Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a roddodd ddiweddariad ar gynnydd diweddaraf gwaith Archwilio Mewnol mewn perthynas â darparu gwasanaeth, cynnig sicrwydd, ac adolygiadau a gwblhawyd i'w hystyried gan y Pwyllgor.

Tynnodd y Prif Archwilydd sylw at y prif bwyntiau a ganlyn–

•           Bod dau adroddiad wedi'u cwblhau yn ystod y cyfnod (roedd copïau ar gael i'r Pwyllgor) – Rheoli Risgiau Brexit a Chynllunio Parhad Busnes a arweiniodd at farn Sicrwydd Rhesymol. Ni chodwyd unrhyw faterion/risgiau ynglŷn â’r cyntaf, a nodwyd pedwar mater/risg ar gyfer sylw'r rheolwyr ar y tri olaf sy'n cael eu hystyried yn "Sylweddol" oherwydd effaith bosibl y risg yn y maes hwn. Er hynny, mae canlyniad yr adolygiad gan Archwilio Mewnol yn gadarnhaol ar y cyfan a chytunwyd ar gynllun gweithredu i roi sylw i’r materion hyn gyda Rheolwyr. Bydd hyn yn cael ei fonitro drwy system olrhain gweithredu gan Archwilio Mewnol.  

•           Cwblhawyd pedwar adolygiad dilyn i fyny yn ystod y cyfnod - Taliadau Uniongyrchol (gwaith dilyn i fyny cyntaf - Sicrwydd Rhesymol); Gwiriad Iechyd Llywodraethu Gwybodaeth Ysgolion (gwaith dilyn i fyny cyntaf - Sicrwydd Rhesymol); Adolygiad Llywodraethu yn Ysgol Kingsland (gwaith dilyn i fyny cyntaf - Sicrwydd Sylweddol) a Chasglu Incwm Ysgolion Cynradd (adolygiad dilyn i fyny cyntaf - Sicrwydd Cyfyngedig). O ran yr olaf, er bod llawer o waith wedi'i wneud a chynnydd wedi'i wneud i fynd i'r afael â'r materion/risgiau a godwyd yn wreiddiol, mewn llawer o achosion nid oedd yn ddigon i fynd i'r afael â'r mater/risg. Mae amserlenni afrealistig, ynghyd â materion staffio ar draws nifer o adrannau, yn golygu bod nifer o gamau gweithredu yn dal heb eu cymryd. Yn ogystal â hyn, bydd angen i swydd yr Uwch Reolwr Cynradd gymeradwyo'r broses newydd ac nid yw'r swydd hon wedi'i llenwi eto. Canfu'r adolygiad dilyn i fyny hefyd na fyddai rhai o'r camau rheoli a gynigiwyd yn wreiddiol, hyd yn oed pe byddent yn cael eu gweithredu'n llawn, yn mynd i'r afael â'r mater/risg a godwyd. Felly mae camau pellach wedi cael eu trafod a'u cytuno gyda'r Rheolwyr. O ganlyniad, mae'r sgôr sicrwydd wedi aros yn Gyfyngedig; bydd Archwilio Mewnol yn ailedrych ar y cynllun gweithredu ym mis Medi, 2020.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ynglŷn â chynnydd gan gadarnhau, er nad yw'r ail gam dilyn i fyny wedi'i amserlennu tan fis Medi, 2020, y bydd y Gwasanaeth yn y cyfamser yn mynd i'r afael â'r materion a godwyd. Mae camau wedi cael eu cymryd ac yn parhau i gael eu cymryd i ymateb i'r adolygiad Archwilio Mewnol er mwyn gwella'r sgôr sicrwydd. Mewn ymateb i gwestiynau am swydd wag yr Uwch Reolwr Cynradd sy'n atal cynnydd a ph’un ai y dylid osgoi oedi, byddai disgwyl wedyn i'r Swyddog nesaf yn y strwythur gymryd y camau angenrheidiol. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Addysg fod y swydd bellach wedi'i llenwi. Eglurodd hefyd, yn ystod y cyfnod ers iddo gael ei benodi, ei fod wedi ceisio adeiladu tîm gyda ffocws arbennig ar rannu’r un meddylfryd o ran arweinyddiaeth rhag "rhoi holl wyau'r Gwasanaeth mewn un fasged" ac i sicrhau felly bod dull ar y cyd ar gyfer gwahanol elfennau o'r gwasanaeth. Sefydlwyd tair swydd uwch arweinydd newydd sy'n cwmpasu'r sectorau cynradd ac uwchradd ac elfennau lles a diogelu. Mae gwybodaeth yn cael ei rhannu a chymorth yn cael ei ddarparu fel bod modd cynnal parhad gwasanaeth yn ystod absenoldeb Swyddogion. Yn ogystal â hyn, mae'r gwasanaeth yn hytrach na gweithredu o'r brig i lawr yn gweithio ar y cyd ag ysgolion i ddatblygu a gweithredu polisi ac mae hefyd yn adolygu'r ffordd y mae'n ymgysylltu â chyrff llywodraethu ysgolion. Yn y fforymau strategol, drwy'r penaethiaid mae ysgolion bellach mewn gwell sefyllfa i ddeall y rhesymau dros bolisïau a gweithdrefnau a’r canlyniadau os nad ydynt yn eu dilyn a thrwy hynny helpu ysgolion i fod yn rhan o’r newidiadau.  Yr oedd yn hyderus bod y gwasanaeth mewn gwell sefyllfa nawr o ran gwybod beth yw ei amcanion yn hyn o beth a bod â chynllun ar waith i'w cyflawni. 

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 fod y gwaith parhaus o ran polisi casglu incwm wedi canolbwyntio ar egluro cyfrifoldebau ysgolion yn arbennig pan fyddai disgwyl iddynt drosglwyddo dyled i'r tîm cyllid canolog roi sylw iddo.

•           Nid oes gwaith dilyn i fyny ar adroddiadau â sgôr Sicrwydd Cyfyngedig ar y gweill ar hyn o bryd. Mae tri gweithgarwch dilyn i fyny wedi'u hamserlennu ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf - Rheoli Systemau (Mynediad Rhesymegol a Gwahanu Dyletswyddau (pedwerydd gwaith dilyn i fyny/Sicrwydd Cyfyngedig); Mân Ddyledwyr (Trydydd Gwaith Dilyn i Fyny/Sicrwydd Rhesymol) a Chasglu Incwm Ysgolion Cynradd (Ail adolygaid dilynol/Sicrwydd Cyfyngedig). Gellir ychwanegu at y rhain yn dibynnu ar y sicrwydd a geir yn sgil adolygiadau a gynhelir ar hyd y flwyddyn.

•           Nid oes unrhyw faterion/risgiau Uchel neu Goch heb gael sylw ar hyn o bryd ac mae perfformiad y Cyngor o ran mynd i'r afael â materion/risgiau na roddwyd sylw iddynt yn parhau i wella. Yn Rhagfyr 2019, 94% oedd y ganran weithredu ar gyfer materion/risgiau Uchel/Coch/Ambr.

•           Mae cynnydd o ran gweithredu'r fersiwn newydd a’r fersiwn ddiweddaraf o'r system olrhain camau gweithredu bellach yn datblygu’n gyflym ar ôl datrys mater TG yn ymwneud â chydweddu. Rhagwelir y bydd Archwilio Mewnol mewn sefyllfa i gyhoeddi'r adroddiad cyntaf o'r system newydd i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf ym mis Ebrill, 2020.

•           Mae'r gwaith hwnnw ar y gweill ar bum archwiliad o'r Cynllun Gweithredu ar gyfer 2019/20, fel y nodir ym Mharagraff 34 o’r adroddiad. Mae cynnydd o ran cwblhau archwiliadau wedi’i ddal yn ôl gan fod dau aelod o'r tîm wedi gadael ac felly’n lleihau'r adnoddau o 118 diwrnod. Diwygiwyd y cynllun yn unol â hynny ac mae proses recriwtio ar y gweill ar hyn o bryd.

Wrth drafod yr adroddiad, cododd y Pwyllgor y materion a ganlyn –

•           Yng ngoleuni adolygiad Archwilio Mewnol ynghylch rheoli risgiau Brexit a ganfu fod mewnbwn Aelodau mewn cysylltiad â pharatoadau Brexit wedi bod yn gyfyngedig hyd yma, gofynnodd y Pwyllgor i Gydlynydd Trawsnewid yr UE gael ei wahodd i sesiwn friffio’r Cyngor Llawn i roi diweddariad ar baratoadau a chynnydd hyd yma.

•           Er gwaethaf adolygiad Archwilio Mewnol o fframwaith parhad busnes y Cyngor yn ei gyfanrwydd, canfuwyd, ar y cyfan, ei fod yn rheoli'r risg yn y maes hwn yn dda iawn a bod ganddo nifer o fesurau rheoli effeithiol yn eu lle i sicrhau parhad gwasanaethau hanfodol yn dilyn digwyddiad neu argyfwng mawr. Holodd y Pwyllgor a fyddai sgôr Sicrwydd Cyfyngedig yn fwy addas i ymdrin â natur y materion/risgiau a godwyd - 3 Mawr ac 1 Cymedrol a'r bylchau a nodwyd. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd fod yr adolygiad wedi canfod bod y cynlluniau a'r prosesau parhad busnes allweddol yn eu lle ac ar gael; ar ben hynny, roedd ymarfer ar y cyd â Chyngor Sir y Fflint a hwyluswyd gan y Gwasanaeth Cynllunio Argyfwng Rhanbarthol Cynghorau Gogledd Cymru, lle profwyd y cynlluniau hynny, yn llwyddiannus.

•           Gan gyfeirio at y Gwaith Dilyn i Fyny Cyntaf o'r Gwiriad Iechyd o Drefniadau Llywodraethu Gwybodaeth mewn Ysgolion, holodd y Pwyllgor a oedd yn briodol rhoi barn sicrwydd Rhesymol pan fo'r gwaith yn dal i fynd rhagddo. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd y bydd cynnydd yn cael ei fonitro o hyd drwy'r system olrhain 4 action hyd nes y caiff yr holl gamau gweithredu eu cwblhau mewn modd sy'n bodloni Archwilio Mewnol.

•           Ceisiodd y Pwyllgor sicrwydd ynghylch y rhagolygon ar gyfer cyflawni Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2019/20 o ystyried graddfa’r gwaith presennol a wneir a'r swyddi gwag yn y Gwasanaeth. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd fod y cynllun wedi'i addasu i adlewyrchu'r ffaith bod llai o adnoddau ar gael a bod adolygiadau â blaenoriaeth isel wedi'u dileu. Bydd y ffocws yn parhau ar gwblhau'r adolygiadau sy'n cyd-fynd â risgiau Coch/Ambr ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol.

Ar ôl ystyried yr adroddiad a'r eglurhad pellach a'r sicrwydd a roddwyd gan y swyddogion yn y cyfarfod, penderfynodd y Pwyllgor nodi cynnydd diweddaraf Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth, darparu sicrwydd, cwblhau adolygiadau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliannau.

CAMAU YCHWANEGOL: gwahodd Cydlynydd Trawsnewid yr UE i sesiwn friffio'r Cyngor Llawn i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau am baratoadau ar gyfer Brexit gyda gwahoddiad hefyd i ddau aelod lleyg y Pwyllgor fod yn bresennol.