny cyntaf wedi dyfarnu barn Sicrwydd Cyfyngedig) i'r casgliad bod y Rheolwyr wedi gwneud llawer o waith i fynd i'r afael â'r materion / risgiau yr oedd angen rhoi sylw iddynt ar ôl yr adolygiad dilyn-i-fyny cyntaf ac felly roedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi medru cynyddu'r lefel sicrwydd i Sicrwydd Rhesymol. Fodd bynnag, yng ngoleuni'r ffaith bod 8 mater / risg yn parhau i fod heb eu datrys (sy'n cael sylw ar hyn o bryd) ac effaith bosib y rhain yn y meysydd hynny, bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn rhoi sylw i’r cynllun gweithredu eto ym mis Mai, 2020.

•           Bod dau adroddiad dilyn-i-fyny gyda sgôr Sicrwydd Cyfyngedig yn mynd rhagddynt ar hyn o bryd - Casglu Incwm Ysgolion Cynradd a Thaliadau Uniongyrchol. Mae yna hefyd adolygiad dilyn-i-fyny o Archwiliad Llywodraethu Gwybodaeth Ysgolion a gynhaliwyd gan ymgynghorydd allanol ac na ddarparwyd sgôr sicrwydd ar ei gyfer. Mae dau adolygiad dilyn-i-fyny wedi'u hamserlennu ar gyfer y chwe mis nesaf - Rheolaethau System: Mynediad Rhesymegol a Gwahanu Dyletswyddau, a Dyledwyr Amrywiol. Efallai y bydd mwy hefyd ond mae hynny’n dibynnu ar y sicrwydd a ddarperir ar gyfer adolygiadau a gynhelir trwy gydol y flwyddyn.

•           Bod perfformiad rheolwyr wrth fynd i'r afael â materion / risgiau a gweithredu camau yn parhau i wella. Nid oes unrhyw faterion / risgiau Uchel neu Goch angen sylw ar hyn o bryd ac mae perfformiad o ran mynd i'r afael â materion / risgiau sydd â sgôr Ambr wedi gwella ers rhoi’r diweddariad diwethaf i'r Pwyllgor ar 3 Medi ac mae’r ganran weithredu gyffredinol ar gyfer materion / risgiau Uchel / Coch / Ambr yn 94%. Mae perfformiad wrth fynd i'r afael â risgiau Canolig / Melyn wedi gwella hefyd. Fodd bynnag, llesteiriwyd y cynnydd yr oedd modd ei wneud gyda gweithredu'r fersiwn newydd o'r system tracio camau gweithredu oherwydd mater a oedd yn ymwneud â chydnawsedd TG ac nad yw ond wedi'i ddatrys yn ddiweddar.

•           Bod gwaith yn mynd rhagddo ar hyn o bryd ar chwe archwiliad o'r Cynllun Gweithredu ar gyfer 2019/20 fel y rhestrir nhw ym Mharagraff 37 yr adroddiad.

•           Bod cynnydd o 120 diwrnod yn yr adnodd sydd ar gael i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol (ar ôl cymryd hyfforddiant a gwyliau blynyddol i ystyriaeth mae hyn yn gadael 70 diwrnod y gellir eu defnyddio ar brosiectau) a chafwyd cymorth cyfrifydd o'r Gwasanaeth Cyfrifeg am gyfnod dros dro er mwyn rhoi cyfle datblygu i'r gweithiwr dan sylw mewn gwasanaeth archwilio ac i ddarparu cefnogaeth ychwanegol i’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Trafododd y Pwyllgor yr adroddiad a cheisiodd eglurhad pellach mewn perthynas â'r materion a ganlyn -

•           Pam y rhoddwyd sgôr Sicrwydd Rhesymol i'r archwiliad Ardystiad Grant mewn perthynas â Phrydau Ysgol Am Ddim Ychwanegol oherwydd cyflwyno Credyd Cynhwysol, er na nodwyd unrhyw risgiau yr oedd angen i reolwyr gymryd camau yn eu cylch ac o gofio bod yr holl archwiliadau ardystio grant eraill y cyfeiriwyd atynt wedi cael sgôr Sicrwydd Sylweddol. Hefyd, o gofio bod y Rhaglen Weithredu yn seiliedig ar risg, pam y cafodd yr archwiliadau grant eu blaenoriaethu pan oedd y sgôr sicrwydd ar gyfer pob un o'r pump yn dangos eu bod yn risg isel?

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod raid, yn unol â gofynion Llywodraeth Cymru,  ardystio bod y grantiau penodol y cyfeiriwyd atynt wedi cael eu harchwilio. Nid yw’r un gofynion yn berthnasol i bob grant. Hefyd, fel prosiectau unwaith ac am byth, ystyrir bod y Grant Dyfarniad Tâl Athrawon a Phwysau Costau, ynghyd â’r Grant Costau Prydau Ysgol Am Ddim Ychwanegol yn sgil cyflwyno Credyd Cynhwysol yn risgiau ychydig uwch.

Gan gyfeirio at y sgôr sicrwydd a roddwyd i’r Grant Costau Prydau Ysgol Am Ddim Ychwanegol yn sgil cyflwyno Credyd Cynhwysol, amlinellwyd cefndir y mater gan y  Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 ac eglurodd mai pwrpas yr arian ychwanegol hwn oedd ad-dalu'r Cyngor am gostau a gafwyd wrth ariannu prydau ysgol ychwanegol am ddim ym mlwyddyn ariannol 2018/19 oherwydd cyflwyno Credyd Cynhwysol. Fodd bynnag, oherwydd cyflwyno Credyd Cynhwysol yn hwyr yn Ynys Môn ym mis Rhagfyr 2018, roedd costau uniongyrchol cysylltiedig y Cyngor yn gyfyngedig. Cynigiwyd cynllun gwariant i gefnogi disgyblion sy’n derbyn prydau ysgol am ddim ac fe’i derbyniwyd gan Lywodraeth Cymru (rhoddwyd manylion amdano yn yr adroddiad terfynol a ddarparwyd). Roedd y symiau yn y cynllun yn amcangyfrifon o sut y byddai'r Cyngor yn gwario'r arian ond ni wariodd y symiau a amcangyfrifwyd yn llawn. Cytunodd Llywodraeth Cymru y gellid defnyddio'r cyllid a oedd heb ei wario i ddileu dyled 2018/19 mewn perthynas â phrydau ysgol am ddim ond ni fyddai’r grant ond ar gyfer  costau a gafwyd yn ystod blwyddyn ariannol 2018/19. Nid oedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gallu gwirio'r swm yr honnir iddo gael ei ddileu mewn perthynas â phrydau ysgol am ddim, gan nad yw wedi digwydd eto h.y. nid yw'r Gwasanaeth Archwilio  Mewnol wedi gweld tystiolaeth o ddileu’r ddyled ac ni all wirio a yw'r ddyled yn ymwneud yn benodol â phrydau ysgol am ddim a dyna’r rheswm felly pam y rhoddwyd barn Sicrwydd Rhesymol yn hytrach na Sicrwydd Sylweddol.

•           Y rhesymau pam y trefnwyd y trydydd archwiliad dilyn-i-fyny o’r maes Dyledwyr Amrywiol ar gyfer mis Mai, 2020 pan y gellid disgwyl efallai y byddai'r materion / risgiau sydd angen sylw fod wedi'u datrys o fewn amserlen fyrrach?

Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 fod llawer o'r materion mewn perthynas â Dyledwyr Amrywiol yn deillio o gapasiti’r tîm i ddelio â’r llwyth hanesyddol o waith. Yn ystod y pedair blynedd diwethaf mae'r tîm wedi cael ei ailstrwythuro gyda gwaith hefyd yn mynd rhagddo ar foderneiddio systemau gweithredu'r gwasanaeth gyda'r nod o symud fwyfwy tuag at brosesau taliadau digidol a thrwy hynny leihau nifer yr anfonebau a godir. Yn ogystal, bwriedir penodi i swydd newydd Gweinyddwr Systemau a fydd hefyd yn cynnwys datblygu systemau casglu incwm arian parod y gwasanaeth. Felly, mae camau’n cael eu cymryd i resymoli maint y gwaith a disgwylir y bydd y camau hynny’n mynd i'r afael â llawer o'r materion sydd angen sylw o'r archwiliad. Yn ogystal, mae'r amser a gymerir i gymeradwyo dyledwyr newydd a chodi anfonebau newydd wedi gwella'n sylweddol. Mae'n cymryd amser i ddatblygu systemau TG newydd a sicrhau eu bod wedi'u hintegreiddio'n iawn â’r systemau cysylltiedig; fodd bynnag, erbyn mis Mai 2020 a chyda chefnogaeth yr adnodd ychwanegol, disgwylir y bydd gwelliannau pellach wedi'u gwneud er gwaethaf y ffaith bod y gwaith datblygu yn ychwanegol at waith dydd i ddydd y staff.

Mewn ymateb i ymholiad gan y Pwyllgor ynghylch manteision defnyddio arbenigwyr allanol i ymgymryd â'r gwaith datblygu systemau, dywedodd y Swyddog fod sefyllfa ariannol y Cyngor yn golygu bod yn rhaid iddo gynnal cydbwysedd rhwng buddsoddi mewn swyddogaethau swyddfa gefn a gwasanaethau rheng flaen. Er bod costau swyddfa gefn wedi lleihau dros amser fel rhan o fesurau effeithlonrwydd i gydbwyso cyllideb y Cyngor, nid oes modd gwneud gostyngiadau pellach. Fodd bynnag, pe bai rhagolygon ariannol y Cyngor yn gwella efallai y bydd modd ailystyried ailfuddsoddi mewn swyddogaethau swyddfa gefn a fyddai'n cynhyrchu arbedion a gwelliannau mewn effeithlonrwydd.

•           Amlder cyfeiriadau mewn adroddiadau at faterion cydnawsedd TG fel rhywbeth sy'n rhwystro cynnydd ac a yw'r materion hyn yn codi oherwydd ansawdd y fanyleb dechnegol a roddir i ddarparwyr o ran yr hyn y mae disgwyl i'r cynnyrch / meddalwedd ei wneud a sut y rheolir y broses wedyn i sicrhau hynny bod y cynnyrch yn cael ei gyflenwi yn unol â hynny?

Esboniodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151, o ran systemau gweithredu llywodraeth leol, fod nifer y darparwyr yn gyfyngedig a bod yr ychydig ddarparwyr hyn yn gwasanaethu nifer fawr o awdurdodau lleol. Fel awdurdod  llai mae Ynys Môn dan anfantais o ran ei allu i ddylanwadu ar ddarparwyr o'i gymharu ag awdurdodau mawr a chanddynt gyllidebau mwy. Yn ogystal, mae'n rhaid i gymwysiadau gwrdd â gofynion dwyieithrwydd y Cyngor a gall hynny greu anawsterau weithiau sy'n arwain at oedi. Gall materion annisgwyl godi hefyd ar ôl i'r fanyleb gael ei hysgrifennu. Mae'r gwahaniaethau yn y ffordd y mae cynghorau eraill yng Nghymru yn gweithredu’r Safonau'r Iaith Gymraeg a’r gwahaniaethau yn y systemau gweithredu hefyd yn ei gwneud hi'n anodd cydweithredu ar faterion TG.

•           Mewn ymateb i ymholiad am gynhyrchiant, eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod sgyrsiau gyda chydweithwyr mewn awdurdodau lleol eraill a chyda Llywodraeth Cymru wedi dangos nad ydynt yn cynnwys absenoldeb blynyddol nac absenoldeb mamolaeth yn eu hystadegau. Felly ar gyfer y flwyddyn nesaf bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn mesur cynhyrchiant mewn ffordd wahanol. Cadarnhaodd y Swyddog hefyd nad yw'r Cynllun Gweithredu yn nodi dyddiad cyflawni ar gyfer archwiliadau unigol oherwydd bod y Cynllun yn ddogfen fyw ac yn newid wrth i'r gofrestr risg newid. Mae’r Gwasanaeth  Archwilio Mewnol yn ceisio sicrhau bod y Cynllun yn parhau i fod yn hyblyg fel y gellir cynnwys unrhyw feysydd risg sy'n dod i'r amlwg yn y Cynllun yn ystod y flwyddyn.

Ar ôl ystyried yr adroddiad a’r eglurhad a’r sicrwydd pellach a ddarparwyd gan y Swyddogion yn y cyfarfod, penderfynodd y Pwyllgor nodi’r cynnydd diweddaraf a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darpariaeth gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd a pherfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliannau.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL